打造“智慧管檔”新模式

智慧背景下，檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，檔案數(shù)據(jù)成為目前檔案學(xué)研究的熱點(diǎn)問(wèn)題?，F(xiàn)從科技檔案數(shù)據(jù)化管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，分析了科技檔案由傳統(tǒng)紙質(zhì)版向電子檔案轉(zhuǎn)化過(guò)程中面臨的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，提出了科技檔案管理工作中可采取的措施，以期更好地發(fā)揮科技檔案的應(yīng)用價(jià)值。

智慧背景下信息技術(shù)的飛躍式發(fā)展，使各個(gè)行業(yè)及領(lǐng)域的數(shù)據(jù)化業(yè)務(wù)量不斷增大，產(chǎn)生了數(shù)量龐大、分散的電子文件材料。而以往科技檔案的數(shù)字化大都基于將紙質(zhì)檔案掃描整理為電子檔案，分散檔案的整合利用基本無(wú)法實(shí)現(xiàn)。隨著科學(xué)研究技術(shù)的不斷更新，數(shù)據(jù)信息資源大量形成，檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用進(jìn)入瓶頸期。進(jìn)一步強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的挖掘研究，實(shí)現(xiàn)檔案資源由傳統(tǒng)的檔案載體開(kāi)發(fā)到檔案本身內(nèi)容開(kāi)發(fā)的演變，有助于突破這一難題，在現(xiàn)代檔案管理體系的基礎(chǔ)上取得更好的檔案信息管理與服務(wù)效果，有效發(fā)揮科技檔案的應(yīng)用價(jià)值。

檔案數(shù)據(jù)的范疇

檔案數(shù)據(jù)作為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展產(chǎn)生的新的熱點(diǎn)課題，其概念并未統(tǒng)一，學(xué)者們以探索研究為出發(fā)點(diǎn)，從不同角度、不同層次對(duì)其進(jìn)行了科學(xué)闡述。從性質(zhì)上看，檔案數(shù)據(jù)是具備檔案屬性的數(shù)據(jù)，既包括檔案內(nèi)容、檔案實(shí)體本身，還包含檔案采集、處理、存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)、利用等全過(guò)程所形成的原數(shù)據(jù)和生成的新數(shù)據(jù)。從形式上看，數(shù)據(jù)態(tài)檔案對(duì)象普遍存在于以數(shù)據(jù)為尺度的業(yè)務(wù)系統(tǒng)空間中，業(yè)務(wù)的原始記錄脫離了傳統(tǒng)介質(zhì)的載體、解除了文件格式的“封裝”，可直接以離散的數(shù)據(jù)形式存在。從管理上看，檔案數(shù)據(jù)綜合考慮了檔案資源的數(shù)據(jù)化和數(shù)據(jù)資源的檔案屬性，凸顯了檔案管理的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)和用戶(hù)導(dǎo)向。綜上所述，檔案數(shù)據(jù)由檔案自身的信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化而來(lái)，在這個(gè)認(rèn)知范疇上，可以將檔案數(shù)據(jù)定義為數(shù)據(jù)化的檔案信息及具備檔案屬性的數(shù)據(jù)信息。檔案數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展背景下衍生的新的研究領(lǐng)域，有著鮮明的時(shí)代特色，隨著數(shù)據(jù)時(shí)代的高速發(fā)展必將會(huì)對(duì)其作出新的詮釋。

檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)生背景

“數(shù)字中國(guó)”建設(shè)戰(zhàn)略目標(biāo)的提出要求檔案部門(mén)緊跟國(guó)家發(fā)展的步伐及時(shí)轉(zhuǎn)變管理思維。在大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)信息的大量產(chǎn)生導(dǎo)致大多數(shù)類(lèi)型的數(shù)據(jù)游離在檔案管理的范圍之外。新時(shí)代，為解決檔案業(yè)務(wù)邊緣化的問(wèn)題，并實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的目標(biāo)，檔案工作者對(duì)檔案工作的地位作用、目標(biāo)任務(wù)、發(fā)展路徑、實(shí)際要求應(yīng)有正確的認(rèn)知，積極推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)管理。數(shù)字時(shí)代的思維是將文件轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)時(shí)代則相反，是提取有效數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文件，電子文件結(jié)構(gòu)的改變使數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)化管理思維重新形成。由此，檔案管理的焦點(diǎn)變成了構(gòu)成文件的數(shù)據(jù)，而非文件本身。檔案數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)思維轉(zhuǎn)變的體現(xiàn)，數(shù)據(jù)化將提取大量分散在檔案中的有效信息成為可能。無(wú)論是國(guó)家的宏觀政策還是微觀上對(duì)檔案管理對(duì)象的調(diào)控，都促使檔案部門(mén)以數(shù)據(jù)化思維適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展。

檔案信息數(shù)據(jù)化為檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的挖掘和利用提供了現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息挖掘利用的客觀需要。檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)據(jù)”，具備了可供計(jì)算分析的屬性，才有發(fā)現(xiàn)其數(shù)據(jù)價(jià)值的可能。因此，檔案數(shù)據(jù)化是檔案查閱利用到挖掘利用思維轉(zhuǎn)變的具體體現(xiàn)。智慧背景下，檔案信息“數(shù)字化”到“數(shù)據(jù)化”的轉(zhuǎn)變較大程度滿(mǎn)足了檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)，形成以利用需求為導(dǎo)向的檔案服務(wù)模式及檔案業(yè)務(wù)智慧化管理流程。

智慧背景下科技檔案數(shù)據(jù)化面臨的難點(diǎn)

當(dāng)前，科技檔案數(shù)據(jù)化面臨諸多難點(diǎn)。智慧背景下，科技檔案數(shù)據(jù)化的主要矛盾體現(xiàn)在海量數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生與體制監(jiān)管制度的不完善，導(dǎo)致檔案管理模式與大數(shù)據(jù)時(shí)代的高速發(fā)展極度不匹配。在具體的檔案歸檔移交工作環(huán)節(jié)，這一矛盾顯得尤為突出，只有充分認(rèn)清這些痛點(diǎn)、難點(diǎn)，才能做好科技檔案的管理和服務(wù)利用工作。

科技檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)不完善，管理觀念滯后

我國(guó)的科技檔案工作始于20世紀(jì)50年代，然而，截至2022年，科技檔案的法律依據(jù)只有1980年頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和1996年修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，針對(duì)科技檔案管理的法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)陳舊且不完善。20世紀(jì)90年代，受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制及現(xiàn)代企業(yè)制度影響，企業(yè)成為科技創(chuàng)新的主體，企業(yè)檔案的強(qiáng)化導(dǎo)致科技檔案逐漸弱化。專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)制后，國(guó)家檔案局對(duì)企業(yè)科技檔案的管理監(jiān)督進(jìn)一步弱化，科技檔案的形成和管理也同步弱化。

以山西農(nóng)業(yè)大學(xué)小麥研究所2016—2023年的檔案管理歸檔數(shù)據(jù)為例，檔案歸檔劃分了10個(gè)分類(lèi)類(lèi)目，每年按照檔案管理制度完成的歸檔材料以黨群工作、行政管理、后勤管理、會(huì)計(jì)檔案、科研管理為主，科研項(xiàng)目產(chǎn)生的數(shù)據(jù)性科技檔案歸檔數(shù)量在逐年減少（如表1）?？萍紮n案歸檔數(shù)量的減少有一部分原因是科研項(xiàng)目制度的改變，更大一部分原因是科技檔案歸檔制度及標(biāo)準(zhǔn)的弱化。檔案室的工作是將各科室移交的紙質(zhì)材料按同一類(lèi)目重新整理、裝訂成卷進(jìn)行編號(hào)后歸檔，對(duì)成卷的檔案按檔號(hào)匯編全引目錄、分類(lèi)目錄、總目錄，打印裝訂成冊(cè)，對(duì)于科技類(lèi)檔案的歸檔沒(méi)有監(jiān)督管理權(quán)限。

根據(jù)近年來(lái)本單位檔案查閱記錄，檔案的查閱功能以為黨政公文、人事公函及項(xiàng)目結(jié)題提供所需的會(huì)計(jì)憑證為主。由于科研項(xiàng)目類(lèi)科技檔案歸檔制度的不完善，檔案室對(duì)檔案歸檔沒(méi)有監(jiān)督權(quán)，導(dǎo)致科技檔案無(wú)法及時(shí)歸檔，科技檔案的查詢(xún)利用功能基本無(wú)法體現(xiàn)。隨著科研項(xiàng)目申請(qǐng)制度的調(diào)整以及科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，科研項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)分析軟件應(yīng)運(yùn)而生，較大程度地提高了數(shù)據(jù)處理的效率和準(zhǔn)確性，科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)結(jié)果的分析對(duì)相關(guān)軟件的依賴(lài)程度越來(lái)越深。數(shù)字化分析已基本替代傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析，這就意味著科技檔案工作也必然向數(shù)字化、大數(shù)據(jù)化過(guò)渡轉(zhuǎn)型，這個(gè)過(guò)程中形成了大量具備電子檔案歸檔的電子文件材料，滯后的制度觀念已不適用于當(dāng)前的大數(shù)據(jù)背景，需要更新制度為科技檔案的管理和利用提供保障。

科技檔案驗(yàn)收制度不健全，無(wú)法有效監(jiān)管

我國(guó)在科學(xué)研究領(lǐng)域尚未建立科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收制度，通過(guò)查詢(xún)目前參照?qǐng)?zhí)行的《國(guó)家科技計(jì)劃管理暫行規(guī)定》和《國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理暫行辦法》可以看出，管理法規(guī)未對(duì)科技計(jì)劃類(lèi)項(xiàng)目檔案的入檔提出明確、具體的要求。主要體現(xiàn)在，項(xiàng)目合同文本中沒(méi)有歸檔條款；在項(xiàng)目各階段的鑒定評(píng)估中，不涉及檔案監(jiān)管；項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)沒(méi)有檔案的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，最終導(dǎo)致無(wú)法對(duì)科研項(xiàng)目的檔案進(jìn)行有效監(jiān)督和規(guī)范化管理。

科技檔案收集歸納難度大

現(xiàn)代企業(yè)制度下，科技、生產(chǎn)研發(fā)以項(xiàng)目立項(xiàng)制為依托進(jìn)行科學(xué)研究，不同級(jí)別和類(lèi)目的科研項(xiàng)目立項(xiàng)、驗(yàn)收、結(jié)題評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)都不同。

各個(gè)項(xiàng)目的年度計(jì)劃及結(jié)題時(shí)間有所不同，形成的材料分散。檔案材料的征集范圍廣、難度大，是科技檔案收集工作的一大難點(diǎn)。以本單位科研項(xiàng)目歸檔文件情況為例，移交給檔案室歸檔保管的科技檔案主要是每年度的科研工作總結(jié)、項(xiàng)目合同書(shū)、計(jì)劃任務(wù)書(shū)、結(jié)題驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等過(guò)程性材料（如表2）。由于科研項(xiàng)目類(lèi)別不同、執(zhí)行年限不等，項(xiàng)目中申請(qǐng)獲得的發(fā)明專(zhuān)利、獲獎(jiǎng)證書(shū)等結(jié)果性材料移交至檔案室存檔的較少，大多由課題項(xiàng)目負(fù)責(zé)人保管。在科研項(xiàng)目完成結(jié)題驗(yàn)收之后，項(xiàng)目的核心技術(shù)材料大多數(shù)由科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人保留，而實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)、相關(guān)的實(shí)驗(yàn)田間數(shù)據(jù)記載本等可形成有效檔案的數(shù)據(jù)，則由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定項(xiàng)目?jī)?nèi)成員保管，移交檔案室存檔的較少。

在項(xiàng)目研究過(guò)程中，科研、生產(chǎn)都基于其研究領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)分析軟件，產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)檔案對(duì)其生成系統(tǒng)依賴(lài)性很強(qiáng)，涉及的軟件系統(tǒng)數(shù)量巨大，由于數(shù)字檔案館系統(tǒng)的技術(shù)局限性，多數(shù)電子檔案歸入數(shù)字檔案館系統(tǒng)后無(wú)法識(shí)讀與利用。項(xiàng)目結(jié)題之后，這些重要的、由專(zhuān)業(yè)技術(shù)軟件生成的電子檔案并未移交至檔案室，同樣會(huì)由項(xiàng)目完成單位的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定項(xiàng)目參與人員保管。

科技檔案開(kāi)發(fā)利用程度低

科技檔案由于其數(shù)據(jù)資源的涉密性需要涉密管理，定密管理的數(shù)據(jù)檔案由于解密程序繁雜，只有極少量涉密檔案啟動(dòng)解密程序。檔案部門(mén)既沒(méi)有定密權(quán)也沒(méi)有解密權(quán)，檔案密級(jí)原則上是誰(shuí)定密誰(shuí)解密，檔案部門(mén)只能根據(jù)相關(guān)制度執(zhí)行檔案的監(jiān)管。科技檔案解密難是造成科技檔案不能深度開(kāi)發(fā)利用的主要原因。檔案管理制度的缺失，科技檔案管理服務(wù)單一、落后，數(shù)字檔案系統(tǒng)沒(méi)有全面普及，檔案安全保障體系建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)，也使得科技檔案利用率低下。

科技檔案資源整合共享困難

科技檔案是圍繞一個(gè)項(xiàng)目或產(chǎn)品型號(hào)等形成的一套完整體系的檔案。在信息技術(shù)多元化背景下，跨學(xué)科、跨機(jī)構(gòu)的合作研究模式成為科技創(chuàng)新發(fā)展的趨勢(shì)。

通常一個(gè)大型科研項(xiàng)目會(huì)被分成眾多子課題，科研項(xiàng)目分別由分屬不同系統(tǒng)的企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)、高校等單位承擔(dān)。根據(jù)本單位科研管理歸檔材料統(tǒng)計(jì)，承擔(dān)研究任務(wù)的項(xiàng)目有3大類(lèi)，即國(guó)家級(jí)項(xiàng)目子課題、省級(jí)項(xiàng)目、校院級(jí)項(xiàng)目。由于負(fù)責(zé)同一項(xiàng)目的科技主管部門(mén)分屬不同的系統(tǒng)，既互不隸屬也不互通，使得科學(xué)研究生產(chǎn)活動(dòng)中所形成的科技檔案由該部門(mén)獨(dú)立保管，而科技主管部門(mén)的檔案工作以保存科技項(xiàng)目立項(xiàng)合同、檢查驗(yàn)收、評(píng)獎(jiǎng)證書(shū)等管理性檔案為主。子項(xiàng)目、子系統(tǒng)工作過(guò)程中產(chǎn)生的工作進(jìn)展報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)、補(bǔ)充材料等過(guò)程性的技術(shù)檔案在項(xiàng)目完成之后保存于各承擔(dān)單位。級(jí)別不同的項(xiàng)目由于申請(qǐng)立項(xiàng)、檢查驗(yàn)收、項(xiàng)目入檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)不同，對(duì)于項(xiàng)目研究形成的檔案數(shù)據(jù)入檔標(biāo)準(zhǔn)也不同，甚至對(duì)于檔案的保密等級(jí)的劃分亦不統(tǒng)一，科技檔案的分散保管導(dǎo)致資源整合比較困難，實(shí)現(xiàn)科技檔案資源共享還有很長(zhǎng)的一段路要走。

智慧背景下科技檔案數(shù)據(jù)化應(yīng)對(duì)策略

加強(qiáng)安全監(jiān)管，促進(jìn)檔案資源共享

智慧背景下數(shù)據(jù)的安全性成為當(dāng)前科技檔案管理工作的重要關(guān)注點(diǎn)。首先，完善的檔案信息安全防護(hù)系統(tǒng)的建立可以從源頭有效避免信息泄露。其次，要完善科技檔案開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)和保密制度，進(jìn)一步避免信息泄露或信息盜用。最后，檔案管理可以借助云技術(shù)提供的海量數(shù)據(jù)處理能力，以及分布式文件系統(tǒng)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合、數(shù)據(jù)處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的備份管理和集中管理，保證檔案信息的安全。云技術(shù)在提高資源利用率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)據(jù)共享及高效利用。以檔案數(shù)據(jù)安全為前提實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，從而形成現(xiàn)代化的科技檔案管理模式，更好地體現(xiàn)科技檔案的價(jià)值。

建立數(shù)據(jù)規(guī)范，整合檔案資源

智慧背景下行業(yè)領(lǐng)域精細(xì)劃分，不同行業(yè)、不同領(lǐng)域，乃至同行業(yè)的不同領(lǐng)域都有各自獨(dú)特的數(shù)據(jù)資源和管理方式，數(shù)據(jù)的分析、整理及統(tǒng)計(jì)使用的數(shù)據(jù)庫(kù)不統(tǒng)一，生成的數(shù)據(jù)格式不一致，導(dǎo)致數(shù)據(jù)管理效能低下。在檔案數(shù)據(jù)管理過(guò)程中，使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理能有效改善這一問(wèn)題。行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，將游離于檔案管理之外的數(shù)據(jù)合理整合、合并管理變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，讓使用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘、分析海量數(shù)據(jù)成為可能。

創(chuàng)新管理體系，滿(mǎn)足利用需求

檔案部門(mén)要充分認(rèn)清智慧背景下檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的不斷提升，以及檔案工作要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)，創(chuàng)新管理理念，建立開(kāi)放性的管理環(huán)境，拓寬管理途徑，創(chuàng)新檔案信息化服務(wù)形式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的知識(shí)服務(wù)，全面推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系建設(shè)。以知識(shí)化管理理念為指導(dǎo)挖掘檔案信息的內(nèi)容，形成信息資源優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理質(zhì)量和檔案使用效率，促進(jìn)檔案行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案工作服務(wù)社會(huì)、服務(wù)公眾的根本目的。

提高管理質(zhì)量，注重培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，建立專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)

傳統(tǒng)的檔案管理工作模式不匹配大數(shù)據(jù)時(shí)代高速發(fā)展的現(xiàn)狀，迫使檔案管理工作組織架構(gòu)不斷優(yōu)化。智慧背景下的檔案管理工作者需要不斷提升專(zhuān)業(yè)水平，在完成檔案的收集、整理、鑒定、保管工作的基礎(chǔ)上，以大數(shù)據(jù)思維管理檔案。具體來(lái)說(shuō)，檔案工作人員應(yīng)定期學(xué)習(xí)，不斷提高自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)數(shù)據(jù)分析、建模和處理能力，緊跟時(shí)代步伐。通過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，建立專(zhuān)業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，將該團(tuán)隊(duì)作為檔案管理工作的支撐和基礎(chǔ)。富有創(chuàng)新意識(shí)的管理團(tuán)隊(duì)能滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，從而提升科技檔案的應(yīng)用價(jià)值，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化管理，推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。