大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化建設探析

摘 要：大數(shù)據(jù)時代信息共享至關重要，通過將RFID標簽貼在實體檔案上，然后利用讀寫器展開相關讀寫，可以實現(xiàn)人事檔案的快速查找、實體定位跟蹤、簡化檔案借還手續(xù)，縮短查詢時間。通過SQL server數(shù)據(jù)庫能夠實現(xiàn)系統(tǒng)內人事檔案信息的及時更新，極大地提高了檔案管理人員的工作效率和管理水平。

關鍵詞：人事檔案；RFID；SQL server數(shù)據(jù)庫

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

引言

人才建設是高校發(fā)展的重要因素之一，高層次人才是振興國家高等教育的基礎。近年來，隨著國家對人才的重視，全國各地高校人才引進政策相繼推出，各地人才引進數(shù)量不斷增多，造成人才流動較大，隨之而來的是高強度的人事檔案管理工作。人事檔案記錄了個人的基本情況、學習和工作經歷、工作表現(xiàn)及業(yè)績等具體的內容，是了解和考察個人的重要參考依據(jù)。傳統(tǒng)紙質檔案管理費時費力，查詢速度慢，借閱手續(xù)復雜，且紙質檔案頻繁利用，容易造成破損，不利于檔案的保管和維護，檔案一旦出庫，不容易監(jiān)管。有的高校雖然開展了信息化建設，建立了教職工工資管理系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)之間各自為政，相互之間是獨立的信息孤島，各個系統(tǒng)產生了大量的數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)冗余。此外，高校人事制度改革中以聘用制代替終身制，人事檔案流動頻繁，無法及時向上級主管部門或學校提供完備的人事信息查詢。因此，在大數(shù)據(jù)時代建立一個功能齊全、消除數(shù)據(jù)冗余、可以有效查詢教職工檔案信息的系統(tǒng)至關重要。

一、相關技術介紹

1.RFID技術及其在檔案管理系統(tǒng)中的應用

RFID無線射頻識別技術，通過無線通信結合數(shù)據(jù)訪問技術，再連接數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，可以實現(xiàn)非接觸式的雙向通信，從而達到了識別的目的，用于數(shù)據(jù)交換，串聯(lián)起一個極其復雜的系統(tǒng)。將RFID標簽貼在紙質檔案上，可以提高檔案監(jiān)管的力度，有利于檔案的歸檔和存放。

2.開發(fā)語言

該系統(tǒng)設計采用Java作為開發(fā)語言，因為Java具有眾多優(yōu)點。Java是一門面向對象編程語言，其功能強大、簡單易用。具有跨平臺、可移植性，一次編寫多次運行的特點，不僅繼承了C++語言的優(yōu)點，還在C++的基礎上不斷改進和完善，大幅提高了的編程效率。

3.開發(fā)平臺工具

該系統(tǒng)的開發(fā)工具是MyEclipse，它是最好的企業(yè)級Java IDE，MyEclipse，是基于Eclipse開發(fā)的功能強大的企業(yè)級集成開發(fā)環(huán)境，主要用于Java、Java EE以及移動應用的開發(fā)。支持多平臺的開發(fā)，同時支持多語言。MyEclipse的實用性很強，可以把各個模塊整合到一起實行管理，方便代碼后期的修改，降低了開發(fā)系統(tǒng)的復雜度，提高了工作效率。

4. SSM框架

高校人事檔案系統(tǒng)采用SSM框架，該框架在web網(wǎng)頁層中使用的是Spring MVC框架，使得傳輸前后端數(shù)據(jù)傳輸更容易。在業(yè)務層中通過使用Spring作為容器框架。在SQL操作上，采用Mybatis框架，使得數(shù)據(jù)庫的底層面向開發(fā)者操作處于一種透明狀態(tài)。

圖1 SSM框架結構圖

Spring是整個項目中裝配bean的大工廠，在配置文件中可以指定使用特定的參數(shù)，調用實體類的構造方法來實例化對象。SpringMVC在項目中攔截用戶請求，它的核心Servlet，即DispatcherServlet承擔中介或是前臺這樣的職責，將用戶請求通過HandlerMapping去匹配Controller，Controller就是具體對應請求所執(zhí)行的操作。Mybatis是對jdbc的封裝，它讓數(shù)據(jù)庫底層操作變得透明。Mybatis的操作是圍繞一個sqlSessionFactory實例展開的。Mybatis通過配置文件關聯(lián)到各實體類的Mapper文件，Mapper文件中配置了每個類對數(shù)據(jù)庫所需的sql語句映射。在每次與數(shù)據(jù)庫交互時，通過sqlSessionFactory拿到一個sqlSession，再執(zhí)行sql命令。其結構圖如圖1所示。

5.后臺SQL server數(shù)據(jù)庫

SQL Server是一個可擴展、高性能、為分布式客戶機/服務器計算所設計的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了與WindowsNT的有機結合，提供了基于事務的企業(yè)級信息管理系統(tǒng)方案。SQL Server數(shù)據(jù)庫占用內存資源小，運行速度快，有著開放、可伸縮性、安全性、可擴展性、高性能、操作簡單等優(yōu)點。因此，高校人事檔案管理系統(tǒng)中利用SQL Server2014數(shù)據(jù)庫作為后臺數(shù)據(jù)庫，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份與存儲。

6.Tomcat服務器

Tomcat是Apache 軟件基金會的Jakarta 項目中的一個核心項目，技術先進、性能穩(wěn)定，是一個免費的開放源代碼的Web應用服務器，屬于輕量級應用服務器，在中小型系統(tǒng)和并發(fā)訪問用戶不是很多的場合下被普遍使用，是開發(fā)和調試JSP 程序的首選。在Tomcat服務器中，最上方的容器為Server，Server中具有多個Service，在每個Service里面都至少包含一個Connector，Tomcat服務器在使用時占用內存量不多，具有很好的擴展特性，受到了眾多系統(tǒng)開發(fā)人員的喜歡。

7. B/S架構

B/S架構具有三層，實現(xiàn)了服務器、客戶端與數(shù)據(jù)庫之間的高度協(xié)同，方便了該系統(tǒng)的開發(fā)和利用。該架構節(jié)省了設計成本，實現(xiàn)了信息的互聯(lián)和共享。這種模式統(tǒng)一了客戶端，將系統(tǒng)功能實現(xiàn)的核心部分集中到服務器上，簡化了系統(tǒng)的開發(fā)、維護和使用。客戶機上只要安裝一個瀏覽器，服務器安裝SQL Server等數(shù)據(jù)庫。瀏覽器通過Web Server同數(shù)據(jù)庫展開數(shù)據(jù)交互，用戶通過服務器端上網(wǎng)可以訪問相關信息，并查詢網(wǎng)頁內容。Web服務器發(fā)送消息，用戶通過Web客戶端登錄數(shù)據(jù)庫，并完成數(shù)據(jù)庫相關操作，其結構如圖2所示。

圖2 B/S模式結構圖

二、系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

基于RFID的人事檔案管理系統(tǒng)在檔案出庫時，檔案管理人員利用讀寫器沿著檔案架按順序掃描RFID電子標簽，若找到所要的檔案，就能通過人事檔案管理系統(tǒng)快速查出檔案目前狀態(tài)，確定檔案位置，若發(fā)現(xiàn)排架錯誤時，系統(tǒng)會實施聲光報警。在檔案入庫時，通過RFID技術結合系統(tǒng)，對需要盤點的區(qū)域實行掃描，能夠快速實現(xiàn)檔案的入庫及清點。此外，利用RFID技術還可以對檔案實體實施防盜管理，一旦有檔案被取出時，則系統(tǒng)會自動報警，能夠減少檔案實體利用率，保護檔案實體的安全。ID具有出口報警功能，可監(jiān)控檔案，確定檔案實際位置是否與系統(tǒng)中一致，若二者信息不一致，則啟動報警系統(tǒng)檔案管理人員收到報警后對檔案展開安全檢查，最大程度保障了檔案存放的安全性。

基于RFID的人事檔案管理系統(tǒng)主要包括登錄、系統(tǒng)維護、機構管理、人員信息管理、檔案管理五大功能模塊。登錄模塊負責對輸入的用戶名和密碼實行校驗，檔案管理系統(tǒng)的功能結構圖如圖3所示。

圖3 檔案管理系統(tǒng)的功能結構圖

1.系統(tǒng)功能模塊介紹

（1）用戶登錄模塊

該模塊通過用戶在登錄界面輸入賬號和密碼，將前臺數(shù)據(jù)與后臺數(shù)據(jù)庫中存儲的用戶賬號及密碼信息相比對，判斷用戶輸入的用戶名和密碼是否與數(shù)據(jù)庫中信息相一致，若登錄信息與后臺數(shù)據(jù)庫存儲信息相同，就從數(shù)據(jù)庫中獲取用戶角色，分配對應的操作權限。如果輸入的用戶名或密碼不正確，則彈出錯誤提示窗口。

為了避免出現(xiàn)惡意登錄系統(tǒng)，在登錄界面增加了驗證滑塊，需要登錄的用戶手動滑動滑塊到相應位置使登錄按鈕由不可用變?yōu)榭捎?。點擊登錄按鈕登錄后，前端將輸入的數(shù)據(jù)傳入后臺，登錄系統(tǒng)。

不同角色登錄后顯示界面不同，所擁有的操作權限也不相同。此系統(tǒng)用戶分為超級管理員、人事檔案管理員和普通教職工三類。超級管理員擁有最高權限，負責系統(tǒng)的管理與維護，并對數(shù)據(jù)庫備份等系統(tǒng)日常運行操作；人事檔案管理員負責各9ea2b4c2e0d9669b3d448c1b1f662637個部門人事檔案的管理和維護；普通教職工具有查詢個人信息的權限。設置不同權限有效避免了人事檔案信息被泄露。

（2）系統(tǒng)維護

系統(tǒng)維護主要包含數(shù)據(jù)的備份、數(shù)據(jù)的恢復、用戶維護、系統(tǒng)初始化4個功能模塊。管理員通過數(shù)據(jù)備份及時對后臺數(shù)據(jù)實行備份，可以選擇備份頻率，如按照日、周、月來備份。數(shù)據(jù)的恢復主要是考慮到突發(fā)事件，如設備設施故障等導致的突然停電。用戶維護可以實現(xiàn)用戶的增加和刪除以及用戶密碼的修改，如當某教師調離單位的時候，管理員在后臺刪除該教師的賬號，當有新入職教師的時候，管理員在后臺增加該教師的賬號。系統(tǒng)初始化功能是系統(tǒng)超級管理員擁有的權限，實現(xiàn)將數(shù)據(jù)庫中所有的表清空，該操作是涉及系統(tǒng)中數(shù)據(jù)安全的重大操作，為了避免出現(xiàn)誤操作，當管理員選擇系統(tǒng)初始化操作后，系統(tǒng)將彈出對話框，詢問用戶是否確定要將系統(tǒng)初始化，并彈出信息提示“初始化后系統(tǒng)中所有數(shù)據(jù)將被清空”，以提示用戶。

（3）人員信息管理

一是基本信息。對單位教職工的性別、出生日期、政治面貌等基本信息的記錄。二是學習進修情況。包括學歷學位和非學歷學位兩種形式。三是年度考核、簽訂及解除的合同、職務變動、職稱變動、勞資變動、獎勵與懲罰情況、出國信息、家庭成員情況及主要社會關系，都詳細登記在系統(tǒng)中。

（4）機構管理

該模塊主要包括4個子模塊。當有新的部門設立時，需要同步在系統(tǒng)中新增該機構，并錄入相應人員信息。當撤銷某一機構或機構名稱更改時，就在系統(tǒng)中展開相應的操作。此外，還提供了數(shù)據(jù)的一般查詢、統(tǒng)計功能，可以設置一個條件的簡單查詢或多個條件的組合查詢，從而實行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，實現(xiàn)名冊結果的輸出。

（5）檔案管理模塊

檔案轉入模塊：當單位有新入職的職工，就需要對入職的職工檔案入庫，由檔案管理工作人員審核、分類整理入職人員的檔案，粘貼RFID標簽，并對標簽信息入庫。對于歸還的檔案，工作人員通過RFID標簽找到其在架子上的存放位置，實現(xiàn)檔案的精準入庫。

檔案轉出模塊：當單位人員發(fā)生調動，有人員離職時，相應的檔案也要隨之發(fā)生轉移，如將檔案通過專門紀要通道郵寄，管理人員在系統(tǒng)中實施檔案狀態(tài)的相應設置，設置為出庫狀態(tài)，同時將與系統(tǒng)關聯(lián)的RFID標簽信息實時更新。

檔案轉架模塊：當檔案的存儲位置需要發(fā)生改變，如由一個位置換到另外一個架子上，此時檔案管理人員需要除了將檔案實施位置上的移動，還需要將系統(tǒng)中檔案的存放位置信息實行變動，并對RFID信息同步修改，保證信息的一致性和準確性。

零散材料轉入模塊：對零散材料的轉入實行登記，如每年新形成的考核、工資等材料。在系統(tǒng)中自動形成零散材料轉入的臺賬，減少了人工的登記過程，有利于做好檔案材料轉進的登記工作。

檔案盤點模塊：檔案盤點的目的在于審核檔案的存在與完整性。整理并清理損壞與過期的檔案，發(fā)現(xiàn)檔案管理方面的問題，有利于檔案的安全管理，也可使得檔案管理人員更好地掌握單位的人事檔案情況。利用手持RFID讀寫器，可以一次讀取多個標簽，對庫房檔案展開高效掃描，提高盤點工作的效率。

（6）系統(tǒng)測試

系統(tǒng)測試是為了發(fā)現(xiàn)開發(fā)階段未發(fā)現(xiàn)的錯誤，及時糾正，防止程序運行過程中出現(xiàn)異常。通過判斷軟件相關功能的實現(xiàn)與預期的實現(xiàn)功能是否相符合，并評估軟件的穩(wěn)定性、功能性和容錯性，主要從是否能自動識別非法字段數(shù)據(jù)錄入，是否能在用戶登錄的時候正確識別用戶權限，根據(jù)權限來開放相關功能模塊，系統(tǒng)中的添加、修改、刪除等按鈕能否正確操作，數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計功能是否正確執(zhí)行以及數(shù)據(jù)導出、打印是否正常等方面的相關測試。軟件測試主要包括兩種，一種是從各模塊代碼層面開展的白盒測試，由軟件開發(fā)人員通過編寫各類測試代碼，根據(jù)各個模塊內部的邏輯結構，流程順序展開測試；另一種測試則是對照需求規(guī)格說明書，由專門分工的測試人員從外部角度，按照檔案管理的業(yè)務邏輯，對系統(tǒng)功能展開逐項的黑盒測試。

本系統(tǒng)采用黑盒測試，驗證系統(tǒng)功能是否實現(xiàn)。系統(tǒng)登錄測試驗證能否正常登錄管理系統(tǒng)及其頁面，由于篇幅關系，僅舉例一個測試用例表，如下表所示。

整個系統(tǒng)按照軟件測試的要求開展了系統(tǒng)的功能、性能及用戶界面的相應測試。測試結果表明系統(tǒng)總體運行良好，用戶界面正常。

三、結語

本文利用SSM框架、MyEclipse集成開發(fā)工具以及SQL數(shù)據(jù)庫，結合計算機系統(tǒng)的技術優(yōu)勢，將RFID標簽貼在實體檔案上，然后用讀寫器實施相關讀寫，在電腦上實現(xiàn)人事檔案的快速查找、實體定位跟蹤，簡化檔案借還手續(xù)，縮短查詢時間，實現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計，實現(xiàn)了信息最大程度的共享，減少了數(shù)據(jù)冗余，提高了高校人事檔案管理人員的工作效率和管理水平。

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作者單位：山東省煙臺農業(yè)學校；中國農業(yè)大學煙臺研究院