日本國立公文書館檔案利用服務的特點與啟示

摘要：日本國立公文書館通過引入先進的數(shù)字化管理系統(tǒng)和多樣化的用戶反饋渠道，不斷提升檔案利用服務質(zhì)量。在長期實踐中，該館形成了獨具特色的服務模式。論文基于文獻研究、案例分析和網(wǎng)絡調(diào)研，總結(jié)了日本國立公文書館檔案利用服務的主要特點：形式多樣化的檔案展覽，線上線下相結(jié)合；注重用戶參與的檔案服務，互動形式豐富；高效便捷的檔案開放，數(shù)字化程度高。結(jié)合我國實際，總結(jié)如下啟示：加強數(shù)字化建設，提升服務效率；注重用戶體驗，利用多渠道互動提高參與度；推動檔案資源開放與共享，方便公眾獲取信息。這些做法為我國檔案管理機構(gòu)提供了寶貴的經(jīng)驗和借鑒。

關(guān)鍵詞：日本國立公文書館 檔案利用服務 檔案展覽 檔案用戶參與 檔案開放

Abstract： The National Archives of Japan has continuously enhanced the quality of archival ser？ vices by introducing advanced digital manage？ ment systems and diverse user feedback chan？ nels. Through long-term practice， the institution has developed a distinctive service model . Based on literature review， case analysis， and online sur？ veys， this article summarizes the key characteris？ tics of archival services provided by the National Archives of Japan： diversified forms of archival ex？ hibitions， combining online and offline； emphasiz？ ing user participation in archival services， with rich interactive formats； efficient and convenient archi？ val access with a high degree of digitization. Draw？ ing implications for China， the article emphasizes the importance of strengthening digital infrastruc？ ture to improve service efficiency， enhancing user experience through multi- channel interaction to increase participation， and promoting the open？ ness and sharing of archival resources to facilitate public access to information. These practices pro？ vide valuable insights and references for archival management institutions in China.

Keywords： National Archives of Japan； Archi？ val services； Archival exhibitions； Archival users participation； Archival access

日本國立公文書館作為日本的國家檔案館，屬于內(nèi)閣府的獨立行政法人，負責收集和保存日本歷代的所有公文，并向公眾開放這些檔案以供利用。近期，日本國立公文書館通過引入先進的數(shù)字化管理系統(tǒng)和多樣化的用戶反饋渠道，進一步提升了用戶服務質(zhì)量，這引發(fā)了筆者對該館檔案利用服務的研究興趣。

筆者以“日本國立公文書館”與“檔案利用服務”為關(guān)鍵詞在知網(wǎng)、萬方和人大文庫數(shù)據(jù)庫檢索后，命中七篇文獻。以National Archives of Japan（TI） AND Service（TI）為檢索式在Web Of Science、Google Scholar和ProQuest數(shù)據(jù)庫進行檢索后，命中兩篇文獻。從數(shù)量上看，國內(nèi)外對日本國立公文書館的利用服務特點探索尚不充分。從內(nèi)容上看，國內(nèi)研究探索了日本國立公文書館開展世界記憶項目的實踐[1]、檔案工作者認證制度[2]及數(shù)字資源的長期保存實踐[3]；國外研究探索了日本國立公文書館的古文書檔案研究情況?？梢姡瑖鴥?nèi)外對于日本國立公文書館的檔案利用服務的特點分析和研究尚存空間。

筆者借助文獻研究來探索選題的價值，根據(jù)文獻研究、網(wǎng)絡調(diào)研和案例分析，從檔案展覽、用戶參與和檔案開放三個方面評析日本國立公文書館的近期檔案利用服務的特點，即為本文內(nèi)容的創(chuàng)新點。

一、日本國立公文書館檔案利用服務的特點評析

（一）形式多樣化的檔案展覽

日本國立公文書館采用線上與線下結(jié)合的方式舉辦檔案展覽，備受公眾歡迎。據(jù)該館2024年公開的數(shù)據(jù)，從2021年到2023年，線下展覽的參觀人數(shù)為57，834人，而線上觀展達到1，696，539次。[4]這一龐大的參觀人數(shù)，既得益于社交媒體的推廣，也得益于該館注重與觀眾和其他利益相關(guān)者的互惠互利，確保展覽內(nèi)容豐富、形式多樣化，彰顯出很強的吸引力。

1.線上展覽“帖子式”呈現(xiàn)。該館在線上舉辦“帖子式”展覽。自2014年該館創(chuàng)建Twitter（現(xiàn)更名為X）官方社交媒體賬號以來，截止到2024年3月，該館已發(fā)布帖子共7459條，其中60%的內(nèi)容是展示檔案原件，將每一條帖子都視作“小展覽”[5]。自2015年起，該館在社媒賬戶以“歷史上的今天”為主題，每天發(fā)布與當天日期相符的檔案內(nèi)容來吸引受眾，該主題展示在長達十年的時間內(nèi)從未斷更，至今仍在進行中。此舉表明，一方面，對用戶而言，“帖子式”展覽方便快捷，用戶打開手機即可觀展，還能實時評論點贊，使觀展過程具有參與感和互動性；另一方面，對于檔案館而言，相較于傳統(tǒng)的展板式展覽，“帖子式”展覽所需的人力物力成本更低，更有助于增加同一主題展覽持續(xù)的可能性。而且，與傳統(tǒng)展覽有結(jié)束時間不同，帖子式展覽一經(jīng)發(fā)布只要未經(jīng)刪帖，用戶就可以一直瀏覽并回看，對于檔案館而言，十分有利于延續(xù)檔案展覽并擴大其影響力。

2.線下展覽與用戶互惠。該館的線下展覽與用戶互惠，達到了“雙贏”的效果。自2019年9月以來，該館定期舉辦名為“成人漂亮書法課程”的檔案展覽活動，展出古文書檔案并開展書法教學。該課程的目的有二：一是展示古文書檔案中的藝術(shù)價值，二是希望學習課程的用戶能夠幫助識別古文書檔案中難以辨認的字跡。[6]此課程對檔案館的益處在于，一是履行文化教育職能；二是吸納社會力量參與檔案工作，借助用戶識別古文書檔案，實現(xiàn)“眾包”。課程帶給用戶的益處在于，既幫助用戶參與書法學習，修煉自身涵養(yǎng)；又能讓用戶在識別古文書檔案中難以辨認的字跡中獲得“成就感”。在互惠過程中，用戶與檔案館之間的黏性大大增強，可謂“雙贏”。這樣的做法為檔案館創(chuàng)新展覽提供了參考思路，也為檔案展覽與文化傳播探索出新路徑。

（二）注重用戶參與的檔案服務

在檔案利用服務上，突出用戶的地位，并加強與用戶的互動和參與，是日本國立公文書館的一大亮點。多種不同類型的參與不僅豐富了檔案利用服務的內(nèi)容，還促進了用戶與該館之間的互動，同時也能與用戶建立更緊密的聯(lián)系。

1.“有問必答”的提問互動。該館重視用戶的提問，并通過多種形式的互動，確保對用戶提問做到“有問必答”。為提高用戶的參與度和互動性，該館于2015年6月至2016年8月間實行了“館長回復制度”，每兩個月將館長回復的內(nèi)容刊登在館內(nèi)刊物《國家檔案館新聞》上，以供隨時查閱。[7]這種較為嚴肅、正式的回復制度自2017年8月起被“漫畫回復制度”取代，該館以“弘文町”的小鳥形象連環(huán)漫畫的形式回復用戶提問。這種漫畫形式的回復持續(xù)至今，深受年輕用戶喜愛。[8]為了解答用戶提出的專業(yè)性問題，2022年6月，該館引入了“詢問檔案管理員”制度，專業(yè)性較高的問題由專家提供書面文字解答，普通問題則通過漫畫形式進行互動解答。[9]答復制度的益處有三：一是有問必答，增強了用戶的歸屬感和忠誠度；二是從傳統(tǒng)的文字回復到創(chuàng)新的漫畫回復，借助視覺元素在信息傳遞中的優(yōu)勢，使得檔案知識的解答和傳播更直觀生動且易于理解，宣傳效果更加明顯；三是區(qū)分用戶的問題類型，合理使用答復者，兼顧工作的質(zhì)量和效率。

2“.品類云集”的參與式活動。該館的活動非常注重用戶的參與，將用戶視為檔案利用服務中的關(guān)鍵角色。該館通過直接和間接兩種方式，巧妙地將用戶納入到各類檔案活動中，鼓勵他們積極參與其中，提升了用戶對檔案工作的興趣和參與度。2019年9月[10]至2021年5月[11]，該館舉辦了五屆“與讀者共同創(chuàng)造的攝影展”，邀請用戶提交其攝影作品作為展品。攝影展主題豐富多樣，包括航空、農(nóng)作物和氣候等，使用戶能直接參與檔案服務。除了攝影展外，該館還以用戶投票的間接方式，決定檔案展覽和活動的內(nèi)容。2020年12月，該館推出了以《本藏圖》中描繪的栗子為主題的一款原創(chuàng)商品《圖畫明信片栗子》。這一產(chǎn)品的設計方案是根據(jù)社交媒體上的用戶投票結(jié)果決定的。[12]這種通過社交媒體與用戶互動的方式，不僅讓用戶感受到其意見被重視，還使檔案館的活動更具包容性與多樣性。從檔案倡導的角度來看，這樣的做法說明了以下兩點：一是體現(xiàn)了檔案館作為工作主體的“外向思維”[13]，主動向社會各界尋求檔案工作所需的多種資源；二是檔案館通過直接和間接方式將用戶納入自身工作，積極與社會互動，建立起檔案部門的親民形象。

（三）高效便捷的檔案開放

日本國立公文書館自1971年成立以來，多年間一直將檔案開放視為工作重點之一，致力于向公眾提供豐富的檔案資源和便捷的利用服務。在追求這一目標過程中，該館不斷擴大其數(shù)字史料的開放窗口，并在檔案利用上提供了極高的便捷性。通過這些努力，該館不僅實現(xiàn)了廣泛的檔案開放，也使得用戶能更方便地查閱和利用開放檔案。

1.卷帙浩繁的數(shù)字史料開放窗口。該館在館內(nèi)設立了數(shù)字檔案專題網(wǎng)站，在館外與其他機構(gòu)合作設立亞洲歷史資料中心，以全面開放數(shù)字檔案資源，并為公眾提供涉及不同領(lǐng)域和歷史時期的檔案資料原文。2010年，該館設立數(shù)字檔案館專題網(wǎng)站，將館內(nèi)數(shù)字化后開放的檔案集中到該網(wǎng)站提供利用。[14] 2001年，該館與外務省外交史料館、防衛(wèi)廳防衛(wèi)研究所圖書館兩個機構(gòu)共同設立了亞洲歷史資料中心，集成了大量關(guān)于亞洲地區(qū)的史料和文獻，旨在促進亞洲歷史研究和文化交流。該中心的檔案內(nèi)容豐富，包括歷史地圖、官方文件、個人信件等，涵蓋了亞洲不同國家和地區(qū)的歷史資料。[15]在該中心成立的二十年間，實現(xiàn)了數(shù)十倍量的數(shù)字化檔案史料的開放，檔案原文數(shù)字化圖像由225萬張增加到了3205萬張。[16]憑借兩個數(shù)字檔案平臺，該館有效地構(gòu)建了檔案史料線上開放窗口，面向世界各地的用戶提供檔案原文，方便用戶在不同地點、不同時間訪問。開放這種卷帙浩繁的數(shù)字檔案史料，為該館在檔案開放方面贏得了廣泛的認可和贊譽。

2.用戶利用數(shù)字檔案不設限制。該館采取較寬松的檔案利用服務策略，對用戶使用其已開放的數(shù)字檔案資料未設限制。用戶無需注冊，也無需支付費用，可以自由地下載和瀏覽兩個主要數(shù)字檔案平臺提供的開放檔案。[17]這種開放政策使得該館的數(shù)字檔案利用率大幅提升，成為全球數(shù)字檔案開放程度較高的檔案館之一。據(jù)統(tǒng)計，在過去三年中，該館數(shù)字檔案的總瀏覽量超過了2200萬次。[18]如此高的瀏覽量反映了用戶對該館數(shù)字檔案資源開放的高度認可。該館通過這種無門檻、無費用的政策，顯著地提高了檔案利用率，增強了檔案與公眾之間的互動。可見，開放獲取政策可顯著提升檔案資源的利用率和公眾的參與度。研究人員、學生和歷史愛好者等各種用戶群體能輕松獲取所需的資料，用于研究、學習和個人興趣等多種目的。可見，開放獲取政策可顯著提升檔案資源的利用率和公眾參與度。無需注冊和支付費用的政策減少了用戶獲取檔案資源的障礙，從而吸引了更廣泛的用戶群體，通過提供無門檻的檔案訪問，檔案館可以建立積極、開放的親民形象，提高其在社會中的知名度和影響力。

二、對我國的啟示

（一）靈活舉辦檔案展覽，兼顧“大而全”與“小而精”

國內(nèi)檔案館在舉辦檔案展覽方面已具有相當豐富的經(jīng)驗積累，以專題展和珍品展兩種類型為主。如陜西省檔案館舉辦的“黃河在咆哮——抗戰(zhàn)中的陜西”專題展[19]及四川省檔案館主導的“江河奔騰紅色追尋”——長江黃河流域紅色珍檔聯(lián)展[20]。但在兼顧“大而全”和“小而精”方面，日本國立公文書館的做法仍值得我國參考。

首先，我國檔案館在舉辦“大而全”的檔案展覽時，可以更廣泛地吸納用戶參與。目前，我國已有檔案館在重要時間節(jié)點征集檔案的做法，如北京市檔案館在2022年北京冬奧會舉辦之際向社會征集2008北京奧運會相關(guān)檔案，[21]適時舉辦相關(guān)主題檔案展覽向社會展示。結(jié)合日本國立公文書館與北京市檔案館向用戶征集檔案并舉辦展覽的做法，我國其他檔案館也可參考這一思路，在舉辦如城市記憶專題展時，向群眾征集攝影作品、書信、日記等檔案資料。這不僅能提高用戶的參與感和成就感，增加檔案館與用戶的互動與黏性，還能破除檔案館的“神秘感”，讓更多人感受到檔案文化的魅力。通過這種方式，檔案館不僅能豐富展覽內(nèi)容，還能增強社會對檔案工作的關(guān)注和支持。

其次，我國檔案館可以考慮靈活舉辦“小而精”的微型檔案展覽。我國擁有豐富的檔案資源，展覽既要有“大而全”的綜合性展覽，展示國家重大歷史事件、重要人物和重要文化遺產(chǎn)；也要有“小而精”的微型展覽，聚焦具體的歷史事件或文化現(xiàn)象。例如，日本國立公文書館以X平臺作為主要展覽平臺，以不同的主題長期持續(xù)舉辦“帖子式”展覽，效果甚佳。我國檔案館也可借助微博、微信和抖音等平臺，發(fā)布類似“帖子式”的微型展覽，對每份檔案原件進行細致講解和展覽，從而達成延續(xù)檔案工作影響力、擴大檔案內(nèi)容傳播范圍的效果。通過這種方式，不僅可讓更多人了解檔案的歷史價值和文化內(nèi)涵，還能吸引公眾，特別是年輕人的關(guān)注與參與，增強檔案館的社會影響力。這種“小而精”的展覽形式，既能靈活應對不同主題和時事熱點，又能以輕量級的方式不斷豐富檔案館的展示內(nèi)容，為公眾提供持續(xù)的文化體驗。

（二）建立多層次反饋機制，提升反饋工作持續(xù)性

與日本國立公文書館相似，我國各綜合檔案館也均有用戶反饋意見的渠道和途徑，但與該館的“有問必答”和多層次回復相比，仍有較大的進步空間。

一方面，檔案館可以建立多層次的反饋機制。目前，我國檔案館的用戶反饋渠道主要有線上和線下兩種方式，如四川省檔案館在其官網(wǎng)的政務開放版塊設置了“互動交流”欄目，提供業(yè)務咨詢、投訴監(jiān)督和建言獻策等功能，[22]線下也設有咨詢窗口。筆者建議，為了更好地滿足不同用戶的需求，檔案館可以根據(jù)用戶的需求特點提供有針對性的反饋和服務。普通公眾可能主要關(guān)注檔案利用的基本信息，例如如何查找檔案、申請流程等；有特定需求的用戶可能需要更詳細的資料和服務，如查詢專題檔案、查閱特定年代和類型的檔案等；而需要專業(yè)信息的用戶，如學者、研究人員或政府工作人員，則可能需要的是更加專業(yè)、深入的檔案信息。通過這種細分方式，檔案館可以提供更加優(yōu)質(zhì)和個性化的檔案服務。

另一方面，檔案館可以提升反饋工作的持續(xù)性。日本國立公文書館通過“館長回復制度”“漫畫回復制度”等多種方式與用戶互動，增強了用戶參與度和忠誠度。筆者建議國內(nèi)檔案館可以參考這一做法，通過多樣化的互動形式提升用戶參與感，建立更緊密的用戶關(guān)系。首先，用更加活潑有趣且直觀的形式，如文字和圖像的組合，來回復用戶提問。其次，要保證反饋工作的持續(xù)性。如日本國立公文書館的用戶回復制度在2015年至2022年間定期開展工作的同時，不斷革新形式與內(nèi)容，體現(xiàn)了很好的持續(xù)性。國內(nèi)檔案館可參考這一經(jīng)驗，制定長期的反饋工作計劃，并定期評估和改進，通過創(chuàng)新回復方式、增加互動渠道，確保反饋工作始終高效進行。

同時也要看到，日本國立公文書館的館長回復制度雖然能彰顯檔案館對用戶的重視，但館長親自下場回復也會導致精力分散，不利于處理其他更為重要的事務。因此，可設立專門的用戶反饋團隊，由專業(yè)人員負責日常的反饋處理和回復，館長只回復特別重要或復雜的問題。這樣既能保證反饋工作的高效，又能避免館長分散精力，實現(xiàn)用戶反饋工作和檔案館管理的雙贏局面。

（三）加強數(shù)字化檔案開放，適當簡化用戶利用手續(xù)

檔案館應加強數(shù)字化檔案的開放。我國各綜合檔案館目前雖然也在檔案網(wǎng)站上提供了一定數(shù)量的開放檔案目錄信息，但整體而言，提供檔案全文信息仍較為有限?！吨腥A人民共和國檔案法實施條例》明確指出，檔案的公布是指首次向社會開放檔案的全部或者部分原文；國家鼓勵和支持各類檔案館向社會開放和公布館藏檔案，以促進檔案資源的社會共享?？梢娢覈鴮n案原文開放的重視。因此，筆者建議我國檔案館參考日本經(jīng)驗，首先，建立高效便捷的數(shù)字檔案開放平臺，集中展示和管理各類歷史文獻，包括書信、官方文件、地圖等，確保這些珍貴資料能通過網(wǎng)絡向公眾開放。其次，積極與其他相關(guān)機構(gòu)合作，共同設立區(qū)域性或?qū)ｎ}性檔案中心，如地方檔案館和歷史研究機構(gòu)合作，專注于特定歷史時期或主題的檔案數(shù)字化和開放。最后，還需加強公眾教育和宣傳工作，提升社會公眾對檔案資源重要性和利用方法的認知，[23]鼓勵更多學術(shù)研究者、教育工作者及普通公眾利用數(shù)字檔案進行歷史研究、教育教學及個人興趣滿足。通過這些措施，可有效推動檔案文化的傳播，提升檔案館的社會影響力和公眾參與度，實現(xiàn)檔案資源的最大化利用與社會效益的最大化實現(xiàn)。

檔案館可適當簡化用戶利用檔案的手續(xù)。目前，各綜合檔案館均提供了在線查檔服務，但大多僅提供目錄信息，全文信息須到館查詢。新修訂的《中華人民共和國檔案法》將檔案封閉期由30年下降至25年，[24]可見我國對檔案開放的重視。筆者建議符合開放時限的檔案，可通過在線平臺直接提供查檔等利用服務，以簡化用戶的預約和線下查閱手續(xù)，提升檔案資源的利用效率和服務公眾水平。此外，可參考日本國立公文書館的做法，通過在線平臺直接提供檔案全文的利用。這樣做有三方面好處：首先，可大幅減少用戶的時間和成本投入，提高用戶的利用便捷性和滿意度；其次，能促進檔案資源的更廣泛利用，推動學術(shù)研究、歷史教育及公眾文化活動的發(fā)展；此外，簡化的利用手續(xù)有助于提升檔案館在社會中的形象和聲譽，體現(xiàn)檔案館作為文化教育機構(gòu)的親民性，提升其社會影響力。

日本國立公文書館的數(shù)字化檔案開放成果較好，但也應看到，這種無門檻、無費用的政策存在潛在的弊端。首先，開放檔案可能會增加信息被濫用的風險，尤其是涉及個人隱私或商業(yè)機密的檔案。檔案的安全性和隱私保護需求日益重要，檔案館需要加強技術(shù)和管理措施來確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。[25]其次，盡管檔案開放能夠促進信息的廣泛利用，但也可能面臨信息誤用的風險。為確保檔案的權(quán)威性和準確性，檔案館需要在開放前進行嚴格的審查和篩選，確保提供的信息準確可靠，同時為用戶提供清晰的使用指南，以幫助他們正確解讀和使用檔案資料。最后，維護開放檔案平臺和服務需要大量資源投入，包括技術(shù)支持、數(shù)據(jù)更新和用戶支持等。這可能對檔案館的運營和預算構(gòu)成挑戰(zhàn)，需要合理分配資源并保持長期可持續(xù)性。因此，盡管開放檔案帶來了顯著的便利和公眾參與度的提升，但檔案館在實施過程中需綜合考慮并解決潛在的弊端，以確保檔案資源的有效利用和服務水平的提升。

*本文系中國人民大學研究生教改項目“融合思政的檔案學專業(yè)本碩博一體化培養(yǎng)體系研究”（項目編號：2024B010）的成果。

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作者單位：中國人民大學信息資源管理學院