事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考

［摘 要］檔案管理工作是事業(yè)單位實施各項管理工作的基礎(chǔ)和保障，對于提高事業(yè)單位的工作效率和改進工作作風(fēng)有著重要作用。事業(yè)單位檔案管理工作有利于保障干部職工的合法權(quán)益，提高事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)效率，準(zhǔn)確把握事業(yè)單位的發(fā)展情況，推動區(qū)域經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展。本文分析了事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的必要性和創(chuàng)新趨勢，在此基礎(chǔ)上，重點闡述了事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新和優(yōu)化的有效策略。旨在加速推進事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新進程，爭取實現(xiàn)對檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，最大限度發(fā)揮檔案資料的價值。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新策略

［中圖分類號］G27 文獻標(biāo)志碼：A

事業(yè)單位保存了大量的檔案資料，隨著事業(yè)單位的運營和發(fā)展，不斷有新的檔案資料生成。其中，檔案資料的歸檔、分析、保存和利用整個流程具有較強的綜合性、系統(tǒng)性、專業(yè)性，為提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，管理人員需要樹立先進的檔案管理觀念，運用數(shù)字化、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等多種技術(shù)手段，切實提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，深入挖掘檔案信息的價值，輔助決策制定，從而發(fā)揮事業(yè)單位的公共服務(wù)職能，為地方經(jīng)濟社會健康發(fā)展提供有力保障。

1 事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.1 有利于保障干部職工的合法權(quán)益

事業(yè)單位的檔案資料詳細記錄了干部職工的個人信息、工作經(jīng)歷、獎懲情況，加強檔案管理工作創(chuàng)新，可以確保檔案信息準(zhǔn)確和完整，為干部職工參與社會保險、職位晉升和調(diào)動、培訓(xùn)、退休等工作的開展提供可靠依據(jù)，有利于保障干部職工的合法權(quán)益，實現(xiàn)事業(yè)單位人力資源的優(yōu)化配置和高效利用。

1.2 有利于提高事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)效率

以往事業(yè)單位檔案管理工作效率偏低，檔案資料歸檔不及時，查找和使用檔案信息耗時較長。通過實施檔案管理工作創(chuàng)新，引入現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案信息的自動歸檔、快速檢索和高效利用，為事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)工作的開展提供有力支持，有利于提高事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)效率。

1.3 有利于準(zhǔn)確把握事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r

領(lǐng)導(dǎo)和干部職工都是事業(yè)單位發(fā)展不可或缺的力量，應(yīng)充分認(rèn)識到事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀及遇到的困難，集思廣益，共同參與事業(yè)單位運營管理，提高事業(yè)單位發(fā)展水平。這就需要加強檔案管理工作創(chuàng)新，通過收集、整理和分析檔案信息，準(zhǔn)確把握事業(yè)單位的發(fā)展情況，及時調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，推動事業(yè)單位健康發(fā)展［1］。

1.4 有利于推動區(qū)域經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展

事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)效率和服務(wù)能力會對區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生重大影響，需要加強檔案管理工作創(chuàng)新，依托檔案信息提高事業(yè)單位的管理與服務(wù)能力，聯(lián)合其他政府部門和社會機構(gòu)，深入挖掘和開發(fā)利用當(dāng)?shù)貎?yōu)勢資源，促進產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)升級，改善當(dāng)?shù)鼐用竦纳顥l件，推動區(qū)域經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展。

2 新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新趨勢

2.1 電子化

在信息時代，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作，建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變檔案管理載體和方式，在線上自動采集、處理、分析檔案信息，給檔案管理人員帶來了巨大便利，既可以降低檔案管理人員的工作強度及其操作失誤引起的檔案信息失真風(fēng)險，又能促進檔案信息高速共享和高效利用，提高檔案管理自動化、智能化水平，減少檔案管理成本，為事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新提供了可行思路。

2.2 互聯(lián)網(wǎng)和云存儲

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用可以將不同部門有機聯(lián)系到一起，暢通信息溝通渠道，促使檔案信息高速傳輸和共享，符合新時期檔案管理工作規(guī)范化、高效化開展要求。同時，運用數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成電子檔案，保存在云平臺上，打破了時間和空間對檔案管理工作的限制，使得用戶可以遠程訪問云平臺，獲取檔案信息。云存儲模式還能自動進行數(shù)據(jù)備份，嚴(yán)格審核訪問者的身份信息，拒絕存在風(fēng)險的訪問，保障檔案信息安全性。

2.3 大數(shù)據(jù)分析

大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)w量龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的檔案信息進行高速處理，運用不同的大數(shù)據(jù)分析工具可以得到多層次、多角度的分析結(jié)果，從海量檔案信息中挖掘出有價值的一部分，提高檔案管理效率，符合新時代事業(yè)單位檔案管理工作要求，弱化了主觀因素的影響，使得事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)準(zhǔn)確全面、時效性強的檔案信息作出科學(xué)合理的決策，為事業(yè)單位發(fā)展賦予了新的動能［2］。

2.4 安全管理

信息安全是一個重要課題，在事業(yè)單位檔案管理工作中，需要加強對單位機密信息和干部職工信息的全面保護，防止這些檔案信息外泄而威脅國家和人民群眾的根本利益和財產(chǎn)安全。通過加強檔案管理工作，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息安全防護機制。運用多種信息安全技術(shù)對檔案信息的采集、流轉(zhuǎn)、利用進行全過程、全方位、動態(tài)化監(jiān)管，防范木馬病毒入侵電子檔案管理系統(tǒng)，致力于創(chuàng)建安全的檔案管理環(huán)境。

3 事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新和優(yōu)化的有效策略

3.1 優(yōu)化檔案管理制度

檔案管理制度是事業(yè)單位檔案管理工作的重要指導(dǎo)規(guī)范，事業(yè)單位應(yīng)建立健全的檔案管理制度，明確檔案管理流程、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任，優(yōu)化檔案管理工作的制度環(huán)境，推動檔案管理工作高效化開展和不斷創(chuàng)新。首先，結(jié)合我國相關(guān)法律法規(guī)以及事業(yè)單位檔案管理工作要求對現(xiàn)行檔案管理制度予以完善，補充相關(guān)內(nèi)容和條款，對于有歧義和不適用的條款予以修改，確保檔案管理制度能夠真正發(fā)揮出對檔案管理工作的指導(dǎo)作用，鼓勵各部門人員參與檔案管理制度建設(shè)，提出可行建議，獲得單位全員對檔案管理制度的認(rèn)同，迅速執(zhí)行新制度，提高單位全員對檔案管理工作的支持和配合度。其次，優(yōu)化檔案管理工作流程，要與檔案管理組織結(jié)構(gòu)、制度體系、管理目標(biāo)相匹配，符合新時代事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)字化、信息化發(fā)展要求，嚴(yán)格落實各個環(huán)節(jié)，避免任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差。第三，在檔案管理制度中要體現(xiàn)檔案管理人員的具體職責(zé)，不得有職責(zé)交叉和遺漏的情況，以便在檔案管理責(zé)任落實到不到位時能夠迅速找到責(zé)任人追究其責(zé)任，使檔案管理工作規(guī)范化開展。最后，構(gòu)建激勵機制，采取多種激勵措施，以此來約束和激勵檔案管理人員的行為，調(diào)動檔案管理人員的積極性，使其在檔案管理工作中兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真履職、勇于創(chuàng)新，從而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作長效創(chuàng)新發(fā)展。

3.2 推進檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的重要形式，通過建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，利用數(shù)字化、信息化工具實施對檔案信息的規(guī)范高效管理，能夠顯著提高檔案管理工作效能。在電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)和運維階段，需要采取以下措施。首先，在系統(tǒng)規(guī)劃階段，事業(yè)單位要結(jié)合檔案管理工作內(nèi)容、要求、目標(biāo)，科學(xué)規(guī)劃設(shè)計電子檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)框架和功能，應(yīng)保證系統(tǒng)具有較強的兼容性、靈活性、可擴展性，這樣電子檔案管理系統(tǒng)才能與其他部門的信息系統(tǒng)相對接，充分發(fā)揮檔案信息對事業(yè)單位運營管理和公共服務(wù)的支持作用。其次，在系統(tǒng)建設(shè)階段，事業(yè)單位要加大資金和技術(shù)的投入力度，引進質(zhì)量性能可靠的軟硬件設(shè)施，通過跨部門、跨領(lǐng)域的合作整合檔案資源，或者與高校、研究機構(gòu)、企事業(yè)單位等合作，共同建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，合作研發(fā)適用于事業(yè)單位檔案管理工作的軟件，提高軟件的實用性，在建成系統(tǒng)后進行調(diào)試，確保系統(tǒng)界面簡潔，功能齊全，操作便捷［3］。最后，在系統(tǒng)運維階段，對紙質(zhì)檔案進行電子化處理，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資料價值進行判斷，篩選出有價值的檔案資料，自動分類、歸檔、生成目錄，對于無價值的廢棄檔案，要及時銷毀。在檔案信息上傳到系統(tǒng)之前，先由部門負責(zé)人對檔案內(nèi)容、形式、準(zhǔn)確性和完整性進行審核，確定完全符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)后，再由檔案管理人員審核，并將電子檔案保存在云平臺上，從而依托電子檔案管理系統(tǒng)強化事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，提高檔案信息的利用率。

3.3 規(guī)范電子檔案管理程序

電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用將會引起事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)生巨大變革，需要重新制定檔案管理程序，對檔案資料導(dǎo)入、入庫、借閱、移交、利用等環(huán)節(jié)的操作要點予以明確，促使檔案管理人員規(guī)范操作，提高檔案資料精細化、信息化管理水平。第一，檔案導(dǎo)入，針對事業(yè)單位運營過程中形成的電子檔案要在收集時進行審核，確保電子檔案的完整性與準(zhǔn)確性，標(biāo)注存儲格式和屬性，導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)，對于有價值的檔案資料，要采用紙質(zhì)檔案和電子檔案的形式保管。第二，檔案入庫，針對紙質(zhì)檔案，在系統(tǒng)的檔案入庫頁面勾選要入庫的檔案，點擊“分配庫位”，選擇存放位置，以便后續(xù)能夠快速查找到需求的檔案信息。第三，檔案借閱，用戶在系統(tǒng)的檔案借閱模塊輸入關(guān)鍵詞，檢索檔案信息，點擊“借閱申請”，經(jīng)過檔案管理部門審核后開放權(quán)限，即可在線獲取檔案信息。第四，檔案移交，檔案管理部門要對檔案移交手續(xù)進行審查，確保移交單位及接收單位的手續(xù)齊全，在規(guī)定時限內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)移。第五，檔案利用，通過點擊檔案存儲模塊中的檔案利用率，可以獲悉事業(yè)單位的檔案利用情況，為檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化提供正確導(dǎo)向，有助于改進工作方法，提高檔案管理服務(wù)效果［4］。值得注意的是，事業(yè)單位檔案管理工作要嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》的規(guī)定，提高檔案管理人員和使用者的信息安全意識，避免檔案信息查詢、利用、傳遞等環(huán)節(jié)出現(xiàn)信息泄露的情況。

3.4 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)形式

事業(yè)單位是為廣大人民群眾提供公共服務(wù)的重要機構(gòu)。在新時代要切實加強檔案管理服務(wù)形式的創(chuàng)新，提高檔案資料的利用率，滿足用戶多元化、個性化的需求，從而有效發(fā)揮檔案資料的價值，促使事業(yè)單位更好地履行服務(wù)職能，得到用戶的認(rèn)可。第一，在線檔案服務(wù)。通過運用互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化技術(shù)開展電子檔案管理工作，為用戶提供在線查詢、申請、預(yù)約等服務(wù)，用戶可以通過電子檔案管理系統(tǒng)在線上隨時查閱檔案信息，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，大大節(jié)省了用戶的時間和精力。第二，檔案智能化服務(wù)。利用人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶提供智能化服務(wù)，根據(jù)用戶常見問題生成標(biāo)準(zhǔn)答案，用戶可以自行按照答案解決問題，提高了系統(tǒng)響應(yīng)速度和事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力。第三，多元化檔案服務(wù)。新時代事業(yè)單位檔案管理工作要朝著信息服務(wù)、知識管理、文化傳播的方向轉(zhuǎn)變，為用戶提供多元化、精準(zhǔn)化的服務(wù)，讓檔案服務(wù)更加貼近用戶的需求。第四，個性化檔案服務(wù)。通過應(yīng)用信息化技術(shù)，為用戶提供個性化的檔案服務(wù)，使用戶能夠根據(jù)自身實際需求，選擇服務(wù)內(nèi)容和方式，贏得用戶的滿意。第五，檔案共享平臺。事業(yè)單位要加強檔案共享平臺建設(shè)，將電子檔案保存在云端服務(wù)器上，用戶可以使用web頁面查詢和下載檔案信息，還能實現(xiàn)不同機構(gòu)和部門之間的檔案信息共享，提高檔案資源的利用效率，降低檔案管理成本［5］。

3.5 加強檔案安全管理工作

檔案安全管理是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分，如果檔案信息泄露，會給事業(yè)單位發(fā)展造成負面影響，人民群眾的利益也會受到損害。因此，事業(yè)單位必須從技防、物防、人防的角度，創(chuàng)建安全的檔案保管環(huán)境，降低檔案信息的安全風(fēng)險。首先，利用多種網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)為電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)筑安全防線，如身份認(rèn)證技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等，抵御木馬病毒的入侵和黑客的攻擊，防止檔案信息被不法分子截取、盜用、篡改，還要定期對檔案信息進行備份，防止突發(fā)停電事故或設(shè)備故障造成檔案信息丟失。其次，對于檔案管理工作使用的辦公設(shè)備，要定期進行檢查、維護、更新，保證各類硬件設(shè)備的安全穩(wěn)定運行，通過安裝智能監(jiān)控系統(tǒng)、智能門禁系統(tǒng)和智能環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)，自動實施機房環(huán)境溫濕度的調(diào)節(jié)，檔案管理人員出入機房和檔案室時必須進行身份認(rèn)證，防止無關(guān)人員進入檔案室和機房而威脅檔案信息安全［6］。最后，對檔案管理人員實施信息安全教育，觀看相關(guān)教育片和紀(jì)錄片，提高檔案管理人員的信息安全意識和保密意識，對于違反事業(yè)單位檔案管理制度的人員予以嚴(yán)厲處罰，增強檔案管理人員的責(zé)任感和危機感，并要在檔案查閱及調(diào)用中規(guī)范其辦理手續(xù)，檔案移交過程要有專人、專車進行，使檔案安全意識滲透到所有檔案管理人員心中，全方位維護檔案安全。

4 結(jié)語

加強檔案管理工作創(chuàng)新是提高事業(yè)單位檔案管理和服務(wù)能力的有效路徑，需要建立健全的檔案管理制度，加強檔案管理信息化建設(shè)，規(guī)范電子檔案管理程序，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)形式，嚴(yán)格落實檔案安全管理工作，從而利用數(shù)字化、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等先進技術(shù)，充分挖掘檔案信息價值，促進檔案信息共享，為用戶提供多元化、個性化、智能化的服務(wù)，全面提高檔案信息利用率，為事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展保駕護航。

參考文獻

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