衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全管理的思考

衛(wèi)生事業(yè)單位肩負(fù)著保障人民健康、發(fā)展衛(wèi)生事業(yè)的重任，產(chǎn)生的檔案涵蓋了疾病研究、采供血、技術(shù)教學(xué)、藥物實(shí)驗(yàn)、科研攻關(guān)、日常監(jiān)督抽檢、醫(yī)療機(jī)構(gòu)注冊、醫(yī)師護(hù)士注冊、重點(diǎn)監(jiān)督檢查、突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置等相關(guān)領(lǐng)域。在國際國內(nèi)安全形勢日益嚴(yán)峻的今天，以總體國家安全觀為指導(dǎo)，提升衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全管理水平就顯得尤為重要[1]。

一、衛(wèi)生事業(yè)單位檔案收集范圍

衛(wèi)生事業(yè)單位承擔(dān)的職能不同，檔案分類也不同，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案包括患者病歷檔案、科研檔案、教學(xué)檔案等。省級衛(wèi)生健康監(jiān)督單位的檔案包括采供血機(jī)構(gòu)檔案、醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)審批和執(zhí)業(yè)登記等檔案、醫(yī)師護(hù)士注冊檔案、衛(wèi)生行政許可檔案、涉水產(chǎn)品檔案、消毒產(chǎn)品檔案、職業(yè)衛(wèi)生檔案、放射衛(wèi)生檔案、食品標(biāo)準(zhǔn)備案檔案、日常抽檢檔案、重點(diǎn)監(jiān)督檢查檔案、突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置檔案等。衛(wèi)生事業(yè)單位檔案品類多、數(shù)量大，涉及人民健康和醫(yī)療衛(wèi)生水平的方方面面。

二、衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全管理存在的問題

衛(wèi)生事業(yè)單位常見檔案為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案以及電子檔案等。目前，在檔案安全管理工作中，由于重視程度和人、財(cái)、物力等方面的限制，有如下幾方面突出問題。

（一）思想重視程度不夠

衛(wèi)生事業(yè)單位工作重心在醫(yī)療、科研、教學(xué)、衛(wèi)生監(jiān)督管理、行政許可事項(xiàng)辦理、基層技術(shù)指導(dǎo)等醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)方面，非檔案專業(yè)人員普遍對檔案安全管理工作認(rèn)識不深。大多數(shù)工作人員對檔案安全工作相關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)不足，認(rèn)為檔案只是需要整理保存的工作記錄，對檔案的完整性、連續(xù)性不重視；認(rèn)為檔案管理工作主體責(zé)任在檔案室，在收集整理過程中安全責(zé)任意識不強(qiáng)。有些單位領(lǐng)導(dǎo)層對檔案安全管理工作重視程度不夠，一是未將檔案管理工作納入重點(diǎn)工作任務(wù)當(dāng)中來，標(biāo)準(zhǔn)要求不高，且所占績效考核目標(biāo)比重偏低。二是組織開展檔案安全培訓(xùn)及考核較少。三是宣傳力度不夠。單位的信息宣傳工作多為衛(wèi)生相關(guān)專業(yè)如衛(wèi)生應(yīng)急科普知識等，較少涉及檔案安全管理相關(guān)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)。以上問題使衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理工作易被邊緣化，導(dǎo)致對檔案安全管理的重視程度不夠，影響檔案安全管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。

（二）制度體系建設(shè)不完善

制度是規(guī)范、安全、高效工作的前提保障。由于部分衛(wèi)生事業(yè)單位在檔案管理制度制定過程中存在制定程序不規(guī)范、部分調(diào)研論證環(huán)節(jié)缺失，制度內(nèi)容不全面、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求不統(tǒng)一，新舊制度銜接不到位、更新不及時、檔案管理制度未作為單位重點(diǎn)制度進(jìn)行公示等現(xiàn)象，導(dǎo)致職能分工不同的各業(yè)務(wù)處室在檔案收集整理中工作流程不清晰，檔案管理過程易失控，給檔案安全管理工作埋下隱患。

（三）專業(yè)人員配備不足，安全防范意識不強(qiáng)

1.人員數(shù)量不足

衛(wèi)生事業(yè)單位在檔案專業(yè)人員儲備上有一定欠缺，多數(shù)單位檔案專職人員數(shù)量少，有些單位甚至只配有一名專職檔案管理人員。因檔案管理工作對專業(yè)要求較高，且工作任務(wù)瑣碎繁重，缺少專職人員會導(dǎo)致檔案質(zhì)量把控不到位、定期檢查不及時、對檔案保管環(huán)境的監(jiān)測不完善等問題發(fā)生。檔案的收集、整理、保存、借閱等全過程無法做實(shí)做細(xì)，在檔案流動過程中易給檔案管理工作埋下安全隱患。

2.專業(yè)能力不強(qiáng)

一是檔案專業(yè)不在衛(wèi)生事業(yè)單位主系列專業(yè)內(nèi)，職稱晉升不占優(yōu)勢，在人才培養(yǎng)方面不夠重視。二是各業(yè)務(wù)處室兼職檔案管理人員參加的業(yè)務(wù)培訓(xùn)大多與衛(wèi)生工作相關(guān)，涉及檔案安全管理及相關(guān)業(yè)務(wù)能力方面的培訓(xùn)很少。在缺乏檔案專業(yè)培訓(xùn)大環(huán)境下，各業(yè)務(wù)處室的兼職檔案員檔案工作專業(yè)水平不足，在與專職檔案管理人員工作溝通時銜接不暢，檔案信息管理系統(tǒng)操作不熟練、信息錄入錯誤等問題頻出，影響檔案收集整理質(zhì)量和檔案信息安全。

3.安全防范意識不夠

因?qū)n案管理工作的重要性認(rèn)識不到位，部分衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全管理思路仍停留在檔案保存和如何應(yīng)對突發(fā)自然災(zāi)害等問題上，忽視了檔案在借閱和電子化等過程中的失、泄密甚至損毀、遺失等安全問題。有些單位在委托檔案服務(wù)時，對服務(wù)企業(yè)的資質(zhì)、人員素質(zhì)和檔案安全管理體系及保障措施要求不高，在服務(wù)過程中存在監(jiān)督不到位等問題，進(jìn)而影響衛(wèi)生檔案安全管理。

（四）場地設(shè)施等硬件配備滯后

隨著衛(wèi)生事業(yè)單位的發(fā)展和多年的工作積累，需要保管的檔案數(shù)量逐年增加，安全管理的重要性日益凸顯。同時，《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等配套法律規(guī)范的出臺，對檔案管理和庫房建設(shè)等提出明確詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)要求。部分衛(wèi)生事業(yè)單位受場地、經(jīng)費(fèi)等因素限制，檔案庫房及相應(yīng)硬件設(shè)施配備達(dá)不到規(guī)范要求。一是庫房選址不合理，通風(fēng)不良，溫濕度控制不準(zhǔn)確，易受洪澇等突發(fā)災(zāi)害性事件影響；二是檔案庫房、整理室和閱覽室沒有做到三分開；三是設(shè)備老舊或配備不足，如防火、防盜、溫濕度監(jiān)控設(shè)備等配備不到位，檔案裝具設(shè)置不充足等，無法保證檔案存儲的環(huán)境安全，影響檔案安全管理工作的提質(zhì)增效。

（五）部門聯(lián)動意識滯后

在信息安全大背景下，電子檔案的安全管理問題尤為突出。部分衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理人員在處理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息等問題上能力有限，在電子信息安全管理上無法發(fā)揮更大的作用。信息管理部門對檔案工作不重視，也會對檔案安全管理造成影響。若檔案管理部門和信息管理部門缺乏聯(lián)動，則影響衛(wèi)生事業(yè)單位電子檔案安全管理的提前預(yù)防工作。

三、提升檔案安全管理水平的對策

（一）加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識

可以每年“6·9”國際檔案日為契機(jī)，加強(qiáng)檔案安全宣傳，有意識地組織全體工作人員參加各種形式的檔案宣傳活動，提高衛(wèi)生事業(yè)單位各級工作人員對檔案重要性的認(rèn)識，進(jìn)而提升檔案安全管理意識。

（二）完善各項(xiàng)管理制度

健全的管理制度是檔案安全工作的基礎(chǔ)保證。一要明確分管領(lǐng)導(dǎo)，明確工作分工，責(zé)任到人，制定檔案人員崗位責(zé)任制及考核辦法。二要科學(xué)制定本單位的檔案管理辦法及各項(xiàng)管理制度，如電子檔案管理、檔案損毀遺失應(yīng)急處置等綜合管理制度，制定醫(yī)療機(jī)構(gòu)、血液中心等單位的病案、采供血的業(yè)務(wù)檔案安全管理制度等，用制度筑牢檔案安全防線。

（三）加強(qiáng)專業(yè)人員儲備

1.充實(shí)人才隊(duì)伍

根據(jù)衛(wèi)生事業(yè)單位工作重點(diǎn)和產(chǎn)生檔案數(shù)量，合理配備專（兼）職檔案管理人員，做好專業(yè)人才儲備工作，建設(shè)完善的人才梯隊(duì)，為檔案的安全管理提供人才保障。

2.提高政治素質(zhì)

衛(wèi)生事業(yè)單位檔案關(guān)乎人民群眾健康，這就要求從事衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理工作的人員要有堅(jiān)定的政治立場，對黨忠誠，服務(wù)為民。要建立健全政治理論學(xué)習(xí)制度，利用各種學(xué)習(xí)平臺，創(chuàng)新學(xué)習(xí)形式，在思想上與黨中央保持高度一致，在行動上講奉獻(xiàn)、有擔(dān)當(dāng)，保障衛(wèi)生檔案安全工作順利開展。

3.提升業(yè)務(wù)水平

扎實(shí)的業(yè)務(wù)水平是檔案安全管理工作的前提條件。建立衛(wèi)生事業(yè)單位兼職檔案人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，通過培訓(xùn)切實(shí)提高兼職人員業(yè)務(wù)水平，使其樹立檔案信息安全意識，促進(jìn)單位檔案安全管理水平提質(zhì)增效。

4.提高防范意識

衛(wèi)生事業(yè)檔案關(guān)系著社會民生，部分檔案涉及國家安全，要定期組織開展失泄密案例警示教育，日常工作中加強(qiáng)檔案借閱管理，做到全過程可追蹤。同時加強(qiáng)檔案信息化過程中的安全管理，嚴(yán)防失泄密問題發(fā)生。加強(qiáng)檔案服務(wù)外包管理，在委托服務(wù)過程中嚴(yán)格落實(shí)檔案安全管理制度。

5.加強(qiáng)考核練兵

為提升檔案管理人員的綜合能力素質(zhì)，應(yīng)積極探索與績效考核相結(jié)合的評價機(jī)制。推行衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理比武練兵，開展檔案系列專業(yè)能力考核、專業(yè)技能競賽等，以考核促管理，以管理促安全。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范要求》等法律法規(guī)要求，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一是檔案庫房根據(jù)本單位存檔量合理布局，網(wǎng)絡(luò)機(jī)房建設(shè)符合相關(guān)要求，檔案管理系統(tǒng)完善可靠。二是按照“十防”要求和標(biāo)準(zhǔn)，在經(jīng)費(fèi)允許的條件下，建設(shè)智能監(jiān)控平臺，將“十防”內(nèi)容與監(jiān)控平臺對接，依靠智能設(shè)備保障庫房的安全管理。

（五）建立健全部門聯(lián)動機(jī)制

檔案電子化實(shí)施水平及管理情況決定著電子檔案信息資源的質(zhì)量，關(guān)系到檔案信息資源的有效開發(fā)和利用[2]。針對衛(wèi)生事業(yè)相關(guān)的檔案信息化建設(shè)工作中的安全問題，檔案所屬單位要加強(qiáng)信息管理部門與檔案管理部門之間的聯(lián)動配合，明確任務(wù)分工。一是要健全信息化過程中檔案整理、編頁、掃描、圖像處理、分件存儲、目錄建庫、圖像質(zhì)檢、備份等重點(diǎn)環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，信息管理部門和檔案管理部門各司其職且相互協(xié)調(diào)。二是重視檔案應(yīng)急和備份管理。建立應(yīng)急預(yù)案，包括各部門聯(lián)動協(xié)調(diào)應(yīng)對突發(fā)事件或緊急情況的條款和內(nèi)容，對重要電子檔案進(jìn)行異地備份保管。三是鼓勵信息管理部門人員積極參加檔案安全管理相關(guān)培訓(xùn)，了解檔案信息化建設(shè)工作要求，同時重點(diǎn)提升檔案管理人員信息化水平，有意識地培養(yǎng)檔案+信息管理復(fù)合型人才。

衛(wèi)生事業(yè)單位檔案關(guān)系著國家安全發(fā)展，關(guān)乎人民群眾健康，確保檔案安全是檔案工作的底線。因此，應(yīng)以整體國家安全觀為指導(dǎo)，提高對檔案安全管理重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)思想政治建設(shè)，建立健全制度體系，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)，創(chuàng)新思路，轉(zhuǎn)變思想，培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型人才，加強(qiáng)專業(yè)知識技能培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以提升衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王晶，吳妍.淺談如何加強(qiáng)檔案安全管理工作[J].蘭臺內(nèi)外，2022（36）：61-63.

[2] 袁曉智.檔案數(shù)字化實(shí)施中數(shù)字信息存儲面臨的風(fēng)險及應(yīng)對[J].蘭臺世界，2014（S5）：17-19.

作者單位：河北省衛(wèi)生健康委員會綜合監(jiān)督服務(wù)中心