做好檔案數(shù)字化副本接收工作的思考

檔案數(shù)字化副本是指將紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案等傳統(tǒng)載體檔案，采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字化圖像或數(shù)字文本。本文討論的檔案數(shù)字化副本僅指紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后形成的電子副本?？h級(jí)檔案館推進(jìn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化成果同步接收進(jìn)館工作是指紙質(zhì)檔案進(jìn)館前應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，其數(shù)字化副本必須與檔案實(shí)體一同移交進(jìn)館。

一、推進(jìn)縣級(jí)檔案館檔案數(shù)字化副本接收工作的必要性

檔案數(shù)字化副本的接收不僅能推進(jìn)基層數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)程，減輕縣級(jí)檔案館數(shù)字化工作量，同時(shí)還能促進(jìn)檔案館（室）檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

（一）檔案數(shù)字化副本移交推動(dòng)了基層數(shù)字檔案室建設(shè)

基層數(shù)字檔案室建設(shè)是指在檔案管理中，對(duì)室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理、數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用的過(guò)程。在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，數(shù)字資源是數(shù)字檔案室形成和建設(shè)的基礎(chǔ)?；鶎訖n案室要建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)等，對(duì)存量傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是其中重要內(nèi)容，也是數(shù)字檔案室建設(shè)的核心。多年來(lái)縣級(jí)檔案館以接收紙質(zhì)檔案為主，在很大程度上致使基層檔案室一直沒(méi)有開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，數(shù)字檔案室也基本停留在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)原地踏步走的階段。建設(shè)數(shù)字檔案室是推進(jìn)檔案信息化的有效載體，是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。縣級(jí)檔案館啟動(dòng)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化成果同步接收，倒逼基層檔案室開(kāi)展檔案數(shù)字化掃描工作，因此檔案數(shù)字化副本移交和接收，對(duì)于基層數(shù)字檔案室建設(shè)又起到了促進(jìn)作用，加快推動(dòng)了數(shù)字檔案室建設(shè)的步伐。

（二）檔案數(shù)字化副本移交緩解了檔案館數(shù)字化壓力

為了進(jìn)一步豐富館藏檔案資源，我國(guó)正在不斷推進(jìn)“存量數(shù)字化，增量電子化”行動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案館數(shù)字化年增長(zhǎng)率10%以上的目標(biāo)任務(wù)。加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)，加大檔案館對(duì)檔案數(shù)字化副本、電子檔案以及其他數(shù)字資源檔案的接收，是檔案館融入我國(guó)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)自身工作現(xiàn)代化的需要。目前縣級(jí)檔案館對(duì)于到期檔案的接收，基本采用的是到期后集中接收的模式，檔案積累到一定數(shù)量后集中接收進(jìn)館，再由檔案館統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)字化處理。如果今后進(jìn)館檔案都需要檔案館進(jìn)行數(shù)字化，那么就造成檔案館陷入無(wú)休無(wú)止的掃描工作中，影響其他工作的正常開(kāi)展。雙套制接收是今后縣級(jí)檔案館必須完成的任務(wù)，是必須邁出的一步，也是檔案接收的一個(gè)嶄新課題?；鶎訂挝粰n案數(shù)字化是縣級(jí)檔案館數(shù)字化的基礎(chǔ)，把數(shù)字化工作關(guān)口前移到形成檔案的各單位，接收數(shù)字化副本進(jìn)館是減輕檔案館數(shù)字化工作壓力的有效途徑。

（三）檔案數(shù)字化副本移交提高了檔案利用水平

檔案是歷史的見(jiàn)證，伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和人民群眾對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)進(jìn)一步提高，檔案的憑證作用日益凸顯，檔案的查詢(xún)利用需求與日俱增，同時(shí)傳統(tǒng)手工查詢(xún)利用方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在內(nèi)外兩方面的壓力下，倒逼檔案管理部門(mén)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，加快進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。基層數(shù)字檔案室的建設(shè)實(shí)踐證明，數(shù)字檔案的查閱不但能縮短檔案查詢(xún)時(shí)間，而且檔案數(shù)字化副本替代了原件使用，有效地保護(hù)了檔案原件，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化，深受廣大群眾好評(píng)。數(shù)字化副本既減少了辦公用房的占用，又提高了檔案利用效率。

二、縣級(jí)檔案館數(shù)字化副本接收存在的問(wèn)題

盧龍縣檔案館從2023年開(kāi)始嘗試檔案數(shù)字化副本接收工作，通過(guò)參觀(guān)學(xué)習(xí)，制定接收細(xì)則，并深入基層開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，基層單位已經(jīng)對(duì)這項(xiàng)工作有了一定程度的了解并開(kāi)始數(shù)字化掃描，檔案館也接收了幾家單位的雙套制檔案。但畢竟是新模式的開(kāi)啟，還在不斷實(shí)踐和摸索中，在實(shí)施過(guò)程中存在一些問(wèn)題。

（一）思想認(rèn)識(shí)不到位

數(shù)字化檔案副本的接收，不單是檔案館的事，需要各部門(mén)、各單位的配合。通過(guò)深入各單位指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)有些單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案數(shù)字化移交工作重視不夠，在思想上還停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管和利用的階段，認(rèn)為只要保管好紙質(zhì)檔案就可以了，沒(méi)有必要浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力進(jìn)行數(shù)字化。有些領(lǐng)導(dǎo)雖然對(duì)檔案數(shù)字化有一定的認(rèn)識(shí)，但是以檔案數(shù)字化副本的制作會(huì)增加檔案移交的工作量，以單位人手少為由不愿配合，更有的單位以沒(méi)有掃描設(shè)備為理由推脫，對(duì)此項(xiàng)工作具有抵觸心理。而有些檔案員也習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案工作模式，固守成規(guī)，也造成了數(shù)字化副本移交接收工作很難推動(dòng)。同時(shí)也有一部分檔案員，因?yàn)樽陨砟挲g較大、對(duì)數(shù)字化加工技術(shù)不甚了解等原因，積極性不高，更有的以不會(huì)推脫。

（二）經(jīng)費(fèi)短缺

經(jīng)費(fèi)不足是目前檔案館室數(shù)字化遇到的最大難題。進(jìn)行數(shù)字化必須購(gòu)置相應(yīng)的掃描設(shè)備等硬件，原來(lái)的平板掃描儀由于速度慢已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)在數(shù)字化工作的需要。高速掃描儀掃描速度快，對(duì)紙張要求較高，非常適合現(xiàn)在檔案數(shù)字化掃描，但是價(jià)格比較高。因此對(duì)于基層檔案室來(lái)說(shuō)，購(gòu)買(mǎi)一套掃描設(shè)備和軟件，也是單位的一大筆開(kāi)銷(xiāo)。雖然縣委縣政府也很重視檔案數(shù)字化工作，將縣檔案館檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)列入每年的政府財(cái)政預(yù)算，保證了數(shù)字化工作的延續(xù)性，但是撥款有限，只能完成館藏利用率高的檔案數(shù)字化工作。

（三）專(zhuān)業(yè)人才不足

檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，它需要一支專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍，尤其是需要維護(hù)局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、軟件系統(tǒng)等，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。目前縣級(jí)檔案部門(mén)這樣的人才匱乏，多數(shù)工作人員都是半路出家，只能靠聘請(qǐng)外來(lái)人員進(jìn)行掃描、加工、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與運(yùn)行、數(shù)據(jù)維護(hù)和管理。但這只是短期能為，如果不是數(shù)字化副本的接收，可能檔案工作者信息化素養(yǎng)永遠(yuǎn)得不到提高。通過(guò)開(kāi)展此項(xiàng)工作，迫使工作人員熟悉軟硬件應(yīng)用，短期內(nèi)迅速提升數(shù)字化能力。而相比各基層檔案室檔案員，只要具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)有對(duì)檔案工作的責(zé)任心，做好檔案的原文掃描應(yīng)該不是難事。

（四）沒(méi)有統(tǒng)一軟件

目前我縣基層檔案室基本普及安裝了檔案軟件單機(jī)版，但是隨著信息化的快速發(fā)展，此軟件仍停留在對(duì)紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)和其數(shù)字化副本的輔助管理，以目錄檢索為主。目前一些開(kāi)展數(shù)字化掃描的單位，用的都是掃描儀自帶的軟件，可以設(shè)置分辨率、圖像格式等，但對(duì)掃描圖像的命名功能不完善，不能連續(xù)自動(dòng)批量命名，因此還需要增加重命名帶來(lái)的工作量。另外掃描儀自帶軟件圖像處理功能有限，一般只能對(duì)掃描圖像進(jìn)行簡(jiǎn)單的旋轉(zhuǎn)，至于糾偏、去污、去黑等基本操作無(wú)法完成，還需借助其他圖像處理軟件。但是絕大多數(shù)掃描人員不會(huì)使用圖像處理軟件，造成了掃描后有質(zhì)量問(wèn)題的圖像不能得到處理。檔案數(shù)字化加工軟件，不但能夠輕松解決圖像處理問(wèn)題，而且還能減輕數(shù)字化的工作量，安裝一套室藏檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)軟件或者電子檔案管理系統(tǒng)顯得尤為必要。

三、加快縣級(jí)檔案館檔案數(shù)字化副本接收工作的對(duì)策

做好檔案數(shù)字化副本移交接收是貫徹落實(shí)習(xí)近平總書(shū)記關(guān)于檔案工作重要批示和國(guó)家檔案信息化戰(zhàn)略總體安排部署的需要。針對(duì)縣級(jí)檔案館在數(shù)字化副本接收工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，要充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化副本移交與接收工作重要性，進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化副本移交與接收工作。

（一）做好謀劃安排，明確接收標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字化副本移交接收，是關(guān)系到全縣檔案事業(yè)發(fā)展的一件大事。因此要建立局、館協(xié)商聯(lián)動(dòng)機(jī)制，高起點(diǎn)謀劃和高標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，共同推動(dòng)工作落實(shí)。局、館要聯(lián)合開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，共同督導(dǎo)檔案數(shù)字化副本規(guī)范移交進(jìn)館進(jìn)度。縣檔案館要對(duì)檔案接收范圍、接收流程、數(shù)字化副本的格式等進(jìn)行細(xì)化，做到任務(wù)明確、流程清晰，確保雙套制接收工作規(guī)范有序，有法可依。為避免進(jìn)館檔案數(shù)字化副本標(biāo)準(zhǔn)不一、格式各異等不規(guī)范問(wèn)題以及無(wú)法兼容館內(nèi)檔案管理軟件而帶來(lái)重復(fù)數(shù)字化問(wèn)題，要制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程及技術(shù)要求，包括檔案數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立核對(duì)、檔案掃描加工、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等。為確保接收進(jìn)館工作規(guī)范有序、保質(zhì)保量，縣檔案館要堅(jiān)持關(guān)口前移，提前介入前期工作，對(duì)擬接收進(jìn)館檔案先行摸底、全程跟蹤服務(wù)，全方位指導(dǎo)前期檔案整理及數(shù)字化副本加工工作。

（二）選擇適合方案，完成掃描工作

目前數(shù)字化加工形式分兩種，一種是選擇外包形式，一種是自行加工形式。采用何種加工形式，要考慮數(shù)字化設(shè)備及數(shù)字化檔案的數(shù)量再?zèng)Q定。通常選擇外包形式更專(zhuān)業(yè)，而且速度快，效率高，但費(fèi)用比較高。自行加工是單位人員自己進(jìn)行數(shù)字化，速度慢，但比較節(jié)約費(fèi)用。因?yàn)榻?jīng)費(fèi)比較緊張，加上也沒(méi)有那么大的數(shù)字化量，我縣絕大多數(shù)單位還是采用自行加工的形式。檔案數(shù)字化掃描需要運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的掃描設(shè)備和軟件，以及一定的操作技術(shù)?？紤]檔案數(shù)字化加工對(duì)加工人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求并不算太高，基本上是單調(diào)、重復(fù)性的工作，只要工作人員能夠認(rèn)真，完全可以勝任此項(xiàng)工作。綜合考慮經(jīng)費(fèi)和人員的實(shí)際情況，也為了減少數(shù)字化工作阻力問(wèn)題，可以因地制宜采取三種方案進(jìn)行：一是購(gòu)買(mǎi)設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化，二是租用設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化，三是利用檔案館數(shù)字化設(shè)備，采用集中辦公形式開(kāi)展數(shù)字化。租用設(shè)備以及到縣檔案館集中辦公進(jìn)行數(shù)字化的形式，解決了短期內(nèi)購(gòu)買(mǎi)數(shù)字化設(shè)備資金缺口問(wèn)題，緩解了各單位資金壓力，同時(shí)也為掃描工作的順利開(kāi)展奠定了一定的基礎(chǔ)。

（三）做好審核把關(guān)，確保接收質(zhì)量

檔案雙套制移交和接收工作量大，對(duì)質(zhì)量要求高，因此要嚴(yán)格移交接收程序，嚴(yán)把進(jìn)館質(zhì)量關(guān)。數(shù)字化副本形成單位在移交紙質(zhì)檔案及其數(shù)字化副本前，應(yīng)逐張檢查圖像質(zhì)量，包括圖像排列順序與檔案原件是否一致，有無(wú)漏掃、重張等情況，圖像有無(wú)黑邊、污點(diǎn)、折角以及圖像偏斜度、清晰度、失真度等，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整改正，確保進(jìn)館檔案質(zhì)量，減少進(jìn)館后檔案檢查的工作量?？h檔案館更要克服人手少任務(wù)重的困難，盡快熟悉雙套制接收技能，認(rèn)真做好對(duì)數(shù)字化副本核對(duì)質(zhì)檢工作，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)反饋給移交單位改正，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接與備份，堅(jiān)持“合格一家、接收一家”原則，保證數(shù)據(jù)進(jìn)館后的安全管理和有效利用。檢查包括條目和圖像兩個(gè)方面：一是條目數(shù)量及其著錄項(xiàng)目?jī)?nèi)容的準(zhǔn)確性要進(jìn)行逐條檢查。二是圖像應(yīng)符合規(guī)定的分辨率、文件格式及色彩模式。圖像文件的命名必須與條目檔號(hào)相一致，一致率VaGvRtxxGnfjErFbBvgxLQ==要100％；掃描圖像完整性要求100％正確，完整性包括不準(zhǔn)缺頁(yè)、漏頁(yè)，圖像的傾斜度、清晰度、整潔度等技術(shù)指標(biāo)，要求抽檢合格率達(dá)到100％。

（四）完善軟硬件配套，逐步形成機(jī)制

基層檔案室數(shù)字化需要使用掃描設(shè)備、檔案數(shù)字化加工、電子檔案管理系統(tǒng)以及安全備份與存儲(chǔ)設(shè)備等軟硬件。檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案室建設(shè)不是一蹴而就的，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作任務(wù)，因此要將室藏檔案數(shù)字化和檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)維及升級(jí)費(fèi)用納入年度部門(mén)預(yù)算，逐步配套完善，最終完成數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)。目前大多數(shù)單位現(xiàn)有的檔案管理軟件多停留在目錄數(shù)據(jù)的錄入、檢索上，還不能對(duì)數(shù)字化副本進(jìn)行管理，更不具備管理電子文件、電子檔案的能力，已經(jīng)不能適應(yīng)檔案信息化的需要，因此迫切需要升級(jí)。另需考慮數(shù)字檔案室建設(shè)與縣域電子政務(wù)和信息化建設(shè)銜接，實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔和有效管理問(wèn)題。有了信息化檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)，有了信息化的相關(guān)設(shè)備，檔案的自主數(shù)字化將是現(xiàn)在或今后檔案人員的常規(guī)工作。室藏檔案數(shù)字化項(xiàng)目的持續(xù)開(kāi)展，將推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，夯實(shí)檔案服務(wù)民生的基礎(chǔ)。在開(kāi)展室藏存量檔案數(shù)字化的同時(shí)，檔案管理部門(mén)還要積極推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)，為全縣建成數(shù)字檔案館奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。從源頭上做好增量檔案電子化工作，促使存量數(shù)字化推進(jìn)與增量電子化雙套制接收同步展開(kāi)、同步進(jìn)行，使雙套制移交成為檔案接收的常態(tài)化工作。

參考文獻(xiàn)：

[1] 浙江省省直單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施細(xì)則[J].浙江檔案，2007（2）：22.

作者單位：盧龍縣檔案館