淺析信息化與標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)

王杏

【摘 要】本文主要從公司標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的實(shí)際出發(fā)，介紹了如何將管理體系建設(shè)工作中標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作與信息化緊密結(jié)合的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，通過信息化建設(shè)助推標(biāo)準(zhǔn)化與信息化兩者的相互支撐和緊密結(jié)合，為提升基礎(chǔ)管理水平提供助力。

【關(guān)鍵詞】標(biāo)準(zhǔn)化；信息化

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，公司面臨的外部環(huán)境日益復(fù)雜和嚴(yán)峻，因此，最近幾年公司為了應(yīng)對復(fù)雜多變的外部環(huán)境和挑戰(zhàn)，不斷轉(zhuǎn)變管理思路以提高管理水平。為了提升內(nèi)部管理水平，公司主要著力于完善內(nèi)部管控機(jī)制、系統(tǒng)提升應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的能力加快經(jīng)營方式轉(zhuǎn)變，以標(biāo)準(zhǔn)化為抓手全面提升公司總體競爭實(shí)力，在公司內(nèi)部大力推行管理變革，從而全面獲取可持續(xù)競爭能力，使公司保持持續(xù)健康發(fā)展。

一、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化與戰(zhàn)略任務(wù)之間的關(guān)系

標(biāo)準(zhǔn)是對重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定，在一定范圍內(nèi)為達(dá)到最佳秩序，由權(quán)利機(jī)構(gòu)頒布并作為共同遵守的準(zhǔn)則。標(biāo)準(zhǔn)化是制定標(biāo)準(zhǔn)、組織實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和對標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督檢查的過程。信息化是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對所研究對象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大的提高各種行為的效率，為推動(dòng)人類社會進(jìn)步提供極大的技術(shù)支持。

在推動(dòng)公司標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)之初，我們深刻的認(rèn)識到標(biāo)準(zhǔn)化是戰(zhàn)略任務(wù)得以實(shí)現(xiàn)的道路和橋梁，是通往公司未來發(fā)展藍(lán)圖的必經(jīng)之路，而信息化是標(biāo)準(zhǔn)化工作的強(qiáng)力支撐，是標(biāo)準(zhǔn)化工作效率、效果、優(yōu)勢得以淋漓盡致展現(xiàn)和發(fā)揮的技術(shù)基礎(chǔ)。

二、基于信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)研究及實(shí)踐

在理清楚標(biāo)準(zhǔn)化、信息化與戰(zhàn)略任務(wù)之間的關(guān)系后，公司在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中，就如何以信息化為支撐在以下幾個(gè)領(lǐng)域做了探討與實(shí)踐。

標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)是戰(zhàn)略任務(wù)實(shí)現(xiàn)的支撐，是內(nèi)部運(yùn)營管理的基礎(chǔ)性，是業(yè)務(wù)流程得以連續(xù)運(yùn)行的根本保障。在標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)過程中，充分利用和運(yùn)用公司現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，不僅可以快速的推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化工作的落地及應(yīng)用，并且有利于各項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)的實(shí)現(xiàn)。公司充分利用現(xiàn)有成熟的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)被全體員工熟練掌握應(yīng)用的優(yōu)勢，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)化“統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)、選優(yōu)”的原理，將標(biāo)準(zhǔn)化中標(biāo)準(zhǔn)的編寫、送審、征求意見、報(bào)批、發(fā)布、修訂、復(fù)評、制修訂任務(wù)下達(dá)、修訂等環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)的植入，在現(xiàn)有的信息系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，借助流程梳理等工具，理順了標(biāo)準(zhǔn)化工作的基本流程，對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行了改進(jìn)升級，從而解決了標(biāo)準(zhǔn)文本管理不規(guī)范、制修訂過程痕跡難追溯、宣貫培訓(xùn)不到位、日常印刷維護(hù)成本高、運(yùn)行檢查難開展、針對出現(xiàn)的不符合無法跟蹤等難點(diǎn)問題。借助信息化，在公司范圍內(nèi)固化了標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)管理的可控、可視，所有過程均能實(shí)時(shí)跟蹤驗(yàn)證，從而保障了標(biāo)準(zhǔn)化體系的順暢高效，現(xiàn)階段該系統(tǒng)與各專業(yè)系統(tǒng)（如：人力資源、法規(guī)、知識管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等子系統(tǒng)）進(jìn)行了集成，目的是通過工作流平臺的引入，在支撐標(biāo)準(zhǔn)化工作基本流程的基礎(chǔ)上，對各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分層次的支撐管控，具體成效及表現(xiàn)：

1.標(biāo)準(zhǔn)化與業(yè)務(wù)活動(dòng)形成了互動(dòng)機(jī)制。在系統(tǒng)內(nèi)部定立了標(biāo)準(zhǔn)的所有人、審核人、批準(zhǔn)人及標(biāo)準(zhǔn)對應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了從標(biāo)準(zhǔn)的編寫、送審、征求意見、報(bào)批、發(fā)布、修訂、復(fù)評、制修訂任務(wù)下達(dá)、標(biāo)準(zhǔn)修訂等全過程的實(shí)時(shí)可視管理并與業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，當(dāng)業(yè)務(wù)流程發(fā)生變更，所對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)就會被系統(tǒng)提醒進(jìn)行修訂，而標(biāo)準(zhǔn)的修訂又會被提醒修訂相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了相互關(guān)聯(lián)和互動(dòng)的機(jī)制。

2.系統(tǒng)自動(dòng)提醒，實(shí)時(shí)傳輸信息，確保業(yè)務(wù)工作與標(biāo)準(zhǔn)化做到知行合一。標(biāo)準(zhǔn)的使用涉及公司各級員工，要求實(shí)時(shí)提醒，實(shí)時(shí)更新并自動(dòng)提醒。因此，公司為了實(shí)現(xiàn)這一功能，為業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展，在信息系統(tǒng)內(nèi)部強(qiáng)化了提醒功能，除了標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布的公告、待辦任務(wù)提醒外，還與手機(jī)中的掌上短信平臺、郵件系統(tǒng)相集成，從而確保時(shí)效性。

3.現(xiàn)有系統(tǒng)內(nèi)容更加充實(shí)，系統(tǒng)性、實(shí)用性及知識儲量更加多姿多彩。標(biāo)準(zhǔn)化包括管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)三個(gè)子體系，涵蓋了現(xiàn)有的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)和流程的要求，同時(shí)增加了標(biāo)準(zhǔn)化工作動(dòng)態(tài)、標(biāo)準(zhǔn)化知識、體系工作計(jì)劃、貫標(biāo)動(dòng)態(tài)、風(fēng)險(xiǎn)管理動(dòng)態(tài)、知識管理動(dòng)態(tài)、體系知識、法律法規(guī)等內(nèi)容，為實(shí)際工作的開展提供了更加完善和全面的支撐，使得整個(gè)管理系統(tǒng)和信息系統(tǒng)內(nèi)容更加豐富。

4.在現(xiàn)有的信息系統(tǒng)內(nèi)，國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國際公約、國內(nèi)法律法規(guī)、國外法律法規(guī)共同構(gòu)成標(biāo)準(zhǔn)化知識系統(tǒng)的組成部分，使得標(biāo)準(zhǔn)更加便于查閱、檢索，同時(shí)各部門可以根據(jù)所轄專業(yè)法規(guī)變化情況實(shí)時(shí)更新，能夠查閱標(biāo)準(zhǔn)的廢改立情況及各個(gè)不同時(shí)期的版本，這樣更利于防控風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)了全員的法律意識。

5.標(biāo)準(zhǔn)化與信息系統(tǒng)相互促進(jìn)，為業(yè)務(wù)工作的開展及目標(biāo)任務(wù)的實(shí)現(xiàn)提供了強(qiáng)力支撐。公司的信息系統(tǒng)基于JavaEE環(huán)境建立，其最大的特點(diǎn)就是兼容性較好，可以根據(jù)用戶需要進(jìn)行擴(kuò)展、調(diào)整，這樣保證了各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的適用性，能夠?qū)崿F(xiàn)新增及變更活動(dòng)及過程與管理工作實(shí)際相互促進(jìn)和改進(jìn)提升。

三、用標(biāo)準(zhǔn)化的原理與方法，推動(dòng)信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化

“統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)、選優(yōu)”是標(biāo)準(zhǔn)化的基本原理，因此在信息化建設(shè)過程中，公司也高度重視對信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化，其主要核心目的是為了避免重復(fù)建設(shè)和信息孤島的產(chǎn)生，確保信息資源的共享，避免基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入和無效錄入。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)是信息資源互聯(lián)、互通、互操作的重要基礎(chǔ)，信息資源標(biāo)準(zhǔn)化則是支持信息資源開發(fā)利用的重要手段之一。因此，公司在推動(dòng)信息化建設(shè)的過程之中，以ERP 項(xiàng)目為依托，規(guī)范了信息的分類編碼、采集、交換傳輸標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)在綜合利用環(huán)節(jié)能夠資源共享。圍繞信息資源開發(fā)利用的采集、處理、存儲、交換、共享、服務(wù)和應(yīng)用七個(gè)環(huán)節(jié)開展標(biāo)準(zhǔn)化工作，初步形成了公司信息資源標(biāo)準(zhǔn)體系。

四、標(biāo)準(zhǔn)化與信息化建設(shè)的相互促進(jìn)實(shí)踐

標(biāo)準(zhǔn)化是信息化的基礎(chǔ)，因此信息化建設(shè)必須與標(biāo)準(zhǔn)化工作緊密結(jié)合。信息化是標(biāo)準(zhǔn)化體系得以高效運(yùn)行的有力抓手和核心工具，因此，必須依托信息化開展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

通過一段時(shí)間的努力，公司確定了信息系統(tǒng)軟硬件運(yùn)維管理的標(biāo)準(zhǔn)，形成了公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的日常維護(hù)技術(shù)要求，規(guī)范了信息設(shè)備的選型論證、購置、安裝調(diào)試及驗(yàn)收、維護(hù)、使用及報(bào)廢全過程的標(biāo)準(zhǔn)。從而形成了一整套的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了全面覆蓋信息化建設(shè)全過程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，主要成效：

1.以標(biāo)準(zhǔn)促進(jìn)信息化項(xiàng)目的規(guī)范運(yùn)行取得明顯成效。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范了公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的過程及準(zhǔn)則，信息化則是按照標(biāo)準(zhǔn)的要求，將已經(jīng)固化的流程及要求通過信息化的手段進(jìn)行展現(xiàn)變成應(yīng)用系統(tǒng)，從根本上保證各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)格執(zhí)行。信息化能夠保證標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)、流程固化在信息系統(tǒng)中，從而使得標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定與業(yè)務(wù)操作、管理實(shí)際高度一致。在確保標(biāo)準(zhǔn)化與信息化一致方面，公司采取了一系列的保證措施，如：將標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和ERP項(xiàng)目階段性同步，從架構(gòu)策劃、流程固化、標(biāo)準(zhǔn)制定等各個(gè)環(huán)節(jié)同步，以標(biāo)準(zhǔn)為引領(lǐng)、信息化來實(shí)現(xiàn)這種方式，杜絕了“兩張皮”的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的高度融合，相互促進(jìn)，既落實(shí)了標(biāo)準(zhǔn)的要求，又實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的可用、實(shí)用和適用。

2.公司在ERP項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，公司通過會議統(tǒng)一部署確定要依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)固化的業(yè)務(wù)流程為依據(jù)，構(gòu)建信息系統(tǒng)。項(xiàng)目的目標(biāo)是“戰(zhàn)略導(dǎo)向、流程最優(yōu)、標(biāo)準(zhǔn)精細(xì)、系統(tǒng)先進(jìn)、管用實(shí)用”的建設(shè)目標(biāo)，通過管理標(biāo)準(zhǔn)中流程的固化、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中技術(shù)要求及參數(shù)的確定、工作標(biāo)準(zhǔn)中組織機(jī)構(gòu)調(diào)整和責(zé)權(quán)利分配的優(yōu)化固化，明確了標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)中的各子體系的功能和作用，建立項(xiàng)目實(shí)施方案，規(guī)定了時(shí)間節(jié)點(diǎn)及工作要求；同時(shí)，在信息化項(xiàng)目管理中建立了項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、實(shí)施方案及例會溝通報(bào)告制度，明確了ERP系統(tǒng)構(gòu)建與標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目之間的溝通時(shí)間節(jié)點(diǎn)和溝通要求，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化與信息化雙向的溝通機(jī)制，從而確保了項(xiàng)目在實(shí)施環(huán)節(jié)的無縫對接。

3.企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的架構(gòu)、制修訂流程及日常維護(hù)流程都進(jìn)行了信息化，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)查閱、檢索，減少了管理上的難度，大大提升了標(biāo)準(zhǔn)制修訂的工作效率，大大減少了出差錯(cuò)的概率和滯后概率，為標(biāo)準(zhǔn)化體系的動(dòng)態(tài)管理和應(yīng)用推廣奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

五、總結(jié)

通過標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)大大提高了公司的管理水平和效率。通過標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)了各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)、技術(shù)要求和責(zé)權(quán)利分配得到全面系統(tǒng)的固化；通過信息化使得標(biāo)準(zhǔn)化各項(xiàng)業(yè)務(wù)得以順暢高效的運(yùn)行，同時(shí)也促進(jìn)了信息化工作的規(guī)范，信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化使得資源全面共享。由于標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的同步開展，使得公司數(shù)字化建設(shè)水平得到了全面、系統(tǒng)提升，形成了標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的全面互動(dòng)和互促，更好的支撐了公司戰(zhàn)略任務(wù)，相當(dāng)于修通了通往戰(zhàn)略目標(biāo)的“高速公路”。

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