高校檔案信息化建設(shè)探析

檔案作為基礎(chǔ)性、支撐性、戰(zhàn)略性資源，在生產(chǎn)生活中發(fā)揮著重要作用。隨著信息時(shí)代的到來，國家將檔案信息化建設(shè)也提到了前所未有的高度，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。近幾年，國家檔案局圍繞信息化建設(shè)也相繼出臺(tái)了多部國家規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這一系列法律法規(guī)、規(guī)劃綱要和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的頒布，既為檔案信息化建設(shè)提供了政策上和組織上的保障，又為檔案信息化建設(shè)提出了行動(dòng)指南和規(guī)范化要求。

一、高校檔案信息化建設(shè)的重要意義

2021年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》），以兩辦名義印發(fā)專項(xiàng)規(guī)劃，這在新中國檔案事業(yè)發(fā)展史上具有里程碑意義，《規(guī)劃》以“深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型”為指導(dǎo)思想，明確了“加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交接收”“加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型”等工作任務(wù)，指明了“檔案信息化建設(shè)再上新臺(tái)階”的目標(biāo)方向。

（一）高校檔案信息化建設(shè)是貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》的必然選擇

《中華人民共和國檔案法》將檔案信息化建設(shè)獨(dú)立成章，以立法手段既明確了信息化建設(shè)的宏觀要求——“將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃”，也規(guī)定了建設(shè)的實(shí)施任務(wù)與路徑——“積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接”“推進(jìn)傳統(tǒng)載體數(shù)字化”等等。

《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》明確電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)要求以及電子檔案應(yīng)當(dāng)符合的條件，規(guī)范電子檔案移交、接收及保管相關(guān)措施，對(duì)重要電子檔案異地備份保管、災(zāi)難備份、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案館（室）建設(shè)等工作提出具體要求。

高校檔案信息化建設(shè)是全面貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》的重要舉措，檔案信息化在全面優(yōu)化提升檔案收存管用等工作便捷性的同時(shí)，有利于高校充分整合利用各個(gè)門類的檔案信息資源，促使高校檔案工作從傳統(tǒng)的申請(qǐng)查詢業(yè)務(wù)模式快速向智庫支持業(yè)務(wù)模式轉(zhuǎn)型。

（二）高校檔案信息化建設(shè)是提升學(xué)校公共服務(wù)水平的重要舉措

檔案信息化建設(shè)推動(dòng)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，突破傳統(tǒng)檔案查詢利用的空間限制，借助信息技術(shù)和新媒體技術(shù)，搭建一站式線上辦理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)查檔服務(wù)“網(wǎng)上辦”，更加快捷、方便、精準(zhǔn)地提供優(yōu)質(zhì)查詢服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)“讓信息多跑路，群眾少跑腿”的工作目標(biāo)。

（三）高校檔案信息化建設(shè)是高校教育信息化建設(shè)的有力支持

檔案信息化建設(shè)是高校教育信息化建設(shè)工作的重要組成部分，電子檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、招投標(biāo)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)等各管理部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，通過元數(shù)據(jù)抓取、四性檢測、電子簽章等技術(shù)操作，完成電子文件一鍵歸檔，同時(shí)促進(jìn)數(shù)據(jù)流動(dòng)形成閉環(huán)，確保各類信息資源充分共享，促使高校內(nèi)部治理體系不斷完善[1]。

二、高校檔案信息化建設(shè)存在的問題

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，具有建設(shè)內(nèi)容廣泛、技術(shù)難度高、建設(shè)長期性的特點(diǎn)，高校檔案信息化建設(shè)程度更多依賴于學(xué)校對(duì)檔案工作的投入力度，相較于科研、教學(xué)、人事、財(cái)務(wù)等工作，檔案工作明顯處于劣勢，從而導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)雖有一定發(fā)展，但仍存在起步晚、步伐慢、底子薄的問題。

（一）檔案增量電子化工作起步晚

目前大部分高校檔案館已經(jīng)使用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案檢索目錄的電子錄入，但是尚未實(shí)現(xiàn)電子文本全文提交和電子檔案歸檔管理，各立卷單位和檔案館的軟硬件設(shè)施不具備電子檔案的歸檔接收條件，囿于條件所限，只能實(shí)行紙質(zhì)檔案原文單套制和檔案檢索目錄雙套制相結(jié)合的管理方式。為從庫存資源向信息資源轉(zhuǎn)型提供中間管理平臺(tái)，將電子文本轉(zhuǎn)化成電子檔案還需各部門提高認(rèn)識(shí)，形成共識(shí)，需要人力、物力、財(cái)力的投入，不僅檔案館需開發(fā)建設(shè)電子檔案接收系統(tǒng)，信息技術(shù)部門需提供技術(shù)安全保障，各立卷單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)也需要開發(fā)歸檔功能，并實(shí)現(xiàn)集成對(duì)接，因此，軟硬件建設(shè)任務(wù)還很重。

（二）檔案存量數(shù)字化進(jìn)程緩慢

檔案存量數(shù)字化是把館藏各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理。其工作特點(diǎn)決定了檔案存量數(shù)字化工作需要學(xué)校大量的預(yù)算投入，而目前存在部分學(xué)校對(duì)檔案工作不夠重視、預(yù)算投入較少的問題，這就導(dǎo)致檔案數(shù)字化工作無法大規(guī)模開展，檔案掃描和全文信息采集工作進(jìn)程較為緩慢，檔案數(shù)字化比例較低，提供給用戶使用的仍是淺層次的檔案目錄信息資源服務(wù)，無法滿足信息時(shí)代廣大用戶對(duì)檔案信息資源查詢利用的需要。

（三）專業(yè)人才資源不足

檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)性、技術(shù)型人才，既要了解電子檔案收集整理封裝全過程、元數(shù)據(jù)的抓取規(guī)則、電子檔案利用方式，又要掌握系統(tǒng)建設(shè)框架、業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口對(duì)接方案、檔案信息安全技術(shù)。目前高校檔案館存在人才培養(yǎng)不夠系統(tǒng)、人才引進(jìn)不夠到位、檔案人才隊(duì)伍的數(shù)量不足等問題，尤其是高級(jí)檔案人才的稀缺，導(dǎo)致檔案工作的質(zhì)量和效率難以提升[2]。

三、高校檔案信息化建設(shè)可行性分析

檔案信息化建設(shè)目標(biāo)方向是：搭建完成覆蓋檔案收、存、管、用全業(yè)務(wù)、全過程的綜合性集成平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)需求服務(wù)到供給服務(wù)的轉(zhuǎn)變，從碎片管理到系統(tǒng)管理的轉(zhuǎn)變。在清晰劃分服務(wù)范圍的工作基礎(chǔ)上，對(duì)涉及的服務(wù)對(duì)象申請(qǐng)流程、各類工作表單和檔案證明模板格式等要素進(jìn)行統(tǒng)一，確保實(shí)現(xiàn)檔案管理與服務(wù)的規(guī)范化、流程化[3]，提升主動(dòng)服務(wù)、精準(zhǔn)管理能力。

（一）政策支持

近年來國家出臺(tái)了一系列政策法規(guī)以及國家標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化建設(shè)提供了建設(shè)依據(jù)和規(guī)范化要求。

1.《中華人民共和國檔案法》。2.《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》。3.中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）。4.中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn) 《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362-2020）。5.中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）。6.《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》。7.中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）。8.中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010）。9.中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)圖書館和檔案館的文獻(xiàn)保存要求》（GB/T27703-2011）等。

（二）成功經(jīng)驗(yàn)借鑒

目前，檔案信息化建設(shè)在頭部高?；虬l(fā)達(dá)地區(qū)高校檔案館開展較早，已經(jīng)取得了一定成效，高校檔案館可以通過借鑒兄弟院校的成功經(jīng)驗(yàn)，以及對(duì)第三方服務(wù)公司的考察調(diào)研，熟悉檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，充分了解數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)及流程，建立系統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)設(shè)想。成熟的各項(xiàng)技術(shù)、硬件設(shè)施和標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，為高校檔案信息化建設(shè)提供了有力支持，減少了試錯(cuò)成本。

（三）學(xué)校技術(shù)支撐

順應(yīng)國家教育信息化建設(shè)，各高校相繼開展“智慧校園”建設(shè)，信息技術(shù)部門的技術(shù)力量與專業(yè)團(tuán)隊(duì)為校園網(wǎng)絡(luò)各系統(tǒng)平臺(tái)運(yùn)維提供了完備的技術(shù)支持與安全保障，在高校檔案館缺少信息技術(shù)專業(yè)人才的情況下，借助“智慧校園”建設(shè)的東風(fēng)，高校信息技術(shù)部門的專業(yè)技術(shù)支持為檔案信息化建設(shè)提供了有力支撐。

四、高校檔案信息化發(fā)展策略

高校檔案信息化建設(shè)要堅(jiān)持存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展方向，以數(shù)字資源建設(shè)為核心，以規(guī)范配置信息化基礎(chǔ)設(shè)施為保障，建立跨部門的檔案資源共享平臺(tái)[4]，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案資源體系、利用體系、安全體系、人才體系建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展，構(gòu)建檔案管理的新平臺(tái)、新機(jī)制、新模式。

（一）信息資源建設(shè)

檔案信息資源是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源主要分為兩個(gè)部分，一部分是各部門產(chǎn)生的電子文件、數(shù)字資源，通過電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接、整理、接收形成的電子檔案；另一部分是館藏檔案的數(shù)字化加工、處理、掛接形成的電子檔案。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

1.電子檔案管理系統(tǒng)

電子檔案管理系統(tǒng)是以電子文件、數(shù)字資源為主要采集對(duì)象，通過實(shí)施檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、管理與維護(hù)，提供數(shù)字檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸、多元化利用服務(wù)的管理系統(tǒng)，承擔(dān)著電子檔案的對(duì)口接收、集成管理以及高效利用的功能。建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，檔案館將接收學(xué)校各業(yè)務(wù)部門形成的歸檔電子文件進(jìn)館并實(shí)施科學(xué)管理和提供利用，為各部門降低管理成本、提高工作效率和更好地挖掘檔案信息價(jià)值提供保障。同時(shí)，電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)完成，將逐步形成電子檔案的單軌化存儲(chǔ)模式，從而大大緩解檔案館庫房不足的壓力。

2.館藏檔案數(shù)字化

館藏檔案經(jīng)數(shù)字化處理后，檔案管理、利用的對(duì)象由傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒓夹g(shù)為載體的數(shù)字檔案。加快館藏檔案數(shù)字化工作步伐，不僅可以節(jié)約保管費(fèi)用，節(jié)省占地空間，而且可以通過OCR技術(shù)進(jìn)行文字識(shí)別，查閱、利用方便快捷，結(jié)合電子簽章等信息安全技術(shù)手段，大大提高了檔案服務(wù)利用效率。同時(shí)，檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后，查詢利用時(shí)避免了反復(fù)印制資料而造成的檔案資料損壞，尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案資料，數(shù)字化處理無疑是對(duì)其更好的保護(hù)。

（二）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)任務(wù)是建設(shè)一個(gè)由電子檔案管理系統(tǒng)、檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)、聲像檔案管理系統(tǒng)、編研系統(tǒng)等一系列檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成的綜合性管理平臺(tái)，通過進(jìn)一步梳理檔案工作核心業(yè)務(wù)，圍繞統(tǒng)籌檔案事業(yè)發(fā)展、推進(jìn)檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理、提升檔案治理能力和服務(wù)水平等核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域構(gòu)建數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)體系，為從庫存資源向信息資源轉(zhuǎn)型提供中間管理平臺(tái)，為廣大師生校友提供一站式檔案業(yè)務(wù)線上辦理平臺(tái)。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要包括庫房設(shè)施建設(shè)、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施建設(shè)、安全設(shè)施建設(shè)。按照國標(biāo)“獨(dú)立建設(shè)，自成體系”和“面積達(dá)標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、安全保密、服務(wù)便捷、節(jié)能環(huán)?！苯ㄔO(shè)原則與目標(biāo)，加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善硬件條件。一是依據(jù)《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》及上級(jí)檔案主管部門有關(guān)技術(shù)要求，在檔案館庫房建設(shè)及館庫面積全面改善基礎(chǔ)上，開展智能檔案庫房系統(tǒng)建設(shè)。二是依托學(xué)校信息技術(shù)中心專業(yè)團(tuán)隊(duì)和基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，保障檔案智慧管理平臺(tái)運(yùn)維，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)運(yùn)維科學(xué)規(guī)范、高效集約。三是建立合規(guī)的數(shù)據(jù)安全管理體系，包括訪問、控制、加密技術(shù)、防火墻等方式，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和機(jī)密性[5]。

（四）專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)人才支持，堅(jiān)持“引育并舉”人才隊(duì)伍建設(shè)機(jī)制，加快建設(shè)一支適應(yīng)新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展要求的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。一是加強(qiáng)現(xiàn)有人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)不斷提升工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。二是引進(jìn)具有檔案學(xué)專業(yè)、信息技術(shù)專業(yè)背景的專門人才。

（五）制度規(guī)范建設(shè)

根據(jù)電子檔案管理規(guī)律與業(yè)務(wù)特點(diǎn)，進(jìn)一步梳理細(xì)化核心業(yè)務(wù)，全面修訂（制定）電子檔案管理制度，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，優(yōu)化再造業(yè)務(wù)流程，編制檔案管理制度匯編，切實(shí)提升檔案管理的規(guī)范化、精細(xì)化。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的、復(fù)雜的、系統(tǒng)性工作。高校檔案館應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，及時(shí)挖掘、分析、總結(jié)各類檔案特點(diǎn)，形成并完善相應(yīng)的數(shù)字化建設(shè)工作策略，凝練自身工作特色，從信息資源建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)等方面，逐步完成檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作高質(zhì)量發(fā)展。

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作者單位：河北大學(xué)檔案館