油田維修費項目管理信息系統(tǒng)研究及應(yīng)用

摘" " 要：為實現(xiàn)油田公司控投降本目標(biāo)，在維修費領(lǐng)域開展項目成本控制精細(xì)化管理工作，通過梳理維修費管理體系，建立標(biāo)準(zhǔn)化管控流程，以信息化手段創(chuàng)新管理方式，將有冀東油田特色的標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化研發(fā)方法同地面建設(shè)工程及設(shè)備維修項目的立項審批、結(jié)算審核、掛賬管控相結(jié)合，研發(fā)了一體化管理平臺即維修費項目成本管控系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)用以來顯著提升了維修項目管控效能，推動了油田公司轉(zhuǎn)型升級過程中維修成本費用的數(shù)字化管理與全過程管控。

關(guān)鍵詞：成本項目；維修費；全過程管理；數(shù)字化審批；信息系統(tǒng)

Research and application of oil field maintenance cost project management information system

FAN Wenhao， FENG Xiangxue

PetroChina Jidong Oilfield Company， Tangshan 063000， China

Abstract：With a view to investment control and cost reduction of the oilfield company， the company adopts fine management of enterprise cost control in maintenance costs. By sorting out the maintenance cost management system， establishing standardized control process， and innovating management methods by means of information technology， the integrated management platform， namely the maintenance cost project cost control system， has been developed， via the combined use of the standardized and modular research amp; development methods and the approval， settlement review and control of ground construction and equipment maintenance projects. Since its application， this system has significantly improved the efficiency of maintenance project control， and promoted the digital management and whole-process control of maintenance costs during the transformation and upgrading of oil field companies.

Keywords：cost items; maintenance costs; whole-process management; digital approval; information system

隨著中國石油集團(tuán)新型能源企業(yè)建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，下屬各單位開始逐步采用數(shù)字化平臺來實現(xiàn)對維修費的管控。冀東油田公司以現(xiàn)有成熟的審批系統(tǒng)即工程造價管理信息系統(tǒng)為開發(fā)平臺，通過梳理原成本管控體系，將下屬二級單位自建的審批管理模式標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化，以此為基礎(chǔ)建立了全過程數(shù)字化的成本管控新流程，擺脫線下審批、紙質(zhì)資料流轉(zhuǎn)的舊有管理方式。此項成本管控系統(tǒng)研究成果的推行提升了工程項目全過程運行的數(shù)字化審批能力，實現(xiàn)了100%管控，有效降低了經(jīng)營成本和人工工時。同時，創(chuàng)新性地將維修費項目同財務(wù)核算科目建立對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)對維修費項目系統(tǒng)化識別統(tǒng)計和對預(yù)算總額的實時管控。

1" " 維修費管控背景

隨著冀東油田公司生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大、產(chǎn)業(yè)鏈的延伸、經(jīng)營地域的拓展，公司生產(chǎn)經(jīng)營管理的幅度和難度也在不斷加大。維修費作為國有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中一項持續(xù)發(fā)生的成本費用支出，長期以來處于數(shù)量大、分項雜、管理層級多、審批滯后的局面。

通過對維修費用的前期數(shù)據(jù)統(tǒng)計和調(diào)研發(fā)現(xiàn)，僅部分單位在工程造價管理信息系統(tǒng)上管理立項，歷年來，立項項目存在數(shù)量多、統(tǒng)計不全、無統(tǒng)一系統(tǒng)管理的情況。且各級單位零星維修項目（5萬元以下）未線上運行管理，公司立項項目審批未實現(xiàn)全覆蓋、數(shù)字化管控?！半y、滯、隨、舊”等問題已經(jīng)成為制約公司管理效能提升的瓶頸。

為了提升成本控制的有效性，控制各級維修費使用，首先必須建立完善的工作體系，在成本控制體系指導(dǎo)下開展工作便能夠做到有章可循。但是，當(dāng)前在大多數(shù)企業(yè)的經(jīng)營管理中缺乏一套完整的成本控制體系，導(dǎo)致企業(yè)成本控制工作效果較差[1]。只有通過管理創(chuàng)新，重新梳理維修管控體系，改變原有線下審批流程模式，用信息化手段提升對此類成本項目的管控，才能徹底解決當(dāng)前存在的問題，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

2" " 強化維修費管控流程控制

2.1" " 規(guī)范維修費定義

2.1.1" " 維修費定義

維修費是指公司所有或租賃的生產(chǎn)經(jīng)營、辦公、后勤設(shè)備設(shè)施等資產(chǎn)在使用過程中，為使其保持或恢復(fù)使用性能，達(dá)到正常生產(chǎn)經(jīng)營要求，進(jìn)行拆卸、檢修、維護(hù)、檢測、保養(yǎng)及更換部分零件所發(fā)生的修理材料和修理勞務(wù)等費用支出。

2.1.2" " 維修費分類

維修費按照預(yù)計發(fā)生金額的大小分為項目維修和零星維修兩類。項目維修是指可以按照項目進(jìn)行管理的單項估算5萬元（含）以上的項目，零星維修是指單項估算5萬元以下的項目。

2.2" " 建立完善管理制度體系

為加強維修費用管控，制定了一系列管理制度，如《油田公司維修費管理實施細(xì)則》《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范維修項目核算的通知》等。

2.2.1" " 設(shè)立維修費支出原則

1）分類分級管理。按照“管業(yè)務(wù)必須管費用”的原則，維修費由財務(wù)主管部門統(tǒng)籌，根據(jù)維修內(nèi)容和部門職責(zé)由機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門分專業(yè)管理，按照財務(wù)主管部門下達(dá)的分單位和部門年度維護(hù)修理專項費用預(yù)算金額，由下屬二級單位和公司各專業(yè)部門分別控制。

2）預(yù)算總量控制。根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃，按照“量入為出”的原則，對維修費實行指標(biāo)總額控制。下屬二級單位和專業(yè)部門要嚴(yán)格按照公司下達(dá)的維修預(yù)算指標(biāo)安排生產(chǎn)并進(jìn)行嚴(yán)格管控。財務(wù)主管部門定期對下屬二級單位和部門的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行通報和考核。

2.2.2" " 明確維修費管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)

財務(wù)主管部門是公司維修費籌集和預(yù)算安排的歸口管理部門。公司各專業(yè)部門（單位）負(fù)責(zé)對本專業(yè)年度維修費和相關(guān)工作量進(jìn)行匯總審核及控制，并承擔(dān)管理責(zé)任（見表1）。按月匯總本專業(yè)部門（單位）維修費實際完成情況，分析預(yù)算執(zhí)行偏差原因。

3" " 維修費項目管理信息系統(tǒng)研發(fā)

有效解決企業(yè)成本項目的管控方法是建立數(shù)字化的審批管理系統(tǒng)，用系統(tǒng)管控方式降低運營成本、人工成本，防止違規(guī)使用費用、超額使用費用事件的發(fā)生。通過強化流程管控，對地面建設(shè)工程與設(shè)備維護(hù)維修項目外包實行公司審批制，除去自主維修部分，其他維護(hù)維修項目一律經(jīng)公司審查后組織實施。因此，同步開發(fā)了地面建設(shè)工程及設(shè)備維修成本管控系統(tǒng)，實現(xiàn)對維修維護(hù)項目從批準(zhǔn)到結(jié)算的全流程管控[2]。同時，方便企業(yè)實時掌握成本數(shù)據(jù)，作出分析與決策，保證資金的有效利用，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)健康指數(shù)。

結(jié)合油田實際，宜選取具有多業(yè)務(wù)工程項目處理能力的管理平臺，以全過程為目標(biāo)進(jìn)行延伸完善。冀東油田工程造價管理信息系統(tǒng)運行多年以來，年處理各類工程項目1萬余項，且在開發(fā)之初便為各二級單位定制內(nèi)部立項審批流程，經(jīng)可行性研究后，確定其具備打通全過程管理的有利條件，該平臺可在系統(tǒng)不停止運維的情況下升級開發(fā)，并確定將升級開發(fā)后的系統(tǒng)作為油田公司成本管控系統(tǒng)。利用成本管控系統(tǒng)對維修項目進(jìn)行全過程管控，實現(xiàn)各類維修費用從立項審批到掛賬審批全過程線上流轉(zhuǎn)、專業(yè)化審批，確保全面數(shù)字化管理維修費項目。

3.1" " 搭建多級管控的標(biāo)準(zhǔn)化流程

通過樹立標(biāo)準(zhǔn)化造價管理理念，融合先進(jìn)設(shè)計理念和設(shè)計成果[3]，運用油田造價管理信息系統(tǒng)的“四化”運行模式，即標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、數(shù)字化、模塊化，對維修費管控進(jìn)行數(shù)據(jù)治理、切塊劃分。將108條為各建設(shè)單位定制的流程進(jìn)行規(guī)范化，按業(yè)務(wù)類型精簡成21條。其中，用一條自適應(yīng)流程，替代原不同二級單位不同流程的審批方式，改變“同業(yè)務(wù)但多流程”的復(fù)雜現(xiàn)狀，實現(xiàn)維修費管控全過程覆蓋。通過一條全過程的鏈路實現(xiàn)維修費從項目立項審批、結(jié)算審核、掛賬審批的同系統(tǒng)同審批流的快車道式管理。成本管控系統(tǒng)全過程流程見圖1。

3.2" " 構(gòu)建維修費類別數(shù)據(jù)庫

首先對維修費費用類別進(jìn)行研究分析，建立統(tǒng)一規(guī)范的維修費類別，根據(jù)項目屬性及管控方式進(jìn)行分級分工。

研發(fā)維修費項目成本管控系統(tǒng)是以企業(yè)成本項目中比重較大的維修費項目管理為開發(fā)目標(biāo)，建立了三級層次目錄，共340類維修項目類別。其中一級目錄21類、二級目錄69類、三級目錄250類，涵蓋了企業(yè)當(dāng)前所有維修費項目。

3.3" " 建立動態(tài)聯(lián)動功能

維修費項目管控系統(tǒng)設(shè)立立項審批、結(jié)算審核、掛賬審批三個管控節(jié)點，實現(xiàn)全過程聯(lián)動管理。自基層單位維修費立項申請開始，系統(tǒng)自動生成項目編碼，實現(xiàn)一套編碼貫徹始終，確保維修項目只有立項通過才能辦理結(jié)算，有效遏制了先結(jié)算后補手續(xù)的情況發(fā)生，強化了合規(guī)管理。

可控成本預(yù)算管控系統(tǒng)是依托全面預(yù)算管理體系而建立的，結(jié)算掛賬審批功能的增加將“結(jié)算審核”流程同“成本管控-掛賬審批”流程拆分，確保了結(jié)算完成項目發(fā)生金額可以在年度成本費用總體控制之中。為保證預(yù)算指標(biāo)受控，確保高水平高質(zhì)量實現(xiàn)年度預(yù)算目標(biāo)，在預(yù)算執(zhí)行過程中建立了相應(yīng)的預(yù)警機(jī)制[4]。對于超年度預(yù)算控制額的二級單位，如特別需要對某些外委項目進(jìn)行結(jié)算則須單獨通過財務(wù)主管部門審批，調(diào)高年度控制額度。

3.4" " 預(yù)算總量控制功能

通過智能統(tǒng)計功能并設(shè)置預(yù)警提醒，將各二級單位全年結(jié)算項目的總費用金額控制在年度成本預(yù)算范圍之內(nèi)，有效管控各單位維修成本費用，是成本管控系統(tǒng)強化動態(tài)管理功能又一個創(chuàng)新舉措。財務(wù)主管部門對維修費指標(biāo)總額實施臺賬管理聯(lián)動控制，對年度預(yù)算總量使用情況實時監(jiān)控，一旦下屬二級單位維修費成本費用使用總額超支，監(jiān)控報表將發(fā)出預(yù)警提醒，從而實現(xiàn)實時動態(tài)監(jiān)控，管控覆蓋率達(dá)到100%。

同時，建立會計核算科目分類字典，將會計核算科目的135個分類與維修費的分工明細(xì)進(jìn)行智能匹配，對應(yīng)會計核算科目明細(xì)，系統(tǒng)后臺進(jìn)行自動匹配，核算相應(yīng)明細(xì)科目費用。將成本項目結(jié)算管理同財務(wù)成本核算通過系統(tǒng)處理匯總的方式相結(jié)合，大大節(jié)約了結(jié)算到付款環(huán)節(jié)的時間成本及年終報表統(tǒng)計的管理成本。使工程管理人員、財務(wù)管理人員通過一套臺賬完成分析統(tǒng)計。

3.5" " "二級單位年度預(yù)算控制功能

該功能可實現(xiàn)二級單位按部門或按維修費類別創(chuàng)建年度預(yù)算，從而控制各下屬部門該年度的預(yù)算總額。

3.6" " 強化企業(yè)維修費外委管控

在維修費項目立項審批環(huán)節(jié)，增加自營/外委審批功能節(jié)點。由地面工程主管部門統(tǒng)籌審批，對上報單位是否具備項目自營維修條件或?qū)㈨椖客馕瘡S家維修作出決策。

3.7" " 設(shè)置多層級的決策統(tǒng)計臺賬

系統(tǒng)的不同使用者擁有不同管理權(quán)限范圍，能夠在權(quán)限范圍內(nèi)查看對應(yīng)的統(tǒng)計臺賬，方便實時進(jìn)行維修費審批、管理。例如立項臺賬為本單位所有已立項的項目臺賬，采用數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表的方式，內(nèi)容包括立項完成、審批中、退回的項目。該功能不可進(jìn)行流程操作，最重要目的是在此處查詢施工方式為自營還是外委。立項成本管理臺賬為本單位全部立項完成的、施工單位已申報或未申報結(jié)算的立項項目臺賬。審批管理部門還可在權(quán)限范圍內(nèi)查看立項審核臺賬、成本項目結(jié)算數(shù)據(jù)統(tǒng)計臺賬、年度預(yù)算內(nèi)執(zhí)行情況臺賬、自營/外委審批統(tǒng)計臺賬等。

4" " 成本管控系統(tǒng)應(yīng)用效果

成本管控系統(tǒng)通過建立一系列標(biāo)準(zhǔn)化流程和多種風(fēng)險控制功能，實現(xiàn)了油田維修費項目立項的線上可行性審批；維修費項目填報統(tǒng)一分類的規(guī)范性管理；委托外部廠家維修的必要性審批；維修費項目結(jié)算必須先完成立項的強制性管控；維修費項目結(jié)算費用是否超年度總額控制的預(yù)警管控；維修費項目年度預(yù)算額度動態(tài)化控制管理；維修費項目動態(tài)分析報表的輔助決策功能。

成本管控系統(tǒng)實行以來，使用單位由原來的9家拓展到17家，并為油田所有待發(fā)生單位建立了線上流程，滿足公司對維修費管理的要求，實現(xiàn)覆蓋面100%。維修費標(biāo)準(zhǔn)化分類后，由原有72種非標(biāo)分類調(diào)整成250類，滿足各種業(yè)務(wù)類型，提高適用覆蓋度247%。同時，立項審批業(yè)務(wù)流程由45條精簡為2條，優(yōu)化后系統(tǒng)使用效率提升95.6%。

特別是首次將零星維修項目全面納入系統(tǒng)管控，用信息化手段推動了各二級單位管理模式的升級，杜絕了因線下審批而導(dǎo)致的管理滯后現(xiàn)象。維修費項目的全覆蓋是實現(xiàn)企業(yè)成本類項目一體化審批、數(shù)字化統(tǒng)計決策的基礎(chǔ)。搭建的自營/外委審批功能，實現(xiàn)了對二級單位內(nèi)部審批項目、專業(yè)部門立項審批通過項目是否外委的必要性與可行性管控。

任何企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化運行都需要建立在標(biāo)準(zhǔn)化造價的基礎(chǔ)上，標(biāo)準(zhǔn)化造價是企業(yè)運行標(biāo)準(zhǔn)化體系的關(guān)鍵構(gòu)成[5]，公司將標(biāo)準(zhǔn)化造價延伸到標(biāo)準(zhǔn)化造價信息系統(tǒng)工作中，實現(xiàn)了工程造價管理信息系統(tǒng)具備開發(fā)全過程管控流程的能力。成本管控系統(tǒng)上線運行后，維修費項目數(shù)量大、分項雜、管理層級多、審批滯后的局面全面扭轉(zhuǎn)，“難、滯、隨、舊”問題在全過程數(shù)字化管控系統(tǒng)中得以解決。

5" " 結(jié)束語

本項研究將落腳點放在企業(yè)成本費用管控上，特別是維修費“多、小、繁、雜”項目的管控上，目的是有效發(fā)揮企業(yè)自建系統(tǒng)效能，補充大ERP建設(shè)等統(tǒng)建系統(tǒng)管理輻射面及影響深度。

成本管控系統(tǒng)的研發(fā)應(yīng)用是冀東油田公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型、智能化發(fā)展的創(chuàng)新性嘗試，地面建設(shè)工程及設(shè)備維修項目的管理效能得到了顯著提升。特別是成本項目實現(xiàn)了立項審批、結(jié)算審核、掛賬管控的信息化全過程管理，形成了一套具有油田特色的數(shù)字化管理模式，該模式可有效應(yīng)用到企業(yè)其他成本費用管理及項目全過程管理上。

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作者簡介：

范文皓（1984—），男，河北唐山人，工程師，2008年畢業(yè)于河北大學(xué)財務(wù)管理專業(yè)，現(xiàn)從事油田工程造價管理工作。

Email：fanwenhao@163.com

收稿日期：2023-12-28