2023年3月10日印發(fā)的《河南省大中專畢業(yè)生檔案管理辦法》中明確指出“學(xué)生檔案是畢業(yè)生檔案的重要基礎(chǔ),也是人事檔案形成的前提。學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的,反映學(xué)生政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)業(yè)表現(xiàn)、綜合素質(zhì)以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料,是學(xué)校教育培養(yǎng)、管理監(jiān)督、考察評鑒學(xué)生的重要信息資源,是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)[1]”。由此可知,學(xué)生檔案是個體成長和發(fā)展的重要見證,有助于學(xué)生形成清晰的自我認(rèn)知,制定科學(xué)的個人規(guī)劃,為未來繼續(xù)教育深造或求職就業(yè)提供有力支持。因此,高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量,事關(guān)學(xué)生未來的成長和發(fā)展,我們應(yīng)當(dāng)重視大學(xué)生檔案的管理和完善。
一、新時代高校學(xué)生檔案管理工作精?;潭忍岣?/p>
檔案管理作為一種專業(yè)化的管理工作,對從業(yè)人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)化能力要求是十分高的。隨著新時代各項事業(yè)的蓬勃發(fā)展,對檔案管理工作人員的標(biāo)準(zhǔn)也日臻完備?!逗幽鲜〈笾袑.厴I(yè)生檔案管理辦法》第二章第六條規(guī)定“學(xué)校學(xué)生檔案工作人員應(yīng)政治堅定、堅持原則、忠于職守、愛崗敬業(yè),具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能[1]”。顯而易見,一名合格的大學(xué)生檔案管理工作人員必須具備全面且卓越的素質(zhì)與能力。
首先,他們應(yīng)具備高度的政治素養(yǎng)和職業(yè)道德。秉持高度的責(zé)任心,樹立堅定的工作信念,對待每一份學(xué)生檔案都認(rèn)真負(fù)責(zé),確保檔案的真實性和完整性。同時,他們還應(yīng)具備高度的組織紀(jì)律性和法律觀念,嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定和流程,嚴(yán)格遵守檔案保密制度。其次,還需要有過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì),具備扎實的專業(yè)知識和技能。包括檔案管理的基本理論、基本技能和基本方法,熟練掌握檔案的分類、整理、保管、利用,以確保對學(xué)生檔案管理工作有全面深入地了解。再次,要有與時俱進(jìn)學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化檔案管理手段的能力,需要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新思維,能夠?qū)n案管理工作與學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的需求相結(jié)合,運用新技術(shù)、新方法創(chuàng)造檔案管理新范式,以便能提高學(xué)生檔案管理工作的效率和質(zhì)量。最后,基于高校的工作環(huán)境和學(xué)生檔案管理工作的特點,檔案管理人員還需要展現(xiàn)出卓越的溝通能力和服務(wù)意識。教師們應(yīng)與各地人社局檔案部門、學(xué)校各部門、學(xué)生、家長以及其他相關(guān)人員建立起高效的溝通渠道,以保持緊密聯(lián)系,并能及時準(zhǔn)確地協(xié)調(diào)各方的工作。
然而,從2015年至2020年,各種形式的高等教育在學(xué)總規(guī)模從3647萬人增長到4183萬人[2],2022年更是達(dá)到了4655萬人,比2021年增加225萬人[3]。學(xué)生人數(shù)的急劇增加也就意味著學(xué)生檔案工作日漸繁重,這對大學(xué)生檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。但事實上,高校專職檔案員人數(shù)明顯不足?;诖?,眾多直接從事學(xué)生管理工作且與學(xué)生聯(lián)系緊密的輔導(dǎo)員老師,則不可避免地成了兼職學(xué)生檔案管理工作的重要群體。高校輔導(dǎo)員兼職檔案管理可以減輕高校專職檔案員的壓力,同時也便于對學(xué)生在校期間的獎懲情況有更全面地了解,對于日常學(xué)生工作的開展也是大有裨益的。但是,面對龐大的學(xué)生檔案管理工作和新時代高校學(xué)生檔案管理工作不斷精細(xì)化的要求,輔導(dǎo)員老師們亦面臨著一些亟待解決的困境。
二、新時代高校輔導(dǎo)員兼職學(xué)生檔案管理工作的困境分析
(一)缺乏檔案學(xué)相關(guān)學(xué)科背景,專業(yè)的檔案管理知識和技能不足
高校學(xué)生檔案工作的復(fù)雜性勢必需要有一支精?;臋n案管理隊伍,然而輔導(dǎo)員老師們學(xué)科背景復(fù)雜,檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)人員較少?;诖髮W(xué)輔導(dǎo)員的工作性質(zhì),大多數(shù)教師是思政或教育學(xué)等人文社科專業(yè)出身。近年來,隨著國家要求“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)按總體上師生比不低于1:200的比例設(shè)置專職輔導(dǎo)員崗位”[4],許多高校在招聘輔導(dǎo)員崗位時在公告上甚至直接標(biāo)注“不限專業(yè)”,這就使得他們學(xué)科背景更加多樣,檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)背景的更是少之又少。再加上有些學(xué)校包括崗位培訓(xùn)在內(nèi)針對輔導(dǎo)員舉辦的相關(guān)培訓(xùn)班,很少有涉及檔案培訓(xùn)的,這就使得因為高校檔案管理人手不足和自身從事學(xué)生工作的緣故而必須走上學(xué)生檔案管理工作崗位的輔導(dǎo)員們,不可避免地陷入缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能的困境,對于在新時代建設(shè)高校精專化學(xué)生檔案管理人員隊伍是不利的。
(二)學(xué)生工作和教學(xué)任務(wù)繁重,難以全方位兼顧檔案管理工作
輔導(dǎo)員老師們的工作內(nèi)容極為繁雜,由于可以“雙線”晉升,他們的工作任務(wù)包括學(xué)生工作和教學(xué)科研兩個方面。首先,學(xué)生工作內(nèi)容大致包括但不限于大學(xué)生的思想政治教育、心理健康教育、學(xué)業(yè)指導(dǎo)和學(xué)風(fēng)建設(shè)、黨團(tuán)和班級建設(shè)、學(xué)生職業(yè)規(guī)劃和就業(yè)指導(dǎo)、校園危機(jī)和學(xué)生突發(fā)性事件的處理,以及學(xué)生日常的各項事務(wù)如入學(xué)教育、軍訓(xùn)、獎助貸工作、請銷假等。這些學(xué)生工作無一不需要輔導(dǎo)員們傾注心血、親力親為,方能扛下這千斤重?fù)?dān),通過細(xì)致入微的工作為黨和國家培育優(yōu)秀人才。其次,輔導(dǎo)員們大多還承擔(dān)著教學(xué)科研工作,需要在學(xué)生工作之余,繼續(xù)勤勉學(xué)習(xí),認(rèn)真?zhèn)湔n,學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識,不斷提高教學(xué)水平和科研能力。再次,高校學(xué)生檔案的整理和轉(zhuǎn)接工作集中在新生報到和學(xué)生畢業(yè)兩個時間節(jié)點,輔導(dǎo)員老師們一般只在新生報到時負(fù)責(zé)審核整理檔案,在畢業(yè)生離校時將學(xué)生四年來形成的相關(guān)資料進(jìn)行集中歸檔。除此之外,他們很少會根據(jù)實際情況實時更新學(xué)生檔案,再考慮到日常工作的繁冗和個人精力所限,很難面面俱到。
(三)相關(guān)部門對學(xué)生檔案管理工作不重視,信息化手段運用不足,管理手段陳舊,平添輔導(dǎo)員兼職檔案管理工作的難度
相關(guān)法律并沒有明確規(guī)定學(xué)生檔案管理部門,不同學(xué)校的學(xué)生檔案管理部門不盡相同,有的是學(xué)生處、有的是教務(wù)處、有的是人事處。最終造成學(xué)校沒有專門的機(jī)構(gòu)、檔案員來管理學(xué)生檔案,形成混亂的局面。這一切的根源在于學(xué)生檔案管理工作相較于學(xué)校的全局工作而言是微不足道的,相關(guān)部門對這項工作的重視程度低。而輔導(dǎo)員考核也與檔案管理工作沒有直接的關(guān)系,并不能對其職業(yè)的發(fā)展和薪資的高低具有直接影響,也會出現(xiàn)怠惰的情況。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展,檔案的電子化、科學(xué)化、信息化成為普遍的趨勢,然而高校依舊是應(yīng)用紙質(zhì)化、手工等陳舊傳統(tǒng)手段來管理學(xué)生檔案,信息技術(shù)的應(yīng)用還停留在簡單的檢索查詢階段,沒有形成完備的學(xué)生電子檔案管理體系,這就會造成歸檔的不科學(xué)和查檔的不便捷,甚至可能會出現(xiàn)丟檔時難補(bǔ)足的情況,平添了工作的難度。
三、解決高校輔導(dǎo)員兼職檔案管理所遇困境的對策分析
針對高校輔導(dǎo)員在兼職學(xué)生檔案管理工作中遇到的一些困境,我們應(yīng)該采取行之有效的對策不斷優(yōu)化學(xué)生檔案管理工作,以期在新時代打造一支精?;⒖茖W(xué)化、制度化的高校學(xué)生檔案管理專兼職隊伍。
(一)將強(qiáng)化培訓(xùn)與監(jiān)督評估相結(jié)合,提升輔導(dǎo)員隊伍的檔案管理技能
針對輔導(dǎo)員隊伍檔案管理知識和技能不足的困境,可以通過強(qiáng)化培訓(xùn)與監(jiān)督評估來解決。首先,在崗前培訓(xùn)中,增添涉及高校學(xué)生檔案管理工作相關(guān)法規(guī)、本單位的學(xué)生檔案管理規(guī)范和流程,包括檔案的收集、整理、保管、利用等方面,幫助輔導(dǎo)員老師學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的基本知識和技能,并且確保他們在從事檔案管理工作時有章可循、有法可依。同時,還可邀請專職檔案人員開設(shè)一學(xué)期兩次的專題講座或聘請校外專家進(jìn)行學(xué)術(shù)交流。學(xué)校也應(yīng)積極鼓勵輔導(dǎo)員參加檔案行政管理機(jī)構(gòu)舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn),以便及時更新檔案管理工作理念和方法。其次,建立由上到下的學(xué)校檔案管理部門、學(xué)生、輔導(dǎo)員三級監(jiān)督和考核機(jī)制,采取學(xué)校專項檢查、學(xué)生意見反饋調(diào)查、輔導(dǎo)員隊伍定期自查相結(jié)合的形式,發(fā)現(xiàn)問題及時整改,以確保輔導(dǎo)員檔案管理工作的規(guī)范有序。
(二)將學(xué)生檔案管理工作納入輔導(dǎo)員晉升考核的關(guān)鍵環(huán)節(jié),組建以優(yōu)秀學(xué)生為主體的檔案管理團(tuán)隊
針對輔導(dǎo)員老師們面臨日常工作量大,難以全方位兼及檔案管理工作的困境。第一,學(xué)校和院系可以設(shè)置“檔案先進(jìn)工作者”等榮譽,并且還要增加學(xué)生檔案管理工作對輔導(dǎo)員在職務(wù)職稱晉升時的影響,同時還要為老師提供一定的檔案工作專項補(bǔ)貼。如此,學(xué)生檔案管理便成為一項無法忽視的工作。第二,輔導(dǎo)員可以邀請專業(yè)檔案管理人員、優(yōu)秀學(xué)生共同組建一支專門的檔案管理團(tuán)隊。團(tuán)隊成員的職責(zé)應(yīng)該明確,專業(yè)檔案員發(fā)揮指導(dǎo)作用,優(yōu)秀學(xué)生協(xié)助進(jìn)行檔案的收集整理及日常維護(hù)。此外,還應(yīng)為團(tuán)隊成員開設(shè)一學(xué)期至少一次的檔案工作專門培訓(xùn)和指導(dǎo)。相信通過組建以優(yōu)秀學(xué)生為主體的檔案管理團(tuán)隊,既可減輕輔導(dǎo)員隊伍的工作壓力,又能使學(xué)生在畢業(yè)之時不至于因為調(diào)檔問題而慌不擇路、手忙腳亂。
(三)將學(xué)生檔案管理納入學(xué)校日常工作中,利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段實現(xiàn)大學(xué)生檔案的電子化管理
針對學(xué)校相關(guān)部門不重視,檔案管理手段陳舊,平添輔導(dǎo)員工作的難度這一困境。第一,學(xué)校層面應(yīng)制定相關(guān)政策和規(guī)定,加強(qiáng)對學(xué)生檔案管理的指導(dǎo)和監(jiān)督,建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò),定期開展檔案工作會議,提高檔案工作的地位和影響力。第二,學(xué)校撥出專項經(jīng)費用于信息化技術(shù)的投入,建立學(xué)生檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理。首先,需要建立一個具備安全、可靠、易用等特點的電子檔案管理系統(tǒng)。其次,整合學(xué)生信息,將學(xué)生的個人信息、學(xué)籍信息、成績信息、獎懲信息等整合到一個數(shù)據(jù)庫中,實現(xiàn)對學(xué)生檔案的全面管理。最后要持續(xù)維護(hù)和管理電子檔案管理系統(tǒng),確保其正常運行和使用,包括定期備份數(shù)據(jù)、更新系統(tǒng)、解決用戶反饋等。此外,還可以利用云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段,對學(xué)生檔案進(jìn)行分析和預(yù)測,為學(xué)生提供更加精準(zhǔn)的服務(wù)。這樣一來,輔導(dǎo)員只要參與電子檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)學(xué)習(xí),掌握使用方法和操作流程,就能擺脫陳舊手段帶來的諸多不便,提高工作效率。
總之,學(xué)生檔案管理工作是時代賦予輔導(dǎo)員隊伍的一項艱巨的任務(wù),事關(guān)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的未來。雖然面臨需要克服的諸多困境,但是相信隨著對學(xué)生檔案管理工作日漸重視,在檔案電子化體系亟待建立的形勢下,作為兼職檔案員的輔導(dǎo)員群體會在不斷提升檔案管理技能的過程中,守護(hù)好學(xué)生們第一份“人生履歷”,服務(wù)于學(xué)校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
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[3] 教育部.2022年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報[EB/OL].(2023-07-05)[2023-12-06].http://www.moe.gov.cn/jyb_sjzl/sjzl_fztjgb/202307/t20230705_1067278.html.
[4] 中華人民共和國教育部.普通高等學(xué)校輔導(dǎo)員隊伍建設(shè)規(guī)定:中華人民共和國教育部令[2017]43號[EB/OL].(2017-09-29)[2023-12-06].http://www.moe.gov.cn/srcsite/A02/s5911/moe_621/201709/t20170929_315781.html.
作者單位:河南科技學(xué)院馬克思主義學(xué)院 河南科技學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院