信息化建設(shè)視角下人社局檔案管理創(chuàng)新研究

摘 要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案信息類(lèi)型更加多元、信息規(guī)模更加龐大，檔案管理工作難度也隨之提高。在這種情況下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足新時(shí)代人社局檔案管理需求，為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展就必須促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，全面發(fā)揮檔案管理工作的效能?；诖?，文章從實(shí)際情況出發(fā)，闡述了信息化建設(shè)視角下人社局檔案管理創(chuàng)新的重要性，分析了信息化建設(shè)對(duì)人社局檔案管理的影響，并有針對(duì)性地提出信息化建設(shè)視角下人社局檔案管理的創(chuàng)新策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會(huì)保障局；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的社會(huì)背景下，信息化建設(shè)發(fā)展理念應(yīng)運(yùn)而生，充分體現(xiàn)了信息化社會(huì)發(fā)展的重要性。檔案管理不僅是人社局工作的重要組成部分，還是關(guān)乎人社局長(zhǎng)久發(fā)展的核心要素。對(duì)于人社局來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型，對(duì)于更好地服務(wù)發(fā)展大局、服務(wù)人民群眾，乘勢(shì)而上開(kāi)創(chuàng)檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展新局面有著積極的現(xiàn)實(shí)意義。

一、信息化建設(shè)視角下人社局檔案管理創(chuàng)新的重要性

1.有利于提高檔案管理信息化建設(shè)水平

U4fi+i1HP0q5RQaRGi58/A==在信息化建設(shè)視角下，人社局檔案管理創(chuàng)新具有技術(shù)和管理的雙重性質(zhì)，一方面，能夠加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的全面應(yīng)用，提高檔案管理信息化水平；另一方面，能夠有針對(duì)性地設(shè)計(jì)信息化管理模式，積極探索信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)與范式，推進(jìn)檔案管理高質(zhì)量信息化建設(shè)。人社局檔案管理工作人員能夠在信息化建設(shè)的推進(jìn)中，充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的主動(dòng)應(yīng)用意識(shí)，確保信息技術(shù)在檔案管理全過(guò)程的滲透，運(yùn)行高效穩(wěn)定的檔案信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效安全管理。同時(shí)，還可以利用大數(shù)據(jù)、人工智能和區(qū)塊鏈等信息技術(shù)構(gòu)建豐富的檔案管理服務(wù)模式，有效提高檔案管理信息化建設(shè)水平。

2.有利于提高檔案管理整體的工作效率

在信息化建設(shè)過(guò)程中，能夠有效提升人社局檔案管理的整體質(zhì)量與效率，在檔案查詢、使用和管理等方面更加高效、精確，確保人社局檔案工作人員能夠在最短時(shí)間內(nèi)完成各項(xiàng)工作任務(wù)，減少重復(fù)管理、無(wú)效管理等問(wèn)題。一方面，人社局檔案管理可以利用信息系統(tǒng)平臺(tái)，為檔案用戶提供更便捷的使用渠道，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，滿足不同用戶對(duì)不同檔案的需求；另一方面，開(kāi)展人社局檔案管理信息化建設(shè)，能夠推進(jìn)線上App服務(wù)，為用戶提供更全面、智能的檔案服務(wù)，整體層面上顯著提高了檔案管理工作效率。

3.有利于優(yōu)化人社局檔案管理工作流程

在人社局檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)下，檔案管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)多種信息系統(tǒng)與檔案收集和管理的深度對(duì)接，顯著提高了檔案管理和服務(wù)效率。此過(guò)程中，可以對(duì)檔案信息開(kāi)展更細(xì)致的分類(lèi)與管理，檔案管理人員可以第一時(shí)間了解檔案管理情況，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的全過(guò)程滲透，促進(jìn)檔案管理的有序開(kāi)展。檔案管理人員可以利用檢索功能快速查詢所需要的檔案信息，為后續(xù)的檔案管理工作制定方案規(guī)劃與流程設(shè)計(jì)，最大限度地避免因人工失誤產(chǎn)生的各類(lèi)問(wèn)題。例如，檔案管理包括檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)化、儲(chǔ)存和使用等方面，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行流程，促進(jìn)檔案信息的規(guī)范使用，使檔案管理發(fā)揮最大價(jià)值。

二、信息化建設(shè)對(duì)人社局檔案管理的影響分析

1.對(duì)人社局檔案管理人員信息化建設(shè)認(rèn)知的影響

人社局檔案管理信息化建設(shè)，能夠在潛移默化中增強(qiáng)檔案管理人員的信息化意識(shí)。為了順利開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，人社局需要在內(nèi)部增設(shè)信息化培訓(xùn)活動(dòng)，利用政策引導(dǎo)和管理標(biāo)準(zhǔn)等方面的約束控制，進(jìn)一步引導(dǎo)檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的重視程度。這種影響集中體現(xiàn)在檔案管理人員的信息意識(shí)增強(qiáng)和信息化認(rèn)知提升方面，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的全面開(kāi)展。與此同時(shí)，人社系統(tǒng)融入信息技術(shù)，進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案管理工作的規(guī)范化，得以構(gòu)建出較為成熟的管理組織體系，劃分具體的信息化檔案管理職能界限，檔案管理的便利性顯著提升。

2.對(duì)人社局檔案管理能力的影響

人社局開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，能夠加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而促進(jìn)人社局各部門(mén)之間的數(shù)據(jù)資源交互與共享。這種影響集中體現(xiàn)在人社局檔案管理能力的提升方面。一方面，人社局檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力。信息化建設(shè)必然會(huì)引發(fā)全面的檔案工作轉(zhuǎn)型，檔案管理人員能夠在各部門(mén)信息系統(tǒng)的構(gòu)建過(guò)程中形成信息化意識(shí)，提高信息技術(shù)應(yīng)用能力，促進(jìn)檔案信息的統(tǒng)一性管理。人社局可以從外部招聘和內(nèi)部培訓(xùn)兩方面提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和管理水平；另一方面，人社局檔案部門(mén)的服務(wù)能力。在信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)下，信息化檔案系統(tǒng)的建設(shè)勢(shì)必會(huì)引發(fā)人社局檔案管理的一系列變革，并在系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程中不斷優(yōu)化創(chuàng)新，最大限度地提高人社局檔案管理的信息化能力，進(jìn)而提高工作水平與服務(wù)質(zhì)量。在這種情況下，人社局檔案信息的完整度與服務(wù)效能將得到有效提升。

三、信息化建設(shè)視角下人社局檔案管理的創(chuàng)新策略

1.更新管理理念，引入信息技術(shù)

為了提高人社局檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，檔案管理人員必須具有先進(jìn)的檔案管理理念，并加強(qiáng)檔案管理工作與人社局工作的適配度。以檔案管理信息化建設(shè)為抓手，為單位整體的信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。目前，將信息技術(shù)引入檔案管理工作已成為人社局人事工作的重點(diǎn)改革方向。在技術(shù)層面，人社局檔案管理信息化建設(shè)包括信息系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢乃至數(shù)據(jù)使用等諸多方面，存在較強(qiáng)的系統(tǒng)性與復(fù)雜性特點(diǎn)。對(duì)此，人社局必須全面增強(qiáng)檔案管理人員的管理理念，明確劃分人社局管理工作內(nèi)容與流程，并有效提高檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字資源共享能力與平臺(tái)協(xié)同能力。信息技術(shù)的普及應(yīng)用所帶來(lái)的影響極為深刻，對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)不僅是一種工作方法的轉(zhuǎn)變，還是一種檔案資源類(lèi)型、使用方法的改變。在新時(shí)代背景下，檔案數(shù)據(jù)類(lèi)型更加多樣、數(shù)量不斷攀升，為檔案工作信息化建設(shè)產(chǎn)生了極為深刻的影響。因此，檔案數(shù)據(jù)治理就成為檔案資源體系建設(shè)的核心要素，通過(guò)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)治理來(lái)提高檔案資源服務(wù)的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)能力，將傳統(tǒng)的“以檔案部門(mén)為中心的被動(dòng)型服務(wù)模式”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙匀松缇譃楹诵牡闹腔坌头?wù)模式”，進(jìn)一步提高人社局檔案管理的能力。

2.培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，提高檔案管理人員信息化水平

人社局檔案管理信息化建設(shè)的人才需求，可以將其細(xì)化為具有檔案數(shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)、檔案數(shù)據(jù)分析以及檔案信息化服務(wù)等能力的人才。檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)可以從內(nèi)外兩方面開(kāi)展。一是內(nèi)部培養(yǎng)?？梢詮男畔⒒嘤?xùn)角度出發(fā)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)自主化系統(tǒng)學(xué)習(xí)；二是外部引進(jìn)。可以從社會(huì)招聘具有信息通信技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人員，拓寬檔案管理信息化建設(shè)人才隊(duì)伍范疇，為人社局檔案管理提供人才助力。從內(nèi)部角度來(lái)說(shuō)，人社局應(yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力與信息化理念，提高檔案管理人員的信息化水平。與此同時(shí)，人社局檔案管理人員還應(yīng)該掌握數(shù)字檔案政策與相關(guān)規(guī)章制度，確保能夠按照嚴(yán)格要求開(kāi)展信息化檔案管理工作，并加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性與技術(shù)性；從外部角度來(lái)說(shuō)，人社局應(yīng)進(jìn)一步拓寬人才招聘渠道，大力吸收具有信息技術(shù)應(yīng)用能力的先進(jìn)人才。首先，應(yīng)明確檔案管理的具體工作需求，建立具有原則性與標(biāo)準(zhǔn)性的人才選拔機(jī)制，引入具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)、強(qiáng)大專(zhuān)業(yè)能力與創(chuàng)新技術(shù)水平的先進(jìn)人才，為提升檔案管理人才隊(duì)伍的整體素質(zhì)夯實(shí)基礎(chǔ)。此外，為了能夠留住人才，還需要制定健全的考核體系，適當(dāng)調(diào)整檔案管理人員的薪資待遇。一方面，可以借助考核制度對(duì)檔案管理人員實(shí)行全面管理，完善人社局檔案管理工作考評(píng)機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性；另一方面，人社局在充分開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研的基礎(chǔ)上，了解本行業(yè)或本崗位的薪資待遇水平，盡可能提高檔案管理人員的薪資待遇。

3.創(chuàng)新管理模式，加速人社局檔案管理信息化建設(shè)

從信息技術(shù)角度來(lái)看，人社局檔案管理信息化建設(shè)的最終目的與根本指向在于檔案服務(wù)功能的創(chuàng)設(shè)與豐富。檔案管理工作的效能發(fā)揮離不開(kāi)完善的資源體系支持，二者在本源上存在一致性。首先，人社局開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)需要解決檔案信息的資源匯聚與存儲(chǔ)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源規(guī)范、有序地傳遞至終端；其次，信息化檔案管理工作需要考慮數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)問(wèn)題，以數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)全面覆蓋為指向，搭建功能強(qiáng)大的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷加強(qiáng)對(duì)數(shù)字資源的開(kāi)發(fā)與使用，提升檔案服務(wù)的效能。上述內(nèi)容也是人社局檔案管理信息化建設(shè)的立足點(diǎn)。最后，為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，需要開(kāi)展以下幾方面工作：一是明確建設(shè)目標(biāo)。人社局檔案管理信息化建設(shè)必須基于檔案的獨(dú)有特點(diǎn)，制定具有前瞻性與計(jì)劃性的目標(biāo)愿景，為后續(xù)的信息化建設(shè)工作提供指導(dǎo)；二是評(píng)估建設(shè)基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)是系統(tǒng)、階段性的，包括基礎(chǔ)信息化、應(yīng)用信息化、全面系統(tǒng)化以及智慧生態(tài)化四個(gè)階段。結(jié)合人社局檔案工作特點(diǎn)，從上述四階段內(nèi)容出發(fā)，分析人社局檔案管理信息化建設(shè)需求以及當(dāng)前階段發(fā)展方向；三是優(yōu)化建設(shè)路徑。通過(guò)制定檔案管理信息化建設(shè)具體戰(zhàn)略部署以及實(shí)際工作流程，持續(xù)優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)策略。同時(shí)，還應(yīng)明確人社局檔案管理信息化建設(shè)方案以及推進(jìn)路徑。全面構(gòu)建以技術(shù)人才培養(yǎng)為支撐、數(shù)字檔案建設(shè)為核心、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)為手段以及資源投入為基礎(chǔ)的人社局檔案管理模式，形成以人社局發(fā)展為主體、社會(huì)力量為輔助的檔案信息化建設(shè)推進(jìn)路徑，積極發(fā)揮人社局其他職能部門(mén)以及相關(guān)社會(huì)機(jī)構(gòu)的力量，構(gòu)建檔案管理共同體。

4.規(guī)范操作系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)部門(mén)間的信息傳遞

雖然通過(guò)信息化建設(shè)可以基本實(shí)現(xiàn)人社局檔案管理的現(xiàn)代化、智能化，但是在檔案管理層面上，信息化系統(tǒng)更新、構(gòu)建力度還不足，只是更新完善了檔案管理查詢系統(tǒng)。在人社局的不同系統(tǒng)中大多未與檔案管理系統(tǒng)掛接端口，“信息共享”模式落實(shí)力度不足，難以滿足新形勢(shì)下檔案信息實(shí)時(shí)傳遞、歸檔的需求。檔案信息類(lèi)型的多樣、數(shù)量的龐大進(jìn)一步凸顯了信息不兼容問(wèn)題。對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，各部門(mén)工作人員需要將檔案信息分別錄入不同系統(tǒng)，這種錄入方式不僅工作量大，效率不高，還有較多重復(fù)的流程。

人社局檔案管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建的首要任務(wù)就是從技術(shù)層面完善檔案管理信息化系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，深化信息化建設(shè)成效。因此，人社局可以引入信息技術(shù)搭建檔案資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源全面共享、檔案服務(wù)智能化提升的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)部門(mén)間的信息傳遞。檔案資源共享平臺(tái)的建設(shè)可參照以下標(biāo)準(zhǔn)：一是基于本地區(qū)檔案資源類(lèi)型或其他人社局檔案系統(tǒng)共享平臺(tái)建設(shè)；二是基于檔案工作價(jià)值導(dǎo)向創(chuàng)設(shè)平臺(tái)。一方面，借助區(qū)域以及人社局的系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，按照人社局特點(diǎn)實(shí)行資源的有效協(xié)調(diào)，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，減少不同區(qū)域、單位間的信息化建設(shè)差異；另一方面，是發(fā)揮資源優(yōu)勢(shì)創(chuàng)設(shè)檔案主體，借助主體價(jià)值減少不同部門(mén)檔案工作信息化建設(shè)壁壘，站在整體角度發(fā)揮檔案資源的應(yīng)有價(jià)值。

5.加強(qiáng)檔案管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建要素供給的保障能力

人社局檔案管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建的要素供給需要從要素構(gòu)成內(nèi)容條件著手，加強(qiáng)人社局檔案管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建要素的條件保障，盡可能發(fā)揮人才、技術(shù)、制度與數(shù)據(jù)等信息化建設(shè)要素作用。第一，重構(gòu)檔案管理理念。人社局檔案管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建是一種模式構(gòu)建，并非要舍棄所有線下管理工作或是將檔案資源實(shí)行完全的信息化轉(zhuǎn)變。從建設(shè)理念方面來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建是為了順應(yīng)社會(huì)整體的數(shù)字建設(shè)時(shí)代潮流，達(dá)成檔案服務(wù)智能化、檔案資源數(shù)據(jù)化以及檔案管理自動(dòng)化的目標(biāo)。因此，這就需要轉(zhuǎn)變檔案管理信息化建設(shè)理念，突破傳統(tǒng)、消極、局限和單一的工作觀念，積極擁抱先進(jìn)的新理念，并主動(dòng)應(yīng)用新技術(shù)；第二，完善檔案管理制度體系。在人社局檔案管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建過(guò)程中，可能存在檔案數(shù)據(jù)安全、檔案管理文化以及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定等問(wèn)題。上述問(wèn)題的解決，必須從制度體系角度展開(kāi)約束或明確規(guī)定；第三，釋放數(shù)據(jù)動(dòng)能。在信息化背景下，社會(huì)運(yùn)行以及持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)要素就是數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的新時(shí)代背景下，檔案管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建要充分釋放數(shù)據(jù)要素活力，從檔案數(shù)據(jù)的生成、歸檔、捕獲以及利用等方面提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，加強(qiáng)檔案管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建資源體系建設(shè)，從而深度挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，無(wú)論是個(gè)人生活還是社會(huì)發(fā)展都對(duì)信息技術(shù)產(chǎn)生了極大的依賴(lài)，為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，人社局檔案管理工作也需要進(jìn)一步強(qiáng)化信息化建設(shè)，促進(jìn)資源數(shù)字化轉(zhuǎn)化。因此，人社局應(yīng)更新管理理念，引入信息技術(shù)、培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，提高檔案管理人員信息化水平、創(chuàng)新管理模式，加速人社局檔案管理信息化建設(shè)、規(guī)范操作系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)部門(mén)間的信息傳遞、加強(qiáng)檔案管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建要素供給的保障能力，全面提高人社局檔案管理水平，以檔案管理信息化建設(shè)為抓手，為人社局的整體信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

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工作單位：鄄城縣人力資源和社會(huì)保障局