新形勢(shì)下政府文書檔案管理的優(yōu)化策略

摘要：文書檔案是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體在各項(xiàng)行政管理事務(wù)中產(chǎn)生的檔案，涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作類、行政管理類、計(jì)劃財(cái)務(wù)類、業(yè)務(wù)管理類等方面的內(nèi)容，文書檔案管理水平的高低直接決定著檔案資料的真實(shí)性、有效性與完整性。但隨著信息化時(shí)代的到來，文書檔案信息化建設(shè)也有了更高的要求，以信息化技術(shù)為依托，做好政府文書檔案管理的優(yōu)化，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案的高質(zhì)量管理，還能夠充分發(fā)揮文書檔案的價(jià)值?；诖?，文章首先介紹了政府文書檔案管理的重要性，其次分析了新形勢(shì)下政府文書檔案管理存在的問題，最后以O(shè)A系統(tǒng)為依托，提出了一種新的文書檔案單元，實(shí)現(xiàn)了文書檔案收集、整理、鑒定、保管以及利用等方面的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；政府文書；檔案管理；OA系統(tǒng)

引言

政府文書檔案的管理周期較長，工作內(nèi)容比較復(fù)雜，對(duì)具體工作管理的要求較高，例如，在政府文書檔案管理中，既要分類所有政府文件資料并做好歸檔，還要實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)文件的流轉(zhuǎn)記錄、等級(jí)劃分、查詢調(diào)閱與歸還管理等方面的工作。信息化時(shí)代，政府文書檔案涉及的內(nèi)容越來越多，工作量越來越大，檔案管理人員面臨的壓力較大，所以基層政府檔案管理部門應(yīng)結(jié)合本部門的具體情況，以0A系統(tǒng)為依托，開發(fā)一個(gè)文書檔案管理單元，以此來優(yōu)化文書檔案全過程的管理工作，為政府各部門工作給予真實(shí)有效的檔案資料支撐，實(shí)現(xiàn)基層政府工作效益與工作質(zhì)量的提升。

一、政府文書檔案管理的重要性

新時(shí)期背景下，政府文書檔案管理的重要性越發(fā)突出。文書檔案真實(shí)記錄了政府各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，無論是對(duì)后期的利用，還是對(duì)政府工作的開展都具有至關(guān)重要的作用。在政府檔案管理中，因?yàn)槲臅鴻n案主要記錄的是政府工作的歷史，因此存在的客觀性較強(qiáng)，加之文書檔案記錄形式除了涉及政府各部門人員抄寫稿之外，還涉及相關(guān)的影像資料，這就在很大程度上確保了檔案的真實(shí)性與有效性，也凸顯了檔案所蘊(yùn)含的參考價(jià)值。在政府檔案管理中，通過文書檔案管理，把政府各部門工作的歷史記錄展開系統(tǒng)化管理，健全管理體系，保證文書檔案管理的完善性，從而保證檔案文件調(diào)取與利用的時(shí)效性，為各項(xiàng)相關(guān)工作的開展給予了重要保障[1]。文書檔案管理工作既能夠?yàn)檎蘸蟾黜?xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)性文件，同樣能夠憑借文書檔案文件的調(diào)閱來統(tǒng)籌規(guī)劃現(xiàn)下的工作。在實(shí)際工作過程中，整合政府以往工作形成的檔案資源，通過數(shù)據(jù)資源庫，確保各部門人員獲取信息與資料的真實(shí)性與完整性，從而避免其在具體工作中出現(xiàn)失誤或疏漏，進(jìn)而促進(jìn)工作效果與工作效率的提升。因此，政府檔案管理人員結(jié)合自身實(shí)際情況，采用有針對(duì)性的管理手段展開文書檔案管理，對(duì)政府各項(xiàng)工作的開展具有重要意義。

二、新形勢(shì)下政府文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案收集不完善

在政府檔案管理中，文書檔案越完善，為政府積累的工作資料就越多，政府決策或各部門工作可以參考的資料就越具體。然而，政府檔案管理部門并未真正意識(shí)到文書檔案的價(jià)值，也就沒有重視文書檔案管理工作，由此導(dǎo)致檔案資料的收集出現(xiàn)不全的情況。為確保檔案資料收集的真實(shí)性與完整性，滿足政府各部門對(duì)信息的全面性需求，應(yīng)該第一時(shí)間提交各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的文書檔案資料，但有時(shí)檔案管理部門并未做到這一點(diǎn)，由此導(dǎo)致文書檔案價(jià)值的發(fā)揮受到影響。

（二）文書檔案收集不暢通

為確保政府文書檔案可以發(fā)揮最大化價(jià)值，應(yīng)全面收集與整理檔案資料信息，并要求檔案管理人員形成較強(qiáng)的職業(yè)敏感度。然而，現(xiàn)今政府文書檔案管理部門人員存在很大的年齡差，長期奮戰(zhàn)在檔案室的工作人員，因?yàn)樽陨硪曇暗木窒扌?，難以深刻地認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，無法精準(zhǔn)地抓住有價(jià)值的文書檔案信息，使文書檔案收集不通暢[2]。而且很多工作人員所收集的資料還存在質(zhì)量與數(shù)量等方面的問題，由此束縛了政府文書檔案管理工作的開展。

（三）文書檔案利用率不高

文書檔案所包含的各類信息主要來自政府的所有部門，但文書檔案的具體價(jià)值主要來自檔案資料的日常利用。然而，現(xiàn)今因?yàn)檎鞑块T在檔案移交過程中常常出現(xiàn)疏漏，未對(duì)整個(gè)工作形成監(jiān)督與管理模式，檔案管理部門日常主要開展基礎(chǔ)性工作，實(shí)際工作效果不明顯，導(dǎo)致檔案資料收集與利用出現(xiàn)效率不高的情況。不僅如此，因?yàn)檎臅鴻n案涉及的內(nèi)容較多，如果各部門人員不能深刻地了解文書檔案的重要性，就無法有效提高檔案資料的利用率，文書檔案的價(jià)值也就無法發(fā)揮。

三、基于OA系統(tǒng)的政府文書檔案管理單元開發(fā)

文書檔案管理單元的開發(fā)主要以政府檔案管理部門現(xiàn)有的文書檔案管理模式為基礎(chǔ)，結(jié)合文書檔案的資料收集、檔案整理、檔案嘉定、檔案保管、檔案利用等方面內(nèi)容，依托OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。

政府文書檔案管理單元的功能主要分為3個(gè)部分，即檔案管理、統(tǒng)計(jì)利用、系統(tǒng)設(shè)計(jì)，具體來說如下：

（一）檔案管理

主要功能及其內(nèi)容分為10個(gè)部分：

1.采集功能。無論是預(yù)歸檔庫中儲(chǔ)存的檔案數(shù)據(jù)，還是電子形式的檔案文件，都可以同步上傳至檔案庫內(nèi)；

2.查詢功能。支持使用者通過多樣化的形式完成檔案資料的查詢，同時(shí)能夠自主設(shè)定查詢要求；允許采用組合法來查詢所需要的文件資料；允許跨檔案庫進(jìn)行資料查詢，比如，根據(jù)設(shè)定的要求同步進(jìn)行若干個(gè)類別的資料查詢；

3.能夠分批次修改或者替換指定的檔案數(shù)據(jù)；

4.多次檢索。可以提取指定門類資料中一致的數(shù)據(jù)結(jié)果，并支持使用者來定義數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一數(shù)據(jù)規(guī)則的設(shè)置；

5.自動(dòng)篩選功能。支持使用者對(duì)信息篩選規(guī)則進(jìn)行自定義，從而把卷內(nèi)的類似數(shù)據(jù)通過篩選同步至案卷內(nèi)；

6.自定義模板。支持使用者對(duì)批量的卷內(nèi)數(shù)據(jù)模板進(jìn)行自定義，如果填寫的檔案信息數(shù)據(jù)需要保存時(shí)，使用者可指定需要的模板同步至卷內(nèi)；

7.目錄序列。根據(jù)指定的字段，完成檔案信息的自動(dòng)展列，比如，檔案保管期限設(shè)定之后，檔案管理單元可以對(duì)所要保管的各種數(shù)據(jù)展開自動(dòng)分類，并進(jìn)行展示；

8.保管期限即將終止通知。為了更好地管理部分必須頻繁進(jìn)行變更日期的檔案，支持使用者實(shí)施一定的自定義，比如設(shè)定變更日期即將終止的通知，在即將接近這一日期時(shí)，檔案管理單元會(huì)第一時(shí)間發(fā)送信息提醒檔案管理者；

9.自動(dòng)組卷。即檔案文件歸檔并整理之時(shí)，檔案管理單元對(duì)案卷號(hào)以及文件號(hào)等完成確認(rèn)后，實(shí)現(xiàn)批量設(shè)置；

10.調(diào)整功能。支持使用者修改或調(diào)整已經(jīng)歸檔的檔案信息，比如，分卷、拆卷等方面的順序調(diào)整，任務(wù)完成后，還可以再次生成新的檔號(hào)、卷號(hào)等[3]。

（二）統(tǒng)計(jì)利用

1.檔案利用

允許使用者借閱檔案并進(jìn)行登記，同時(shí)管理借閱者，能夠根據(jù)借閱者所在部門的具體組織實(shí)現(xiàn)人員管理；允許管理借閱者的權(quán)限，政府部門以及借閱者不同，允許設(shè)定不同的借閱權(quán)限；支持使用者對(duì)權(quán)限模板進(jìn)行自定義，從而將不同的權(quán)限模板對(duì)應(yīng)到相關(guān)部門；允許檔案歸還，并進(jìn)行借閱單據(jù)的打??；允許檔案再次借閱的辦理，可以根據(jù)門類對(duì)借閱記錄的記錄進(jìn)行顯示，以便隨時(shí)查閱，如果借閱期限已到未還，允許檔案管理者發(fā)送電子郵件進(jìn)行催還。

2.檔案統(tǒng)計(jì)

根據(jù)檔案所要利用的方式與具體目的等條件來統(tǒng)計(jì)相關(guān)的數(shù)據(jù)，然后將報(bào)表導(dǎo)出；支持使用者在統(tǒng)計(jì)時(shí)對(duì)用戶統(tǒng)計(jì)條件給予自定義，并將統(tǒng)計(jì)完成的數(shù)據(jù)通過電子文件導(dǎo)出。

（三）系統(tǒng)設(shè)置

主要功能及其內(nèi)容分為4個(gè)部分：

1.全宗管理。支持使用者對(duì)政府檔案文件的所有全宗進(jìn)行管理；

2.分類方案。檔案管理單元可設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)檔案分類方案，確保使用者能夠自定義添加，并在多全宗條件下完成分類方案；

3.檔號(hào)格式。允許設(shè)置各種檔號(hào)規(guī)則；

4.門類定制。檔案管理單元允許對(duì)檔案門類進(jìn)行實(shí)時(shí)、自動(dòng)地編輯與調(diào)整，并支持使用者對(duì)新類別進(jìn)行添加。

四、基于OA系統(tǒng)的政府文書檔案管理單元應(yīng)用

（一）文書檔案文件收集

1.根據(jù)檔案文件收集范圍

按照政府制定的文書檔案文件資料收集范圍的規(guī)定來進(jìn)行。

2.根據(jù)檔案文件來源

以文件數(shù)據(jù)來源方式為切入點(diǎn)，可以分為兩種方式，具體來說如下：（1）自動(dòng)流轉(zhuǎn)方式，由文書檔案管理單元中的公文管理單元將文件資料自動(dòng)流轉(zhuǎn)到文書檔案管理系統(tǒng)；（2）手動(dòng)輸入方式，也就是在文書檔案管理系統(tǒng)中，以手動(dòng)的方式填寫單條數(shù)據(jù)的檔案著錄屬性，并向系統(tǒng)中上傳電子版檔案文件，如果一條數(shù)據(jù)中關(guān)聯(lián)了若干個(gè)電子文件，系統(tǒng)擁有掛接多個(gè)檔案文件的功能，能夠在附件文件中通過材料的題名欄對(duì)文件名稱進(jìn)行智能識(shí)別[4]。

（二）文書檔案文件整理

1.從自動(dòng)流轉(zhuǎn)界面獲取的文件整理

文書檔案文件通過自動(dòng)流轉(zhuǎn)收集到之后，根據(jù)系統(tǒng)提前設(shè)定的編號(hào)要求自動(dòng)生成檔號(hào)。政府檔案管理部門的工作人員可結(jié)合具體情況來做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。（1）針對(duì)檔案卷宗，可以適當(dāng)?shù)貏h減或修改；如果選定了文件，能夠批量化地刪減卷宗中的文件；針對(duì)檔案系統(tǒng)中的各類卷宗，都可以調(diào)整卷宗順序；（2）案卷中文件的調(diào)整，即系統(tǒng)能夠自動(dòng)排列完成組卷文件順序。在具體排列中，可根據(jù)檔案著錄屬性所附有的組合定義展開，比如，可根據(jù)日期字段存在的順序，以及文件輸入系統(tǒng)的順序來實(shí)現(xiàn)組卷文件的自動(dòng)排序；（3）檔案文件拆卷，如果檔案卷宗存在組卷錯(cuò)誤的情況，可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)拆卷功能。

2.從紙質(zhì)版獲取的文件整理

將文件進(jìn)行數(shù)字化處理，上傳到基于OA系統(tǒng)的文書檔案管理單元。通過管理單元可以錄入各種文件屬性，例如，案卷題名與類別選擇、加密等級(jí)、頁面起始時(shí)間、立卷時(shí)間與人員、歸檔年度與保管日期、卷宗份數(shù)與出借份數(shù)、檢驗(yàn)人員、 移交與編制及歸檔部門、封卷日期、卷冊(cè)號(hào)以及卷宗位置等。其中，卷宗所在位置就是文書檔案管理單元中存儲(chǔ)檔案的文件之處。

（三）文書檔案文件利用

1.文書檔案檢索

在政府文書檔案文件的利用中，檔案檢索扮演著重要角色，屬于相關(guān)工作開展的前提條件，主要涉及目錄與文件檢索兩個(gè)方面。其中，前者涉及兩個(gè)級(jí)別的檢索方式，一為簡(jiǎn)單級(jí)別，二為高級(jí)級(jí)別[5]。（1）目錄檢索，主要是檢索政府文書檔案的電子文件目錄，使用人員將關(guān)鍵詞輸入其中，檔案管理單元就能夠檢索出所需要的著錄項(xiàng)，然后通過界面呈現(xiàn)出檢索結(jié)果。以簡(jiǎn)單級(jí)別的檔案信息檢索來說，使用者可通過輸入框?qū)⑺枰畔⒌年P(guān)鍵詞輸入其中，檔案管理單元會(huì)結(jié)合關(guān)鍵詞全面檢索檔案資源數(shù)據(jù)庫中的各類文件，然后列出各類滿足要求的數(shù)據(jù)。但在實(shí)際應(yīng)用中，簡(jiǎn)單級(jí)別的檢索缺少針對(duì)性。相較而言，高級(jí)別的檔案信息檢索在實(shí)際應(yīng)用中更具有針對(duì)性，使用人員在檢索指定的著錄項(xiàng)時(shí)，檔案管理單元會(huì)按照其檢索的范圍呈現(xiàn)出滿足要求的一系列數(shù)據(jù)。若檢索結(jié)果精準(zhǔn)性不足，使用人員還能夠以此為基礎(chǔ)展開更多次的檢索，直至所需要的檔案信息被檢索出來。因?yàn)楦呒?jí)別的檔案信息檢索方式具有較強(qiáng)的針對(duì)性，所以檢索過程不僅便捷，還能夠提高檢索結(jié)果的精準(zhǔn)度；（2）全文檢索，該檢索方式主要是檢索電子著錄下掛接的相關(guān)電子文件。使用人員將關(guān)鍵詞輸入到輸入框內(nèi)，檔案管理單元就能夠圍繞電子文件內(nèi)容，將滿足要求的原內(nèi)容片段摘要展示出來，由于文書檔案資料的保密性要求，如果使用人員不具備查看權(quán)限，檔案管理單元還會(huì)將條目信息羅列出來，然后提示使用人員完成一定的審批處理。

2.文書檔案借閱

政府工作人員提交檔案借閱申請(qǐng)并通過審批后，檔案管理單元會(huì)向其開放一定時(shí)間使用權(quán)限，使用人員要填寫好借閱的信息，例如，借閱時(shí)間與期限、借閱目的與具體信息、領(lǐng)取與歸還狀態(tài)等。在政府文書檔案借閱中還涉及實(shí)體檔案的歸還管理。在出借后，檔案管理單元會(huì)記錄相關(guān)信息，然后結(jié)合提交的申請(qǐng)表中記錄的借閱期限來確定是否到了歸還日期，若期限已到，其會(huì)通過郵件、短信等通信方式提醒借閱人員歸還。

（四）檔案內(nèi)容統(tǒng)計(jì)

在政府文書檔案管理中，檔案內(nèi)容統(tǒng)計(jì)涉及的方面較多，例如，檔案存儲(chǔ)與利用情況、檔案文件銷毀情況以及檔案設(shè)施設(shè)備情況等，在此過程中，報(bào)表統(tǒng)計(jì)可以顯示在分類樹中，還能夠通過分類樹的點(diǎn)擊篩選出所需要的檔案卷宗，通過鼠標(biāo)點(diǎn)擊就能夠完成指定檔案卷宗目錄統(tǒng)計(jì)報(bào)表的打印，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)輸入流程的優(yōu)化[6]。另外，文書檔案管理人員還可以通過系統(tǒng)編輯或修改既有的統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式，并結(jié)合實(shí)際需求生成各種形式的統(tǒng)計(jì)圖表，比如折線圖、條形圖等，統(tǒng)計(jì)模板不存在數(shù)量的限制，能夠把信息導(dǎo)出來。該功能的應(yīng)用效率與效果更加突出，可以將工作人員從手工統(tǒng)計(jì)信息的工作中解脫出來。

結(jié)語

綜上所述，在政府檔案管理中，文書檔案管理水平的高低直接決定著檔案資料的真實(shí)性、有效性與完整性。所以，檔案管理部門可以結(jié)合本身實(shí)際情況，將自動(dòng)辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）引入到檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理單元的應(yīng)用，這種管理方式的應(yīng)用成本較低，效率更高，可以提高政府工作質(zhì)量與效率，對(duì)促進(jìn)政府各部門工作水平的提升具有重要的支撐作用。

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