養(yǎng)老保險檔案信息化管理的難點與對策探析

隨著社會保險制度改革不斷深化，尤其是城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險全國統(tǒng)籌后，社會保險覆蓋范圍不斷擴大，養(yǎng)老保險待遇持續(xù)提高，社保檔案管理工作發(fā)揮著越來越重要的作用，實現(xiàn)了讓“死檔案”變成“活信息”，將“舊檔案”變成“新故事”。秦皇島市企業(yè)養(yǎng)老保險中心作為社保經(jīng)辦機構(gòu)，遵循社會保險“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”宗旨，通過落實社保檔案管理辦法等規(guī)章制度，加大資金投入，購置軟硬件設(shè)施，依托社會保險業(yè)務(wù)檔案管理平臺，實現(xiàn)了養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化、制度化、信息化管理，確保了檔案資料的完整性、安全性和有效利用。

一、養(yǎng)老保險檔案信息化管理的必要性

（一）養(yǎng)老保險檔案信息化是打通社保便民服務(wù) “最后一公里”的迫切需要

近些年來，隨著人工智能、大數(shù)據(jù)、云存儲、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案工作的環(huán)境、對象、內(nèi)容也隨之發(fā)生巨大變化，檔案載體變革、利用需求日益多樣化等現(xiàn)實動因推動著社保經(jīng)辦機構(gòu)轉(zhuǎn)型升級。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確了檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的主題主線，其中設(shè)立了“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”專章，截至2018年12月底，秦皇島市、縣區(qū)社保經(jīng)辦機構(gòu)共記錄保存企業(yè)城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險檔案已達(dá)74758卷，其中業(yè)務(wù)檔案28885卷、企業(yè)離退休人員社會化管理檔案45873卷。面對如此巨大數(shù)量的檔案，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)信息時代發(fā)展要求，各經(jīng)辦機構(gòu)多年來一直積極探索實踐，擁抱變化，迎接挑戰(zhàn)，購置了高清高拍儀、掃描儀等產(chǎn)品，對所有檔案掃描存檔，將掃描件錄入檔案管理系統(tǒng)，通過內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，只需輸入?yún)⒈Ｈ说挠行畔⒕涂梢钥旖莸卣业缴绫n案。

（二）養(yǎng)老保險檔案信息化管理推進(jìn)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程

養(yǎng)老保險檔案信息化管理，是將檔案實體以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲和提供利用。檔案信息化設(shè)備的投入、目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)以及文檔一體化、利用便捷化和網(wǎng)絡(luò)化的好壞，是衡量檔案信息化管理的重要指標(biāo)。秦皇島市社保經(jīng)辦機構(gòu)通過建立市級社保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資源信息化、信息資源數(shù)字化、數(shù)字資源社會化。業(yè)務(wù)經(jīng)辦全程無紙化，電子材料遠(yuǎn)程“秒蓋章”，電子檔案在線實時查詢，大力推進(jìn)社保業(yè)務(wù)電子檔案單套制改革，實行申報材料單位端掃描上傳、辦理業(yè)務(wù)在線審核簽章、電子材料辦結(jié)自動歸檔、電子檔案安全存儲保管的模式，實現(xiàn)社保經(jīng)辦“不見面”服務(wù)，不斷提升群眾滿意度和獲得感。通過開展養(yǎng)老保險檔案信息化管理，推動了檔案規(guī)范化管理工作更上一層樓。

（三）養(yǎng)老保險檔案信息化管理提高檔案利用率

養(yǎng)老保險檔案是一種重要的民生檔案，涉及千萬人民群眾的切身利益[1]。秦皇島市企業(yè)養(yǎng)老保險中心通過大數(shù)據(jù)技術(shù)和軟硬件平臺，開發(fā)研制了社保檔案管理系統(tǒng)。通過檔案管理系統(tǒng)，可以快速地查詢、檢索和利用檔案信息，增強了信息的查準(zhǔn)率和查全率，檔案查詢實現(xiàn)“即時服務(wù)”，參保人員只需出示身份證，當(dāng)場獲取查詢結(jié)果，實現(xiàn)了“立等可取”。截至目前，秦皇島市企業(yè)養(yǎng)老保險中心向各級各類單位提供檔案查詢借閱服務(wù)821人次，向服務(wù)對象個人提供檔案查詢借閱服務(wù)利用4732人次，依據(jù)檔案記載提供參保繳費證明、個人權(quán)益記錄單打印等相關(guān)養(yǎng)老保險證明查詢服務(wù)1809人次。

二、養(yǎng)老保險檔案信息化管理面臨的難點

（一）檔案信息化管理隊伍素質(zhì)難以滿足新時代需要

目前，秦皇島市企業(yè)養(yǎng)老保險中心已經(jīng)初步實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，該系統(tǒng)基于先進(jìn)的云計算技術(shù)，實現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用，檔案信息化管理取得了一定成效。檔案管理系統(tǒng)的運行，也對檔案管理人員的計算機應(yīng)用能力、數(shù)據(jù)庫管理能力、檔案信息開發(fā)利用等方面的能力提出了更高的要求。因當(dāng)前檔案管理人員相關(guān)能力不足，造成檔案管理系統(tǒng)運行達(dá)不到預(yù)期的效果，雖引進(jìn)了養(yǎng)老保險檔案管理系統(tǒng)，搭建了信息平臺，但基層人員不會用、用不好的情況時有發(fā)生。原因有以下兩個方面：一是對檔案管理人員的培訓(xùn)不到位。對檔案管理人員相關(guān)能力的培養(yǎng)缺乏系統(tǒng)性、長期性的謀劃，培訓(xùn)方式以臨時突擊性的短期培訓(xùn)為主；培訓(xùn)內(nèi)容局限于盡快學(xué)會檔案系統(tǒng)操作使用，缺乏對于計算機信息系統(tǒng)基礎(chǔ)知識、數(shù)據(jù)庫原理與應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、檔案開發(fā)利用等方面的培訓(xùn)；政策規(guī)章講得多，技術(shù)層面講得少；培訓(xùn)形式單一，缺少學(xué)術(shù)交流與進(jìn)修機會；有些縣、區(qū)級經(jīng)辦部門的檔案管理人員因為缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，造成部分經(jīng)辦業(yè)務(wù)的收集、整理、立卷的質(zhì)量不高，系統(tǒng)操作不熟，遇到問題不會解決，降低了檔案管理系統(tǒng)的使用效果。二是對檔案專職隊伍培養(yǎng)不到位。有些縣、區(qū)級經(jīng)辦機構(gòu)沒有設(shè)置專門的養(yǎng)老保險檔案管理部門，社會保險檔案管理人員以兼職人員居多，僅僅將檔案工作劃歸各級單位的行政辦公室或業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門的日常綜合管理工作之中，未落實專崗專責(zé)制度。由于人員流動性大，被臨時分配從事檔案管理的人員，對于占用自己大量時間、精力參與檔案信息化管理方面的學(xué)習(xí)培訓(xùn)有抵觸和畏難情緒，在遇到檔案管理系統(tǒng)運行方面的問題時，往往不愿深入鉆研解決，容易相互推諉。以上這些情況，影響了養(yǎng)老保險檔案管理系統(tǒng)的運行效果，阻礙了養(yǎng)老保險信息化管理工作深入發(fā)展。

（二）檔案信息化管理流程不規(guī)范，開發(fā)利用率低

秦皇島市養(yǎng)老保險中心在推進(jìn)檔案信息化管理達(dá)標(biāo)驗收“回頭看”工作中發(fā)現(xiàn)，盡管過去開展的檔案信息化工作取得一定成效，但檔案業(yè)務(wù)工作流程規(guī)范性方面的問題仍然比較突出。在檢查中發(fā)現(xiàn)，業(yè)務(wù)科室涉及的檔案收集、審核、立卷、整理、歸檔工作環(huán)節(jié)，檔案錯漏率較高，歷年紙質(zhì)檔案電子轉(zhuǎn)化工作滯后，影響了檔案管理系統(tǒng)的使用效果，檔案部門也存在二次審核、驗收、歸檔、轉(zhuǎn)化錄入與檔案管理系統(tǒng)查詢服務(wù)利用環(huán)節(jié)質(zhì)量不高的問題，紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全管理存在漏洞等等。

社會保險檔案的信息開發(fā)利用，就是對檔案中蘊藏的有價值的信息進(jìn)行開采和發(fā)掘，為參保人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的佐證。這些真實記錄了各級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)從事社會保險管理工作的過程以及龐大參保人員各種基礎(chǔ)信息的社會保險檔案，本可以為當(dāng)前社會保險制度改革提供大量參保繳費等信息和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，但由于社會保險檔案管理方式目前仍停留在“初級”階段，只能簡單應(yīng)付一些查詢，不能有效地綜合開發(fā)社會保險檔案的信息資源，檔案信息利用率低，沒有起到社會保險檔案的信息開發(fā)對推動社會保險改革所應(yīng)發(fā)揮的重要作用。

（三）檔案信息平臺功能亟待完善

信息平臺是養(yǎng)老保險檔案管理信息化的重要支撐[2]，目前，秦皇島市養(yǎng)老保險檔案信息平臺已經(jīng)在養(yǎng)老保險管理工作中全面推廣使用，平臺可以實現(xiàn)查看并提取養(yǎng)老保險信息、業(yè)務(wù)辦理部門線上辦理業(yè)務(wù)、檔案管理部門線上管理檔案。在檔案信息平臺推廣使用過程中，受多種因素的影響，信息平臺有些功能版塊效果不佳，甚至有些功能版塊無法運行。由于部分功能版塊操作較煩瑣、操作界面對非專業(yè)人員不友好，導(dǎo)致用戶對信息平臺的利用率不高，僅限于查詢和業(yè)務(wù)表格下載，平臺的總體服務(wù)水平無法滿足社保一體化建設(shè)的要求。群眾想要查詢自己的歷年繳費記錄、申請辦理業(yè)務(wù)時，不了解流程、不會操作的現(xiàn)象比較普遍。一些涉及跨主管局、跨單位部門的信息共享的功能版塊，由于訪問權(quán)限和各單位數(shù)據(jù)對接不到位的原因，仍然需要業(yè)務(wù)辦理人、經(jīng)辦人多次持原始紙質(zhì)材料奔波辦理，既不符合全省正在推進(jìn)的“一件事一次辦”的要求，也給前臺業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門增加了工作負(fù)擔(dān)。

三、養(yǎng)老保險檔案信息化管理的優(yōu)化策略

（一）打造專業(yè)的檔案信息化管理隊伍

隨著社會的發(fā)展和人口老齡化的加劇，養(yǎng)老保險成為人們關(guān)注的焦點[3]。企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員在具備專業(yè)知識和專業(yè)技能的基礎(chǔ)上，還要對信息技術(shù)進(jìn)行了解和掌握，在實際工作中熟練應(yīng)用。一要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，為檔案管理人員提供更多的深造和晉升機會，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案信息化管理的水平。強化全體工作人員的業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)，通過定期舉辦培訓(xùn)班，對工作人員的業(yè)務(wù)檔案整理的知識空白、經(jīng)驗盲區(qū)開展精準(zhǔn)化理論培訓(xùn)、系統(tǒng)模塊培訓(xùn)，提高從業(yè)人員信息化素養(yǎng)。二要鼓勵檔案管理人員參加學(xué)術(shù)交流和進(jìn)修深造，了解最新的檔案信息化管理理念和技術(shù)動態(tài)。三要建立和完善養(yǎng)老保險檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范各項管理制度，明確養(yǎng)老保險檔案工作全流程、各環(huán)節(jié)人員的責(zé)任歸屬，增強其責(zé)任心。做好退休離職檔案工作人員的新老交接與人才培養(yǎng)，并制定相應(yīng)的管理規(guī)范與細(xì)則。

（二）規(guī)范檔案信息化管理流程

健全的檔案管理制度是提高檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)[4]。檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，有賴于檔案管理工作流程的規(guī)范合理、嚴(yán)格執(zhí)行。首先，必須從科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒谭治鋈胧?，可以通過“5W1H提問”診斷發(fā)現(xiàn)問題，通過“ECRS四技巧”改善現(xiàn)有流程不合理環(huán)節(jié)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，制定和完善從業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門到檔案管理部門全流程的工作標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范與細(xì)則。其次，完善從原始檔案的收集、整理、立卷、檢查、移交、電子化、上架保管、查詢、利用等全環(huán)節(jié)的管理規(guī)章制度，并加強檔案信息化管理的達(dá)標(biāo)驗收工作。加強對檔案管理流程的監(jiān)督和評估，對本單位和縣區(qū)單位的檔案信息化管理工作進(jìn)行督導(dǎo)，承擔(dān)起監(jiān)管指導(dǎo)的責(zé)任，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，推動檔案信息化管理的不斷完善和發(fā)展。最后，健全的檔案管理制度，還應(yīng)保證檔案信息安全，加強網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。除采取有效的技術(shù)手段和管理措施防止黑客攻擊和病毒侵害以外，還需要制定檔案安全管理相關(guān)的制度規(guī)定。定期對電子檔案進(jìn)行備份和異地存儲，確保檔案信息的安全可靠。工作人員嚴(yán)格落實網(wǎng)絡(luò)安全等級保密制度，加強網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)綜合防護(hù)，確保電子檔案數(shù)據(jù)在安全可靠的環(huán)境下規(guī)范使用。統(tǒng)籌做好社保電子檔案的在線、離線及異地、異質(zhì)備份工作，完善備份機制，定期做好安全檢測。各級人社部門要會同檔案主管部門，每年開展一次社保電子檔案安全專項檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題隱患建立臺賬，逐項整改。

（三）提升信息平臺智能化水平

養(yǎng)老保險檔案信息化管理工作是一項長期的系統(tǒng)工程，制定科學(xué)的信息平臺發(fā)展方案，明確信息平臺建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、實施步驟和保障措施等，才能確保信息平臺建設(shè)有序推進(jìn)。一是實行紙質(zhì)和數(shù)字化副本雙套制并行。引入單機版檔案電子管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中通過檢索關(guān)鍵信息即可直接定位所查找紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案位置，節(jié)約成本，提高檔案利用率。二是研發(fā)以業(yè)務(wù)經(jīng)辦為核心，實現(xiàn)檔案管理與應(yīng)用無（下轉(zhuǎn)64頁）（上接54頁）縫銜接的電子檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)能高效實現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程的事前、事中、事后三種模式相結(jié)合的檔案電子化，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)經(jīng)辦與檔案管理環(huán)環(huán)相扣，確保檔案完整、準(zhǔn)確，真正實現(xiàn)無紙化辦公，減少紙質(zhì)檔案存檔量，減輕檔案庫房存檔壓力。三是進(jìn)一步推進(jìn)電子檔案單套制。在省人社一體化平臺上線后，積極推進(jìn)電子檔案單套制管理，實現(xiàn)應(yīng)用人社一體化平臺辦理的社保業(yè)務(wù)自動生成電子檔案歸檔。四是搭建信息平臺，實現(xiàn)檔案信息資源共享。進(jìn)一步豐富完善信息平臺功能，實現(xiàn)操作界面友好、信息數(shù)據(jù)安全、跨部門業(yè)務(wù)信息共享。在信息系統(tǒng)平臺運行與功能拓展方面，協(xié)調(diào)對接縣、區(qū)級檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺[5]，在保證檔案安全的前提下，加強信息資源同步共享功能，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與市、縣、區(qū)的檔案管理系統(tǒng)之間的緊密連接，建立高效便捷、覆蓋城鎮(zhèn)職工基本養(yǎng)老保險的檔案管理系統(tǒng)與信息平臺，實現(xiàn)城鄉(xiāng)居民、企業(yè)職工銷戶、退休或轉(zhuǎn)移其他城市等業(yè)務(wù)跨區(qū)域通辦。