企業(yè)檔案安全文化建設的必要性及實施對策

在社會檔案意識不斷提高的背景下，企業(yè)逐漸認識到檔案資源具備不可替代的重要作用。企業(yè)檔案作為企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理過程中生成的最具保存和查考價值的信息資源，是對企業(yè)發(fā)展沿革、生產(chǎn)運營等多方面信息的記錄，是企業(yè)信息資源與知識資源的關鍵組成。近年來，隨著社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展與企業(yè)的轉(zhuǎn)型變革，企業(yè)檔案不僅面臨著傳統(tǒng)環(huán)境下的各類安全問題，也面臨著數(shù)字經(jīng)濟下各類新技術(shù)應用為企業(yè)檔案安全管理帶來的挑戰(zhàn)。在企業(yè)檔案面臨的安全風險中，刨除網(wǎng)絡安全因素外，最關鍵的就是檔案工作人員自身的安全意識不足或采取的不安全行為等。因此，企業(yè)有必要基于“以人為本”的理念，將檔案安全工作提升至文化層面，加強重視，將其視為促進企業(yè)檔案室樹立“安全文化形象”的重要手段，從精神文化、制度文化、行為文化、物質(zhì)文化等多個視角開展檔案安全文化的建設工作。

一、企業(yè)檔案安全文化建設的必要性

1.我國檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的必然需要。我國檔案工作任務要筑牢安全防線，對于檔案工作而言，檔案安全是生命線，各級檔案部門必須重視起檔案安全工作，持之以恒緊抓安全工作，以保證檔案的萬無一失。長久以來，保證檔案實體與內(nèi)容的安全一直都是我國檔案事業(yè)發(fā)展的前提條件和基礎保障，企業(yè)檔案作為國家檔案資源中的重要組成之一，促進企業(yè)檔案完全工作的開展，強化檔案安全文化建設，既是我國國民經(jīng)濟建設中的有力支撐，也是奠定國家檔案事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要基礎。鑒于此，企業(yè)應當在檔案工作計劃中納入檔案安全文化建設，從精神、行為、制度、物資、技術(shù)等多個方面對其進行重點關注，以加快檔案全文化的建設進程，從而滿足企業(yè)對檔案實體及信息的安全需求，更好地完成國家下發(fā)的檔案工作任務，助推我國檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。

2.企業(yè)檔案工作實踐的必然選擇。在企業(yè)檔案工作中筑牢檔案安全防線始終是第一前提，而檔案安全文化建設則是利用文化的力量為檔案安全提供必要保障。企業(yè)檔案在改善企業(yè)經(jīng)營管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、維護合法權(quán)益、增加經(jīng)濟收益等多個方面都具有不可替代的優(yōu)勢，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、研發(fā)和服務等活動的重要數(shù)據(jù)支持，也是企業(yè)開展業(yè)務的“指路明燈”，是實現(xiàn)科學決策的重要依據(jù)。只有在確保檔案實體與內(nèi)容安全的基礎上，企業(yè)檔案工作才能順利開展，而檔案安全文化建設則是其中的重要途徑。同時，企業(yè)檔案工作的開展離不開人的參與，檔案工作人員對安全的認知會直接影響檔案安全工作開展的效果，正確地認知有利于檔案安全工作的成功，反之則會致使檔案安全工作走向歧途。而檔案安全文化建設則將檔案安全問題提升至文化層面，以文化引導檔案工作人員樹立正確的檔案安全意識，培養(yǎng)檔案工作人員的安全態(tài)度、安全價值觀和安全道德等，全方面提升檔案工作人員的安全工作能力。

3.企業(yè)文化建設發(fā)展的必然方向。從本質(zhì)來看，企業(yè)文化屬于企業(yè)擁有的一種無形資產(chǎn)，有助于企業(yè)核心競爭力的提升，在良好的企業(yè)文化氛圍下，企業(yè)員工的使命感、歸屬感和責任感均能得到有效激發(fā)，促使員工之間的凝聚力不斷增強，最大限度上發(fā)揮員工的主觀能動性，從而使員工在潛移默化中為提升企業(yè)的軟實力而奮斗。在企業(yè)文化建設過程中檔案具有十分重要的地位與作用，其作為對企業(yè)發(fā)展歷程和經(jīng)營管理的記錄，是建設企業(yè)文化的重要載體，也是促進文化交流的重要媒介?，F(xiàn)階段，企業(yè)檔案管理全過程難以實現(xiàn)絕對性的安全，而企業(yè)檔案安全文化建設工作則能有效提升檔案工作人員的安全意識和素養(yǎng)，引導其在日常工作中加強對檔案安全問題的重視，關注可能造成檔案安全問題的內(nèi)外部因素，盡可能將檔案安全問題的負面影響降至最低，從而貫徹落實“安全第一，預防為主”的指導方針，切實保證檔案安全，進而為企業(yè)文化建設提供更好的服務。

二、企業(yè)檔案安全文化建設面臨的主要問題

1.企業(yè)檔案安全制度文化建設水平較低。首先，企業(yè)檔案安全保護制度不健全。一套完善、規(guī)范的制度有助于檔案安全管理向著系統(tǒng)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，能夠涉及檔案安全管理中的所有環(huán)節(jié)，不僅能夠?qū)n案工作人員的行為予以規(guī)范，避免做出不安全的行為，還能促進企業(yè)檔案工作的高效運營。但目前，企業(yè)對檔案安全制度的重視程度不足，檔案安全制度基礎十分薄弱，現(xiàn)有制度體系的系統(tǒng)性和整體性不足，嚴重影響檔案安全文化建設的制度環(huán)境與宣傳效果。其次，缺少檔案安全監(jiān)督評價機制。檔案安全監(jiān)督評價機制是一種能夠起到約束作用的“軟文化”，目前我國多數(shù)企業(yè)已經(jīng)在安全生產(chǎn)等方面建立了完善的制度，但涉及檔案安全的監(jiān)督評價機制卻普遍缺乏，致使企業(yè)檔案安全管理工作無法得到有效的監(jiān)督和反饋，影響工作效果。企業(yè)有必要建立合理、嚴格的檔案安全監(jiān)督評價機制，明確各崗位職責，從安全管理成效、工作人員安全行為、安全技術(shù)應用等多個方面進行綜合考量，從而確保檔案安全文化建設工作的順利開展。最后，檔案安全考評制度的細化程度不足。在企業(yè)檔案安全管理工作中，安全考評制度發(fā)揮著重要的激勵作用。目前企業(yè)針對激勵機制的研究與應用多在工作人員績效考核上，在檔案安全管理中的應用極少，導致企業(yè)檔案安全管理工作缺少約束，易出現(xiàn)不安全因素，從而為企業(yè)檔案帶來安全隱患。

2.企業(yè)檔案安全文化建設氛圍欠佳。一方面，企業(yè)管理層對檔案安全管理工作不重視，對檔案安全文化建設氛圍的營造有所忽視。雖然目前越來越多的企業(yè)逐漸重視起檔案安全管理，但對于部分小微企業(yè)而言，其更重視生產(chǎn)營利，在檔案工作方面的各項投入明顯不足，致使檔案安全管理和其他業(yè)務部門的安全管理相比存在顯著差異。另一方面，企業(yè)針對檔案安全文化建設的宣傳不力，企業(yè)內(nèi)部員工缺少對檔案安全文化的正確認知，存在很多員工錯誤認為檔案安全文化建設是企業(yè)檔案安全精神文化建設，將其視為“形式化”工作，這種認知上的不充分與不全面，致使企業(yè)員工難以從發(fā)展性和系統(tǒng)性的角度正確看待檔案安全文化建設工作。同時，受企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型與發(fā)展的影響，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案安全管理模式已經(jīng)無法應對企業(yè)內(nèi)外部面臨的嚴峻考驗，員工對檔案安全文化的狹義理解必然遠不足以支持企業(yè)檔案工作的發(fā)展，必須要求員工能夠從廣義的視角看待和理解檔案安全文化，并將檔案安全意識和精神具化到自身行動上，貫徹落實檔案安全管理工作?？梢?，企業(yè)應當大力宣傳檔案安全文化建設工作，逐步調(diào)整員工的認知結(jié)構(gòu)，以保證檔案安全文化的作用得到充分發(fā)揮。

3.企業(yè)檔案安全文化建設的結(jié)構(gòu)失衡。一方面，企業(yè)檔案安全文化建設中的人員配備失衡。不同企業(yè)在檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)上也有所不同。部分企業(yè)的檔案專業(yè)人員、技術(shù)人員和安全管理人員配備較差，行動力不足，致使企業(yè)成立專門的檔案安全文化建設小組受到擱置。同時，很多企業(yè)也沒有配備具有計算機網(wǎng)絡技術(shù)知識的檔案工作人員。這些問題的存在導致在發(fā)生檔案安全問題時，無法及時派出專人解決，也難以在事后對相關者進行追責，從而為檔案工作埋下諸多安全隱患。另一方面，企業(yè)檔案安全文化建設與外部力量結(jié)構(gòu)參與之間出現(xiàn)失衡?，F(xiàn)階段，部分企業(yè)受傳統(tǒng)以盈利為主要目標的觀念影響，導致對檔案安全文化建設工作存在錯誤理解，認為其僅需檔案部門或安全管理部門介入即可，無需外界力量參與。在一定程度上，企業(yè)對外部力量參加檔案安全文化建設的忽視，會導致人才培養(yǎng)部門、應急管理部門和文化宣傳部門等難以滲透到檔案安全文化建設之中，不僅會影響企業(yè)員工對檔案安全文化的認同，還會對建設進程有所限制。

4.企業(yè)檔案安全文化建設的物資有限。一方面，物質(zhì)環(huán)境不僅是影響企業(yè)員工思想觀念的關鍵要素，也能對員工自身的行為活動起到改造作用，可見，檔案安全物質(zhì)環(huán)境的優(yōu)劣會對企業(yè)員工的觀念與行為造成直接影響。但目前多數(shù)企業(yè)對檔案安全基礎設施建設的資金投入不足，難以為員工營造一個良好的檔案工作環(huán)境，必然會影響員工對檔案安全工作重要性的認知，無法充分調(diào)動起員工的檔案安全意識，難以實現(xiàn)員工檔案安全專業(yè)能力的有效提升，也不易引導員工在檔案安全文化建設工作中的自主參與。另一方面，國家檔案工作開展有檔案干部教育機構(gòu)作為支撐，但企業(yè)檔案工作卻缺少專業(yè)性的安全文化培訓平臺。在這樣的背景下，企業(yè)雖然會組織有關檔案工作的崗位培訓和繼續(xù)教育計劃，但并沒有將重點放在檔案實體和信息安全方面，這些培訓活動雖然為企業(yè)檔案工作人員提供了教育平臺，但針對檔案安全主題的培訓內(nèi)容設置有限，加之企業(yè)培養(yǎng)檔案安全人才的數(shù)量也十分有限，致使多數(shù)檔案工作人員難以參與到高水平的培訓活動之中。

三、企業(yè)檔案安全文化建設的實施對策

1.企業(yè)檔案安全精神文化建設對策。企業(yè)檔案安全精神文化建設能夠充分發(fā)揮文化的“教化”作用，提高企業(yè)員工的安全價值觀、情感與行為表現(xiàn)。首先，企業(yè)要強化檔案安全管理工作的影響力，引導員工樹立正確的安全意識。利用榜樣的示范、引領作用，借助對典型榜樣的選拔、宣傳與推廣，以先進引領后進，強化檔案安全管理影響力。同時，依照工程實際情況，大力宣傳有關檔案安全管理的先進典型與工作經(jīng)驗，營造“學先進、促先進”的文化氛圍，深化員工對檔案安全的認知與理解，實現(xiàn)對檔案安全精神文化的培育。同時，企業(yè)要確保檔案安全管理工作各環(huán)節(jié)的責任落實到人，充分發(fā)揮主管部門領導的帶頭作用，實施“逐級管理、群策群防”的模式，在調(diào)動全體員工參與檔案安全管理工作積極性的同時，持續(xù)提升檔案安全管理的影響力。其次，企業(yè)要推動檔案安全宣傳的向心力，以宣傳教育為先導，充分利用線上與線下的雙媒介，促使檔案安全意識深入人心。企業(yè)可以組織檔案工作人員在線下對有關檔案安全的制度標準進行專題學習，并借助微信公眾號等形式在線上加強對檔案安全知識的宣傳。企業(yè)也可以借助特殊的時間節(jié)點開展以檔案安全文化建設為主題的宣傳工作，如“國際檔案日”、“安全生產(chǎn)月”等，從而強化企業(yè)員工的檔案安全意識，營造積極的檔案安全精神文化氛圍。

2.企業(yè)檔案安全制度文化建設對策。企業(yè)檔案安全文化建設離不開制度保障。首先，企業(yè)需要對檔案安全制度予以完善。企業(yè)檔案部門應能夠傳統(tǒng)環(huán)境和信息環(huán)境兩個角度對檔案安全制度進行完善的制定，在傳統(tǒng)環(huán)境方面，應做好防盜、防火、防潮、防蟲、防高溫等措施，詳細分析會對檔案安全造成影響的人為與自然因素，結(jié)合相關規(guī)范性文件和企業(yè)發(fā)展實情對檔案安全制度進行制定。而在信息環(huán)境方面，企業(yè)則應在信息技術(shù)安全的基礎上，主要從檔案的收集、保管和利用三個方面制定檔案信息安全制度，保證檔案的完整性與真實性。其次，企業(yè)需要對檔案安全文化建設的監(jiān)督機制進行構(gòu)建，并以制度的形式對責任予以明確，從而通過制度文化實現(xiàn)對檔案安全文化建設工作的約束與規(guī)范。企業(yè)所構(gòu)建的監(jiān)督機制不僅要符合實際檔案工作的開展情況，還要與企業(yè)其他安全管理制度相適配。同時，企業(yè)構(gòu)建的監(jiān)督機制要具有較強的可操作性，具有雙向約束作用，在督促員工自律的基礎上強化他律，并激勵企業(yè)管理者以身示范，充分發(fā)揮出管理層的監(jiān)督作用。最后，企業(yè)還應對哦檔案安全文化建設的評價標準進行完善，從多個方面對檔案文化建設工作進行高效且嚴謹?shù)脑u估。企業(yè)設置的評價指標應涉及檔案安全工作的全流程，囊括工作目標、環(huán)境、人員、技術(shù)、設備、合作等多個方面。并保證評價指標與企業(yè)的數(shù)字化建設趨勢相適應，加強對電子文件前端控制、線上歸檔和安全性檢測等方面評價的重視。

3.企業(yè)檔案安全行為文化建設對策。企業(yè)檔案安全行為文化主要分為企業(yè)的管理行為以及員工的工作行為。一方面，從企業(yè)管理行為角度來看，企業(yè)要成立專門的檔案安全文化建設領導小組，利用領導的安全心理與行為來帶動員工執(zhí)行力的提升。在此過程中，企業(yè)需要對具體的工作責任進行劃分并落實，可以指派安全部門負責人作為領導小組的組長，負責統(tǒng)籌工作，由檔案室負責人作為副組長，由于對企業(yè)檔案工作狀況較為了解，有助于檔案安全文化建設各層級工作的順利開展。由企業(yè)內(nèi)部各部門派出相應的員工作為組員，主要負責檔案安全文化建設各項工作的落實。企業(yè)通過對參與領導小組中所有成員工作職責的明確，能夠確保整個檔案工作的安全性。另一方面，從員工工作行為角度來看，企業(yè)應加強對檔案工作人員的安全教育和技能培訓。企業(yè)可以組織入職培訓，由專職的檔案工作人員向入職者講解本企業(yè)的檔案管理制度，并利用案例法引導入職者樹立正確的檔案安全意識，盡快地完成角色變化，使檔案安全文化滲透到員工精神之中。此外，企業(yè)可以在日常檔案工作中開展安全管理和保護技能培訓，邀請領域內(nèi)的專家進行培訓，要求企業(yè)內(nèi)的專、兼職檔案工作人員以及安全管理相關部門的人員悉數(shù)參加，從而強化檔案公開工作人員的安全意識，自覺規(guī)范自身行為，避免發(fā)生檔案安全事故。

4.企業(yè)檔案安全物質(zhì)文化建設對策。檔案安全物質(zhì)文化是企業(yè)檔案安全文化建設的物質(zhì)基礎。首先，企業(yè)應加強有關檔案安全的基礎設施建設，加大在檔案庫房及相關附屬設施建設的資金投入，確?；A設施滿足防火、防潮、防塵、防蟲、防高溫等要求，進一步提高檔案安全管理水平。同時，在基礎設施建設中要加強對新型安全防護技術(shù)的應用，例如，以引進人工智能技術(shù)，借助其較強的學習能力和預測能力實現(xiàn)對網(wǎng)絡攻擊安全事件的預警，并及時采取阻斷措施。其次，企業(yè)可以對檔案工作環(huán)境進行分階段的優(yōu)化。第一階段先加大資金投入，完善檔案機構(gòu)設置和人員配備，營造有專人管理和負責的檔案安全環(huán)境；第二階段應適當增加薪酬，避免檔案工作人員出現(xiàn)流失，關注對技能型人才的招募與激勵，營造一種和諧且富有激情的環(huán)境；第三階段，企業(yè)可以建立所有檔案安全問題的臺賬，營造一種井然有序的環(huán)境氛圍。再其次，企業(yè)要加強對檔案安全品牌形象的打造。企業(yè)可以深入了解企業(yè)的真實需求和員工意見，基于自身豐富的館藏檔案資源，對企業(yè)安全生產(chǎn)及發(fā)展的脈絡進行分析，并借此深化對檔案資源的利用，基于“以人為本”的理念，打造檔案安全文化展覽室、文化長廊等實體空間，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案向安全文化產(chǎn)品的轉(zhuǎn)化，通過檔案資源與物質(zhì)實體的結(jié)合，營造出更具可視化和參與性的檔案安全文化氛圍。

四、結(jié)語

企業(yè)檔案安全文化建設工作的總體思路應適應國家檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要，適應企業(yè)檔案工作實踐發(fā)展的需要，適應企業(yè)文化建設的需要。企業(yè)檔案安全文化建設應根據(jù)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀與特點，持續(xù)完善檔案文化建設過程中的各個要素，做到責任到人、措施到位、激勵到位，以此確保企業(yè)檔案安全文化建設工作的順利、有序進行。