高校畢業(yè)生檔案管理“一站式”便民服務(wù)研究

摘 要：高校畢業(yè)生檔案涉及其就業(yè)以及未來(lái)生活，需要通過(guò)高質(zhì)量管理保證服務(wù)質(zhì)量，對(duì)人社局等部門的工作提出了高要求。文章以當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理的不足為切入點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上探討高校畢業(yè)生檔案管理“一站式”便民服務(wù)的優(yōu)勢(shì)以及實(shí)現(xiàn)方法，分別就建立信息化工作系統(tǒng)、重視管理授權(quán)、采用物聯(lián)網(wǎng)工作模式和運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)提供支持等措施展開論述，以服務(wù)未來(lái)高校畢業(yè)生檔案管理工作，提升工作的便捷性和總體質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生；檔案管理；服務(wù)效率；自助服務(wù)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案是個(gè)人經(jīng)歷的記錄，也是人事管理和服務(wù)的依據(jù)。高校學(xué)生在校時(shí)稱為學(xué)籍檔案，畢業(yè)后稱為人事檔案。檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要依據(jù)，畢業(yè)生參與公務(wù)員招考、事業(yè)單位招聘或至企業(yè)入職、升學(xué)、落戶、職級(jí)晉升、職稱評(píng)定、退休，均需要提供檔案作為依據(jù)。當(dāng)前，各地一般以公共就業(yè)和人才服務(wù)中心負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案管理，該工作的規(guī)范性較好，但由于人才流動(dòng)性越來(lái)越高，就業(yè)情況也更為復(fù)雜，高校畢業(yè)生檔案管理工作也需要進(jìn)一步優(yōu)化，提升服務(wù)質(zhì)量。在此背景下，分析高校畢業(yè)生檔案“一站式”管理的優(yōu)勢(shì)以及實(shí)現(xiàn)方法，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校畢業(yè)生檔案管理的不足

1.工作環(huán)節(jié)較多

目前，高校畢業(yè)生檔案管理大體完善，但存在工作環(huán)節(jié)較多的問(wèn)題，該問(wèn)題是指地方人社部門以及公共就業(yè)和人才服務(wù)中心在組織檔案管理時(shí)，需要以較多環(huán)節(jié)、程序完成檔案接收、歸類和存放等工作，不能快速便捷地完成內(nèi)部管理，消耗的資源和精力較多。大部分主體向人社部門提供畢業(yè)生檔案時(shí)，使用的是紙質(zhì)檔案，檔案總量較大且學(xué)生所屬專業(yè)、畢業(yè)年份也各有不同，檔案管理部門出于提升、保證規(guī)范性的目的，需要對(duì)檔案妥善分析，分別存放，并做好信息記錄。學(xué)生、企業(yè)等需要使用、補(bǔ)辦檔案時(shí)，其更新、調(diào)用也需要分別向檔案管理部門提出申請(qǐng)、接受審核，消耗較多精力和時(shí)間，服務(wù)便捷性不高。

2.存在信息孤島情況

信息孤島是指各有關(guān)主體難以充分共享信息、資源交互比較閉塞，不能保證資源使用效率，高校畢業(yè)生檔案管理也存在類似問(wèn)題。目前，大部分未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案會(huì)在畢業(yè)后進(jìn)入戶籍所在地公共就業(yè)和人才服務(wù)中心、教育局或者有檔案保管權(quán)限的企事業(yè)單位，少部分畢業(yè)生檔案可能臨時(shí)存放在學(xué)校。畢業(yè)生就業(yè)、參軍、報(bào)考公務(wù)員時(shí)，企業(yè)、軍隊(duì)以及政府機(jī)關(guān)均需要查看其檔案，一般以學(xué)生為紐帶，需要學(xué)生提取或者調(diào)閱檔案提供給各部門，雖然降低了各部門的工作壓力，但學(xué)生可能需要反復(fù)至各處存取檔案，帶來(lái)一定不便，因各部門自身存在信息孤島問(wèn)題，難以完成有效聯(lián)動(dòng)，影響檔案管理的便捷性。

3.使用難度大

目前，高校畢業(yè)生檔案管理面臨使用難度較大的問(wèn)題，該問(wèn)題是指畢業(yè)生、企業(yè)等主體嘗試使用學(xué)生檔案時(shí)，需要提交申請(qǐng)、接受審核，才能合法合規(guī)地使用檔案，盡管學(xué)生本身?yè)碛惺褂脵n案的權(quán)限，但為避免檔案被冒用、損壞，檔案管理部門依然會(huì)從規(guī)范性角度加強(qiáng)管理，如信息化檔案具有存取方便、使用快捷的優(yōu)勢(shì)，但使用安全方面的隱患也比較突出，目前并不作為主流方式。紙質(zhì)檔案的存取、管理、使用難度均偏大，且在使用過(guò)程中需要考慮避免水浸、燒毀和銳利物劃傷等情況，僅從服務(wù)效應(yīng)的角度出發(fā)仍有進(jìn)一步優(yōu)化的必要。

4.轉(zhuǎn)遞不便捷

高校畢業(yè)生檔案管理存在轉(zhuǎn)遞不便捷的情況，大部分轉(zhuǎn)遞工作需要通過(guò)第三方提供服務(wù)，基于安全目的，一般由郵政部門承擔(dān)轉(zhuǎn)遞檔案的業(yè)務(wù)。異地轉(zhuǎn)遞檔案的時(shí)間較長(zhǎng)，如果距離較遠(yuǎn)，可能需要幾天甚至一周以上，檔案使用的時(shí)間成本較高。同時(shí)，在檔案轉(zhuǎn)運(yùn)過(guò)程中，多種因素可能影響其安全。例如，2024年4月，某研究生的檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中丟失，因其中包含很多重要資料，補(bǔ)辦困難，且影響其入職。這也表明當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作并不完善，需要加以改進(jìn)。

二、高校畢業(yè)生檔案管理“一站式”便民服務(wù)的優(yōu)勢(shì)

1.服務(wù)效率高

高校畢業(yè)生檔案“一站式”管理的基本優(yōu)勢(shì)在于服務(wù)效率高。人社局、教育局等負(fù)責(zé)管理畢業(yè)生檔案的組織，可以作為本地“一站式”管理的服務(wù)站點(diǎn)，由地方主管部門提供授權(quán)，以內(nèi)部統(tǒng)一或地方統(tǒng)一的技術(shù)方法，集中向畢業(yè)生、用人單位等提供檔案有關(guān)服務(wù)，在服務(wù)站點(diǎn)范圍內(nèi)可以提供檔案信息查詢、補(bǔ)辦、掛失、更正和數(shù)字化加工等所有服務(wù)，與常規(guī)工作模式相比，檔案管理服務(wù)的效率更高。

同時(shí)，“一站式”管理的服務(wù)站點(diǎn)也可以在技術(shù)手段的支持下調(diào)整內(nèi)部工作，如利用數(shù)字化手段組織歸檔、存儲(chǔ)等，其可以提供的檔案服務(wù)方式也更趨多樣，效率進(jìn)一步提高。

2.信息聯(lián)動(dòng)性強(qiáng)

高校畢業(yè)生檔案“一站式”管理，能夠改善信息聯(lián)動(dòng)性，部分解決信息孤島問(wèn)題。如上文所述各主體之間的聯(lián)動(dòng)，畢業(yè)生、企業(yè)以及公共就業(yè)中心等主體，需要同步參與檔案管理，各主體之間的聯(lián)動(dòng)可以在“一站式”管理支持下得到改善，畢業(yè)生至檔案所在部門，可以獲取與檔案有關(guān)的各項(xiàng)服務(wù)，之后以遠(yuǎn)程信息化方式將檔案提供給用人單位，后者也以遠(yuǎn)程方式繼續(xù)根據(jù)工作需要提出其他訴求，由檔案管理部門或畢業(yè)生遠(yuǎn)程完成各有關(guān)工作，充分利用“一站式”管理模式實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。因各類檔案管理服務(wù)集中到一處，無(wú)須畢業(yè)生反復(fù)在不同主體之間奔波，提高了服務(wù)效率和質(zhì)量。

3.使用更規(guī)范

高校畢業(yè)生檔案“一站式”管理，可以提升管理工作的規(guī)范性，這一優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是管理工作內(nèi)容得到集中后，便于直接面向管理主體提出工作要求，使其能夠按照規(guī)定完成畢業(yè)生檔案管理活動(dòng)，免去反復(fù)要求不同主體規(guī)范管理畢業(yè)生檔案的麻煩；二是集中管理畢業(yè)生檔案也能提高其使用效率，畢業(yè)生、企業(yè)等直接面向“一站式”服務(wù)站點(diǎn)提供檔案有關(guān)服務(wù)申請(qǐng)，按照其流程使用檔案或開展補(bǔ)辦、更新等各項(xiàng)工作，接受服務(wù)站點(diǎn)的監(jiān)督、跟蹤和指導(dǎo)，即便檔案出現(xiàn)損壞，重新辦理也可以“一站式”完成，提高了檔案的利用效率。

4.轉(zhuǎn)遞難度低

“一站式”管理可以提高高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的效率。人社局、教育局均擁有信息化工作的條件和能力，可以在征得畢業(yè)生同意的情況下，向其提供兩種選擇，包括常規(guī)紙質(zhì)檔案、數(shù)字化檔案。如果畢業(yè)生或用人單位使用檔案的迫切性較高，以數(shù)字化方式轉(zhuǎn)遞更能滿足使用需要。在“一站式”管理模式下，負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案管理的主體責(zé)任明確，即便采用數(shù)字化形式，也能夠規(guī)范組織獨(dú)立管理，減少檔案冒用、丟失的可能，服務(wù)能力更突出。

三、高校畢業(yè)生檔案管理“一站式”便民服務(wù)的實(shí)現(xiàn)方式

1.建立信息化工作系統(tǒng)

在未來(lái)工作中，為實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案“一站式”管理，主要以信息化工作系統(tǒng)為中心，以實(shí)現(xiàn)不同管理任務(wù)、責(zé)任的高效率集中。信息化工作系統(tǒng)建設(shè)主要考慮兩個(gè)方面，一是保證全過(guò)程、全環(huán)節(jié)工作信息化；二是加強(qiáng)管理組織，確定信息化管理方式和標(biāo)準(zhǔn)。

以公共就業(yè)和人才服務(wù)中心為主，各管理單位可以對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作展開分析，結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)、畢業(yè)生的實(shí)際訴求和大數(shù)據(jù)信息等，確定“一站式”管理的具體內(nèi)容，包括檔案存放、轉(zhuǎn)遞、補(bǔ)辦、查詢和信息更正等，確定其工作內(nèi)容后，將各環(huán)節(jié)一體納入信息化模式，以信息技術(shù)替代傳統(tǒng)技術(shù)，高效率實(shí)施檔案管理。在此基礎(chǔ)上，要求各環(huán)節(jié)工作的具體標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)方法，如檔案的歸檔和分類，應(yīng)確定總庫(kù)、分庫(kù)的建設(shè)方式，并按照畢業(yè)生的畢業(yè)年份、所屬院校、專業(yè)分布等設(shè)計(jì)若干分庫(kù)，逐年更新，適當(dāng)對(duì)數(shù)據(jù)淘汰處理，畢業(yè)生已經(jīng)取走、交由企業(yè)保存的檔案，可做壓縮或粉碎處理。在信息化模式下，高校畢業(yè)生檔案管理、服務(wù)提供和查詢補(bǔ)辦等工作可以線上開展，服務(wù)工作的便捷性顯著改善。所有紙質(zhì)檔案則按原有方式處理，避免信息化檔案丟失后無(wú)法組織高校畢業(yè)生檔案管理的問(wèn)題。

2.重視管理授權(quán)

高校畢業(yè)生檔案管理工作開展已久，部分地區(qū)已經(jīng)適應(yīng)了現(xiàn)有工作模式，未來(lái)嘗試實(shí)現(xiàn)“一站式”管理，應(yīng)從宏觀角度出發(fā)，展開管理授權(quán)，面向能夠提供畢業(yè)生檔案管理服務(wù)的部門、組織，集中提供工作權(quán)限，并明確其權(quán)責(zé)邊界，作為實(shí)現(xiàn)“一站式”管理的基本保障。

目前，參與高校畢業(yè)生檔案管理的有人社、教育等部門，未來(lái)各地可以集中向上述兩個(gè)部門提供管理權(quán)限。例如，各地人社局的公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，面向畢業(yè)生、企業(yè)等提供服務(wù)，應(yīng)具有對(duì)應(yīng)權(quán)限?！耙徽臼健惫芾砟Ｊ较拢梢杂闪⒎ú块T組織立法工作，以地方性法規(guī)的形式，明確人社局公共就業(yè)和人才服務(wù)中心的權(quán)利和義務(wù)。以檔案數(shù)字化加工為例，可以向該中心開放授權(quán)，允許其在接收畢業(yè)生檔案后對(duì)其數(shù)字化掃描、建庫(kù)和保存，并備份存根信息，常規(guī)向各主體提供檔案查詢、存放等業(yè)務(wù)。在此基礎(chǔ)上，如果畢業(yè)生檔案丟失，也可以遠(yuǎn)程向服務(wù)中心提出申請(qǐng)，請(qǐng)求補(bǔ)辦檔案或使用數(shù)字化檔案，提升檔案管理JbhTaxJzwjJm5CG3TzDxiOHcUst8u5+74QLw61h1kyk=服務(wù)的便捷性。此外，考慮到檔案關(guān)系到畢業(yè)生自身權(quán)益，需要在組織授權(quán)時(shí)征得畢業(yè)生同意，確定其愿意將檔案提供給各部門，包括備份、存檔以及可能產(chǎn)生的補(bǔ)辦、更新等管理內(nèi)容。

3.采用物聯(lián)網(wǎng)工作模式

高校畢業(yè)生檔案“一站式”管理，關(guān)注的核心在于提高服務(wù)能力，以提升信息交互質(zhì)量、效率，便于各主體使用檔案。基于控制信息孤島的目標(biāo)，未來(lái)可采用物聯(lián)網(wǎng)工作模式，將管理主體、畢業(yè)生、用人單位等納入統(tǒng)一的物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)，以提高檔案管理、服務(wù)的效率。

在具體工作中，可以在授權(quán)管理的基礎(chǔ)上，由獲取授權(quán)的工作部門承擔(dān)物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的基本責(zé)任，分析需要納入網(wǎng)絡(luò)范圍的主體類別，并開放連接渠道，確保各主體可以實(shí)時(shí)連接，以針對(duì)檔案服務(wù)完成交互。例如，公共就業(yè)和人才服務(wù)中心獲取授權(quán)，其物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)需要關(guān)聯(lián)的主體至少三類，一是畢業(yè)生，二是其所屬學(xué)校，三是用人單位。其中，服務(wù)中心與高校的關(guān)聯(lián)應(yīng)該是實(shí)時(shí)的，以有線形式為主，畢業(yè)生、用人單位與服務(wù)中心的關(guān)聯(lián)主要強(qiáng)調(diào)靈活性，只在存在檔案使用需求時(shí)，與人社局公共就業(yè)和人才服務(wù)中心關(guān)聯(lián)，提出服務(wù)申請(qǐng)。例如，畢業(yè)生檔案丟失，可以至辦事大廳提出補(bǔ)辦申請(qǐng)，也可直接訪問(wèn)人社局公共就業(yè)和人才服務(wù)中心的官方網(wǎng)站提出補(bǔ)辦申請(qǐng)，服務(wù)中心遠(yuǎn)程予以響應(yīng)，并在完成補(bǔ)辦后以數(shù)字化形式或郵寄方式提供給畢業(yè)生，完成一輪補(bǔ)辦服務(wù)，借助物聯(lián)網(wǎng)模式提高了服務(wù)效率。

4.運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)提供支持

在實(shí)際工作中，由于高校畢業(yè)生檔案使用、管理等內(nèi)容比較復(fù)雜，將其各項(xiàng)工作集中到獲取授權(quán)的單位，可能導(dǎo)致后者工作壓力過(guò)大，且公共就業(yè)和人才服務(wù)中心部門工作比較多元，難以集中全部精力用于高校畢業(yè)生檔案管理，未來(lái)建議利用區(qū)塊鏈技術(shù)提供輔助，建設(shè)多元化的管理系統(tǒng)。

例如，市級(jí)的高校畢業(yè)生檔案管理，在“一站式”服務(wù)基礎(chǔ)上，本地市級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心可與區(qū)、縣級(jí)部門聯(lián)動(dòng)，由區(qū)、縣級(jí)部門各地建設(shè)區(qū)塊鏈作業(yè)系統(tǒng)，市級(jí)服務(wù)中心向區(qū)、縣級(jí)部門提供本地高校畢業(yè)生有關(guān)的各類信息，建立獨(dú)立的工作數(shù)據(jù)庫(kù)，各區(qū)、縣級(jí)部門均可單獨(dú)面向高校畢業(yè)生、用人單位提供檔案有關(guān)服務(wù)，包括查看、補(bǔ)辦、更新和轉(zhuǎn)遞等。畢業(yè)生或用人單位可以向本地市級(jí)服務(wù)中心以及各區(qū)、縣級(jí)部門提供服務(wù)申請(qǐng)，后者根據(jù)工作壓力情況，分配工作任務(wù)，避免市級(jí)服務(wù)中心在“一站式”服務(wù)模式下工作壓力過(guò)大的情況，也便于高校畢業(yè)生、用人單位根據(jù)實(shí)際情況靈活選擇提出服務(wù)申請(qǐng)，進(jìn)一步改善高校畢業(yè)生檔案“一站式”管理的實(shí)效。

5.加強(qiáng)服務(wù)跟蹤和優(yōu)化

高校畢業(yè)生檔案“一站式”管理模式的應(yīng)用時(shí)間較短，各地工作經(jīng)驗(yàn)也較少，不能深入了解此模式實(shí)踐過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，可能影響其使用效果。未來(lái)，建議加強(qiáng)服務(wù)跟蹤，根據(jù)跟蹤結(jié)果進(jìn)一步優(yōu)化。

各地獲取授權(quán)、負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案“一站式”管理的部門可作為服務(wù)跟蹤的核心主體，利用信息技術(shù)平臺(tái)開放留言板，請(qǐng)參與檔案管理的人員、接受服務(wù)的畢業(yè)生以及企業(yè)等根據(jù)本地高校畢業(yè)生檔案“一站式”管理的具體情況，給出個(gè)人意見(jiàn)、建議以及服務(wù)訴求等，由管理人員收集和匯總，選取其中有價(jià)值的部分納入高校畢業(yè)生檔案“一站式”管理模式。例如，畢業(yè)生希望增加線上自助查詢、下載數(shù)字化檔案的服務(wù)，“一站式”管理服務(wù)中心經(jīng)分析認(rèn)為其訴求合理，可以開放自助服務(wù)模式，在畢業(yè)生充分證明其身份合法后，允許其線上自助查詢、下載數(shù)字化檔案，借此改善高校畢業(yè)生檔案“一站式”管理質(zhì)量。針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、可能存在的問(wèn)題，各服務(wù)中心應(yīng)收集、分析問(wèn)題成因以及可行的處理方法，并加以推行，必要時(shí)可持續(xù)組織跟蹤、二次分析、二次處理，直到問(wèn)題得到解決。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校畢業(yè)生檔案管理采用“一站式”模式，可以提升服務(wù)效應(yīng)和工作效率，可作為檔案管理的未來(lái)模式加以重視。目前，高校畢業(yè)生檔案管理的工作環(huán)節(jié)較多，檔案使用、轉(zhuǎn)遞工作也不完善，采用“一站式”管理模式可以應(yīng)對(duì)相關(guān)問(wèn)題，為實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案“一站式”管理，主張?jiān)趯?shí)際工作中以公共就業(yè)和人才服務(wù)中心為主，建設(shè)信息化工作系統(tǒng)，并重視管理授權(quán)、采用物聯(lián)網(wǎng)和區(qū)塊鏈技術(shù)提供管理支持，跟蹤檔案管理過(guò)程，以改進(jìn)可能存在的問(wèn)題，進(jìn)一步提高高校畢業(yè)生檔案服務(wù)水平。

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作者單位：鄒城市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心