新時代高校輔導(dǎo)員兼職學(xué)生檔案管理工作的困境與對策

2023年3月10日印發(fā)的《河南省大中專畢業(yè)生檔案管理辦法》中明確指出“學(xué)生檔案是畢業(yè)生檔案的重要基礎(chǔ)，也是人事檔案形成的前提。學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)業(yè)表現(xiàn)、綜合素質(zhì)以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料，是學(xué)校教育培養(yǎng)、管理監(jiān)督、考察評鑒學(xué)生的重要信息資源，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)[1]”。由此可知，學(xué)生檔案是個體成長和發(fā)展的重要見證，有助于學(xué)生形成清晰的自我認(rèn)知，制定科學(xué)的個人規(guī)劃，為未來繼續(xù)教育深造或求職就業(yè)提供有力支持。因此，高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，事關(guān)學(xué)生未來的成長和發(fā)展，我們應(yīng)當(dāng)重視大學(xué)生檔案的管理和完善。

一、新時代高校學(xué)生檔案管理工作精?；潭忍岣?/p>

檔案管理作為一種專業(yè)化的管理工作，對從業(yè)人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)化能力要求是十分高的。隨著新時代各項事業(yè)的蓬勃發(fā)展，對檔案管理工作人員的標(biāo)準(zhǔn)也日臻完備?！逗幽鲜〈笾袑．厴I(yè)生檔案管理辦法》第二章第六條規(guī)定“學(xué)校學(xué)生檔案工作人員應(yīng)政治堅定、堅持原則、忠于職守、愛崗敬業(yè)，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能[1]”。顯而易見，一名合格的大學(xué)生檔案管理工作人員必須具備全面且卓越的素質(zhì)與能力。

首先，他們應(yīng)具備高度的政治素養(yǎng)和職業(yè)道德。秉持高度的責(zé)任心，樹立堅定的工作信念，對待每一份學(xué)生檔案都認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案的真實性和完整性。同時，他們還應(yīng)具備高度的組織紀(jì)律性和法律觀念，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定和流程，嚴(yán)格遵守檔案保密制度。其次，還需要有過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，具備扎實的專業(yè)知識和技能。包括檔案管理的基本理論、基本技能和基本方法，熟練掌握檔案的分類、整理、保管、利用，以確保對學(xué)生檔案管理工作有全面深入地了解。再次，要有與時俱進(jìn)學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化檔案管理手段的能力，需要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新思維，能夠?qū)n案管理工作與學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的需求相結(jié)合，運用新技術(shù)、新方法創(chuàng)造檔案管理新范式，以便能提高學(xué)生檔案管理工作的效率和質(zhì)量。最后，基于高校的工作環(huán)境和學(xué)生檔案管理工作的特點，檔案管理人員還需要展現(xiàn)出卓越的溝通能力和服務(wù)意識。教師們應(yīng)與各地人社局檔案部門、學(xué)校各部門、學(xué)生、家長以及其他相關(guān)人員建立起高效的溝通渠道，以保持緊密聯(lián)系，并能及時準(zhǔn)確地協(xié)調(diào)各方的工作。

然而，從2015年至2020年，各種形式的高等教育在學(xué)總規(guī)模從3647萬人增長到4183萬人[2]，2022年更是達(dá)到了4655萬人，比2021年增加225萬人[3]。學(xué)生人數(shù)的急劇增加也就意味著學(xué)生檔案工作日漸繁重，這對大學(xué)生檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。但事實上，高校專職檔案員人數(shù)明顯不足?；诖?，眾多直接從事學(xué)生管理工作且與學(xué)生聯(lián)系緊密的輔導(dǎo)員老師，則不可避免地成了兼職學(xué)生檔案管理工作的重要群體。高校輔導(dǎo)員兼職檔案管理可以減輕高校專職檔案員的壓力，同時也便于對學(xué)生在校期間的獎懲情況有更全面地了解，對于日常學(xué)生工作的開展也是大有裨益的。但是，面對龐大的學(xué)生檔案管理工作和新時代高校學(xué)生檔案管理工作不斷精細(xì)化的要求，輔導(dǎo)員老師們亦面臨著一些亟待解決的困境。

二、新時代高校輔導(dǎo)員兼職學(xué)生檔案管理工作的困境分析

（一）缺乏檔案學(xué)相關(guān)學(xué)科背景，專業(yè)的檔案管理知識和技能不足

高校學(xué)生檔案工作的復(fù)雜性勢必需要有一支精?；臋n案管理隊伍，然而輔導(dǎo)員老師們學(xué)科背景復(fù)雜，檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)人員較少?；诖髮W(xué)輔導(dǎo)員的工作性質(zhì)，大多數(shù)教師是思政或教育學(xué)等人文社科專業(yè)出身。近年來，隨著國家要求“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)按總體上師生比不低于1：200的比例設(shè)置專職輔導(dǎo)員崗位”[4]，許多高校在招聘輔導(dǎo)員崗位時在公告上甚至直接標(biāo)注“不限專業(yè)”，這就使得他們學(xué)科背景更加多樣，檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)背景的更是少之又少。再加上有些學(xué)校包括崗位培訓(xùn)在內(nèi)針對輔導(dǎo)員舉辦的相關(guān)培訓(xùn)班，很少有涉及檔案培訓(xùn)的，這就使得因為高校檔案管理人手不足和自身從事學(xué)生工作的緣故而必須走上學(xué)生檔案管理工作崗位的輔導(dǎo)員們，不可避免地陷入缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能的困境，對于在新時代建設(shè)高校精專化學(xué)生檔案管理人員隊伍是不利的。

（二）學(xué)生工作和教學(xué)任務(wù)繁重，難以全方位兼顧檔案管理工作

輔導(dǎo)員老師們的工作內(nèi)容極為繁雜，由于可以“雙線”晉升，他們的工作任務(wù)包括學(xué)生工作和教學(xué)科研兩個方面。首先，學(xué)生工作內(nèi)容大致包括但不限于大學(xué)生的思想政治教育、心理健康教育、學(xué)業(yè)指導(dǎo)和學(xué)風(fēng)建設(shè)、黨團(tuán)和班級建設(shè)、學(xué)生職業(yè)規(guī)劃和就業(yè)指導(dǎo)、校園危機(jī)和學(xué)生突發(fā)性事件的處理，以及學(xué)生日常的各項事務(wù)如入學(xué)教育、軍訓(xùn)、獎助貸工作、請銷假等。這些學(xué)生工作無一不需要輔導(dǎo)員們傾注心血、親力親為，方能扛下這千斤重?fù)?dān)，通過細(xì)致入微的工作為黨和國家培育優(yōu)秀人才。其次，輔導(dǎo)員們大多還承擔(dān)著教學(xué)科研工作，需要在學(xué)生工作之余，繼續(xù)勤勉學(xué)習(xí)，認(rèn)真?zhèn)湔n，學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識，不斷提高教學(xué)水平和科研能力。再次，高校學(xué)生檔案的整理和轉(zhuǎn)接工作集中在新生報到和學(xué)生畢業(yè)兩個時間節(jié)點，輔導(dǎo)員老師們一般只在新生報到時負(fù)責(zé)審核整理檔案，在畢業(yè)生離校時將學(xué)生四年來形成的相關(guān)資料進(jìn)行集中歸檔。除此之外，他們很少會根據(jù)實際情況實時更新學(xué)生檔案，再考慮到日常工作的繁冗和個人精力所限，很難面面俱到。

（三）相關(guān)部門對學(xué)生檔案管理工作不重視，信息化手段運用不足，管理手段陳舊，平添輔導(dǎo)員兼職檔案管理工作的難度

相關(guān)法律并沒有明確規(guī)定學(xué)生檔案管理部門，不同學(xué)校的學(xué)生檔案管理部門不盡相同，有的是學(xué)生處、有的是教務(wù)處、有的是人事處。最終造成學(xué)校沒有專門的機(jī)構(gòu)、檔案員來管理學(xué)生檔案，形成混亂的局面。這一切的根源在于學(xué)生檔案管理工作相較于學(xué)校的全局工作而言是微不足道的，相關(guān)部門對這項工作的重視程度低。而輔導(dǎo)員考核也與檔案管理工作沒有直接的關(guān)系，并不能對其職業(yè)的發(fā)展和薪資的高低具有直接影響，也會出現(xiàn)怠惰的情況。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的電子化、科學(xué)化、信息化成為普遍的趨勢，然而高校依舊是應(yīng)用紙質(zhì)化、手工等陳舊傳統(tǒng)手段來管理學(xué)生檔案，信息技術(shù)的應(yīng)用還停留在簡單的檢索查詢階段，沒有形成完備的學(xué)生電子檔案管理體系，這就會造成歸檔的不科學(xué)和查檔的不便捷，甚至可能會出現(xiàn)丟檔時難補(bǔ)足的情況，平添了工作的難度。

三、解決高校輔導(dǎo)員兼職檔案管理所遇困境的對策分析

針對高校輔導(dǎo)員在兼職學(xué)生檔案管理工作中遇到的一些困境，我們應(yīng)該采取行之有效的對策不斷優(yōu)化學(xué)生檔案管理工作，以期在新時代打造一支精?；⒖茖W(xué)化、制度化的高校學(xué)生檔案管理專兼職隊伍。

（一）將強(qiáng)化培訓(xùn)與監(jiān)督評估相結(jié)合，提升輔導(dǎo)員隊伍的檔案管理技能

針對輔導(dǎo)員隊伍檔案管理知識和技能不足的困境，可以通過強(qiáng)化培訓(xùn)與監(jiān)督評估來解決。首先，在崗前培訓(xùn)中，增添涉及高校學(xué)生檔案管理工作相關(guān)法規(guī)、本單位的學(xué)生檔案管理規(guī)范和流程，包括檔案的收集、整理、保管、利用等方面，幫助輔導(dǎo)員老師學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的基本知識和技能，并且確保他們在從事檔案管理工作時有章可循、有法可依。同時，還可邀請專職檔案人員開設(shè)一學(xué)期兩次的專題講座或聘請校外專家進(jìn)行學(xué)術(shù)交流。學(xué)校也應(yīng)積極鼓勵輔導(dǎo)員參加檔案行政管理機(jī)構(gòu)舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以便及時更新檔案管理工作理念和方法。其次，建立由上到下的學(xué)校檔案管理部門、學(xué)生、輔導(dǎo)員三級監(jiān)督和考核機(jī)制，采取學(xué)校專項檢查、學(xué)生意見反饋調(diào)查、輔導(dǎo)員隊伍定期自查相結(jié)合的形式，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，以確保輔導(dǎo)員檔案管理工作的規(guī)范有序。

（二）將學(xué)生檔案管理工作納入輔導(dǎo)員晉升考核的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，組建以優(yōu)秀學(xué)生為主體的檔案管理團(tuán)隊

針對輔導(dǎo)員老師們面臨日常工作量大，難以全方位兼及檔案管理工作的困境。第一，學(xué)校和院系可以設(shè)置“檔案先進(jìn)工作者”等榮譽，并且還要增加學(xué)生檔案管理工作對輔導(dǎo)員在職務(wù)職稱晉升時的影響，同時還要為老師提供一定的檔案工作專項補(bǔ)貼。如此，學(xué)生檔案管理便成為一項無法忽視的工作。第二，輔導(dǎo)員可以邀請專業(yè)檔案管理人員、優(yōu)秀學(xué)生共同組建一支專門的檔案管理團(tuán)隊。團(tuán)隊成員的職責(zé)應(yīng)該明確，專業(yè)檔案員發(fā)揮指導(dǎo)作用，優(yōu)秀學(xué)生協(xié)助進(jìn)行檔案的收集整理及日常維護(hù)。此外，還應(yīng)為團(tuán)隊成員開設(shè)一學(xué)期至少一次的檔案工作專門培訓(xùn)和指導(dǎo)。相信通過組建以優(yōu)秀學(xué)生為主體的檔案管理團(tuán)隊，既可減輕輔導(dǎo)員隊伍的工作壓力，又能使學(xué)生在畢業(yè)之時不至于因為調(diào)檔問題而慌不擇路、手忙腳亂。

（三）將學(xué)生檔案管理納入學(xué)校日常工作中，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段實現(xiàn)大學(xué)生檔案的電子化管理

針對學(xué)校相關(guān)部門不重視，檔案管理手段陳舊，平添輔導(dǎo)員工作的難度這一困境。第一，學(xué)校層面應(yīng)制定相關(guān)政策和規(guī)定，加強(qiáng)對學(xué)生檔案管理的指導(dǎo)和監(jiān)督，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，定期開展檔案工作會議，提高檔案工作的地位和影響力。第二，學(xué)校撥出專項經(jīng)費用于信息化技術(shù)的投入，建立學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理。首先，需要建立一個具備安全、可靠、易用等特點的電子檔案管理系統(tǒng)。其次，整合學(xué)生信息，將學(xué)生的個人信息、學(xué)籍信息、成績信息、獎懲信息等整合到一個數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)對學(xué)生檔案的全面管理。最后要持續(xù)維護(hù)和管理電子檔案管理系統(tǒng)，確保其正常運行和使用，包括定期備份數(shù)據(jù)、更新系統(tǒng)、解決用戶反饋等。此外，還可以利用云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，對學(xué)生檔案進(jìn)行分析和預(yù)測，為學(xué)生提供更加精準(zhǔn)的服務(wù)。這樣一來，輔導(dǎo)員只要參與電子檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)學(xué)習(xí)，掌握使用方法和操作流程，就能擺脫陳舊手段帶來的諸多不便，提高工作效率。

總之，學(xué)生檔案管理工作是時代賦予輔導(dǎo)員隊伍的一項艱巨的任務(wù)，事關(guān)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的未來。雖然面臨需要克服的諸多困境，但是相信隨著對學(xué)生檔案管理工作日漸重視，在檔案電子化體系亟待建立的形勢下，作為兼職檔案員的輔導(dǎo)員群體會在不斷提升檔案管理技能的過程中，守護(hù)好學(xué)生們第一份“人生履歷”，服務(wù)于學(xué)校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 教育部.2022年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報[EB/OL].（2023-07-05）[2023-12-06].http：//www.moe.gov.cn/jyb_sjzl/sjzl_fztjgb/202307/t20230705_1067278.html.

[4] 中華人民共和國教育部.普通高等學(xué)校輔導(dǎo)員隊伍建設(shè)規(guī)定：中華人民共和國教育部令[2017]43號[EB/OL].（2017-09-29）[2023-12-06].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A02/s5911/moe_621/201709/t20170929_315781.html.

作者單位：河南科技學(xué)院馬克思主義學(xué)院 河南科技學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院