數(shù)字經(jīng)濟(jì)背景下的檔案信息化轉(zhuǎn)型路徑研究

摘 要：如今，各行各業(yè)都在迅猛發(fā)展。信息技術(shù)起到帶動(dòng)作用，檔案信息化轉(zhuǎn)型成為事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵點(diǎn)，而在數(shù)字經(jīng)濟(jì)背景下推動(dòng)檔案信息化轉(zhuǎn)型，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，還能夠服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字經(jīng)濟(jì)；檔案信息化；轉(zhuǎn)型路徑

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著現(xiàn)代管理制度的建立和競(jìng)爭(zhēng)的加劇，檔案信息化已具有舉足輕重的作用，事業(yè)單位檔案是記錄事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)的重要資源，在經(jīng)營(yíng)決策和提升核心競(jìng)爭(zhēng)力方面扮演著重要角色。隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位檔案信息化面臨新要求，事業(yè)單位檔案信息化轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行。

一、事業(yè)單位檔案信息化的內(nèi)涵

事業(yè)單位檔案是在經(jīng)營(yíng)管理等職能活動(dòng)中形成的具有參考憑證作用的檔案材料，事業(yè)單位信息化則是利用先進(jìn)技術(shù)手段優(yōu)化配置內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息，整合外部資源，實(shí)現(xiàn)管理流程信息化。檔案信息化是指在檔案部門的規(guī)劃組織下，應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理信息資源，將檔案管理模式向數(shù)字化管理為主轉(zhuǎn)變，并為社會(huì)提供有價(jià)值的檔案信息，以電子化處理和存儲(chǔ)，使檔案資料能夠更加便捷地被檢索、共享和利用，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，提高辦公效率和工作質(zhì)量。事業(yè)單位檔案信息化還包括檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，建立檔案服務(wù)平臺(tái)，方便事業(yè)單位內(nèi)部人員隨時(shí)獲取所需的檔案資料，提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。

二、基于數(shù)字經(jīng)濟(jì)的檔案信息化轉(zhuǎn)型意義

1.促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)共享

促進(jìn)檔案管理信息化需重視信息技術(shù)的使用，信息技術(shù)能夠提供高效、方便的方式來(lái)處理和管理檔案資料，引入信息化系統(tǒng)將檔案資料以電子形式存儲(chǔ)和管理，使其更易于訪問(wèn)和使用。信息技術(shù)提供了多樣化的功能，如智能搜索、數(shù)據(jù)分析等，突顯檔案資料在決策制定和業(yè)務(wù)開展中的重要性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力調(diào)用和管理，借助信息化手段，檔案資料的收集、整理、存儲(chǔ)和利用更加迅速和高效。信息化系統(tǒng)將提供可靠的檔案資料存儲(chǔ)和備份機(jī)制，確保檔案的安全和可持續(xù)性，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享和網(wǎng)絡(luò)查詢，提高利用效率，事業(yè)單位內(nèi)部也能更便捷地獲取所需的檔案資料，為決策制定和工作開展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.提高檔案管理工作效率

檔案作為重要的信息資源，涉及內(nèi)容繁多，需規(guī)范調(diào)用、科學(xué)管理，若檔案管理人員運(yùn)用傳統(tǒng)的手工管理方式處理大量檔案資料，很容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，進(jìn)而影響檔案管理工作質(zhì)效，引入信息技術(shù)調(diào)用和管理檔案成為必然趨勢(shì)。檔案信息化轉(zhuǎn)型的意義在于提高檔案管理工作的效率，引入信息技術(shù)后，許多煩瑣的工作，如檔案的分類、歸檔、檢索等將得以自動(dòng)化開展，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。同時(shí)，檔案信息化轉(zhuǎn)型能夠有效保留檔案資料的安全、完整。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息的安全問(wèn)題日益突出，傳統(tǒng)的工作方式又容易出現(xiàn)檔案資料被泄露或丟失，信息技術(shù)則運(yùn)用加密與備份等方法來(lái)保障檔案信息的安全。此外，檔案信息化管理可以規(guī)范檔案管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化管理，并對(duì)檔案管理工作實(shí)時(shí)監(jiān)控、評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并實(shí)施整改，顯著提高檔案管理工作效率及水平。

3.降低檔案資料的管理成本

相對(duì)于紙質(zhì)檔案，采用電子檔案管理系統(tǒng)能夠顯著降低成本。一方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式存在諸多弊端，其中最為突出的便是高昂的管理成本，由于紙質(zhì)檔案需占據(jù)大量存儲(chǔ)空間，導(dǎo)致存儲(chǔ)空間緊張，也增加了保管成本支出，且紙質(zhì)檔案的管理需耗費(fèi)大量的人力、物力，從檔案的整理、歸檔到檢索工作都需要人工開展，增加了管理成本。相比之下，電子檔案管理系統(tǒng)憑借其高效、便捷特點(diǎn)成為檔案信息化轉(zhuǎn)型的重要模式，只需較小的服務(wù)器空間，便能存儲(chǔ)海量的檔案信息數(shù)據(jù)，顯著降低空間成本，且電子檔案管理系統(tǒng)還能實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理，從檔案的錄入、整理到檢索都可以借助計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)完成，在提高工作效率的同時(shí)，降低了人力成本。此外，紙質(zhì)檔案容易受火災(zāi)、水災(zāi)、蟲蛀等災(zāi)害的影響，需要檔案管理部門采取相應(yīng)的防護(hù)措施加以保護(hù)。

三、基于數(shù)字經(jīng)濟(jì)的檔案信息化轉(zhuǎn)型現(xiàn)存問(wèn)題

1.檔案資源不集中

在數(shù)字化經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的進(jìn)程中，檔案信息化轉(zhuǎn)型成為眾多企事業(yè)單位需要落實(shí)的重要任務(wù)，在這一過(guò)程中，現(xiàn)存檔案資源不集中的問(wèn)題逐漸凸顯，給檔案管理工作帶來(lái)諸多挑戰(zhàn)。其中，審批業(yè)務(wù)事項(xiàng)的繁多導(dǎo)致檔案資料分散，使得檔案的收集和整理工作困難重重，還增加了檔案?jìng)鬏斶^(guò)程的復(fù)雜性。由于在檔案?jìng)鬏數(shù)闹T多環(huán)節(jié)需要?dú)v經(jīng)從經(jīng)辦人的立卷歸檔到移交給檔案管理部門的過(guò)程，每個(gè)步驟都存在檔案信息被篡改或泄露的風(fēng)險(xiǎn)。更為嚴(yán)重的是，檔案在傳輸過(guò)程中還容易出現(xiàn)丟失、備份密封不完整或者檔案頁(yè)面損壞的情況，無(wú)疑給后續(xù)的檔案利用、管理工作帶來(lái)巨大阻礙，影響管檔工作的正常開展。檔案資源的不集中使檔案管理工作異常復(fù)雜，增加檔案管理的成本和工作難度，使檔案的價(jià)值得不到充分發(fā)揮。

2.檔案管理體系不完善

現(xiàn)存檔案管理體系的不完善正制約檔案信息化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程，辦公空間和相關(guān)資金的限制，使檔案管理部門引入的數(shù)字化設(shè)備設(shè)施難以與全流程網(wǎng)絡(luò)辦事相銜接，致使電子化服務(wù)系統(tǒng)在辦事過(guò)程中不能充分發(fā)揮應(yīng)有作用，辦事效率和便利性大打折扣。同時(shí)，人員配置不足讓檔案管理部門難以應(yīng)對(duì)繁重的工作任務(wù)，檔案的整理、歸檔、檢索等工作不能及時(shí)完成。此外，每個(gè)部門都有獨(dú)特的管控職責(zé)和辦事流程，使得檔案管理中的職責(zé)和義務(wù)不夠明確，致使檔案資料混亂，給檔案管理工作帶來(lái)困難，再加上缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料在格式、命名、存儲(chǔ)等方面存在差異，檔案管理工作更加混亂，以上問(wèn)題相互交織，制約了檔案信息化轉(zhuǎn)型的步伐。

3.檔案信息缺乏安全保障

雖然現(xiàn)有的技術(shù)能夠監(jiān)測(cè)檔案信息是否完整、準(zhǔn)確，但在面對(duì)大規(guī)模的數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)，系統(tǒng)的恢復(fù)能力卻顯得捉襟見肘，一旦發(fā)生嚴(yán)重的“數(shù)據(jù)災(zāi)難”，檔案管理部門無(wú)法及時(shí)恢復(fù)檔案信息，可能出現(xiàn)不可挽回的損失。具體而言，檔案信息的權(quán)限和加密管理是保障其安全的關(guān)鍵所在，但目前尚未實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的權(quán)限管理，使得未經(jīng)授權(quán)人員能夠輕易獲取、篡改檔案信息，再加上缺乏加密措施，檔案信息易受黑客、病毒等安全威脅的侵襲。如果檔案信息得不到充分保障，將對(duì)個(gè)人、組織乃至社會(huì)造成嚴(yán)重?fù)p失。例如，檔案信息被泄露導(dǎo)致個(gè)人隱私的暴露，如其財(cái)務(wù)信息、醫(yī)療記錄被泄露，可能會(huì)引發(fā)金融欺詐、身份盜竊等問(wèn)題；若企業(yè)的商業(yè)機(jī)密、客戶信息等被泄露，會(huì)導(dǎo)致該企業(yè)失去市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。從社會(huì)層面來(lái)看，檔案信息的安全問(wèn)題會(huì)影響社會(huì)的穩(wěn)定和發(fā)展，如涉及國(guó)家安全、社會(huì)穩(wěn)定等重要領(lǐng)域的檔案信息被泄露，可能會(huì)引發(fā)難以預(yù)見的重大危機(jī)。

4.缺乏檔案信息化管理人才

現(xiàn)有的檔案管理人員大多只熟悉傳統(tǒng)的檔案管理流程，對(duì)信息技術(shù)的了解和應(yīng)用能力相對(duì)薄弱，面對(duì)數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的新要求感到力不從心，在處理檔案信息化工作時(shí)會(huì)遇到電子文件管理、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)、信息安全等方面的挑戰(zhàn)，但由于缺乏相關(guān)技術(shù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，檔案管理人員難以將這些問(wèn)題充分解決。同時(shí)，選拔的檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)出身的情況也較為普遍，其缺乏有關(guān)信息技術(shù)的相關(guān)知識(shí)，對(duì)檔案信息化的內(nèi)涵和意義理解不透徹，嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)效。更令人擔(dān)憂的是，非專業(yè)的管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏熱情，在檔案管理工作中不夠積極主動(dòng)，且對(duì)檔案信息化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)缺乏清晰的認(rèn)識(shí)，難以推動(dòng)轉(zhuǎn)型工作的開展。此外，有些檔案管理人員對(duì)前沿技術(shù)、最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)缺乏深入了解，檔案管理工作難以與時(shí)俱進(jìn)。缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才，將導(dǎo)致檔案信息資源的價(jià)值得不到充分發(fā)揮，解決檔案信息化管理人才短缺的問(wèn)題，是推動(dòng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵所在。

四、基于數(shù)字經(jīng)濟(jì)的檔案信息化轉(zhuǎn)型路徑

1.做好檔案信息化定位

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)背景下，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型是必要的，需要明確檔案信息化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)，并做好檔案信息化的定位。檔案管理人員需要了解有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，包括檔案保存期限、檔案歸檔規(guī)范等內(nèi)容，以制定合理的檔案信息化方案，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。檔案管理人員需要分析各部門的檔案需求，確定哪些檔案需要數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并制定相應(yīng)的數(shù)據(jù)采集和業(yè)務(wù)流程，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。檔案管理人員還需要制定統(tǒng)一的電子檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使用戶更方便地查找和利用檔案信息。檔案信息化轉(zhuǎn)型需要積極定位，并為提升數(shù)字化經(jīng)濟(jì)背景下檔案信息化管理的實(shí)效性奠定基礎(chǔ)。因此，應(yīng)認(rèn)清當(dāng)前數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)，根據(jù)其特點(diǎn)和需求，合理規(guī)劃和布局檔案信息化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)和路徑，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)。

2.完善檔案管理機(jī)制

推動(dòng)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型，需要完善檔案信息化轉(zhuǎn)型制度，并建立健全檔案管理機(jī)制。檔案管理部門需要依托先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)平臺(tái)，將各個(gè)業(yè)務(wù)部門的系統(tǒng)整合到一起，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通共享，以推動(dòng)檔案信息化轉(zhuǎn)型工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，減少冗余操作和信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。革新傳統(tǒng)的條塊分割式檔案管理模式需要形成統(tǒng)一的檔案管理工作憑據(jù)，并推行無(wú)紙化檔案管理。借助信息技術(shù)設(shè)立檔案管理服務(wù)平臺(tái)，研究電子檔案單套制歸檔方法，實(shí)現(xiàn)電子檔案的無(wú)紙化閉環(huán)管理，以節(jié)約資源、提高工作效率，并確保檔案的安全性和可追溯性。運(yùn)用高速掃描、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)生成電子檔案，并存儲(chǔ)到檔案信息庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存和共享利用，節(jié)省大量的物理空間，方便檔案的查閱和管理，嚴(yán)格按照規(guī)定推進(jìn)檔案信息化轉(zhuǎn)型，確保檔案管理工作的規(guī)范性和可持續(xù)性。

3.樹立檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略思維

促進(jìn)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，需要樹立超前的檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略思維，并科學(xué)地指導(dǎo)和推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。檔案管理人員需要具備跨學(xué)科知識(shí)背景，深入理解檔案信息化轉(zhuǎn)型的重要性和影響，積極參與相關(guān)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，并將其落實(shí)到實(shí)際工作中。打造檔案信息化系統(tǒng)工程是形成部門協(xié)同合力的關(guān)鍵，不同部門之間應(yīng)當(dāng)密切合作，建立檔案信息的共享機(jī)制，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的無(wú)縫銜接，實(shí)現(xiàn)檔案管理的整體優(yōu)化和提升。推動(dòng)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型需要有頂層設(shè)計(jì)和高層推動(dòng)，并將其融入信息化的宏觀發(fā)展戰(zhàn)略中，因此，應(yīng)明確檔案信息化建設(shè)的方向性和目的性，避免出現(xiàn)“信息沙漠”的現(xiàn)象，建設(shè)系統(tǒng)且全面的信息化檔案管理體系，并指定專門人員負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與應(yīng)用。

4.健全檔案管理系統(tǒng)

健全檔案管理系統(tǒng)不只是數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的要求，還是提高行政管理效率和服務(wù)質(zhì)量的必然選擇。第一，在數(shù)字化時(shí)代，電子檔案已經(jīng)成為主流，針對(duì)其歸檔與移交過(guò)程中的問(wèn)題，必須減少手動(dòng)操作，引入自動(dòng)化流程減少人為因素對(duì)檔案管理過(guò)程的干擾，保證檔案資源的準(zhǔn)確性和可靠性。第二，加大信息化建設(shè)力度，健全檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)相應(yīng)的歸檔模塊，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一鍵歸檔，引入現(xiàn)代設(shè)備，使用功能齊全的信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的存儲(chǔ)、檢索和傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的自動(dòng)化與智能化處理。第三，在數(shù)字化時(shí)代，數(shù)據(jù)的流通和共享日益頻繁，不同部門、系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合需要統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為支撐，以促進(jìn)信息的流通共享。

5.培養(yǎng)檔案信息化管理人才

毋庸置疑，檔案信息化轉(zhuǎn)型并非一蹴而就，其中關(guān)鍵在于如何培養(yǎng)具備專業(yè)素養(yǎng)的檔案信息化管理人才。處于數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理的方式發(fā)生劇變，也對(duì)檔案管理人員提出更高要求，其需要熟悉檔案管理的基本流程和方法，更要具備扎實(shí)的信息技術(shù)知識(shí)和實(shí)際應(yīng)用能力。為推動(dòng)檔案信息化轉(zhuǎn)型，需要高度重視檔案管理人員的選拔和聘用，在選拔過(guò)程中，要著重考察候選人的信息技術(shù)素養(yǎng)、學(xué)習(xí)能力及對(duì)檔案管理工作的熱情程度，明確崗位職責(zé)和工作要求，保證招聘的人員能夠勝任檔案信息化管理工作。同時(shí)，組織現(xiàn)有檔案管理人員參與專業(yè)的信息化知識(shí)培訓(xùn)，采取“線上+線下”的培訓(xùn)模式，線上培訓(xùn)提供豐富的學(xué)習(xí)資源，讓檔案管理人員隨時(shí)隨地學(xué)習(xí)新理念、新知識(shí)與新技術(shù)；線下培訓(xùn)則以面對(duì)面的交流和實(shí)踐操作為主，使其將線上所學(xué)知識(shí)用于實(shí)際工作。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)囊括檔案管理系統(tǒng)的使用、數(shù)據(jù)分析和處理技巧等，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。除了技術(shù)培訓(xùn)，檔案管理人員還要學(xué)習(xí)檔案信息化轉(zhuǎn)型的內(nèi)容和方法，深刻理解檔案信息化的內(nèi)涵和意義，推動(dòng)檔案信息化轉(zhuǎn)型目標(biāo)的落實(shí)。為此，檔案管理人員要積極參與相關(guān)的學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，深入研究檔案信息化管理的前沿技術(shù)和最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以提高專業(yè)水平。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化轉(zhuǎn)型是事業(yè)單位適應(yīng)數(shù)字化經(jīng)濟(jì)時(shí)代的必然選擇，在此背景下，檔案信息化轉(zhuǎn)型具有促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，提高檔案管理工作效率，降低檔案資料管理成本的重要意義。在轉(zhuǎn)型過(guò)程中，事業(yè)單位面對(duì)檔案資源不集中、管理體系不完善、信息缺乏安全保障及缺乏專業(yè)人才的問(wèn)題，需要開展檔案信息化建設(shè)定位，完善檔案管理機(jī)制，樹立發(fā)展戰(zhàn)略思維，健全檔案管理系統(tǒng)，培養(yǎng)檔案信息化管理人才，以充分發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。未來(lái)，事業(yè)單位仍需不斷探索、持續(xù)創(chuàng)新，真正推進(jìn)檔案信息化轉(zhuǎn)型目標(biāo)的落實(shí)，為自身可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。

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作者單位：山東省臨沂市水利局