企事業(yè)單位電子發(fā)票歸檔問(wèn)題探析

鄢 敏

（作者單位：農(nóng)業(yè)農(nóng)村部機(jī)關(guān)服務(wù)局）

一、研究背景

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子商務(wù)成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，電子發(fā)票作為其中的一種新型發(fā)票形式，已經(jīng)逐漸普及，并逐漸替代了傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票。電子發(fā)票相比紙質(zhì)發(fā)票，具有節(jié)省時(shí)間、降低成本、便于管理等優(yōu)點(diǎn)。同時(shí)，也提高了發(fā)票的可信度和可追溯性。發(fā)票電子化是我國(guó)財(cái)稅信息化改革的基礎(chǔ)，電子發(fā)票的推廣與運(yùn)用對(duì)提升財(cái)務(wù)信息化、大數(shù)據(jù)化發(fā)展水平起著不可替代的作用。電子發(fā)票歸檔問(wèn)題一直是財(cái)政、稅務(wù)部門(mén)和企事業(yè)單位關(guān)注的焦點(diǎn)。2012 年以來(lái)，相關(guān)主管部門(mén)相繼出臺(tái)多項(xiàng)管理規(guī)定，對(duì)電子發(fā)票歸檔工作提出了要求[1]。

二、電子發(fā)票歸檔的重要性

（一）電子發(fā)票歸檔有助于合法合規(guī)經(jīng)營(yíng)

根據(jù)稅法規(guī)定，企事業(yè)單位在開(kāi)具發(fā)票后需要進(jìn)行嚴(yán)格的發(fā)票管理。如果企事業(yè)單位不能及時(shí)歸檔和保存發(fā)票，那么在稅務(wù)部門(mén)的稽查中，就會(huì)面臨罰款或其他處罰。如果企事業(yè)單位采用電子發(fā)票，那么歸檔和保存就變得更加方便快捷。這樣不僅可以為單位的合法合規(guī)經(jīng)營(yíng)提供有效保障，還可以避免不必要的罰款。

（二）電子發(fā)票歸檔有助于實(shí)現(xiàn)高效的財(cái)務(wù)管理

如果企事業(yè)單位不能及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行發(fā)票管理，那么就會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的混亂和不準(zhǔn)確，這嚴(yán)重影響企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)決策和管理效率。采用電子發(fā)票并進(jìn)行歸檔，企事業(yè)單位可以通過(guò)電子發(fā)票歸檔系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢、統(tǒng)計(jì)和分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，可以使財(cái)務(wù)管理更加高效、精確和及時(shí)，更好地制定財(cái)務(wù)計(jì)劃和決策。

（三）電子發(fā)票歸檔有助于更好地保護(hù)自身利益

在商業(yè)交易中，可能會(huì)出現(xiàn)各種爭(zhēng)議和糾紛。如果企事業(yè)單位沒(méi)有及時(shí)、準(zhǔn)確地保存電子發(fā)票，那么就可能會(huì)在爭(zhēng)議和糾紛中處于劣勢(shì)地位。采用電子發(fā)票并歸檔，企事業(yè)單位可以通過(guò)電子發(fā)票歸檔系統(tǒng)查詢、打印、傳輸和存檔電子發(fā)票，提高自身的證據(jù)力和處理爭(zhēng)議的效率，可以更好地保護(hù)自身利益。

（四）電子發(fā)票歸檔可以提高企事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)效率

對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，電子發(fā)票可以減少勞動(dòng)力成本、縮短結(jié)算周期、降低出錯(cuò)率等優(yōu)點(diǎn)。但是，如果企事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的歸檔管理，將會(huì)給自身的日常運(yùn)營(yíng)帶來(lái)極大的不便。例如，企事業(yè)單位需要對(duì)某筆交易進(jìn)行核對(duì)時(shí)，如果無(wú)法及時(shí)查找到相關(guān)的電子發(fā)票，就可能耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。而對(duì)于已經(jīng)歸檔的電子發(fā)票，企事業(yè)單位可以通過(guò)管理信息系統(tǒng)，快速地進(jìn)行檢索，大大提高了運(yùn)營(yíng)效率。此外，從紙質(zhì)發(fā)票逐步過(guò)渡使用電子發(fā)票后，可以減少紙張消耗以及紙質(zhì)檔案占用的空間，并減少運(yùn)營(yíng)成本，提升運(yùn)營(yíng)效率。

（五）電子發(fā)票歸檔可以提高企事業(yè)單位的信息安全水平

電子發(fā)票是企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息，涉及商業(yè)機(jī)密和隱私。如果企事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行科學(xué)合理的歸檔管理，可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露和篡改等安全問(wèn)題。例如，黑客入侵系統(tǒng)后，可能會(huì)篡改財(cái)務(wù)信息，給單位帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。而對(duì)于已經(jīng)進(jìn)行了安全歸檔的電子發(fā)票，企事業(yè)單位可以采取多重保護(hù)措施，保證數(shù)據(jù)的安全性和可靠性[2]。

三、電子發(fā)票歸檔存在的問(wèn)題

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票具有方便快捷、環(huán)保節(jié)能、易于管理等優(yōu)勢(shì)，可以有效降低企事業(yè)單位的成本，提高財(cái)務(wù)管理的效率。然而，隨著電子發(fā)票的普及和應(yīng)用，也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，需要認(rèn)真研究并加以解決。

（一）歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

歸檔是指將電子發(fā)票進(jìn)行保存和備份的過(guò)程，是財(cái)務(wù)管理中非常重要的一環(huán)。目前，不同的國(guó)家和地區(qū)對(duì)于電子發(fā)票歸檔的要求和標(biāo)準(zhǔn)不盡相同。一些國(guó)家要求企業(yè)單位必須保存電子發(fā)票原始數(shù)據(jù)，包括發(fā)票內(nèi)容、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期等信息，并且要求數(shù)據(jù)必須以特定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸。而在另一些國(guó)家，則可能只要求保存發(fā)票的電子副本或者彩色掃描件。此外，即使在同一地區(qū)，也可能存在不同的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。例如，我國(guó)國(guó)家稅務(wù)總局規(guī)定企事業(yè)單位需要將電子發(fā)票原始數(shù)據(jù)和彩色掃描件進(jìn)行歸檔保存，但具體的保存期限、保存方式、數(shù)據(jù)格式等方面并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于如何實(shí)施電子發(fā)票采集、查重、驗(yàn)真、報(bào)銷(xiāo)入賬和歸檔等具體操作細(xì)節(jié)性的問(wèn)題也一直缺乏規(guī)范性的具體規(guī)定，這導(dǎo)致不同的企事業(yè)單位在進(jìn)行電子發(fā)票歸檔時(shí)可能會(huì)有所差異。這種不一致性給企事業(yè)單位在日常操作和財(cái)務(wù)管理中帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，需要積極應(yīng)對(duì)和解決。

（二）歸檔時(shí)間過(guò)長(zhǎng)

對(duì)于一些大型企事業(yè)單位和復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程，需要處理的電子發(fā)票數(shù)量龐大，而且需要分類(lèi)、整理和歸檔的信息也比較多，因此需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力來(lái)完成這項(xiàng)工作。此外，如果企事業(yè)單位的管理不夠規(guī)范（如員工缺乏規(guī)范的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，或者企事業(yè)單位的信息系統(tǒng)和軟件不夠完善），那么歸檔時(shí)間就會(huì)更長(zhǎng)。電子發(fā)票歸檔需要通過(guò)專門(mén)的軟件進(jìn)行，對(duì)于一些規(guī)模較小或沒(méi)有專業(yè)人員管理的企事業(yè)單位，會(huì)導(dǎo)致管理和經(jīng)營(yíng)成本增加，許多單位采取保存一套電子發(fā)票、打印一套紙質(zhì)發(fā)票報(bào)銷(xiāo)的方式歸檔，一定程度上影響歸檔效率，使得電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)很難體現(xiàn)出來(lái)。

（三）歸檔方式不規(guī)范

許多企事業(yè)單位在歸檔時(shí)存在一些不規(guī)范的行為。首先，歸檔的規(guī)則不統(tǒng)一，即不同的人或不同的部門(mén)在歸檔時(shí)采用的規(guī)則不一致。這種情況下，同一份文件可能會(huì)被放置在不同的位置，或者相似的文件會(huì)被分別存放在不同的文件夾中，導(dǎo)致查找和使用困難。其次，歸檔的方式不規(guī)范，即沒(méi)有按照一定的順序進(jìn)行整理和分類(lèi)，使得文件的順序混亂，無(wú)法快速定位和檢索。最后，歸檔的內(nèi)容不規(guī)范，即存儲(chǔ)的文件或數(shù)據(jù)沒(méi)有被清晰地標(biāo)識(shí)或者命名，或者沒(méi)有按照時(shí)間、地點(diǎn)、人物等規(guī)則進(jìn)行分類(lèi)，電子發(fā)票原數(shù)據(jù)缺失等，導(dǎo)致信息的獲取和利用不便。

（四）存在安全隱患

電子發(fā)票在填開(kāi)、采集、查重、驗(yàn)真、報(bào)銷(xiāo)入賬和歸檔等工作流程中，依托互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，需要提取、傳送大量的電子發(fā)票信息，包含企事業(yè)單位很多的商業(yè)信息，有大量的核心數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生非授權(quán)訪問(wèn)或信息被攔截、竊取，就有可能泄露商業(yè)秘密，給單位信息安全帶來(lái)巨大隱患。一些不法分子通過(guò)攻擊、干擾網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒，也會(huì)給單位增加安全風(fēng)險(xiǎn)。此外，目前大部分單位將電子發(fā)票打印出來(lái)報(bào)銷(xiāo)入賬，如果有個(gè)人或單位對(duì)發(fā)票信息進(jìn)行篡改或偽造電子發(fā)票，再打印出來(lái)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，財(cái)務(wù)人員一旦比對(duì)疏忽，或比對(duì)技術(shù)落后，就會(huì)造成虛假發(fā)票報(bào)銷(xiāo)入賬的情況出現(xiàn)，嚴(yán)重影響單位財(cái)務(wù)核算秩序，也對(duì)電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)入賬工作的順利實(shí)施造成影響[3]。

四、電子發(fā)票歸檔優(yōu)化路徑

（一）建立統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)

由于各地區(qū)電子發(fā)票歸檔標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，造成企事業(yè)單位間互相不兼容的情況。因此，建立一個(gè)統(tǒng)一的電子發(fā)票歸檔標(biāo)準(zhǔn)顯得尤為重要。

1.文件格式標(biāo)準(zhǔn)化

在電子發(fā)票歸檔過(guò)程中，首先需要考慮的是文件格式的標(biāo)準(zhǔn)化。為了確保電子發(fā)票在不同的平臺(tái)、系統(tǒng)之間的互相兼容和傳輸?shù)目煽啃?，需要統(tǒng)一規(guī)定電子發(fā)票的文件格式。建議使用現(xiàn)有的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式，如PDF、XML 等。

2.電子發(fā)票存儲(chǔ)規(guī)范

電子發(fā)票存儲(chǔ)規(guī)范包括存儲(chǔ)的位置、存儲(chǔ)的方式、存儲(chǔ)的時(shí)間、存儲(chǔ)的安全性等多個(gè)方面。首先，存儲(chǔ)的位置應(yīng)該是固定的，可以是企事業(yè)單位內(nèi)部的某個(gè)文件夾，也可以是企事業(yè)單位內(nèi)部的云存儲(chǔ)等。其次，存儲(chǔ)的方式要遵循一定的規(guī)則，如可以按照年份、月份、發(fā)票類(lèi)型等進(jìn)行分類(lèi)。此外，電子發(fā)票的存儲(chǔ)時(shí)間應(yīng)該符合法律法規(guī)的要求。最后，存儲(chǔ)的安全性也是非常重要的，要保證存儲(chǔ)的環(huán)境和設(shè)備都具有一定的防護(hù)措施，確保電子發(fā)票的機(jī)密性和完整性。

3.電子發(fā)票檢索要求

企事業(yè)單位要能夠方便地檢索和查找歸檔的電子發(fā)票，建議在電子發(fā)票歸檔標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定檢索要求?？梢愿鶕?jù)發(fā)票類(lèi)型、時(shí)間、金額、銷(xiāo)售方等多個(gè)維度進(jìn)行檢索。同時(shí)，還需要考慮到數(shù)據(jù)安全性，規(guī)定檢索權(quán)限的管理，避免未授權(quán)的人員查看企事業(yè)單位的機(jī)密信息。

4.電子發(fā)票歸檔審核規(guī)范

為了確保歸檔的電子發(fā)票的真實(shí)性、合法性，需要建立電子發(fā)票歸檔審核規(guī)范。財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)在歸檔前對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行審核，確保發(fā)票信息真實(shí)、完整、合法有效。審核時(shí)需要關(guān)注發(fā)票的格式、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、銷(xiāo)售方、購(gòu)買(mǎi)方、金額等信息的準(zhǔn)確性和一致性。

（二）使用電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票和歸檔方式下，企事業(yè)單位需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力、物力來(lái)管理和保存發(fā)票數(shù)據(jù)。而且，由于紙質(zhì)發(fā)票易于被損壞、丟失或篡改，因此企事業(yè)單位也面臨著發(fā)票管理和保障數(shù)據(jù)完整性的難題。而使用專業(yè)的電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)則可以解決這些問(wèn)題。電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)從電子發(fā)票采集、查重、驗(yàn)真、報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔、調(diào)用、移交、借閱、銷(xiāo)毀等全流程管理，提高單位的工作效率，減少單位的管理成本，提高數(shù)據(jù)的安全性和完整性。但是，使用電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)也需要注意一些問(wèn)題。首先，需要確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，避免發(fā)生數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)崩潰等問(wèn)題。其次，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級(jí)，以保證系統(tǒng)的性能和功能的完整性。未來(lái)，隨著數(shù)字化程度的不斷提高，電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)將會(huì)在更多的領(lǐng)域得到應(yīng)用和發(fā)展，成為企事業(yè)單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要工具之一[4]。

（三）使用電子簽名技術(shù)

電子發(fā)票電子簽名是數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。相比傳統(tǒng)的手工簽名方式，電子簽名可以更快捷地完成驗(yàn)證和授權(quán)，減少了處理時(shí)間和工作量。不僅增強(qiáng)了發(fā)票處理過(guò)程的安全性，同時(shí)還提高了效率，減少了處理時(shí)間和工作量，降低成本。除了在電子發(fā)票中使用電子簽名，電子簽名技術(shù)還可以用于其他類(lèi)型的電子文檔，如電子合同、電子證書(shū)和電子郵件等。這些應(yīng)用程序可以進(jìn)一步提高安全性和效率，并為各行業(yè)提供更好的保護(hù)和服務(wù)。因此，使用電子簽名技術(shù)可以提高電子發(fā)票的安全性和效率，并提供更好的保護(hù)和服務(wù)。

（四）加強(qiáng)信息安全管理

加強(qiáng)基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)，在電腦、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施等配置和建設(shè)過(guò)程中，嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)和配置，盡量選擇與大型品牌的供應(yīng)商和開(kāi)發(fā)商合作，為電子發(fā)票運(yùn)行創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。開(kāi)發(fā)電子發(fā)票信息平臺(tái)時(shí)，在軟件設(shè)計(jì)中要有防篡改、防竊密、防攻擊的安全措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子發(fā)票全流程的保護(hù)，保證電子發(fā)票信息安全可靠。為了保證電子數(shù)據(jù)信息的絕對(duì)安全，盡量采取內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)物理隔離，設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、完整的、多層?jí)的權(quán)限密碼管控體系等措施，保障電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)運(yùn)行安全。建立完善的信息備份和系統(tǒng)恢復(fù)策略，確保信息丟失或被篡改時(shí)，系統(tǒng)依然能正常運(yùn)行，確保電子發(fā)票信息安全。

（五）加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)和教育

如果企事業(yè)單位員工缺乏規(guī)范的電子發(fā)票操作技能和意識(shí)，可能會(huì)導(dǎo)致發(fā)票開(kāi)具不規(guī)范、傳輸不安全、存儲(chǔ)不完整等問(wèn)題。因此，加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)和教育是至關(guān)重要的?？梢越M織電子發(fā)票歸檔操作培訓(xùn)班，邀請(qǐng)相關(guān)電子發(fā)票開(kāi)具、傳輸、存儲(chǔ)等專業(yè)人士，向員工講解電子發(fā)票的操作流程和規(guī)范要求，幫助員工掌握電子發(fā)票的基本知識(shí)和技能。此外，企事業(yè)單位可以發(fā)放操作手冊(cè)，讓員工在日常工作中隨時(shí)查閱。操作手冊(cè)應(yīng)該包括電子發(fā)票的開(kāi)具、傳輸、存儲(chǔ)等操作流程、規(guī)范要求以及常見(jiàn)問(wèn)題的解決方法等內(nèi)容，幫助員工更加便捷地了解電子發(fā)票的相關(guān)知識(shí)和操作技巧，以便他們能夠熟練地使用電子發(fā)票歸檔系統(tǒng)，避免誤操作和數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題[5]。

五、結(jié)語(yǔ)

電子發(fā)票歸檔問(wèn)題是一個(gè)復(fù)雜的問(wèn)題，需要從多個(gè)方面入手解決。稅務(wù)部門(mén)、企事業(yè)單位和相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)共同努力，制定統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，推廣電子簽名技術(shù)，使用電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，增強(qiáng)員工意識(shí)，以提高電子發(fā)票歸檔的效率和準(zhǔn)確性，降低企事業(yè)單位的管理成本。未來(lái)，隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和電子商務(wù)的普及，電子發(fā)票的使用將會(huì)越來(lái)越廣泛。因此，電子發(fā)票歸檔問(wèn)題也將成為一個(gè)更加重要和緊迫的問(wèn)題。稅務(wù)部門(mén)和企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合作，共同推動(dòng)電子發(fā)票歸檔的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，以促進(jìn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。