構(gòu)建高校文書檔案管理信息系統(tǒng)

摘要：隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經(jīng)成為社會經(jīng)濟和人們活動的重要戰(zhàn)略資源。檔案信息化建設(shè)是國家整體信息化建設(shè)的重要組成部分。文書檔案是高校檔案資料的重要內(nèi)容，提升高校的文書檔案管理工作質(zhì)量，與信息化發(fā)展要求相適應(yīng)成為高校檔案工作的重要課題?，F(xiàn)就高校文書檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建展開探究，對信息系統(tǒng)構(gòu)建的要點進行闡述，以期助力系統(tǒng)的完善與構(gòu)建。

文書檔案管理信息系統(tǒng)是指高校檔案管理部門為適應(yīng)教學(xué)、管理等日益增長學(xué)校文書檔案信息資源管理、利用需求，運用便捷高效的信息技術(shù)對檔案信息進行收集、管理、存儲和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。隨著教學(xué)管理數(shù)字化、電子政務(wù)等高校管理模式的建立和發(fā)展，信息化業(yè)務(wù)產(chǎn)生大量的電子文件，安全地接收、保管和利用好這些數(shù)字化檔案，以及服務(wù)信息化發(fā)展是檔案工作的必然任務(wù)。為保障文書檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建，需要和實際管理工作需求緊密結(jié)合，整體提升文書檔案管理工作的質(zhì)量水平，為實現(xiàn)既定的管理工作目標(biāo)奠定基礎(chǔ)。文書檔案管理信息系統(tǒng)涉及的功能模塊比較豐富，在構(gòu)建時要抓住要點，保障各功能模塊在實踐應(yīng)用中發(fā)揮積極作用。

文書檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要依托長遠規(guī)劃、逐步建設(shè)，經(jīng)過調(diào)研、論證、開放、構(gòu)建、保障條件、運行維護等全面建設(shè)，具備完整、標(biāo)準(zhǔn)的檔案業(yè)務(wù)功能，使用國家部門或行業(yè)規(guī)定的規(guī)范詞匯、表格、數(shù)據(jù)等，保障系統(tǒng)的合規(guī)、安全、有效運行，全面推進高校文書檔案信息資源的數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、資源利用簡易化，使檔案資源成為學(xué)校各部門和全體師生可實時共享、隨時利用的有益資源，為高校發(fā)展提供決策依據(jù)，發(fā)揮信息系統(tǒng)作用。

文書檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建需求及總設(shè)計

系統(tǒng)構(gòu)建需求分析

文書檔案管理信息系統(tǒng)有利于提升高校文書檔案管理工作的效率和現(xiàn)代化水平、有利于具有保存價值的重要檔案資源的長久存儲和安全保管、有利于提高高校整體服務(wù)能力和信息化水平，實現(xiàn)信息資源的局域和社EGfnXLic+5Mi8Sk8xcW+8Q==會共享，滿足高校師生對現(xiàn)代化檔案信息服務(wù)的現(xiàn)實需求[1]。在高校文書檔案的信息化管理過程中，部分紙質(zhì)檔案已完成電子化。部分高校已經(jīng)配備了檔案專業(yè)的管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，但一般只有常規(guī)的功能模塊，如檔案檢索和查閱，功能比較單一，并沒有覆蓋檔案從搜集到整理、分類、排序等全過程，部分環(huán)節(jié)只能在線下進行，檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用存在局限性。檔案管理體系中的文書規(guī)范、電子檔案標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)據(jù)整理、運行和數(shù)據(jù)安全規(guī)范還有待完善提升。為了實現(xiàn)文書檔案全過程信息化自動化管理，充分發(fā)揮檔案信息管理系統(tǒng)的作用，需要進一步深度完善管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建，滿足實際工作中檔案管理的需求。文書檔案管理工作比較復(fù)雜，涉及的工作內(nèi)容較多，而專業(yè)檔案管理人員較少，對實際檔案工作的順利開展造成一定程度的影響，對工作數(shù)字化發(fā)展也會產(chǎn)生很大阻礙。構(gòu)建完善文書檔案管理信息系統(tǒng)是提高文書檔案管理工作質(zhì)量和效率的必然要求和必要保障，也是高校不斷推進檔案信息化建設(shè)發(fā)展，加快高等教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然趨勢。

系統(tǒng)總設(shè)計

文書檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計為實現(xiàn)對文書檔案信息的集成管理，一般注重開放性、靈活性、可靠性。系統(tǒng)架構(gòu)具備開放性，可完成與其他校園業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換、對接和共享。具備適度開放的應(yīng)用接口，如OCR識別引擎。支持與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸集、兼容和遷移。系統(tǒng)構(gòu)建可采用適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的B/S架構(gòu)，該架構(gòu)是通過客戶端瀏覽器以及Web服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器部分構(gòu)成，沒有用戶數(shù)量的限制，涵蓋用戶層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)層和支撐層，安裝、維護和用戶使用相對簡易便捷。系統(tǒng)配置應(yīng)具備靈活性，能夠靈活簡便地選擇和切換不同功能模式、工作流程等?？煽啃詫ξ臅鴻n案管理系統(tǒng)至關(guān)重要，需要采取相應(yīng)的技術(shù)手段，防止非授權(quán)訪問，保障信息數(shù)據(jù)安全，確保信息不被泄露、篡改和丟失。軟件配置從數(shù)據(jù)庫，以及操作系統(tǒng)的合理選擇方面加強重視，和系統(tǒng)要求緊密結(jié)合；硬件配置從系統(tǒng)的穩(wěn)定，以及維護層面出發(fā)，滿足管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用需要。

文書檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建

數(shù)據(jù)庫設(shè)計

文書檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建對關(guān)鍵技術(shù)要加強重視，數(shù)據(jù)庫的設(shè)計環(huán)節(jié)要和檔案管理信息系統(tǒng)的需求相符，結(jié)合數(shù)據(jù)庫設(shè)計流程，在選定的數(shù)據(jù)庫上構(gòu)建相應(yīng)數(shù)據(jù)表，定義其中的字段，并做好備份以及恢復(fù)管理的相應(yīng)設(shè)計。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計要按照相應(yīng)原則，和系統(tǒng)運行中大量數(shù)據(jù)處理要求相滿足，保障數(shù)據(jù)庫方便管理以及維護升級，設(shè)計維護數(shù)據(jù)庫過程中保障數(shù)據(jù)正確分布到數(shù)據(jù)庫表中，采用正確數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，保障數(shù)據(jù)查詢以及存儲的便利，這對簡化應(yīng)用程序處理過程有著積極意義。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫要結(jié)合高校文書檔案管理規(guī)范進行統(tǒng)一編碼以及分類，保證便利的信息交換以及共享資源。例如，根據(jù)年度、組織機構(gòu)，或問題、保管期限等對文書檔案進行分類，遵循文書檔案形成的邏輯規(guī)則，按要求對類目進行分類標(biāo)識，包括檔號、全宗號、類別號、案卷號、文件號等。

功能模塊設(shè)計

文書檔案管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)檔案資料的收集、管理、保存、利用等檔案工作的具體要求，以及其所需要依賴的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，建立并完善相應(yīng)功能模塊。符合國家、行業(yè)歸檔的針對不同門類檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的可靠和可用。不同的文書檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)需求的側(cè)重點不同，強化突出某方面功能，并不斷完善拓展。文書檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建要注重關(guān)鍵性功能模塊的設(shè)計，保障各功能模塊在實踐中能夠?qū)崿F(xiàn)良好應(yīng)用。

1.檔案收集模塊的設(shè)計

系統(tǒng)接收文書檔案電子數(shù)據(jù)的過程，需要從源頭進行完善設(shè)計，保障數(shù)字化信息的真實、完整、可使用。支持各類型數(shù)據(jù)資料的錄入、導(dǎo)入、歸集功能，支持豐富的文件格式，能夠批量導(dǎo)出或?qū)霐?shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)傳輸過程的穩(wěn)定和可控，具備多格式信息的接收功能。文書檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源主要是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和業(yè)務(wù)工作中的原生電子文件資料。

原生檔案數(shù)據(jù)的在線歸檔一直是檔案信息化發(fā)展探索實踐的重要課題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案保管和傳遞的模式，依賴各層級文書資料管理人員的重視和水平，較難保證每一份重要的紙質(zhì)檔案都能得到長期有效地交接，很多文書檔案都散落在不同的部門或個人手中，部分十分重要的珍貴檔案可能會由于相關(guān)人員的疏忽或崗位調(diào)動而遺失，文書檔案的連續(xù)性和完整性較難保證。作為重要的不可再生資源，檔案一旦遺失就無法彌補。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機的信息處理功能日益強大，大容量、高速度的計算機能夠穩(wěn)定快速地對文字和圖片信息進行檢索、識別和處理，實現(xiàn)文書檔案的安全規(guī)范在線歸檔，可以提高文書檔案信息化管理的效率，減少工作量和耗時，也可以減少檔案在移交信息化整理過程中的損耗。在檔案信息化管理中，線上完成電子檔案的分類、歸檔、蓋歸檔章、編目、分類保存等流程，一次輸入、多樣化輸出，減輕人員負擔(dān)，減少錯誤發(fā)生，極大地提高了工作效率。在檔案管理中，要不斷研究和探索檔案信息化管理系統(tǒng)和其他高校校園信息管理系統(tǒng)的可行性對接，如辦公OA系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)等。

2.檔案管理模塊的設(shè)計

文書檔案信息系統(tǒng)的管理模塊，一般應(yīng)具備對系統(tǒng)中各類檔案數(shù)據(jù)信息進行收集、整理、移交、比對、接收、分類、入庫、著錄、掛接、保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計、編研等操作，具有完善的檔案利用模塊，含利用登記、業(yè)務(wù)受理、處理事件、利用統(tǒng)計等功能，實現(xiàn)各門類多字段檢索，具備業(yè)務(wù)所需的檢索速度、查全率和查準(zhǔn)率，使原始無序的檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通過一系統(tǒng)規(guī)范操作，成為有序的數(shù)據(jù)。例如，用戶管理功能模塊對準(zhǔn)入用戶進行管理，增刪改查用戶，對用戶權(quán)限、模塊權(quán)限進行設(shè)置和調(diào)整；備份功能模塊對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行全庫備份，并能安全下載存儲，刪除的文件恢復(fù)；檔案統(tǒng)計模塊對在庫檔案條碼數(shù)據(jù)進行多維度統(tǒng)計，分析統(tǒng)計結(jié)果；平臺設(shè)計模塊可設(shè)計展示檔案政策法規(guī)供用戶閱覽參考，展示系統(tǒng)內(nèi)各業(yè)務(wù)模塊的分布和操作等；目錄編制生成功能在文書檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建中是比較重要的模塊。全宗內(nèi)，文書檔案的構(gòu)成復(fù)雜，采用單一分類方式劃分類別較少，通常采用兩種以上的方式。檔案管理系統(tǒng)采用年度、機構(gòu)、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)，三級目錄如同每條記錄的某個分類屬性。檔案檢索查詢功能在對這一模塊的設(shè)計應(yīng)用方面，主要是提供綜合查詢以及表內(nèi)查詢方式，檢索時驗證身份，通過后即可輸入查詢條件，判斷是否為表內(nèi)用戶查詢，若是，則會執(zhí)行表內(nèi)查詢處理的流程，輸出報表；否則會依照綜合查詢的流程執(zhí)行。

3.檔案存儲模塊的設(shè)計

選擇符合國家標(biāo)準(zhǔn)的存儲格式，根據(jù)數(shù)據(jù)的格式和重要程度選擇讀取、測試方式；根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度，以及管理和使用的需要，選擇在線、離線、異地、異質(zhì)、分級等存儲方式和手段。安全性和穩(wěn)定性是存儲構(gòu)架建設(shè)的首要因素，根據(jù)文書檔案的數(shù)據(jù)規(guī)模和用戶數(shù)選擇合適的存儲容量和傳輸設(shè)備。當(dāng)前，在確保數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上探索和優(yōu)化基于云計算技術(shù)的托管服務(wù)，將應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)存儲于云服務(wù)器，是提高存儲容量和管理能力的有效探索。

4.檔案利用模塊的設(shè)計

文書檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件，建立通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)或政務(wù)網(wǎng)等平臺，實現(xiàn)檔案查詢、資源發(fā)布、信息共享、統(tǒng)計分析等功能，使高校師生能夠方便快捷地運用可操作的檢索方法查詢所需檔案信息數(shù)據(jù)，確保檢索獲得的信息數(shù)據(jù)盡可能全面、完整和準(zhǔn)確。利用館藏文書檔案資源進行全過程管理，并通過對檔案數(shù)字資源的在線檢索、借閱、負值，提高檔案利用工作效率，提升檔案利用服務(wù)水平。同時，協(xié)助工作人員對系統(tǒng)的訪問量、需求分布等進行分析，從而不斷改善系統(tǒng)功能。

文書檔案管理系統(tǒng)的保障體系

安全保障體系

安全保障體系是文書檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)工作，包括檔案信息數(shù)據(jù)安全、信息系統(tǒng)安全和網(wǎng)絡(luò)平臺安全。一是要確保軟硬件系統(tǒng)和運行平臺的穩(wěn)定、可靠；二是要保障檔案數(shù)據(jù)信息的保密、可用，不被篡改和竊取，解決如何有效進行介入控制、如何保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩缘葐栴}[2]；三是建設(shè)有安全保障的庫房。現(xiàn)代化智能控制庫房能實現(xiàn)所有環(huán)控設(shè)備包括空調(diào)、凈化除酸一體機等，智能監(jiān)測漏水、煙霧和防盜等，便捷實現(xiàn)庫房八防。檔案信息作為重要的具有憑證價值的信息資源，必須采取相應(yīng)完善的安全保障技術(shù)，加之配套的軟硬件設(shè)備設(shè)施，對檔案信息系統(tǒng)建設(shè)單位或企業(yè)要求相應(yīng)的保密資質(zhì)，建立相應(yīng)的安全保密制度體系和制訂應(yīng)急預(yù)案。有針對性地對檔案信息系統(tǒng)可能發(fā)生的數(shù)據(jù)竊取、電力中斷、載體損壞、病毒入侵、權(quán)限不清、信息竄改等安全隱患，采取相應(yīng)的信息技術(shù)手段和信息系統(tǒng)管理制度進行制約和防范。

制度規(guī)范體系

嚴(yán)格遵照檔案管理和信息化規(guī)范管理法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)開展檔案信息化管理，是實現(xiàn)文書檔案管理系統(tǒng)有效運行的前提條件[3]。圍繞文書檔案的信息化全過程管理，研究和建立與之相匹配的管理制度、操作規(guī)程；圍繞高校文書檔案規(guī)范管理要求中的各項指標(biāo)，細化具體措施，堅持把標(biāo)準(zhǔn)落實、落細，改進工作思路和工作方法。滿足文書檔案信息化管理的需求，滿足高效、便捷、電子化管理的需求，建立健全基于信息化管理的全新歸檔制度，是長期、高效的檔案儲存和使用基礎(chǔ)，對確保信息化發(fā)展下的檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)安全具有重大意義。

人才隊伍建設(shè)

信息化、數(shù)字化檔案館建設(shè)，規(guī)范化文書檔案信息系統(tǒng)管理，離不開專業(yè)技術(shù)人才，尤其是兼具檔案管理專業(yè)知識和計算機專業(yè)知識的復(fù)合型人才。大力培養(yǎng)和挖掘信息化檔案建設(shè)方面的人才，即不僅掌握專業(yè)熟練的文書檔案管理知識，還掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)、網(wǎng)站建設(shè)和維護技術(shù)、檔案數(shù)字化技術(shù)等信息化專業(yè)技術(shù)，能夠根據(jù)工作需要規(guī)范專業(yè)地開展文書檔案的信息化管理工作。學(xué)校檔案館應(yīng)有計劃、有針對性地對各級（類）檔案管理人員常態(tài)化開展檔案信息化教育培訓(xùn)。培養(yǎng)和挖掘兼具檔案管理專業(yè)知識和計算機網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識的復(fù)合型技術(shù)人才是教育培訓(xùn)的目的。使從業(yè)人員掌握網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能、檔案管理系統(tǒng)操作技能，隨業(yè)務(wù)需求和信息技術(shù)的升級迭代，不斷更新業(yè)務(wù)知識。

系統(tǒng)建設(shè)項目管理

根據(jù)國家和行業(yè)有關(guān)歸檔，開展文書檔案信息管理系統(tǒng)需由具備信息系統(tǒng)工程施工資質(zhì)和檔案管理專業(yè)資質(zhì)的企業(yè)進行施工建設(shè)，并全程對建設(shè)環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，對施工工程的安全性、規(guī)范性、保密性等進行管理，并組織具備資質(zhì)的人員對檔案管理系統(tǒng)和軟件平臺，以及數(shù)據(jù)安全管理進行專業(yè)驗收。

檔案管理工作是一項持續(xù)性、長期性的系統(tǒng)工作，也是學(xué)校規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。為有效保障文書檔案管理工作有效開展，應(yīng)通過設(shè)計相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，使之能夠和具體的文書檔案管理工作相適應(yīng)，滿足實際檔案管理工作的要求，有效提升檔案管理工作質(zhì)量，為實現(xiàn)高效率的檔案管理工作目標(biāo)起到促進作用。

（作者單位：湖北開放大學(xué)）

[1]張海東.高職院校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策研究[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2019（07）：43-44+57.

[2]徐茵.高校學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建[J].城建檔案，2020（05）：33-34.

[3]高玲俐.高職院校檔案管理工作研究[J].黑龍江檔案，2020（06）：60.