新時(shí)代下公立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化的意義與路徑探索

在數(shù)字化時(shí)代背景下，公立醫(yī)院人事檔案管理工作有了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院對數(shù)據(jù)分析的需求，公立醫(yī)院需要積極主動跟隨時(shí)代的發(fā)展潮流和趨勢，明確人事檔案數(shù)字化管理的重點(diǎn)和內(nèi)涵，加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。本文基于河北省中醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)踐，分析數(shù)字化改革背景之下，推進(jìn)人事檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義及面臨的挑戰(zhàn)，探索公立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、路徑和創(chuàng)新思路。

一、新時(shí)代人事檔案數(shù)字化的重要意義

（一）人事檔案數(shù)字化的定義

《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017）釋義：干部人事檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上，并能夠被計(jì)算機(jī)識別，數(shù)字方式可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程[1]。簡單來說，就是把數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到干部人事檔案管理工作中，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息。

（二）公立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化的重要意義

在數(shù)字化時(shí)代，人們與大數(shù)據(jù)密不可分，各行各業(yè)都會依靠大數(shù)據(jù)查找、分析、提取相關(guān)的行業(yè)信息，傳統(tǒng)的管理模式已不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院對檔案數(shù)據(jù)的需求。公立醫(yī)院人事檔案管理中積極引入數(shù)字化，提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率，從而構(gòu)建科學(xué)、合理、規(guī)范的醫(yī)院人事檔案管理制度，可促進(jìn)醫(yī)院領(lǐng)域內(nèi)人才的合理利用和優(yōu)化，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。提升以數(shù)字化為核心標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理現(xiàn)代化能力，建立健全新型檔案數(shù)字化管理方式，全面推進(jìn)檔案數(shù)字化信息存儲，是未來醫(yī)院檔案管理進(jìn)行變革的主要方向。檔案數(shù)字化管理依托于電腦和網(wǎng)絡(luò)，把紙質(zhì)檔案通過電子照片、掃描件等形式將信息儲存到數(shù)據(jù)庫中，具有搜索快速、更新及時(shí)、節(jié)省存儲空間、維護(hù)方便安全等優(yōu)點(diǎn)。數(shù)字化檔案有利于檔案信息資源的利用開發(fā)，有利于檔案信息資源的快速分析，是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的改革，也是醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展的必然方向。人事檔案管理作為人才隊(duì)伍建設(shè)中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，對于公立醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有重大意義。因此，必須充分認(rèn)識人事檔案數(shù)字化的重要性，順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的趨勢，不斷探索和創(chuàng)新人事檔案管理的模式，提升人事檔案管理的水平。

二、檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

管理模式?jīng)Q定管理質(zhì)量和服務(wù)速度。人事檔案數(shù)字化具有方便管理、檢索迅速、多方位服務(wù)等優(yōu)點(diǎn)，但當(dāng)前醫(yī)院實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，存在以下問題：

（一）管理模式觀念落后

在《中華人民共和國檔案法》明確了電子檔案的法律效力之前，多數(shù)人只認(rèn)同紙質(zhì)檔案，認(rèn)可白紙黑字的檔案材料，認(rèn)為只有經(jīng)特定人員簽字或權(quán)威機(jī)構(gòu)審批蓋章的紙質(zhì)材料，才能視作具有法律效力的憑證。因此，人們對數(shù)字化檔案信息的真?zhèn)纬謶岩蓱B(tài)度，特別是具有機(jī)密和封閉屬性的干部人事檔案，數(shù)字化的檔案信息更難被認(rèn)可。此外，一些檔案管理人員在學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化管理方式上，缺少積極性和主動性，觀念陳舊，不善創(chuàng)新，缺乏改革精神。另外，部分公立醫(yī)院對檔案數(shù)字化建設(shè)重視度不夠，沒有系統(tǒng)的規(guī)劃，數(shù)字化建設(shè)只是停留在日程上，做一些面子工程和形式工作，沒有實(shí)際重視起來，各種軟件和硬件設(shè)施的配置也相對匱乏。

（二）數(shù)字化建設(shè)存在滯后性

盡管大部分公立醫(yī)院的檔案室都配備有計(jì)算機(jī)、高拍儀、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備，但由于沒有進(jìn)行軟件系統(tǒng)開發(fā)和利用，使這些先進(jìn)設(shè)備幾乎無用武之地，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用，影響了檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。目前，在我國公立醫(yī)院中，人事檔案數(shù)字化建設(shè)還處于起步階段，大部分醫(yī)院并沒有配置相應(yīng)的軟件系統(tǒng)。造成這種情況的原因有兩個(gè)方面，首先是資金問題，建立數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫需要一定的資金投入，而目前醫(yī)院的人事檔案管理資金相對不足，無法支撐起系統(tǒng)建設(shè)。其次，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平不高。人事檔案管理員的計(jì)算機(jī)能力水平普遍較低，無法勝任檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的操作，從而導(dǎo)致落后于現(xiàn)代化管理的要求。然而，檔案的數(shù)字化管理對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作有一定要求，檔案管理員必須具備數(shù)據(jù)存儲、信息處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、簡單的網(wǎng)絡(luò)操作和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等方面的能力和水平。

（三）數(shù)據(jù)安全保護(hù)有待加強(qiáng)和完善

人事檔案數(shù)字化作為公立醫(yī)院信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，在建設(shè)過程中面臨諸多信息安全問題，主要集中在初始信息、管理過程、保存周期三個(gè)方面。第一，人事檔案初始信息的準(zhǔn)確性。準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)是檔案管理的基礎(chǔ)，數(shù)字化檔案建設(shè)初期人員檔案信息需要通過人工錄入，大量人員信息在人工錄入過程中難免會出現(xiàn)誤差，從而影響人事檔案的準(zhǔn)確性。第二，數(shù)字化檔案管理過程中的保密性。檔案數(shù)字化意味著它時(shí)刻面臨來自單位內(nèi)部局域網(wǎng)或外部互聯(lián)網(wǎng)的潛在威脅。在檔案信息管理過程中，隨時(shí)可能遭遇非法訪問、病毒入侵等行為，存在檔案信息被篡改、泄漏，甚至丟失等安全隱患。第三，數(shù)字化檔案保存過程中的安全性。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案的管理保存，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)保存過程中同樣也存在安全隱患。數(shù)字化的檔案信息通過云平臺或移動硬盤進(jìn)行儲存，其服務(wù)器安全、數(shù)據(jù)備份安全等都會影響數(shù)字化檔案的安全性。

（四）缺乏長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃

從長遠(yuǎn)發(fā)展角度來看，公立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設(shè)需要建立長效機(jī)制。醫(yī)院人事檔案數(shù)字化若無法在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)全方位建設(shè)，就需要在最初階段明確發(fā)展方向，制定可持續(xù)性目標(biāo)和階段性目標(biāo)，合理分配院內(nèi)人力資源，實(shí)現(xiàn)社會經(jīng)濟(jì)效益最大化。沒有長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)支持，醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設(shè)將與社會需求匹配度無法契合。對于大型公立醫(yī)院而言，在發(fā)展過程中具有的優(yōu)勢相對明顯，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)可以規(guī)模性進(jìn)行。但是，很多醫(yī)院沒有明確的檔案管理數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，檔案數(shù)字化管理仍然處于較低水平，檔案管理效率無法滿足發(fā)展需求。

三、數(shù)字化信息在河北省中醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用

河北省中醫(yī)院（河北中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院）創(chuàng)建于20世紀(jì)70年代，是一座集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、急救、康復(fù)等功能為一體的綜合性三級甲等中醫(yī)院。醫(yī)院占地面積5.2萬平方米，醫(yī)療區(qū)建筑面積15萬平方米，現(xiàn)有臨床、醫(yī)技科室75個(gè)，設(shè)置病區(qū)44個(gè)，編制床位1800張，在職員工2000余人。

2016年為改革和創(chuàng)新公立醫(yī)院人員編制管理，深化人事制度和選人用人機(jī)制改革，河北省機(jī)構(gòu)編制委員會印發(fā)了《關(guān)于創(chuàng)新公立醫(yī)院人員編制試點(diǎn)的意見》，公立醫(yī)院可根據(jù)規(guī)模、編制床位數(shù)、門診量以及醫(yī)療特色等因素，核定人員使用控制數(shù)，主要用于綜合管理和專業(yè)技術(shù)崗位聘用。實(shí)行控制數(shù)管理的人員崗位聘任、職稱評定、考核獎懲、社會保險(xiǎn)、人事檔案、人員流動、收入分配、工資核定、退休待遇等按事業(yè)單位人事管理政策執(zhí)行。河北省中醫(yī)院、河北醫(yī)科大學(xué)第一醫(yī)院等13所公立醫(yī)院確定為試點(diǎn)單位，在全省先行先試，待取得試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)后，逐步在省內(nèi)推開。

近年來，隨著機(jī)構(gòu)編制改革深入推進(jìn)，河北省中醫(yī)院率先完成了編外人員控制數(shù)管理工作，原有的人事代理員工已全部納入控制數(shù)管理，人事檔案保有量相較之前激增了近三倍，目前檔案室現(xiàn)存檔案1900余卷。同時(shí)，在日常人事工作中對干部人事檔案數(shù)字化的需求也日益提升，醫(yī)院員工數(shù)量眾多、用工層次相對復(fù)雜多樣，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，是醫(yī)院人事工作數(shù)字化改革的重要一環(huán)，同樣也面臨艱巨的挑戰(zhàn)。因此，省中醫(yī)院積極探索管理模式，從以下幾方面推進(jìn)檔案數(shù)字化改革：

（一）加強(qiáng)對數(shù)字化信息的安全防范

在醫(yī)院人事檔案的管理過程中，數(shù)字化信息的應(yīng)用需要管理人員增強(qiáng)安全防范意識。河北省中醫(yī)院針對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，讓管理人員具有安全意識和檔案數(shù)字化建設(shè)意識，所有參與檔案管理的人員都了解網(wǎng)絡(luò)安全知識。通過安裝殺毒軟件、設(shè)置高等級防火墻等有效手段，防范病毒入侵、IP地址泄露、云端信息數(shù)據(jù)泄露等網(wǎng)絡(luò)安全隱患，盡可能地杜絕人力資源信息的損毀泄漏。同時(shí)，醫(yī)院積極對數(shù)字化信息進(jìn)行加密，嚴(yán)格落實(shí)分級分層授權(quán)管理規(guī)范，對不同級別管理人員的操作權(quán)限和數(shù)據(jù)訪問范圍進(jìn)行嚴(yán)格控制，根據(jù)電子簽名、指紋、面部識別等方式進(jìn)行資料的搜索。

（二）完善數(shù)字化檔案軟硬件保障

數(shù)字化信息的保存需要大容量的儲存設(shè)備或安全系數(shù)較高的平臺作為承載信息的載體，硬件和軟件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。為此省中醫(yī)院組建專門的電子檔案室，配備專門的計(jì)算機(jī)、掃描儀、高拍儀、建立檔案管理信息系統(tǒng)，并利用大容量的存儲設(shè)備定期做好備份工作，防止數(shù)字化檔案信息因系統(tǒng)故障等因素?fù)p壞或丟失，員工檔案能夠根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行時(shí)效性的更新，將檔案中關(guān)鍵材料進(jìn)行掃描儲存，紙質(zhì)版材料以電子圖片或文檔形式存放在電腦中，信息保存的時(shí)間更長久、覆蓋的人事檔案信息也更全面，檔案管理工作效率進(jìn)一步提高。

（三）構(gòu)建數(shù)字化信息的人事檔案管理長效機(jī)制

醫(yī)院在管理人事檔案時(shí)，積極引進(jìn)數(shù)字化信息的新技術(shù)，探究構(gòu)建數(shù)字化信息的人事檔案管理機(jī)制。首先，省中醫(yī)院為提高檔案管理人員的信息錄入安全度和準(zhǔn)確度，設(shè)置AB崗工作機(jī)制，由醫(yī)院人力資源部工作人員A完成初始信息錄入，打印信息確認(rèn)表，再由檔案當(dāng)事人簽字確認(rèn)后，交由人力資源部工作人員B復(fù)核，信息無誤后方可進(jìn)行存儲。從錄入到審核層層把關(guān)，大大提高醫(yī)院人事檔案數(shù)字化信息的可信度，在信息使用過程中減少錯(cuò)誤率。其次，醫(yī)院積極引進(jìn)數(shù)據(jù)化信息的管理人才，對人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的技術(shù)培訓(xùn)，多方面培養(yǎng)人事檔案管理人員的數(shù)字化信息分析能力和處理能力，不斷提高人事檔案的管理效率和水平。再次，醫(yī)院根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)，參照傳統(tǒng)檔案管理?xiàng)l例和檔案數(shù)字化建設(shè)成功經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合本醫(yī)院信息化水平的實(shí)際情況，因地制宜地出臺一系列人事檔案數(shù)字化管理制度，確保醫(yī)院檔案數(shù)字化管理有章可循，最終實(shí)現(xiàn)構(gòu)建完善的數(shù)字化人事檔案管理機(jī)制目標(biāo)，推進(jìn)人事檔案數(shù)字化在公立醫(yī)院中的全面改革創(chuàng)新。

四、人事檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)一步構(gòu)想

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2021年印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出，到2025年，檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制進(jìn)一步完善，檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國建設(shè)，新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用更為廣泛，信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型[2]，這為醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設(shè)提供了指導(dǎo)思想和改革方向。接下來，公立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設(shè)將從以下四個(gè)方面重點(diǎn)突破。首先，在管理理念和管理方式上，不斷加強(qiáng)數(shù)字化的管理意識，探索創(chuàng)新數(shù)字化的管理手段，用現(xiàn)代化的管理體系不斷優(yōu)化完善人事檔案數(shù)字化管理模式。其次，在專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)方面，提高公立醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)，聘請懂檔案、懂技術(shù)、懂管理的專業(yè)型、復(fù)合型人才，充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中。同時(shí)，積極組織院內(nèi)檔案管理人員外出參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請?jiān)和鈱＜襾碓褐v座，為醫(yī)院全體員工培訓(xùn)，普及檔案數(shù)字化知識，更新思維觀念。再次，在平臺建設(shè)方面，不斷優(yōu)化升級人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)，完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)與主管部門的互聯(lián)互通，通過分級開放查閱權(quán)限，努力實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高工作質(zhì)量和效能。最后，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫動態(tài)管理，通過數(shù)字化手段和傳統(tǒng)管理方式相結(jié)合，對人事檔案動態(tài)管理，確保信息準(zhǔn)確完整與時(shí)效性。在人事檔案數(shù)字化工作實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化完善制度。同時(shí)，不斷強(qiáng)化相關(guān)人員的保密意識，嚴(yán)格做好保密管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范[S].GB/T33870-2017.

[2] 中華人民共和國國家檔案局.中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[EB/OL].（2021-06-08）[2024-01-05].http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

基金項(xiàng)目：2023年河北省人力資源社會保障研究課題 “公立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策研究——以河北省中醫(yī)院為例”（JRSHZ-2023-02229）

作者單位：河北省中醫(yī)院