智慧校園建設(shè)背景下高校綜合檔案管理策略優(yōu)化

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展給教育領(lǐng)域帶來(lái)了深刻的變革，在智慧校園建設(shè)的背景下，高校各方面致力于實(shí)現(xiàn)信息化管理，以提高高校的管理效率和質(zhì)量，提供更好的教育服務(wù)。檔案管理是高校工作的重要一環(huán)，在智慧校園建設(shè)的背景下，高校的檔案管理必須實(shí)現(xiàn)信息化管理。文章指出在智慧校園建設(shè)背景下高校綜合檔案管理中存在的不足，并提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，以更好地推進(jìn)高校智慧校園建設(shè)，使檔案更好地服務(wù)教學(xué)和教研。

關(guān)鍵詞：智慧校園；高校；綜合檔案；檔案信息化管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在當(dāng)前信息化社會(huì)，智慧校園建設(shè)備受關(guān)注，智慧校園是教育信息化的直觀表現(xiàn)，在現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上開展校園管理。智慧校園建設(shè)包括智慧教學(xué)環(huán)境、智慧教學(xué)資源、智慧校園管理以及智慧校園服務(wù)。由于檔案管理是校園管理的重要組成部分，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要加快檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

因此，在智慧校園建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注檔案的信息化建設(shè)。高校綜合檔案是高校在教學(xué)、科研、日常管理等活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有價(jià)值的信息，包括文字、圖表、聲像等多種形式的記錄。綜合檔案管理不僅承載著學(xué)校的歷史記憶，還是學(xué)校各項(xiàng)工作高效運(yùn)行的信息支持，對(duì)高校的運(yùn)營(yíng)管理具有重要的意義。隨著智慧校園建設(shè)的逐步深入，以往的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化、信息化的管理要求，高校綜合檔案管理需要隨著智慧校園的建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理，為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供有力的信息支撐。文章旨在探討智慧校園建設(shè)背景下高校綜合檔案管理策略，為高校綜合檔案信息化管理提供借鑒。

一、智慧校園建設(shè)背景下高校綜合檔案管理中存在的不足

1.檔案管理系統(tǒng)不完善

高校綜合檔案包含教學(xué)、教研、日常管理等方面信息，數(shù)據(jù)龐雜。在信息化背景下，高校建立的檔案信息管理系統(tǒng)將各項(xiàng)數(shù)據(jù)電子化存儲(chǔ)管理。但在長(zhǎng)期的學(xué)校管理中，高校的綜合檔案信息規(guī)模越來(lái)越大，原來(lái)的檔案信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足新的管理需求，部分高校在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中缺少長(zhǎng)效的投入機(jī)制，隨著檔案信息數(shù)量的不斷增加，檔案管理系統(tǒng)難以真正發(fā)揮作用。部分高校現(xiàn)有的檔案信息化管理系統(tǒng)往往只覆蓋了檔案的基本管理功能，如檔案的錄入、查詢、查閱等，而對(duì)于檔案的分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)等更復(fù)雜的功能則需要人工操作，可見檔案信息建設(shè)程度不足，降低了檔案管理的效率，違背了檔案信息化管理的初衷。

檔案管理系統(tǒng)不完善也會(huì)導(dǎo)致信息被泄露的安全事件發(fā)生。近年來(lái)，高校學(xué)生信息被泄露的事件頻繁發(fā)生，如鄭州某學(xué)院發(fā)生被泄露2萬(wàn)名學(xué)生信息事件，南昌一高校3萬(wàn)余條師生信息被泄露等。因此，高校必須建設(shè)完善的信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率和質(zhì)量，保護(hù)信息安全。

2.檔案信息化建設(shè)支持不足

由于高校綜合檔案信息量龐大，信息處理起來(lái)難度較大。因此，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，必須做好檔案信息化建設(shè)。當(dāng)前，部分高校檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)不足，更多的高校將檔案信息化建設(shè)的注意力集中在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型上，對(duì)信息化檔案的后續(xù)管理缺少充分的規(guī)劃，只注重前期投入。特別是在檔案信息化管理系統(tǒng)的技術(shù)上投入不足，不能滿足越來(lái)越多的信息處理需求，導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)功能不完善，后期維護(hù)較少，影響了檔案信息化建設(shè)的效果。

3.檔案信息質(zhì)量不統(tǒng)一

高校綜合檔案囊括的信息種類較多，信息來(lái)源廣泛，高校的教學(xué)、教研、人事等檔案都納入綜合檔案中，檔案信息繁雜多樣。在高校檔案管理中，有的部門會(huì)對(duì)檔案資源自行加工，但是缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，增加了檔案數(shù)據(jù)整合和利用的難度，使得檔案資源結(jié)構(gòu)各異，影響了檔案的后續(xù)管理。智慧校園的建設(shè)涉及多個(gè)部門，檔案信息的來(lái)源更加多樣，不同系統(tǒng)、不同部門之間的數(shù)據(jù)格式、編碼標(biāo)準(zhǔn)、命名規(guī)范等存在差異，使得檔案信息在處理過(guò)程中易存在數(shù)據(jù)錯(cuò)亂，整理疏漏等1209bbd992533b231eae833b84f73d38風(fēng)險(xiǎn)，影響了檔案管理的完整性和準(zhǔn)確性。此外，在檔案信息的收集、整理和歸檔的過(guò)程中，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范指導(dǎo)各部門的操作，導(dǎo)致各部門信息質(zhì)量不一。

4.檔案利用不夠充分

雖然高校綜合檔案信息量大，信息資源珍貴，具有較高的利用價(jià)值。但是，部分高校管理層對(duì)于檔案信息的價(jià)值意識(shí)不足，未能開發(fā)綜合檔案信息，不能充分發(fā)揮高校綜合檔案信息的價(jià)值。高校檔案管理部門在檔案利用方面的宣傳和推廣力度不足，教職工對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)僅停留在歷史信息的記錄上，與當(dāng)前的工作和學(xué)習(xí)之間沒有直接聯(lián)系，對(duì)檔案的利用需求不高，更不愿意花費(fèi)時(shí)間和精力去查找和利用檔案。

并且，高校檔案管理部門提供檔案利用服務(wù)方面還存在不足。多數(shù)高校的檔案管理部門只提供簡(jiǎn)單的檔案查詢和借閱服務(wù)，檔案利用不充分。高校檔案中蘊(yùn)含著豐富的信息資源，部分高校的檔案利用模式也較為單一，檔案管理部門只關(guān)注檔案的保存、保管、查詢等，存在“重保管，輕利用”的情況，未對(duì)檔案信息深入挖掘，導(dǎo)致許多有價(jià)值的檔案信息被埋沒，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。此外，部分學(xué)校出于對(duì)信息的保護(hù)考慮設(shè)定了較為嚴(yán)格的開放范圍和權(quán)限，在一定程度上限制了檔案信息的利用。

5.檔案管理人員素質(zhì)待提升

在檔案信息化管理中，檔案管理人員的素質(zhì)與檔案信息化建設(shè)程度有直接關(guān)系。檔案要實(shí)現(xiàn)高效的信息化管理，必須提升檔案管理人員的信息化素質(zhì)。當(dāng)前，有些檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，部分高校檔案管理人員是臨時(shí)組建的，對(duì)檔案分類、編目、存儲(chǔ)、檢索等方面的了解不夠深入，在檔案管理的過(guò)程中易出現(xiàn)疏漏，影響檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。部分高校的檔案管理人員雖然有足夠的資歷，但年齡較大，對(duì)于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的接受程度較低，對(duì)于新的信息技術(shù)掌握較慢，難以適應(yīng)檔案管理的新要求。部分高校檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)待工作不夠熱情，無(wú)法及時(shí)、有效地解決用戶在檔案利用過(guò)程中的問(wèn)題，當(dāng)用戶提出問(wèn)題時(shí)，檔案管理人員往往會(huì)表現(xiàn)出不耐煩，不利于檔案的高效利用。檔案管理涉及大量敏感和重要的信息，對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)有著較高的要求，但部分檔案管理人員缺乏職業(yè)操守，在利益的驅(qū)動(dòng)下泄露或?yàn)E用檔案信息，危害檔案信息安全。

二、智慧校園建設(shè)背景下高校綜合檔案管理策略優(yōu)化

1.完善檔案信息化管理系統(tǒng)，保障信息化系統(tǒng)安全

高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)，以提升綜合檔案的信息管理質(zhì)量，保證檔案信息安全。高?？梢詫n案管理信息化納入學(xué)校的戰(zhàn)略規(guī)劃當(dāng)中，建立穩(wěn)定的資金投入機(jī)制，為檔案管理系統(tǒng)的持續(xù)升級(jí)提供資源保證。高?？梢苑e極爭(zhēng)取政府、社會(huì)等外部資金的支持，通過(guò)與企業(yè)合作，引入社會(huì)性的項(xiàng)目，獲取外部資金，為檔案系統(tǒng)的升級(jí)提供資金資源，通過(guò)資金購(gòu)買軟硬件設(shè)備設(shè)施以及技術(shù)資源，推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展。在檔案信息化管理系統(tǒng)的現(xiàn)有基礎(chǔ)上，高校應(yīng)結(jié)合社會(huì)實(shí)際需求升級(jí)檔案系統(tǒng)，使其具備強(qiáng)大的功能，包括檔案的自動(dòng)分類、智能鑒定等功能，減少人為失誤。高校在檔案信息化管理系統(tǒng)中應(yīng)充分引入先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的智能分類、檢索和推薦，提高檔案管理的效率。此外，由于高校綜合檔案的信息形式多樣，來(lái)源廣泛，檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)能支持多種數(shù)據(jù)格式和來(lái)源的檔案整合，提供強(qiáng)大的信息整合功能，為檔案管理人員提供信息整合便利。為此，高校可與專業(yè)的信息技術(shù)公司合作或組建本校師生的信息技術(shù)開發(fā)隊(duì)伍，引進(jìn)或開發(fā)先進(jìn)的檔案管理軟件和技術(shù)，使檔案信息化管理系統(tǒng)能夠滿足日益增長(zhǎng)的信息處理需求。

高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和監(jiān)控，建立健全信息安全管理制度，包括數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)，依據(jù)不同的職責(zé)權(quán)限設(shè)置訪問(wèn)控制機(jī)制、操作行為記錄機(jī)制等，保證檔案信息的完整性和安全性。為了進(jìn)一步保障檔案信息的安全性，高校檔案管理部門可與安全服務(wù)機(jī)構(gòu)合作，引入先進(jìn)的安全防護(hù)技術(shù)，提高檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)能力。

高校需要完善檔案信息化管理系統(tǒng)的各項(xiàng)制度以及各項(xiàng)工作的操作流程，明確各項(xiàng)工作的職責(zé)和要求。同時(shí)，高校要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化工作的監(jiān)督，保證檔案管理工作各項(xiàng)制度能夠有效執(zhí)行。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，高校要做好信息化系統(tǒng)的管理規(guī)劃，包括系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、安全保護(hù)等方面的內(nèi)容，將系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)作為常態(tài)化工作，以保證檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。

2.建立健全檔案信息化管理制度，保證檔案管理工作統(tǒng)一規(guī)范

在智慧校園建設(shè)的過(guò)程中，高校檔案信息的種類和來(lái)源越來(lái)越廣泛，檔案信息的復(fù)雜性和多樣性要求檔案管理工作必須更加規(guī)范、高效和智能化。除了完善檔案信息化管理系統(tǒng)外，還需要建立健全檔案信息化管理制度，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范不同部門的檔案處理行為和檔案管理人員的工作行為，減少人為疏漏，降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

在檔案信息化管理中，應(yīng)制定明確的數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)據(jù)格式、編碼標(biāo)準(zhǔn)、命名規(guī)范等，使各部門在檔案的初步整理中能遵循統(tǒng)一的規(guī)范，方便檔案管理部門后期的統(tǒng)一管理。在檔案的處理環(huán)節(jié)上，應(yīng)規(guī)定檔案信息的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的具體要求，保證檔案信息處理及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。例如，在檔案收集方面，檔案管理部門可以在檔案信息涉及的各部門設(shè)立專門的檔案收集人員，負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案信息。高校綜合檔案管理幾乎涉及高校所有部門，檔案管理部門收集檔案信息的工作量較大，在各部門設(shè)立專門的檔案收集人員，有利于緩解檔案管理部門的工作壓力，并能提高檔案的收集效率。檔案收集人員應(yīng)熟悉本部門業(yè)務(wù)，遵循檔案收集規(guī)范，確保能收集到有價(jià)值、真實(shí)、準(zhǔn)確和完整的信息。收集到的檔案信息應(yīng)分類編號(hào)，方便后續(xù)的整理與歸檔。對(duì)于收集到的紙質(zhì)檔案，經(jīng)各部門的檔案收集人員初步檢查外，檔案管理人員還應(yīng)再仔細(xì)檢查，保證檔案信息的完整性。在檔案整理環(huán)節(jié)，檔案整理人員負(fù)責(zé)對(duì)收集到的檔案信息開展分類、排序、編號(hào)等整理工作，檔案整理人員需與檔案收集人員保持密切聯(lián)系，方便對(duì)檔案的后續(xù)處理。在這一環(huán)節(jié)，檔案的編號(hào)應(yīng)連續(xù)和唯一，方便后續(xù)查找和利用。在檔案整理過(guò)程中，還應(yīng)注意保護(hù)檔案原件，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。在檔案歸檔環(huán)節(jié)，由檔案管理部門工作人員統(tǒng)一歸檔，各部門不可自行歸檔，歸檔時(shí)按照規(guī)定的格式和要求存儲(chǔ)。檔案信息需要及時(shí)備份，以保證信息存儲(chǔ)安全。

3.加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)利用，充分發(fā)揮綜合檔案信息價(jià)值

高校管理層應(yīng)提高對(duì)檔案價(jià)值的重視，充分認(rèn)識(shí)檔案信息對(duì)于學(xué)校發(fā)展、教學(xué)科研等方面的重要性。高校管理層應(yīng)充分研讀高校檔案管理的相關(guān)文件，在政策性文件的指導(dǎo)下開展高校綜合檔案管理工作。高校檔案管理部門可以利用學(xué)校官方網(wǎng)站、某信公眾號(hào)等新媒體平臺(tái)，定期發(fā)布檔案利用案例、檔案知識(shí)普及等內(nèi)容，提高教職工對(duì)檔案信息利用的認(rèn)識(shí)。在提高全體教職工對(duì)檔案利用重要性認(rèn)識(shí)的同時(shí)，檔案管理部門還應(yīng)注重豐富檔案利用服務(wù)方式，除了傳統(tǒng)的檔案查詢服務(wù)外，還可以開展檔案信息編研、檔案信息展覽等活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案信息為高校發(fā)展服務(wù)的作用。此外，高校還可以建設(shè)檔案信息共享平臺(tái)，方便校內(nèi)各部門之間的檔案信息交流，打破“信息孤島”現(xiàn)象，促進(jìn)檔案信息的共享利用。為此，高?？梢猿闪ｉT的檔案信息深入挖掘項(xiàng)目，要求檔案部門工作人員重視對(duì)檔案信息價(jià)值的挖掘工作，發(fā)現(xiàn)檔案中的有價(jià)值信息，為學(xué)校的教學(xué)、科研等工作提供支持。在檔案信息利用的過(guò)程中，檔案管理工作人員應(yīng)確保檔案信息安全，適當(dāng)放寬檔案的開放范圍和權(quán)限，保證信息安全。

4.建設(shè)檔案管理人員隊(duì)伍，提升檔案管理質(zhì)量

高校應(yīng)建立一支專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍，為確保檔案信息化管理質(zhì)量提供保障。高校應(yīng)為檔案管理人員提供系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員參加信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)，以適應(yīng)檔案管理信息化的新要求。對(duì)于年齡較大的檔案管理隊(duì)伍，應(yīng)優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，引進(jìn)新的檔案管理人才。除了專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)外，還應(yīng)開展職業(yè)道德教育，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案信息的敏感性和重要性，增強(qiáng)保密意識(shí)。為了更好地使檔案管理人員服務(wù)于全體師生，高校應(yīng)建立嚴(yán)格的考核激勵(lì)機(jī)制，建立用戶反饋機(jī)制，及時(shí)收集用戶對(duì)檔案利用過(guò)程的意見和建議，將考核結(jié)果與工作人員的薪酬績(jī)效掛鉤，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，樹立榜樣；對(duì)于表現(xiàn)不佳的人員整改教育，以構(gòu)建一支專業(yè)水平高、服務(wù)態(tài)度好、工作能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。

三、結(jié)語(yǔ)

提高高校綜合檔案的信息化程度，完善綜合檔案信息化管理，是建設(shè)智慧校園的重要組成部分，對(duì)于推動(dòng)整個(gè)智慧校園建設(shè)具有重要意義。當(dāng)前，檔案管理正逐步從傳統(tǒng)、單一、物理的存儲(chǔ)向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向轉(zhuǎn)變。在高校綜合檔案管理中，還應(yīng)注重制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理行為，不斷完善檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，提升檔案管理人員的工作素質(zhì)，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，為高校的運(yùn)營(yíng)管理提供支持。

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作者單位：山東省萊陽(yáng)衛(wèi)生學(xué)校