摘要:數(shù)字化轉(zhuǎn)型是當(dāng)前企業(yè)供應(yīng)鏈管理發(fā)展的主流趨勢(shì),其有助于提高訂單與物流處理效率、規(guī)避庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)、控制整體采購(gòu)及相關(guān)成本。采購(gòu)供應(yīng)鏈管理作為供應(yīng)鏈管理的重要組成部分,理應(yīng)同步開展數(shù)字化轉(zhuǎn)型。對(duì)此,本文以有效達(dá)成數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標(biāo)、充分利用數(shù)字化管理資源和條件為導(dǎo)向,提出采用數(shù)字化管理技術(shù)優(yōu)化供應(yīng)商評(píng)估和分類管理模式、采購(gòu)計(jì)劃管理流程、尋源與配套物流倉(cāng)管流程的策略,在此基礎(chǔ)上,探討通過(guò)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化、標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字資源建設(shè)、審批流程優(yōu)化等進(jìn)一步提升采購(gòu)效率的策略,以期為各類企業(yè)開展采購(gòu)供應(yīng)鏈管理改革工作提供參考。
關(guān)鍵詞:采購(gòu)供應(yīng)鏈管理;供應(yīng)鏈數(shù)字化
引言
《“十四五”數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃》[1]中強(qiáng)調(diào),應(yīng)把握數(shù)字化這一產(chǎn)業(yè)變革機(jī)遇,利用數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)全要素生產(chǎn)率提升,提示了數(shù)字化轉(zhuǎn)型是當(dāng)前我國(guó)企業(yè)各領(lǐng)域轉(zhuǎn)型升級(jí)、優(yōu)化發(fā)展的必要途徑。采購(gòu)管理作為供應(yīng)鏈管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié),也應(yīng)同步推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,但目前部分企業(yè)采購(gòu)部門更傾向于直接利用初步成形的供應(yīng)鏈數(shù)字化管理系統(tǒng)及系統(tǒng)中的信息資源,對(duì)基于數(shù)字化工作條件的管理流程和制度改造不到位,不利于充分發(fā)揮供應(yīng)鏈數(shù)字化管理的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。
1. 供應(yīng)鏈數(shù)字化管理對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理的影響
供應(yīng)鏈數(shù)字化管理的核心是基于數(shù)字化技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)鏈中節(jié)點(diǎn)信息、物資流通過(guò)程信息的數(shù)字化記錄和加工處理,應(yīng)用數(shù)字化管理技術(shù)會(huì)改變供應(yīng)鏈管理中的信息記錄與傳遞、信息利用方式,有利于促進(jìn)內(nèi)部管理創(chuàng)新和供應(yīng)商協(xié)同創(chuàng)新,降低采購(gòu)過(guò)程中獲取信息和與供應(yīng)商溝通的成本,進(jìn)而促進(jìn)全生產(chǎn)要素生產(chǎn)率提升[2]。同時(shí),為適應(yīng)新技術(shù)條件、發(fā)揮新工具優(yōu)勢(shì),企業(yè)須進(jìn)一步對(duì)具體的管理流程和制度進(jìn)行調(diào)整,充分發(fā)揮新型數(shù)字化管理的高時(shí)效性、決策智能化等優(yōu)勢(shì)。可見,供應(yīng)鏈數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型過(guò)程中,采購(gòu)管理的調(diào)整任務(wù)不應(yīng)局限在開拓新的信息源獲取途徑并且輔助原采購(gòu)人員的執(zhí)行類工作,而要更注重?cái)?shù)字化管理帶來(lái)新環(huán)境和新工具,對(duì)采購(gòu)管理流程和制度進(jìn)行全面調(diào)整。一方面要提高采購(gòu)管理的成本、效率標(biāo)準(zhǔn);另一方面要對(duì)信息的實(shí)時(shí)加工與利用、采購(gòu)過(guò)程跟蹤管理、采購(gòu)決策分析流程或制度進(jìn)行調(diào)整。
2.Gpi7W3szZAnw7bQf6Om5sQ== 供應(yīng)鏈數(shù)字化管理下采購(gòu)流程的優(yōu)化策略
供應(yīng)鏈數(shù)字化管理下,采購(gòu)流程的優(yōu)化本質(zhì)上是要更充分地利用數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì),其核心是通過(guò)新型數(shù)字化技術(shù)改造關(guān)鍵采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理流程,應(yīng)將供應(yīng)商管理、采購(gòu)計(jì)劃管理、尋源管理等流程優(yōu)化作為重點(diǎn)。
2.1 供應(yīng)商管理流程優(yōu)化
在傳統(tǒng)供應(yīng)鏈管理模式下,企業(yè)與供應(yīng)商間的合作關(guān)系相對(duì)固化,在采購(gòu)工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后,雙方協(xié)同解決和改進(jìn)的效率往往較低。在供應(yīng)鏈數(shù)字化管理模式下,采購(gòu)部門需要轉(zhuǎn)變供應(yīng)商管理觀念,將固定的供應(yīng)合作關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)榘牍潭ê献??;诖?,可將供?yīng)商管理流程細(xì)分為以下四個(gè)環(huán)節(jié)。
第一,通過(guò)數(shù)據(jù)化管理渠道定期采集并更新有意與己方合作的供應(yīng)商信息,除基礎(chǔ)信息外,重點(diǎn)采集供應(yīng)商注冊(cè)資質(zhì)、質(zhì)量管理能力、技術(shù)創(chuàng)新研發(fā)能力、管理改進(jìn)能力、售后服務(wù)能力、現(xiàn)金流穩(wěn)定性、商譽(yù)記錄等關(guān)鍵指標(biāo)。
第二,利用數(shù)字化技術(shù)開展供應(yīng)商評(píng)估,由此篩選出符合自身質(zhì)量要求和風(fēng)控標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商。在此基礎(chǔ)上繪制供應(yīng)商畫像并對(duì)其分類[3],為今后基于采集數(shù)據(jù)做供應(yīng)商初篩奠定良好基礎(chǔ)。
第三,基于數(shù)字化評(píng)估結(jié)果開展動(dòng)態(tài)化供應(yīng)商合作協(xié)議管理,打破以往穩(wěn)定的長(zhǎng)周期合作模式,轉(zhuǎn)變?yōu)殪`活的短周期合作模式,基于評(píng)估結(jié)果與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議,爭(zhēng)取為己方優(yōu)先供給的機(jī)會(huì)。
第四,建立基于數(shù)字化互動(dòng)平臺(tái)的供應(yīng)商協(xié)同改進(jìn)制度,將傳統(tǒng)的事后改進(jìn)轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑昂褪轮懈倪M(jìn)。企業(yè)在制定計(jì)劃后到下發(fā)訂單前,可基于供應(yīng)鏈數(shù)字化管理平臺(tái)與供應(yīng)商溝通,及時(shí)反饋原料、設(shè)備供應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和效率等的調(diào)整需求,方便供應(yīng)商及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)方案。在下達(dá)訂單到貨入庫(kù)前,利用供應(yīng)鏈數(shù)字化管理平臺(tái),實(shí)時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度與物流狀態(tài),雙方共同監(jiān)管執(zhí)行情況,更及時(shí)地發(fā)現(xiàn)并解決采購(gòu)問(wèn)題。訂單完成后,可利用供應(yīng)鏈數(shù)字化管理平臺(tái)及時(shí)評(píng)估問(wèn)題,對(duì)今后雙方合作細(xì)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化,由此提高雙方協(xié)同效能。
2.2 計(jì)劃階段的流程優(yōu)化
在傳統(tǒng)供應(yīng)鏈管理模式下,采購(gòu)部門在確定需求、等待上級(jí)審批、微調(diào)入庫(kù)方案時(shí)的溝通任務(wù)較重,可能因此出現(xiàn)計(jì)劃效率偏低的問(wèn)題,甚至因此影響正常生產(chǎn)建設(shè)任務(wù)的推進(jìn)。在供應(yīng)鏈數(shù)字化管理?xiàng)l件下,采購(gòu)部門可以利用數(shù)字化管理平臺(tái)更高效地與各責(zé)任部門溝通,同時(shí)還能調(diào)整計(jì)劃工作的流程的順序,以規(guī)避不必要的溝通需求,從而提高創(chuàng)建采購(gòu)計(jì)劃的效率。由此,可對(duì)采購(gòu)計(jì)劃階段工作流程做三個(gè)方面的調(diào)整。
第一,將集采任務(wù)分配提至采購(gòu)計(jì)劃提報(bào)之前,即各生產(chǎn)、建設(shè)部門在提交物料需求計(jì)劃的過(guò)程中,采購(gòu)部門同步采集企業(yè)現(xiàn)有(自有和租賃的)倉(cāng)儲(chǔ)空間及其他倉(cāng)儲(chǔ)資源分布和使用情況的實(shí)時(shí)信息,在創(chuàng)建采購(gòu)計(jì)劃的同時(shí)分配入庫(kù)方案。
第二,將計(jì)劃發(fā)起環(huán)節(jié)、集采任務(wù)分配環(huán)節(jié)的溝通流程進(jìn)行簡(jiǎn)化,減少線下溝通確認(rèn)的強(qiáng)制性要求。一方面,基于供應(yīng)鏈數(shù)字化管理平臺(tái)的溝通渠道開展高效溝通;另一方面,利用平臺(tái)中工業(yè)物聯(lián)網(wǎng)終端采集的信息,幫助采購(gòu)部門識(shí)別未被關(guān)注的細(xì)節(jié)需求、倉(cāng)庫(kù)空間問(wèn)題,在采購(gòu)計(jì)劃審批前盡量消除一切問(wèn)題,減少反復(fù)修改采購(gòu)計(jì)劃的情況,從而提高計(jì)劃效率。
第三,將計(jì)劃審批部分轉(zhuǎn)移至線上,利用供應(yīng)鏈數(shù)字化管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)接口,獲取來(lái)自業(yè)財(cái)融合管理系統(tǒng)、工業(yè)物聯(lián)網(wǎng)終端等共享的數(shù)據(jù),直接獲取部分憑證資料,由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)代替人工,完成此類資料的審批,從而進(jìn)一步提高采購(gòu)計(jì)劃審批效率,減少人工審批占用的時(shí)間。
2.3 尋源階段的流程優(yōu)化
尋源是正式采購(gòu)流程中的后半部分,在傳統(tǒng)供應(yīng)鏈管理模式下,采購(gòu)部門在每次尋源過(guò)程中都需要與所有參與其中的供應(yīng)商溝通,以獲取對(duì)方的技術(shù)方案、商務(wù)方案和報(bào)價(jià),尋源效率不理想。在供應(yīng)鏈數(shù)字化管理?xiàng)l件下,一方面,采購(gòu)部門可以利用數(shù)字化管理平臺(tái)與內(nèi)部需求部門、專家?guī)斐蓡T進(jìn)行高效溝通,準(zhǔn)確獲取采購(gòu)計(jì)劃中未涵蓋的采購(gòu)細(xì)節(jié)和方案要求;另一方面,可以與供應(yīng)商高效溝通,規(guī)避重復(fù)性溝通的同時(shí),更及時(shí)地獲取建議,有利于提高尋源效率。在溝通時(shí)效性目標(biāo)導(dǎo)向下,采購(gòu)部門可以對(duì)尋源流程中的三個(gè)部分進(jìn)行優(yōu)化。
一是通過(guò)數(shù)字化管理平臺(tái)搭建采購(gòu)部門、需求部門、專家?guī)斐蓡T實(shí)時(shí)溝通平臺(tái),將原本按“技術(shù)方案—商務(wù)方案—價(jià)格方案”順序推進(jìn)的流程改造為并行流程,即同時(shí)細(xì)化技術(shù)方案、商務(wù)方案和價(jià)格方案。
二是通過(guò)數(shù)字化管理平臺(tái)建立新的信息尋源響應(yīng)流程,在采購(gòu)部門開啟尋源工作后,直接將尋源信息發(fā)送至符合物料生產(chǎn)與供應(yīng)能力、定價(jià)區(qū)間等標(biāo)準(zhǔn)的入庫(kù)供應(yīng)商,通過(guò)數(shù)字化管理系統(tǒng)縮小尋源范圍[4],使供應(yīng)商提前做好響應(yīng)準(zhǔn)備。采購(gòu)部門內(nèi)部在分析和評(píng)估技術(shù)方案、商務(wù)方案、價(jià)格方案期間,供應(yīng)商實(shí)時(shí)在線響應(yīng),由此提高雙方互動(dòng)效率。
三是將尋源授標(biāo)與采購(gòu)訂單生產(chǎn)環(huán)節(jié)銜接起來(lái),并全面轉(zhuǎn)至線上,由數(shù)字化管理系統(tǒng)自動(dòng)生成訂單,并在采購(gòu)部門審核確認(rèn)后自動(dòng)發(fā)送給中標(biāo)備選供應(yīng)商,從而大幅壓縮從開始尋源到簽訂采購(gòu)合同期間的耗時(shí)。
3. 供應(yīng)鏈數(shù)字化管理下進(jìn)一步提升采購(gòu)效率的策略
供應(yīng)鏈數(shù)字化管理下采購(gòu)效率進(jìn)一步提升的關(guān)鍵是讓采購(gòu)管理工作更充分地融入數(shù)字化管理體系中,即引入更為先進(jìn)的數(shù)字化管理理念。因此,企業(yè)在完成采購(gòu)流程優(yōu)化后,還應(yīng)基于數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行需要,對(duì)采購(gòu)管理部門的組織結(jié)構(gòu)、采購(gòu)管理所需的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與結(jié)構(gòu)、采購(gòu)管理過(guò)程中無(wú)法被信息化系統(tǒng)完全替代的審批流程等進(jìn)行優(yōu)化。
3.1 組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化
供應(yīng)鏈數(shù)字化管理改革會(huì)改變采購(gòu)管理的基本流程,進(jìn)而影響采購(gòu)部門內(nèi)部的職能分配與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)此,采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)積極優(yōu)化組織結(jié)構(gòu),從而更好地適應(yīng)新的管理流程和管理模式,破除傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)對(duì)并行任務(wù)執(zhí)行效率、并行后集中采購(gòu)的規(guī)模效應(yīng)的制約問(wèn)題?;谏鲜瞿繕?biāo),在企業(yè)開展供應(yīng)鏈數(shù)字化管理改革過(guò)程中,采購(gòu)部門應(yīng)同步開展以下三個(gè)方面的組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化工作。
其一,根據(jù)調(diào)整后的采購(gòu)流程調(diào)整部門內(nèi)部崗位和職能配置。根據(jù)供應(yīng)商管理、采購(gòu)計(jì)劃制定與提報(bào)、尋源管理的流程變化,重點(diǎn)是將從分階段執(zhí)行轉(zhuǎn)變?yōu)椴⑿械牟糠謲徫徽蠟楣ぷ餍〗M。例如,將尋源階段技術(shù)方案、商務(wù)方案、價(jià)格方案評(píng)估崗位整合為尋源評(píng)估小組。
其二,對(duì)部分被數(shù)字化管理系統(tǒng)替代的工作崗位進(jìn)行精簡(jiǎn),將相關(guān)工作人員調(diào)動(dòng)到數(shù)據(jù)分析、決策等高層次崗位或其他職能崗位上。例如,將相應(yīng)人員調(diào)動(dòng)至供應(yīng)商的集中評(píng)估與基于數(shù)字畫像的供應(yīng)商分類管理等崗位上,將有限人力投入分析、決策和持續(xù)改進(jìn)采購(gòu)管理體系的創(chuàng)造性工作中。
其三,新建專業(yè)化的數(shù)據(jù)分析隊(duì)伍。這類工作隊(duì)伍主要負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)數(shù)字化管理中采集或生成的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,挖掘供應(yīng)商管理、采購(gòu)計(jì)劃制定和尋源工作的特征或問(wèn)題[5],從而為采購(gòu)部門決策工作提供支持,輔助提升采購(gòu)效率、控制采購(gòu)成本和風(fēng)險(xiǎn)。
3.2 數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)與結(jié)構(gòu)優(yōu)化
供應(yīng)鏈數(shù)字化管理系統(tǒng)是一個(gè)基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)媒介和計(jì)算機(jī)應(yīng)用模塊載體,對(duì)于采購(gòu)部門而言,其在改進(jìn)采購(gòu)流程后,需要提前做好數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和結(jié)構(gòu)化處理,減少系統(tǒng)差異導(dǎo)致的時(shí)效下降問(wèn)題。針對(duì)此類問(wèn)題,采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)積極尋求企業(yè)信息技術(shù)部門的支持,在數(shù)字化系統(tǒng)層面上做好數(shù)據(jù)預(yù)加工。其中最為核心的優(yōu)化任務(wù)有以下三點(diǎn)。
其一,推動(dòng)數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。需要采購(gòu)部門與入庫(kù)供應(yīng)商、企業(yè)內(nèi)部與供應(yīng)鏈管理其他部門進(jìn)行溝通,協(xié)商并確定一套統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)于無(wú)法直接錄入使用的數(shù)據(jù),由信息技術(shù)部門開發(fā)數(shù)據(jù)預(yù)處理模塊,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理。
其二,推動(dòng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)建設(shè)。在供應(yīng)鏈數(shù)字化管理系統(tǒng)內(nèi)建立更完善的數(shù)據(jù)關(guān)系,做好標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)中保存數(shù)據(jù)和大數(shù)據(jù)中挖掘出新結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間的關(guān)系處理,為基于大數(shù)據(jù)的采購(gòu)工作問(wèn)題分析、決策分析提供更有力的支持。
其三,在上述基礎(chǔ)上,企業(yè)還可視資金條件、信息技術(shù)部門能力、采購(gòu)部門數(shù)據(jù)分析能力等狀況,選擇性地開發(fā)可視化的采購(gòu)過(guò)程實(shí)時(shí)跟蹤模塊、動(dòng)態(tài)和實(shí)時(shí)的智能化采購(gòu)決策模塊,進(jìn)一步提高采購(gòu)過(guò)程管理質(zhì)量。
3.3 審批流程優(yōu)化
采購(gòu)審批一般由財(cái)務(wù)部門、經(jīng)營(yíng)管理部門共同參與,而供應(yīng)鏈數(shù)字化管理背景下的采購(gòu)流程改造僅限于采購(gòu)部門內(nèi)部,繼續(xù)沿用原采購(gòu)流程有可能限制采購(gòu)管理效率提升效果。
針對(duì)此類問(wèn)題,企業(yè)高層管理部門應(yīng)針對(duì)供應(yīng)鏈數(shù)字化管理?xiàng)l件和采購(gòu)流程的實(shí)際變化來(lái)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃的審批流程。主要針對(duì)采購(gòu)管理中三類審批過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化。
其一,簡(jiǎn)化或取消供應(yīng)商人工審批環(huán)節(jié)。由供應(yīng)鏈數(shù)字化管理系統(tǒng)承擔(dān)數(shù)據(jù)采集和供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)審核工作,將原供應(yīng)商人工審批工作簡(jiǎn)化為供應(yīng)商信息憑證審核工作。
其二,簡(jiǎn)化采購(gòu)計(jì)劃審批過(guò)程中的詢價(jià)審批環(huán)節(jié)。供應(yīng)鏈數(shù)字化管理?xiàng)l件下入庫(kù)供應(yīng)商店已提供一般的供應(yīng)方案,其中包含了價(jià)格方案,后續(xù)采購(gòu)尋源過(guò)程中可針對(duì)低于定價(jià)基準(zhǔn)線的供應(yīng)商進(jìn)行篩選,可以在提高審批效率的同時(shí)保障成本控制效果。
其三,精簡(jiǎn)訂單生成后的合同審批流程。供應(yīng)鏈數(shù)字化管理?xiàng)l件下,尋源過(guò)程中已經(jīng)完成了方案評(píng)估分析,可在這一環(huán)節(jié)由招投標(biāo)、經(jīng)營(yíng)部門、財(cái)務(wù)部門提前各自審核技術(shù)方案、商務(wù)方案和價(jià)格方案,最終由采購(gòu)部門審核訂單是否存在錯(cuò)誤,使系統(tǒng)自動(dòng)生成訂單的效率優(yōu)勢(shì)得到最大化利用[6],提高采購(gòu)效率。
結(jié)語(yǔ)
供應(yīng)鏈數(shù)字化管理下的采購(gòu)管理改革,應(yīng)以發(fā)揮數(shù)字化管理平臺(tái)和技術(shù)工具的優(yōu)勢(shì)為導(dǎo)向,全面優(yōu)化采購(gòu)管理中的供應(yīng)商管理、采購(gòu)計(jì)劃管理、采購(gòu)尋源管理流程,同時(shí)解決應(yīng)用新流程時(shí)可能面臨的組織結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、審批制度等障礙,以求最大限度地提高采購(gòu)供應(yīng)鏈數(shù)字化管理的綜合效率和質(zhì)量。
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作者簡(jiǎn)介:盧文,碩士研究生,工程師,研究方向:采購(gòu)供應(yīng)鏈管理。