從繁瑣到高效檔案管理規(guī)范化蛻變之旅

檔案是記錄各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)以及單位工作情況的重要載體，包含人類文明進(jìn)展過(guò)程中產(chǎn)生的各種精神財(cái)富，不僅見(jiàn)證著社會(huì)過(guò)去的發(fā)展進(jìn)程，也是未來(lái)開(kāi)展各項(xiàng)工作的關(guān)鍵依據(jù)。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，涉及收集整理、分類著錄、開(kāi)發(fā)利用、共享服務(wù)等方面，對(duì)發(fā)揮檔案功能有巨大推動(dòng)作用?，F(xiàn)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案功能及規(guī)范化管理模式進(jìn)行探究，重點(diǎn)講述當(dāng)今時(shí)代檔案對(duì)于社會(huì)公眾、部門單位的利用價(jià)值，指出思想建設(shè)、制度建設(shè)、信息化建設(shè)、安全建設(shè)等方面出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出優(yōu)化策略，以期為相關(guān)管理人員提供決策參考。

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及人們對(duì)檔案需求的不斷提升，利用數(shù)字化手段及信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的充分發(fā)揮，已成為各級(jí)檔案部門的重要課題，也是未來(lái)提升信息化管理水平、加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用、擴(kuò)大檔案事業(yè)影響力的關(guān)鍵舉措。在此發(fā)展背景下，各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員要謀突破、求發(fā)展，及時(shí)轉(zhuǎn)變思想理念，重視檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，積極探索信息化建設(shè)新渠道、新手段、新模式，不斷適應(yīng)新時(shí)代要求，全面提升規(guī)范化管理水平，充分發(fā)揮檔案資源價(jià)值優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

檔案功能及規(guī)范化管理模式綜述

檔案“存史資政育人”作用價(jià)值

一是提供決策。檔案資源中，有較多部分涉及部門單位發(fā)展、民眾生活生產(chǎn)、各類法律權(quán)益等方面，利用數(shù)據(jù)挖掘、主動(dòng)推送等技術(shù)對(duì)多種文件深入分析總結(jié)，科學(xué)整理分類，使黨和政府及部門單位領(lǐng)導(dǎo)者能夠利用檔案在最短時(shí)間內(nèi)作出精準(zhǔn)決策，選擇最優(yōu)管理辦法，提供全面且有力的信息支撐，達(dá)到事半功倍的效果。二是文化“育人”。檔案伴隨人類社會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生，是一種文化現(xiàn)象的體現(xiàn)，其真實(shí)記載了社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的重大事件與關(guān)鍵人物，是促進(jìn)文明成果延續(xù)的重要載體，對(duì)其加以深度利用，可進(jìn)行知識(shí)技能與思想道德教育，從而彰顯文化魅力。例如，紅色革命檔案中，一張張圖片記錄過(guò)往，一份份檔案承載歷史，展示著中國(guó)共產(chǎn)黨波瀾壯闊的發(fā)展歷程，記錄著抗戰(zhàn)英雄的革命事跡，描繪著未來(lái)發(fā)展的美好前景，可引導(dǎo)黨員干部及社會(huì)廣大群眾感受革命先烈熾熱的愛(ài)國(guó)情懷，進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，不負(fù)時(shí)代、勇?lián)姑愿影簱P(yáng)的精神狀態(tài)、更加飽滿的干勁熱情、更加堅(jiān)定的信心決心，在接續(xù)奮斗中賡續(xù)共產(chǎn)黨人的精神血脈，努力創(chuàng)造無(wú)愧于新時(shí)代的新業(yè)績(jī)。

檔案資源實(shí)現(xiàn)信息化管理的必要性及意義

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案分布較為分散且孤立，沒(méi)有科學(xué)合理的框架以實(shí)現(xiàn)集中有序收集，整體較為混亂。紙質(zhì)檔案收集存放、人工手動(dòng)翻閱查詢利用的工作方式只適用于數(shù)量少、類型單一的檔案文件，但隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，每天產(chǎn)生的海量信息使檔案數(shù)量呈幾何級(jí)增長(zhǎng)，并且內(nèi)容復(fù)雜、分布廣泛、載體形式多樣、管理難度較大，過(guò)去的工作方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到時(shí)代發(fā)展的要求與人們的需求，需要利用信息化技術(shù)加以規(guī)范化管理。一是推動(dòng)現(xiàn)代化水平。利用數(shù)字化技術(shù)、OCR技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案文件由紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，依托系統(tǒng)平臺(tái)與搜索引擎，可將錯(cuò)綜復(fù)雜的文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、照片檔案等結(jié)構(gòu)性與非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)進(jìn)行高度統(tǒng)一整合，并實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性管理與便捷性在線檢索，提高各類檔案的管理效率及利用頻率，進(jìn)而最大程度發(fā)揮潛在價(jià)值。二是提升共享化水平。電子檔案數(shù)據(jù)量龐大，涉及范圍廣泛，在過(guò)去的工作模式中，“各自為政”的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，檔案資源的交流性較低，難以進(jìn)行信息傳遞與知識(shí)共享。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與云平臺(tái)構(gòu)架，開(kāi)放型電子檔案數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門輸送及遠(yuǎn)程服務(wù)，達(dá)到“1+1＞2”的目的，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的利用范圍，也減少辦事人員的多方“跑腿”，做到“讓數(shù)據(jù)多跑路”，從而保障了檔案高質(zhì)量管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案功能及規(guī)范化管理現(xiàn)存問(wèn)題及挑戰(zhàn)

信息化管理思維淡薄，人員培訓(xùn)不夠

當(dāng)今社會(huì)，檔案的管理工作及其功能的體現(xiàn)越來(lái)越重要，但在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，仍然存在發(fā)展緩慢、不充分的問(wèn)題，部分檔案工作者檔案意識(shí)較差，認(rèn)為檔案僅僅是一項(xiàng)輔助性工作，無(wú)法為單位及社會(huì)發(fā)展帶來(lái)巨大貢獻(xiàn)，無(wú)需將大量人力、物力、財(cái)力分配到檔案工作中，使得檔案資源的潛在利用價(jià)值難以通過(guò)對(duì)外服務(wù)的方式充分發(fā)揮。同時(shí)，存在對(duì)新時(shí)期現(xiàn)代技術(shù)與檔案規(guī)范化管理結(jié)合手段的認(rèn)知偏離，部分管理人員年齡較大，非科班出身，信息化基礎(chǔ)較差，受傳統(tǒng)管理模式制約較深。而部門單位的后期繼續(xù)教育及日?？己斯ぷ髁Χ炔粔颍词咕邆鋽?shù)字化轉(zhuǎn)型的條件，也無(wú)法具體實(shí)施，導(dǎo)致檔案資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、文化價(jià)值、社會(huì)價(jià)值被無(wú)限弱化，檔案文件的管理更加刻板化、表面化，檔案文化服務(wù)臨時(shí)化、形式化，在一定程度上嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

科學(xué)化體系尚未健全，制度標(biāo)準(zhǔn)混亂

一是宏觀的領(lǐng)導(dǎo)力方面。由于檔案工作的性質(zhì)，多數(shù)政府及各級(jí)部門單位對(duì)其的重視程度有限，一般安排少量人員負(fù)責(zé)日常收集存放，對(duì)于人才的引進(jìn)、崗位的調(diào)配、工作的推進(jìn)、部門間交流力度較弱，主要負(fù)責(zé)部門對(duì)于上下級(jí)與兄弟部門的檔案業(yè)務(wù)統(tǒng)籌力度較小，同時(shí)，檔案的功能僅在小范圍內(nèi)發(fā)揮，導(dǎo)致難以達(dá)到協(xié)同發(fā)展的目的。二是制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面。檔案功能的發(fā)揮與價(jià)值的彰顯，離不開(kāi)高質(zhì)量管理與高效化利用，但是在實(shí)際工作中，部分單位忽略了標(biāo)準(zhǔn)制度體系的構(gòu)建，往往對(duì)上級(jí)部門出臺(tái)的文件“照搬照抄”，出現(xiàn)較多標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)不科學(xué)、制度應(yīng)用不合理、業(yè)務(wù)流程較模糊的問(wèn)題，相關(guān)人員執(zhí)行力較差，使得檔案文件在收集、整理、歸類、上傳、存儲(chǔ)、檢測(cè)過(guò)程中，存在不達(dá)標(biāo)、不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范、分散化和隨意性的問(wèn)題，無(wú)法滿足業(yè)務(wù)及服務(wù)需求。

專業(yè)化平臺(tái)構(gòu)建缺失，功能利用較少

就目前而言，信息化技術(shù)在檔案管理過(guò)程中的應(yīng)用較為普遍，在一定程度上為其實(shí)現(xiàn)規(guī)范化提供了助力。但在整體實(shí)踐過(guò)程中，技術(shù)的應(yīng)用水平仍然相對(duì)較低，具有較大提升空間。資金問(wèn)題使得電子檔案管理的基礎(chǔ)硬件設(shè)施較為落后，軟件功能較為基礎(chǔ)，沒(méi)有沿用最為前沿的新興技術(shù)實(shí)現(xiàn)智慧化管理，僅僅是停留在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的層級(jí)上。與此同時(shí)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展環(huán)境下，最直接的檔案利用模式是互聯(lián)互通，但是，由于各級(jí)檔案部門存在較多技術(shù)壁壘，所研發(fā)的系統(tǒng)在系統(tǒng)構(gòu)架、開(kāi)發(fā)語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)類型中存在較多差異，使得檔案事業(yè)整體呈“碎片化”“去中心化”，數(shù)據(jù)整合度不高、服務(wù)利用性不強(qiáng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理利用。

安全化防護(hù)不夠完善，制約整體發(fā)展

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的信息化背景下，檔案管理的安全化防護(hù)體系是制約行業(yè)規(guī)范化發(fā)展的重要因素。在人員思想方面，由于檔案信息化建設(shè)是一個(gè)建設(shè)周期較長(zhǎng)、人員流動(dòng)較為頻繁的過(guò)程，在思想上無(wú)法做到始終如一地重視檔案安全工作，容易在管理過(guò)程中出現(xiàn)利用不科學(xué)、共享無(wú)保障等安全問(wèn)題，從而難以提高工作質(zhì)量。在技術(shù)方面，大多部門重視信息化建設(shè)，往往僅限于系統(tǒng)平臺(tái)的開(kāi)發(fā)，而忽略安全設(shè)備及技術(shù)的應(yīng)用，在電子檔案數(shù)據(jù)信息流轉(zhuǎn)過(guò)程中，防護(hù)手段應(yīng)用遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，使得部分個(gè)人隱私及涉密數(shù)據(jù)暴露在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，大量敏感信息在管理利用過(guò)程中容易出現(xiàn)被截留、篡改、泄漏等風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)單位及個(gè)人在一定程度上產(chǎn)生不良影響。

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案功能及規(guī)范化管理

緊跟時(shí)代潮流，打造優(yōu)秀干部隊(duì)伍

一是提高政治站位。在新時(shí)期背景下，作為檔案工作者，要深入領(lǐng)會(huì)黨的二十大精神的核心要義與習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作的指示要求和豐富內(nèi)涵，進(jìn)一步樹(shù)立檔案意識(shí)，利用檔案資源把握歷史發(fā)展規(guī)律和時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，主動(dòng)創(chuàng)新、勇?lián)姑?，?gòu)建具有當(dāng)?shù)靥厣臋n案規(guī)范化發(fā)展及服務(wù)模式，積極主動(dòng)開(kāi)展文化資源開(kāi)發(fā)服務(wù)，成為檔案的參與者、保護(hù)者、傳播者和推廣者，讓其更好地發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值，提高公眾對(duì)檔案文化的認(rèn)同感和歸屬感。

二是提升信息化意識(shí)。在檔案行業(yè)內(nèi)，上至領(lǐng)導(dǎo)者，下至管理人員，要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變信息化發(fā)展思維，充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展環(huán)境及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，依托互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)平臺(tái)與融媒體，構(gòu)建多元化、多樣化、廣泛化的檔案信息共享平臺(tái)，有針對(duì)性地提供個(gè)性化的檔案服務(wù)，促進(jìn)檔案資源的快速傳播。

三是優(yōu)化干部隊(duì)伍。通過(guò)專家授課、理論研學(xué)、外出調(diào)研、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，強(qiáng)化檔案管理人員文件管理與信息化技術(shù)應(yīng)用水平，進(jìn)一步開(kāi)闊眼界、去除短板，提高干部隊(duì)伍的理論綜合素質(zhì)與對(duì)外服務(wù)能力。同時(shí)，要進(jìn)一步健全考核機(jī)制，通過(guò)獎(jiǎng)懲制度和日常工作作風(fēng)建設(shè)，提高檔案工作人員干事創(chuàng)業(yè)的積極性和主動(dòng)性，圍繞對(duì)外服務(wù)，利用工作成效、檔案資源整理分類標(biāo)準(zhǔn)、涉密檔案安全管理等指標(biāo)的具體要求細(xì)化考核內(nèi)容，全方位考察工作人員的崗位貢獻(xiàn)度，并將考核結(jié)果與工作人員的職級(jí)晉升、薪資待遇等掛鉤，從而有效調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情。

加強(qiáng)組織建設(shè)，建立科學(xué)規(guī)章制度

一是完善組織建設(shè)。各級(jí)政府要明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，要求各級(jí)部門單位設(shè)置檔案工作專班及業(yè)務(wù)科室，在區(qū)域內(nèi)設(shè)置檔案規(guī)范化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由政府分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，檔案主管部門負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，其他部門檔案管理人員任組員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)國(guó)家及上級(jí)部門關(guān)于檔案工作部署要求的傳達(dá)、貫徹執(zhí)行，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案事業(yè)整體發(fā)展情況，著力解決當(dāng)下存在的問(wèn)題，研究制約發(fā)展的問(wèn)題并制訂解決方案。同時(shí)，要求各級(jí)檔案部門制訂檔案工作發(fā)展規(guī)劃及實(shí)施條例，進(jìn)一步明確工作職責(zé)，細(xì)化任務(wù)分工，督導(dǎo)制度實(shí)施，做好日?？己?，從而構(gòu)建上級(jí)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門牽頭協(xié)調(diào)、各單位各司其職的工作格局。

二是統(tǒng)一制度標(biāo)準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)小組要會(huì)同各部門單位，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《文書(shū)檔案案卷格式》《電子檔案移交接收操作規(guī)程》，結(jié)合中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，制訂科學(xué)合理、可行性高、結(jié)合度較強(qiáng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并隨著工作的開(kāi)展不斷進(jìn)行修訂和完善，確定檔案信息化資源建設(shè)過(guò)程的采集整理、分類存儲(chǔ)、檢索利用等環(huán)節(jié)的統(tǒng)一規(guī)范和要求，從而為促進(jìn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、智能化檢索和個(gè)性化服務(wù)等功能的提升做好保障，以完善的管理體系為基礎(chǔ)引領(lǐng)檔案管理活動(dòng)的有序規(guī)范開(kāi)展。

開(kāi)發(fā)管理系統(tǒng)，深度利用現(xiàn)代技術(shù)

在大數(shù)據(jù)背景下，加強(qiáng)檔案的信息化、規(guī)范化建設(shè)已成大勢(shì)所趨，進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，必須要以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與檔案智慧化管理平臺(tái)為支撐。一是強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施。進(jìn)一步加大對(duì)檔案信息化的投入，一方面加強(qiáng)數(shù)字資源建設(shè)，精細(xì)化整理檔案文件，招標(biāo)具有涉密資質(zhì)、技術(shù)成熟的第三方加工公司進(jìn)行數(shù)字化掃描，不斷提高數(shù)字化率；另一方面結(jié)合本單位實(shí)際情況，采購(gòu)服務(wù)器、存儲(chǔ)器、安全設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，不斷完善機(jī)房、庫(kù)房、數(shù)字檔案室建設(shè)，從而為實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理提供基礎(chǔ)保障。二是加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用。充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)，不斷研發(fā)、升級(jí)、完善軟件系統(tǒng)，結(jié)合系統(tǒng)功能進(jìn)一步優(yōu)化管理流程，使其可以做到自動(dòng)分類、高效檢索、快捷利用。三是促進(jìn)共建共享。以大數(shù)據(jù)技術(shù)及“互聯(lián)網(wǎng)+”工作環(huán)境為依托，發(fā)揮一體化檔案智慧管理平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)部門之間、行業(yè)之間、地域之間的互聯(lián)互通，整合成為區(qū)域檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，按照“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”目標(biāo)要求，推動(dòng)數(shù)字中國(guó)與政務(wù)服務(wù)改革，真正意義上提高檔案管理質(zhì)效。

提高防護(hù)水平，促進(jìn)工作安全運(yùn)轉(zhuǎn)

一是加強(qiáng)人員管理。按照檔案管理“法治”與“人治”的要求，做好日常培訓(xùn)及宣傳工作，要求所有管理人員按照《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等有關(guān)法規(guī)制度開(kāi)展工作，不斷增強(qiáng)其規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)，從而保障各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。二是構(gòu)建防護(hù)屏障。在硬件上，采購(gòu)漏洞掃描、日志審計(jì)等安全設(shè)備；在技術(shù)上，應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的鏈?zhǔn)酱鎯?chǔ)；在手段上，采用身份檢測(cè)、電子簽章、信息加密、殺毒軟件、TCP/IP協(xié)議過(guò)濾等安全措施，防止社會(huì)不法分子在檔案管理利用服務(wù)過(guò)程中竊取關(guān)鍵信息、篡改重要數(shù)據(jù)，做到全方位、無(wú)死角保障檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)安全、利用安全、共享安全，全面保護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性，最大程度提升檔案資源的實(shí)際效益。

綜上所述，在科學(xué)快速發(fā)展的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式呈現(xiàn)單一化弊端。為適應(yīng)新環(huán)境，需要檔案部門相關(guān)人員緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，沖破固有思維模式，加快檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，加快實(shí)現(xiàn)檔案文件收、管、存、用全流程規(guī)范化管理，促進(jìn)現(xiàn)代信息化技術(shù)手段與傳統(tǒng)檔案管理工作相結(jié)合，從而為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)“檔案力量”。

（作者單位：山東省棗莊市中心血站）