河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）2023年檔案利用數(shù)據(jù)分析

2023年，河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）積極貫徹落實習(xí)近平總書記對檔案工作“四個好”“兩個服務(wù)”的重要批示精神，在提升業(yè)務(wù)水平的基礎(chǔ)上，繼續(xù)拓展民生檔案跨省利用服務(wù)的廣度和深度，省內(nèi)建成了五級跨館利用網(wǎng)絡(luò)，省外與5家檔案館簽署了跨館利用協(xié)議，以科技創(chuàng)新為依托，不斷豐富線上查檔途徑，切實為民眾提供更為高效便捷的服務(wù)。為總結(jié)利用數(shù)據(jù)規(guī)律，提供更優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)，現(xiàn)對2023年檔案利用基本情況和各項數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，具體情況如下：

一、檔案利用基本情況

接待人次包括窗口接待、跨館利用、電話咨詢、電子利用、線上接待、檔案郵寄、來信來函的全部人次，實際利用人次統(tǒng)計以實際調(diào)卷人次加電子利用人次為準(zhǔn)，有效服務(wù)人次指查到所需材料的人次，統(tǒng)計以實際摘抄復(fù)印和拍攝人次為準(zhǔn)。

二、檔案利用數(shù)據(jù)分析

（一）2023年度數(shù)據(jù)分析

2023年，利用室共接待4035人次，摘抄2091頁，復(fù)印7784頁，蓋章697個，調(diào)卷6798卷、896件，拍攝296頁，電話咨詢1228人次，電子利用1128人次，檔案郵寄12人次。線上接待利用64人次。實際利用2201人次，占總接待人次的54.55%，有效服務(wù)1052人次，占總接待人次的26.07%，電話咨詢1228人次，占總接待人次的30.43%（表1）。

由數(shù)據(jù)可見，2023年的接待人次有了大幅度上漲，漲幅達(dá)到了38.14%，實際利用人次、有效服務(wù)人次都比2022年有所增長，漲幅分別達(dá)到了45.57%、21.48%。但實際利用人次的占比和有效服務(wù)人次的占比變化不大。2023年接待總?cè)舜蔚拇蠓蠞q，主要由于2022年底2023年初疫情防控政策改變，導(dǎo)致之前積壓的查檔需求迅速被釋放，查檔人數(shù)較之前出現(xiàn)明顯上漲。2023年實際利用人次及有效服務(wù)人次占總接待人次比例較之前有小幅度上漲，但整體變化不大，基本維持在總接待人數(shù)的50%、20%左右（圖1）。分析原因和前幾年利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析中所談原因大致相同，主要有以下幾點：1.因權(quán)限不足導(dǎo)致省館（辦）無權(quán)提供或利用者無權(quán)調(diào)取。2.因查閱內(nèi)容非省館（辦）館藏內(nèi)容導(dǎo)致利用者無功而返。3.利用者提供的查閱線索不清晰，導(dǎo)致需要反復(fù)推理多次查詢才能得到所需檔案。4.在民生檔案利用過程中，社保等部門對材料取證要求愈發(fā)嚴(yán)格，利用者往往需要查閱大量的會計檔案輔助自己找到具體某個月的憑證，這也會導(dǎo)致有效服務(wù)人次占比較低。5.近幾年，通過大力宣傳，民眾的檔案意識顯著提高，有問題找檔案館的人數(shù)逐年上漲，但部分利用者對檔案館職能不清，向我們提出了學(xué)歷認(rèn)證、職業(yè)資格證換證等超出省館（辦）業(yè)務(wù)范圍的要求，這也導(dǎo)致了實際利用人次維持在總接待人次的半數(shù)左右。

（二）歷年利用數(shù)據(jù)對比分析

1.查閱用途

省館（辦）檔案查閱的用途主要分為文化需求、民生需求、工作參考和其他四大類（表2）。

文化需求具體包括學(xué)術(shù)研究、編史修志、宣傳教育、建館辦展、拍攝紀(jì)錄片等（圖2）。2023年度文化需求1719人次，占比42%。文化需求類中占比較高的主要為學(xué)術(shù)研究、編史修志、建館辦展。其中，學(xué)術(shù)研究1079人次，占文化需求類的62.8%，編史修志201人次，占文化需求類的11.7%，建館辦展329人次，占文化需求類的19.1%。

民生需求具體包括補(bǔ)充檔案、辦理退休、落實待遇、房產(chǎn)過戶、學(xué)歷認(rèn)證、民事訴訟、土地確權(quán)等。2023年民生需求1648人次，占比41%，補(bǔ)充檔案和辦理退休連續(xù)四年為民生類需求較高類別。2023年辦理退休767人次，占民生需求類的46.5%，補(bǔ)充檔案321人次，占民生需求類的19.5%。

工作參考具體包括清理文件、審計對賬、土地糾紛、案件訴訟、查找依據(jù)、辦案取證、資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)等。2023年工作參考595人次，占比15%。

2023年工作參考、民生需求和文化需求人次占比對比2022年，變化較為明顯的是文化需求占比出現(xiàn)了大幅增長，甚至超過了連續(xù)三年位于主導(dǎo)地位的民生需求，可見，在檔案服務(wù)民生的作用愈發(fā)凸顯的同時，檔案在歷史研究與文化傳承領(lǐng)域的價值也在不斷彰顯。

2.查閱主體

2023年度省館（辦）接待總量為4035人次，其中單位利用者1434人次，占比35.54%，個人利用者（含學(xué)生917人次）2601人次，占比64.46%。對比前三年的各項數(shù)據(jù)可知，一是2020-2023年連續(xù)4年個人利用者占比較高，這成為檔案服務(wù)民生的重要佐證。二是學(xué)生身份利用者不斷增加，2023年學(xué)生查檔人數(shù)增幅達(dá)到了151.92%。清華、北大、復(fù)旦、普林斯頓大學(xué)等全國乃至世界各地名校學(xué)生正在成為檔案利用的?？停医?jīng)統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)含“博”量非常高，原因在于檔案能夠為學(xué)生的學(xué)術(shù)研究提供最真實的第一手資料，這是其他途徑難以達(dá)到的（表3）。

3.查閱途徑

除電子利用、現(xiàn)場利用、招生底冊郵寄服務(wù)、電話咨詢等查閱途徑外，2023年不斷織密民生類檔案異地跨館利用網(wǎng)絡(luò)，同時開通了線上查檔、手機(jī)APP查檔服務(wù)（表4）。

一是持續(xù)加強(qiáng)與省外檔案館的跨館利用合作。在與京津滬三地檔案館實現(xiàn)跨館利用的基礎(chǔ)上，2023年，與重慶市檔案館、山東省檔案館、黑龍江省檔案館、遼寧省檔案館、北京市豐臺區(qū)檔案館簽署了民生類檔案異地跨館利用協(xié)議。同時，與省內(nèi)180家檔案館簽訂了授權(quán)書，這180家檔案館可以同省外協(xié)議館直接實現(xiàn)跨館利用。

二是推進(jìn)省域內(nèi)館際共享向縱深發(fā)展。自2021年起，不斷探索建立省、市、縣、鄉(xiāng)、村五級檔案館之間異地跨館互通聯(lián)查利用機(jī)制。2023年，持續(xù)深化河北省民生類檔案異地跨館利用工作，縱深推動省域跨館利用向全省范圍內(nèi)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村擴(kuò)展，最終，成功與省內(nèi)180家檔案館簽署了跨館利用協(xié)議和授權(quán)書，與704個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、4552個村簽訂了跨館利用協(xié)議，基本實現(xiàn)了河北域內(nèi)省、市、縣、鄉(xiāng)、村五級跨館利用。

三是開通了手機(jī)APP查檔服務(wù)，拓展了線上查檔渠道。2022年，河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）作為全國利用服務(wù)平臺首批接入單位，自2022年7月至今，河北省的全國利用服務(wù)平臺已經(jīng)接待了105位線上查檔利用者；2023年6月份，河北省檔案館開通了手機(jī)APP查檔服務(wù)，利用者通過冀時辦小程序，即可查詢部分民生檔案。截至2023年底，河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）手機(jī)APP線上查檔已接近4000人次。

三、優(yōu)化措施及建議

（一）以宣傳為抓手，積極普及查檔常識

通過微信公眾號、政務(wù)外網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、宣傳視頻等多種方式，向公眾普及查檔知識，要做好對跨省域及省內(nèi)民生類檔案跨館利用平臺的宣傳，充分發(fā)揮跨館利用的優(yōu)越性。積極促進(jìn)全社會增強(qiáng)檔案意識，在各自工作與生活中重視檔案的整理、存檔與利用，夯實檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，充分發(fā)揮檔案的證明作用與文化價值。

（二）以新頒布《中華人民共和國檔案法》為契機(jī)，持續(xù)加強(qiáng)檔案開放審核工作

2021年1月1日起，新頒布的《中華人民共和國檔案法》將之前“檔案自形成之日起滿30年開放”改為“檔案自形成之日起滿25年開放”，各地檔案館的館藏檔案開放審核壓力明顯增大。為了加大檔案開放力度，省館（辦）自2020年起成立了開放審核專班，集中力量進(jìn)行攻堅，取得一定效果。同時，到期應(yīng)開放的檔案尚未進(jìn)行審核的，省館（辦）暫時由利用接待人員進(jìn)行現(xiàn)場開放審核，審核通過后再利用。

（三）以利用需求為導(dǎo)向，不斷推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是對原始紙質(zhì)檔案的最佳保護(hù)，也是提高利用效率的重要依托。根據(jù)日常利用接待統(tǒng)計可知，利用需求較大的主要涉及先進(jìn)優(yōu)秀表彰、調(diào)動分配安置介紹信、職改辦的各類任職資格通知、工傷認(rèn)定傷殘鑒定審批表以及部分民國檔案，如果可以優(yōu)先將此類內(nèi)容完成數(shù)字化，可以極大地提高利用服務(wù)質(zhì)量，滿足利用者最現(xiàn)實最迫切的需求。

（四）以省館（辦）為中心，進(jìn)一步拓展全省民生檔案跨館利用平臺建設(shè)，織密全省民生類檔案跨館利用網(wǎng)絡(luò)

如今，省館（辦）已經(jīng)同省內(nèi)180家檔案館簽訂了授權(quán)書，成功將省內(nèi)各市、縣、區(qū)檔案館納入到跨省際共享網(wǎng)絡(luò)中來，同時省、市、縣、鄉(xiāng)、村五級跨館利用輻射全省11個設(shè)區(qū)市及定州、辛集。未來，橫向?qū)で笈c省外各檔案館的合作機(jī)會，從而提高全省民生檔案跨館利用活躍度；縱向則是要繼續(xù)向鄉(xiāng)村延伸，覆蓋更廣泛?？琊^利用平臺的不斷拓展與深化，能夠全面擴(kuò)大省、市、縣、鄉(xiāng)、村五級民生檔案資源互通聯(lián)查，打通省、市、縣、鄉(xiāng)、村五級民生檔案資源跨館利用服務(wù)群眾的最后一公里，實現(xiàn)河北省各級綜合檔案館民生檔案資源全方位、多層次的共建共享，快速、高效地打通河北省各級綜合檔案館跨省際民生檔案資源共享的通道，各級綜合檔案館服務(wù)民生邁上一個新的臺階。

作者單位：河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）