學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)邁上新臺(tái)階

學(xué)校管理工作中，檔案管理的信息化和科學(xué)化是必須認(rèn)真對(duì)待的問題。學(xué)校檔案管理的信息化非常重要，它涉及會(huì)計(jì)、教學(xué)資源、學(xué)生電子檔案以及日常的信息管理，關(guān)系學(xué)校的教育水平以及學(xué)生的學(xué)習(xí)環(huán)境。學(xué)校檔案管理工作的信息化、科學(xué)化、專業(yè)化，對(duì)學(xué)校的進(jìn)步具有不可替代的重要意義。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，學(xué)校必須根據(jù)新時(shí)代的發(fā)展特征，制訂切實(shí)可行的措施，實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化、科學(xué)化，為學(xué)校的全面發(fā)展奠定牢固的基礎(chǔ)?；诖耍F(xiàn)對(duì)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析，并提出措施以供參考。

在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)校檔案工作的信息化程度越來越高，大數(shù)據(jù)具有快速處理信息的特性，能夠極大地提高學(xué)校檔案管理的效率，大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、分類和統(tǒng)計(jì)等功能，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)Ω鞣N數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效管理，最大程度地將各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集成，利用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享。學(xué)校是培養(yǎng)人才的重要場(chǎng)所，一定要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟新時(shí)期步伐，做好信息化規(guī)劃，要在管理方式、核心思想方面進(jìn)行改革和自主創(chuàng)新。在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的支持下，利用大數(shù)據(jù)加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，學(xué)校要根據(jù)大數(shù)據(jù)的巨大優(yōu)勢(shì)，對(duì)文字和非文字的檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案szXvygQEr5u+ZArB4rnoc/bj1Cp2ebz81WiuH6nK4zk=工作的信息化和科學(xué)化，提高辦學(xué)質(zhì)量，優(yōu)化人才培養(yǎng)。

學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

學(xué)校檔案是從建校至今，所有重大事項(xiàng)的數(shù)據(jù)和信息存儲(chǔ)，還涉及一些學(xué)科類的科研成果、師生的學(xué)習(xí)和生活等。在檔案收集過程中，因?yàn)闄n案要由多個(gè)單位進(jìn)行審閱、批改和傳遞。所以，檔案管理工作的成效與質(zhì)量都不高，并且所牽涉的單位較多，在操作中會(huì)發(fā)生一些失誤，檔案的質(zhì)量無法獲得切實(shí)保證。教師與學(xué)生在進(jìn)行相關(guān)查閱時(shí)，除了要履行相應(yīng)的手續(xù)外，還需要多次檢索、對(duì)比，才能查到自己想要的資料，過程煩瑣且耗時(shí)。學(xué)校檔案是一種非常有價(jià)值的資源，為了適應(yīng)新時(shí)期科學(xué)信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，給師生提供更方便快捷的查詢閱覽環(huán)境，學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中的有效運(yùn)用，能使檔案信息的交流與共享得到提高，只有這樣，才能在教育教學(xué)方式和教學(xué)管理上，更好地發(fā)揮檔案的功能，提高檔案的處理和使用效率。數(shù)字背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅能充實(shí)學(xué)校的檔案資源，而且能保障檔案的安全。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案不僅是對(duì)資料進(jìn)行整理，更要從電子文檔中查找最有價(jià)值的信息。管理員可以通過電腦連接云端科技中心，存取相關(guān)檔案資料的內(nèi)容，并能查詢檔案存放的時(shí)間和地點(diǎn)，便于備份重要資料。大數(shù)據(jù)對(duì)于檔案管理具有不可替代的重要作用，運(yùn)用信息化和現(xiàn)代化管理方法，能夠有助于檔案工作者對(duì)信息資源進(jìn)行二次開發(fā)，并且針對(duì)不同類型的文件，設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)化的文件模板，為檔案管理創(chuàng)造更大的操作空間。這需要及時(shí)更新信息設(shè)備，也要對(duì)管理軟件進(jìn)行適時(shí)更新。通過大數(shù)據(jù)的分類與開發(fā)，能夠?qū)⒏黝惒牧线M(jìn)行匯總，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。學(xué)校的檔案管理信息化可以增強(qiáng)檔案平臺(tái)的安全，也可以利用相關(guān)軟件對(duì)檔案進(jìn)行管理，定期對(duì)檔案進(jìn)行審核和監(jiān)管，并根據(jù)需要傳送或公布檔案。

學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

雖然，部分學(xué)校積極開展了檔案信息化的工作，但還有部分學(xué)校的檔案信息化工作進(jìn)展較慢，缺乏長(zhǎng)期計(jì)劃，僅對(duì)必要的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備進(jìn)行了補(bǔ)充和升級(jí)，并將最新的檔案管理軟件和信息系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)，卻沒有對(duì)檔案管理的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展進(jìn)行有效規(guī)劃，沒有形成一個(gè)完整體系，這導(dǎo)致部分學(xué)校檔案管理工作出現(xiàn)斷層。另外，紙質(zhì)文件的數(shù)字化程度相對(duì)落后，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件是一個(gè)重要且基本的工作。學(xué)校里，很多有重大歷史價(jià)值的檔案，因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)，所以部分是紙質(zhì)檔案。因此，要想更好地保存它們，就必須把它們轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件。然而，由于工作繁重、檔案管理員稀缺、人才隊(duì)伍不夠?qū)I(yè)等因素，導(dǎo)致由傳統(tǒng)紙質(zhì)文件向數(shù)字文件轉(zhuǎn)換極為緩慢。與此同時(shí)，由于對(duì)檔案信息化的重視程度不夠，部分學(xué)校的檔案信息化建設(shè)流于形式，且在管理上存在一定的滯后性，沒有得到及時(shí)更新和改進(jìn)。檔案管理體系的不健全導(dǎo)致出現(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的搜集、歸檔范圍不統(tǒng)一等問題。此外，部分學(xué)校缺少專業(yè)化的人才培養(yǎng)，檔案管理方法落后，無法適應(yīng)信息化時(shí)代下的改革和創(chuàng)新。

學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)策略

提高學(xué)校的重視程度

社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，學(xué)校檔案數(shù)據(jù)必須要保存較長(zhǎng)時(shí)間，然而，在長(zhǎng)時(shí)間的保存過程中，學(xué)校檔案很可能會(huì)發(fā)生丟失情況，這導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理工作無法正常開展。在此情況下，要保證學(xué)校檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展，就需要建立檔案管理信息系統(tǒng)，重視檔案信息化工作，從而推動(dòng)學(xué)校的全面發(fā)展。一般而言，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重要認(rèn)知，主要有兩方面。一方面，由教育部門組織各學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)，在會(huì)上介紹學(xué)校的檔案信息化管理工作，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要意義，為信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另一方面，校方要在資金、設(shè)備、人員等方面加大投資力度，引入大批先進(jìn)的信息設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

健全信息化管理體系

為了更好地開展學(xué)校檔案管理工作，就必須從信息化的發(fā)展方式出發(fā)，探討并分析目前學(xué)校檔案管理工作的具體做法。與此同時(shí)，與國(guó)家出臺(tái)的有關(guān)政策和制度相結(jié)合，對(duì)其進(jìn)行有效解讀，從而在今后的學(xué)校檔案管理工作中，提高信息化服務(wù)水平。在此情況下，學(xué)校必須建立符合實(shí)際條件和學(xué)校發(fā)展背景的信息化檔案管理體系。例如，學(xué)校要建立健全監(jiān)督管理系統(tǒng)來改進(jìn)和優(yōu)化檔案管理工作，并對(duì)不遵守規(guī)定的工作人員進(jìn)行處罰。通過運(yùn)用這一方法，可以給員工設(shè)定一條底線，從而使員工更加注重檔案工作的開展。在此基礎(chǔ)上，建立適合學(xué)校發(fā)展的電子檔案管理工作方式，可以高效地保存和維護(hù)有關(guān)的電子文件，并促進(jìn)電子文件管理體系的構(gòu)建和發(fā)展。此外，學(xué)校也要持續(xù)對(duì)檔案中的信息資源使用方式進(jìn)行優(yōu)化，采用收集編目的方式規(guī)范查詢信息，從而方便后續(xù)工作的開展。

構(gòu)建信息化檔案管控平臺(tái)

在數(shù)字時(shí)代的大背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域的發(fā)展過程中獲得廣泛應(yīng)用。學(xué)校要充分利用相關(guān)數(shù)字技術(shù)，通過對(duì)檔案管理工作的分析，構(gòu)建檔案管理信息平臺(tái)，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)。首先，對(duì)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀有一個(gè)整體認(rèn)識(shí)，對(duì)其工作內(nèi)容、工作進(jìn)行中存在的問題與不足進(jìn)行詳細(xì)梳理，以及深入分析類別劃分等，為建立信息平臺(tái)奠定基礎(chǔ)。其次，學(xué)校管理者必須意識(shí)到，在學(xué)校管理以及未來發(fā)展中，建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)，將會(huì)發(fā)揮巨大的功能和價(jià)值，學(xué)校要在人力、物力和財(cái)政資源上給予適當(dāng)支持，檔案管理員還應(yīng)對(duì)平臺(tái)上的資料信息進(jìn)行高效整理。例如，文檔的種類、數(shù)量等，為構(gòu)建信息化平臺(tái)給予可靠的數(shù)據(jù)保障。最后，把檔案管理信息化平臺(tái)與學(xué)校校園網(wǎng)相結(jié)合，使老師和學(xué)生能夠更加方便地使用檔案資料，并對(duì)其進(jìn)行查詢。值得注意的是，必須確保檔案平臺(tái)的安全性和檔案管理工作的隱私保護(hù)，這樣，檔案管理信息化工作平臺(tái)建設(shè)的價(jià)值才能得到真正體現(xiàn)。

完善電子檔案收集

在以往的學(xué)校檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案是重要的途徑。在倡導(dǎo)科學(xué)、智能化的檔案管理工作的大背景下，檔案管理工作者需要完善電子檔案收集流程。首先，主動(dòng)建立檔案管理信息資源庫(kù)，根據(jù)檔案資料的種類和內(nèi)容等完善和充實(shí)數(shù)據(jù)資源庫(kù)，在對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子化的同時(shí)，也要對(duì)相關(guān)圖片等資源信息進(jìn)行全面的搜集和整理，完善電子檔案的類型。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)紙質(zhì)文件與電子文件的結(jié)合，找出其缺陷與不合理之處，對(duì)電子文件進(jìn)行改進(jìn)與補(bǔ)缺，確保對(duì)電子文件的整體管控。其次，對(duì)電子文件的控制要與信息化管理平臺(tái)相適應(yīng)，這樣才能更好地促進(jìn)對(duì)電子文件的檢索和利用。

完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

一般來說，學(xué)校要健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，主要有四個(gè)步驟。首先，在學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)過程中，制訂和完善相關(guān)制度，以保證高校檔案工作的順利開展。其次，學(xué)校要對(duì)各部門的系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行集成，確保信息資源能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上共享，以減輕檔案錄入人員的負(fù)擔(dān)，節(jié)約人力物力，也為學(xué)校的工作人員提供便利。再次，學(xué)校應(yīng)增加對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，建立完善的信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，并為其配置相應(yīng)的硬件設(shè)施，保證學(xué)校檔案信息化建設(shè)的順利開展。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是做好檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)和保障。例如，配備充足的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、掃描器、打印機(jī)等。最后，在學(xué)校開展檔案管理工作過程中，必須定期維護(hù)檔案管理的信息化設(shè)備，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保護(hù)，確保學(xué)校檔案信息免受侵權(quán)，完善保護(hù)措施，強(qiáng)化管理，構(gòu)建完善的管理體系。通過對(duì)各類管理手段的綜合運(yùn)用，減少工作中的弊端，提高工作質(zhì)量。

重視人才培養(yǎng)

在學(xué)校檔案工作的信息化進(jìn)程中，要充分意識(shí)到高質(zhì)量人才對(duì)信息化建設(shè)的作用和必要性。所以，要積極制訂相關(guān)福利政策，以吸引具備穩(wěn)健的信息化能力并掌握相關(guān)技術(shù)的高質(zhì)量人才。首先，學(xué)校要主動(dòng)引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。管理人員不僅要具備過硬的工作技能，還要有很強(qiáng)的信息管控能力，能夠熟練掌握和運(yùn)用相關(guān)技術(shù)，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析和處理，更好地適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)和科學(xué)建設(shè)的需求。其次，加強(qiáng)對(duì)在職員工的信息技術(shù)訓(xùn)練，不同的學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)展情況和完善度，對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行設(shè)計(jì)和規(guī)劃，并對(duì)普遍存在的問題，提出有針對(duì)性的對(duì)策。學(xué)校還要經(jīng)過相關(guān)培訓(xùn)，讓檔案管理人員更好地掌握相關(guān)知識(shí)，并提高其對(duì)相關(guān)軟件的運(yùn)用能力。

完善共享平臺(tái)建設(shè)

學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)要緊跟時(shí)代的步伐，以線上平臺(tái)為依托，建立專用的共享平臺(tái)，促進(jìn)檔案管理向信息化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。同時(shí)，充分發(fā)掘其內(nèi)部?jī)r(jià)值，對(duì)其進(jìn)行合理開發(fā)，以更好地發(fā)揮其作用。另外，也可以根據(jù)學(xué)校自身的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)，開發(fā)檔案微信小程序等，發(fā)布檔案管理方面的最新資訊，并通過在線查詢或網(wǎng)絡(luò)預(yù)約等方式，提高檔案信息資源的利用率。不同類型的文件可以配備同一個(gè)作為身份標(biāo)識(shí)的二維碼，用戶只需掃一掃即可在手機(jī)上查看該類型文件的內(nèi)容，節(jié)省大量的時(shí)間。隨著網(wǎng)絡(luò)信息的迅猛進(jìn)步，數(shù)據(jù)安全性也日益受到重視。在構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)過程中，必須確保數(shù)據(jù)的保密性。首先，檔案管理者可以在電腦上安裝防火墻及反病毒軟件，這是最基本的保護(hù)措施。安裝防火墻是一種可以有效阻斷外來用戶的非法訪問、監(jiān)測(cè)和控制的方法，可以有效防范惡意程序的入侵與數(shù)據(jù)泄露。而反病毒軟件能檢測(cè)、隔離、清除病毒，避免被入侵或盜取機(jī)密資料。其次，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份是一個(gè)重要戰(zhàn)略，以避免數(shù)據(jù)損失。對(duì)檔案資料進(jìn)行周期性備份，當(dāng)資料遭到破壞或出現(xiàn)系統(tǒng)失效時(shí)，可快速將檔案資料還原至最新備份，以保證檔案資料的連續(xù)性與完整性，大幅提升檔案信息的安全性，確保檔案的保密性和完整性。

定期評(píng)估與改進(jìn)

在信息化時(shí)代，學(xué)校檔案管理工作的信息化是一種有效手段。但是，要使信息化建設(shè)取得長(zhǎng)遠(yuǎn)平穩(wěn)的發(fā)展，必須對(duì)其進(jìn)行定期的評(píng)價(jià)與改進(jìn)。首先，在學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，必須進(jìn)行定期評(píng)估。通過定期評(píng)估，可以對(duì)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀有一個(gè)整體認(rèn)識(shí)，進(jìn)而進(jìn)行改善。評(píng)價(jià)內(nèi)容主要有系統(tǒng)的運(yùn)行狀況、系統(tǒng)的功能與性能、數(shù)據(jù)的安全完整性、用戶的滿意度等。通過綜合評(píng)價(jià)，可以找出存在的問題與缺點(diǎn)，從而指導(dǎo)下一步的工作。其次，學(xué)校要在評(píng)估的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地制訂改進(jìn)方案，并確定改進(jìn)的目的與措施。這些措施可以是硬件設(shè)備的升級(jí)、軟件功能的優(yōu)化、數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)以及對(duì)使用者的訓(xùn)練。與此同時(shí)，構(gòu)建有效的反饋機(jī)制，對(duì)用戶提出的意見和建議進(jìn)行及時(shí)搜集，并將這些意見融入改進(jìn)方案，以保證改進(jìn)工作的針對(duì)性和實(shí)效性。為保證定期評(píng)估及改進(jìn)工作的順利進(jìn)行，可采取下列策略。第一，設(shè)立專業(yè)的評(píng)估及改進(jìn)小組，負(fù)責(zé)組織及實(shí)施評(píng)估，并督導(dǎo)改進(jìn)措施的落實(shí)。第二，構(gòu)建科學(xué)、合理的評(píng)估指標(biāo)，以保證評(píng)估的客觀、公正。第三，加強(qiáng)與相關(guān)部門及人員之間的交流協(xié)作，以實(shí)現(xiàn)協(xié)同效應(yīng)。第四，融入學(xué)校日常管理，使之持續(xù)發(fā)展。為了滿足企業(yè)信息化的要求，領(lǐng)導(dǎo)干部要不斷學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)，掌握先進(jìn)的管理手段。在持續(xù)的評(píng)價(jià)與改進(jìn)中，學(xué)校信息化建設(shè)才能滿足發(fā)展的需要，更好地為學(xué)校的教學(xué)、科研與管理工作提供支持與服務(wù)。

總之，將信息化發(fā)展理念應(yīng)用于學(xué)校檔案管理工作，能有效促進(jìn)檔案管理工作的開展，確保各類檔案的有效恢復(fù)與維護(hù)。學(xué)校檔案管理信息化能有效推動(dòng)整個(gè)學(xué)校管理系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)，通過重視人才培養(yǎng)，健全信息化管理體系，構(gòu)建信息化檔案管控平臺(tái)，完善檔案管理工作和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，從而更好地推動(dòng)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的步伐，有效促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)工作的全面發(fā)展。

（作者單位：牡丹江醫(yī)科大學(xué)）