提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量助力企業(yè)與時俱進

檔案是企業(yè)的信息資源，是企業(yè)的寶貴財富，是企業(yè)改革和發(fā)展的軌跡。檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用，同時是企業(yè)管理工作中重要的組成部分，是維護企業(yè)的經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財務(wù)審計、人事勞資以及會計及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著不可估量的重要作用。近年來，我公司檔案室累計利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件資料。企業(yè)檔案對企業(yè)的各項生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動進行了全面而真實的記錄，是企業(yè)資產(chǎn)信息的有效憑證，同時也是企業(yè)自主知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密的記錄，企業(yè)檔案與企業(yè)的生存和發(fā)展是息息相關(guān)的，它是信息的載體，是企業(yè)知識和情報的主要來源。企業(yè)檔案管理是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，在當今信息經(jīng)濟時代，企業(yè)檔案工作的質(zhì)量直接影響企業(yè)的核心競爭力，因此，企業(yè)各級管理部門應(yīng)該充分認識到檔案管理工作的重要性，加強管理力度，對于管理過程中遇到的問題及時研究解決對策，并在人力、物力、財力等方面給予大力支持。在市場經(jīng)濟不斷深化發(fā)展的背景下，雖然企業(yè)檔案管理在提升企業(yè)競爭力方面發(fā)揮著越來越重要的作用，但在實踐當中仍舊存在著許多不足，影響著企業(yè)的發(fā)展。

一、檔案管理工作中存在的問題

1.對企業(yè)檔案的認識不夠、重視不足。我國的企業(yè)檔案管理工作是在建國后才發(fā)展起來的，長期以來，有相當一部分檔案從業(yè)人員以及部分領(lǐng)導干部對企業(yè)檔案管理工作的認識都存在一些誤區(qū)，簡單地把檔案管理工作歸結(jié)為抄抄寫寫、資料保管一類的事務(wù)性工作，認為其無法為單位創(chuàng)造實在的經(jīng)濟利益，因此不需要對這一塊投入過大的精力，只要保管好、不遺失、不泄密、能應(yīng)付調(diào)用、查檔就行了。這種思想上的輕視足以表明一些人對企業(yè)檔案管理工作認識不到位，重視度不足，這樣的企業(yè)檔案管理理念已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的企業(yè)管理要求了。

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，其構(gòu)成以科學技術(shù)檔案為主體。隨著企業(yè)改革的日益深化，企業(yè)信息化進程的日益加快，企業(yè)檔案工作面臨巨大挑戰(zhàn)。要領(lǐng)導重視檔案工作必須自己先重視。一個單位的任何一項工作，都必須有領(lǐng)導的重視，才能使這項工作得以順利開展。企業(yè)的檔案工作也不例外。如果領(lǐng)導不重視，許多具體工作都會困難重重。例如，有的企業(yè)的檔案室房子十分簡陋，又潮又濕，很不利于檔案的保存。檔案人員為此多次報告領(lǐng)導，請求對房屋進行維修，可領(lǐng)導就是不聞不問。相反，有的企業(yè)資金并不寬裕，連領(lǐng)導的辦公室都很擁擠，很簡陋。唯有檔案室不同，比一般辦公室要好得多?？梢?，領(lǐng)導不重視與領(lǐng)導重視，對檔案工作的關(guān)系極大。

矛盾是對立統(tǒng)一的，矛盾著的雙方是互相依存、互相聯(lián)系、互相作用的。作為一個企業(yè)的領(lǐng)導，理應(yīng)重視檔案工作，支持檔案人員做好檔案工作。如果不能做到這一點，企業(yè)的檔案工作肯定不會有什么大的起色。而作為檔案人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響、去爭取領(lǐng)導的重視。如果只是一味地指責、埋怨領(lǐng)導不重視，檔案工作也是很難做好的。因此，要使企業(yè)檔案工作能有起色，領(lǐng)導和檔案人員都必須重視檔案工作。那么，這二者的主要方面又是誰呢？應(yīng)該是檔案人員。之所以這樣說，是因為就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本原因就是內(nèi)因，而領(lǐng)導的重視只是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。

2.管理力量薄弱，管理水平低下，管理手段落后。企業(yè)檔案管理人員必須經(jīng)過檔案管理知識的培訓和學習，對檔案的重要性充分了解，對于檔案管理的規(guī)范、檔案收集、整理、歸檔、裝訂等實際操作業(yè)務(wù)熟悉，但是有些檔案從業(yè)人員在企業(yè)組織中身兼數(shù)職，使得他們在沉重的工作負擔中無暇顧及檔案工作，日常事務(wù)的處理中，只是簡單地將檔案放入檔案盒中，做好保管工作，缺乏主動收集的意識，既沒有對檔案的真實性、完整性進行判斷和控制，也沒有及時將檔案分類管理，嚴重影響了企業(yè)檔案管理的效果和水平，檔案資源的高效利用更是無從談起。

3.檔案管理的硬件設(shè)施配套不齊全。對檔案管理的認識不足，導致了檔案管理的硬件設(shè)施配套不齊全，有些企業(yè)甚至沒有設(shè)置專門的檔案部門，又或者沒有規(guī)范的檔案庫房，檔案存放空間狹小、潮濕、陰暗，導致檔案文件發(fā)霉、蟲蛀，既影響了檔案的美觀，又威脅了檔案的完整性，不利于企業(yè)檔案的存儲和保護；有的企業(yè)雖然有專門的檔案部門和檔案庫房，但只有傳統(tǒng)的手工工作設(shè)備，沒有配備照相機、復印機、掃描儀等設(shè)備，無法滿足當今檔案信息化管理要求。

二、規(guī)范企業(yè)檔案管理的措施

1.加強價值觀的導向作用。要規(guī)范企業(yè)檔案的管理，首當其沖的就是企業(yè)的領(lǐng)導干部，領(lǐng)導要從自身做起，加強對知識經(jīng)濟體制下企業(yè)檔案管理工作重要性的認識，從而將這種意識由上至下地傳達給各級管理人員和工作人員，給予檔案管理工作和相關(guān)的工作人員足夠的重視。首先改革公司的部門結(jié)構(gòu)，成立獨立的檔案部門并設(shè)置合理的行政歸口；其次在薪酬分配上肯定檔案工作的價值和重要性，并改善檔案管理人員的工作環(huán)境。從這兩個方面聯(lián)合起來，加強價值觀的導向作用，檔案管理人員要樹立起對企業(yè)檔案工作正確的認識，發(fā)揮他們在崗位上的作用，為企業(yè)的長遠發(fā)展擔負起自身的責任。

建廠初期，我公司一直處于邊生產(chǎn)邊基建狀態(tài)，建設(shè)工期長達10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作造成很大困難。實踐中的教訓使全公司各級人員對檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認識。1987年，我們將檔案管理作為企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作，納入了《廠長任期目標》和企業(yè)升級達標規(guī)劃之中，建立檔案機構(gòu)，充實管理人員，健全管理制度，使企業(yè)檔案管理工作步入了制度化、規(guī)范化、科學化的軌道。公司領(lǐng)導明確指出“檔案管理一刻也不能放松”，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開展。一是領(lǐng)導重視。公司領(lǐng)導一直重視檔案管理的現(xiàn)代化工作，始終把檔案管理納入企業(yè)發(fā)展整體目標，把檔案管理的現(xiàn)代化工作落實到創(chuàng)一流規(guī)劃中，親自過問并切實幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問題，多次安排檔案人員到兄弟單位收資、學習、調(diào)研。二是充實檔案管理隊伍，完善檔案管理體系。在我公司多次體制改革中，在管理機構(gòu)和人員大幅度精簡的情況下，仍然堅持檔案管理只能加強、不能削弱的原則，不但強化了檔案工作的領(lǐng)導，而且調(diào)整充實了檔案人員，同時還健全了全公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了各單位檔案工作分管領(lǐng)導和兼職檔案員，使檔案工作進一步加強。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設(shè)。我公司每年列有檔案資料專項費用，用于檔案資料的收集和補充。1990年以來，又先后投資統(tǒng)一了檔案裝具，配備了微機、除濕機、吸塵器、滅蟲殺菌機等專用設(shè)備。我公司先后撥?？钣糜跈n案庫房的裝修和檔案設(shè)施、設(shè)備的完善與配套。目前，綜合檔案室裝修面積達450平方米，配有檔案密集架柜及中央空調(diào)，性能優(yōu)良的計算機、掃描儀及檔案專用軟件、自動消防報警系統(tǒng)等，為檔案的保管、保密及開發(fā)利用提供了良好的條件。

領(lǐng)導重不重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案人員的工作滿意不滿意。如果我們的工作在領(lǐng)導心目中有個好印象，無形中領(lǐng)導對我們的工作就會持支持的態(tài)度，一旦提出什么要求和建議，領(lǐng)導也就容易采納和接受。如果我們的工作在領(lǐng)導心目中的印象不好，甚至很壞，無形中領(lǐng)導就會對我們的工作產(chǎn)生一種逆反心理和厭煩感。在這種情況下，一旦我們提出什么要求和建議，領(lǐng)導就有可能不愿理睬。雖然，作為一位企業(yè)領(lǐng)導，不應(yīng)該憑印象辦事。但事實上，這種現(xiàn)象常有發(fā)生，是不足為奇的。因此，檔案人員就要做到熱愛本職工作，忠于職守，使自己的工作在領(lǐng)導的心目中有一個好的印象，或者在群眾中有一個好的印象，我們的工作就會好開展得多。

在企業(yè)檔案工作具有相對的獨立性，從事這項工作的人也較少，多者三五個，少者一兩個。這樣的環(huán)境決定了企業(yè)檔案人員基本上是自己管理自己，一切工作都靠自己主動地安排，靠自己以高度的自覺性和主人翁姿態(tài)，不怕苦，不怕累，腳踏實地，有條不紊地工作。如果不注意培養(yǎng)這些基本的素質(zhì)，既不去積極收集檔案，也不去認真整理和保管檔案，更不去努力為領(lǐng)導和群眾利用檔案服務(wù)，那么，要想得到企業(yè)領(lǐng)導和群眾的好感是不可能的。另外，從檔案工作特性來看，它又是一項默默無聞，很不起眼的工作。做得多，做得少，做得好，做得差，人們一下難以發(fā)現(xiàn)。它需要檔案人員不圖名，不圖利，持之以恒，長期積極地工作。

2.配備專業(yè)的全職檔案管理人員，提高檔案人員的素質(zhì)。檔案管理水平的低下，主要的原因有兩個：其一是因為檔案管理人員學歷不高，沒有接受過專業(yè)的培訓或?qū)W習，缺乏實際操作技能和經(jīng)驗，檔案管理人員素質(zhì)不高；其二是因為許多企業(yè)中的檔案管理只是作為一項形式上的工作去對待，檔案管理人員常常是身兼數(shù)職，分身乏術(shù)。因此，企業(yè)領(lǐng)導要注重提高檔案管理人員的素質(zhì)，從企業(yè)內(nèi)部選調(diào)熟悉公司業(yè)務(wù)并志愿從事檔案工作的高學歷的優(yōu)秀人員，挑選具有較高學歷和專業(yè)技術(shù)職稱、熟悉檔案業(yè)務(wù)的檔案管理人員作為檔案部門負責人，同時可從公司中高管理層中挑選合適的人員分管檔案工作。出于精簡機構(gòu)人員的立場考慮，企業(yè)為數(shù)不多的檔案管理人才，應(yīng)該是精挑細選的精兵強將，使得他們能夠有足夠的精力和能力投入到企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和提供利用等工作中，在安全保管好企業(yè)的檔案資料的同時，充分開發(fā)和利用企業(yè)檔案資源，以達到增加企業(yè)效益的目的。

提高檔案隊伍的整體素質(zhì)，是做好檔案工作的重要保證。企業(yè)檔案專業(yè)人員素質(zhì)，就是檔案專業(yè)人員必須具備的品質(zhì)、能力和條件。檔案專業(yè)人員必備的素質(zhì)包括政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、知識素質(zhì)以及創(chuàng)造力和創(chuàng)造性思維。

企業(yè)檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，業(yè)務(wù)內(nèi)容很多b713fa8da063d42c9791f9f839d637f2，要求也相當高。企業(yè)檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)，即履行專業(yè)職責的能力、智力、成績、學歷和資歷等。它是完成工作任務(wù)的保證。能力包括決策能力、口頭表達能力、文字表達能力、開拓創(chuàng)新能力和組織能力。智力包括檔案專業(yè)知識、基礎(chǔ)知識、相關(guān)學科知識、外語和古漢語水平。成績即工作效率、工作質(zhì)量、工作成績。學歷指專業(yè)人員受教育的程度，反映獲得系統(tǒng)專業(yè)基礎(chǔ)理論知識、業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)技能的經(jīng)歷。檔案人員應(yīng)當具有較高的、相應(yīng)的檔案專業(yè)知識。資歷指專業(yè)人員的實踐經(jīng)驗和熟練程度。能力、智力和成績是建立在學歷、資歷的基礎(chǔ)上的，它們是相輔相成的。企業(yè)檔案人員要求既有檔案專業(yè)知識，又懂生產(chǎn)專業(yè)知識，又具有計算機、網(wǎng)絡(luò)等方面的知識，成為復合型人才，檔案工作者的思想水平和知識水平才能適應(yīng)時代前進的需要，綜合素質(zhì)才能得到明顯的提高。

3.引進現(xiàn)代化的管理手段，實現(xiàn)企業(yè)檔案的自動化、智能化的管理。企業(yè)檔案的自動化管理是指企業(yè)通過現(xiàn)代信息技術(shù)，引進先進的檔案管理手段，對企業(yè)中落后的檔案管理方式方法進行改革，使得企業(yè)的檔案管理更加科學、高效。開發(fā)或引進具有數(shù)據(jù)分析處理以及決策功能的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)自動化管理。對于企業(yè)檔案的管理，更要體現(xiàn)在服務(wù)性上，在企業(yè)內(nèi)部建立一個可以實現(xiàn)檔案資源信息共享的檔案管理平臺，并通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化使用，使得企業(yè)的檔案資源活躍于各個部門之間，為之服務(wù)，檔案資源的智能化管理，可以幫助企業(yè)實現(xiàn)效益的最大化。

我公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，清華電子檔案管理系統(tǒng)是一個功能齊全的綜合檔案管理系統(tǒng)，是一套處于領(lǐng)先地位的優(yōu)秀的檔案管理軟件，它采用客戶機/服務(wù)器方式，實現(xiàn)計算機對信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。更主要的是它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接，避免了檔案人員對現(xiàn)在管理系統(tǒng)中已有數(shù)據(jù)的再次輸入。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動化LOTUS NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動對應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進行檔案的全息查詢和檢索。

4.加強企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用，提高檔案管理的實用性。對企業(yè)檔案的整理，歸檔和保管只是基本的工作，但是如果只做好了這方面的工作，那么檔案信息資源就是死的，只是起到了一個記錄的作用。知識經(jīng)濟體制下，利用好檔案這一無價的資源來幫助企業(yè)提高經(jīng)濟效益才是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中新的方向。檔案管理人員要加強對檔案資源的開發(fā)和利用，提高檔案工作的價值和實用性。企業(yè)檔案是一種重要的信息資源，企業(yè)要壯大競爭實力，振興發(fā)展，就要大力開發(fā)利用檔案信息資源，從企業(yè)檔案信息中獲取有價值的東西。我公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績。一是發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟和社會效益。二是提供檔案為企業(yè)經(jīng)營決策、查處經(jīng)濟案件、慣標認定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用等等。近年來，我公司檔案室累計利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

新時代、新背景下，企業(yè)管理要與時俱進，要全面認識企業(yè)檔案管理的必要性和重要性，要用長遠的發(fā)展的眼光看問題，不要只著眼于有形的經(jīng)濟效益生產(chǎn)部門，對于企業(yè)檔案這個無形的效益部門也要給予足夠的重視。只有提高企業(yè)檔案工作質(zhì)量，對企業(yè)檔案進行科學管理和有效開發(fā)利用，才能幫助企業(yè)更好地把握生存命脈和發(fā)展趨勢，幫助企業(yè)實現(xiàn)長遠的健康發(fā)展。

（作者單位：國家能源集團江蘇公司國能徐州發(fā)電有限公司檔案室）