行政事業(yè)單位合同管理工作中存在的問題及規(guī)范建議

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和公共管理的需要，行政事業(yè)單位的合同管理逐漸成為關(guān)注的焦點(diǎn)，對于保障單位的合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益具有重要意義。對此，本文重點(diǎn)分析目前行政事業(yè)單位合同管理工作存在的問題，并提出了規(guī)范建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；合同管理；問題；建議

中圖分類號：D9文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.15.076

合同，作為平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，已然成為權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的重要載體。隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展以及行政事業(yè)單位分類改革的持續(xù)推進(jìn)，行政事業(yè)各項(xiàng)工作的實(shí)施都需要合同的加入。合同內(nèi)容各種潛在的風(fēng)險(xiǎn)，如何有效防范化解這些風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)該成為單位合同管理工作的關(guān)注的要點(diǎn)。

1行政事業(yè)單位合同管理的重要性

1.1規(guī)范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，保障單位合法權(quán)益

合同管理有助于行政事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中遵循法律法規(guī)，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的合規(guī)性。通過建立健全的合同管理制度，可提高單位內(nèi)部控制水平，防止違規(guī)操作和腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。

合同管理有助于維護(hù)行政事業(yè)單位的合法權(quán)益。在合同簽訂、履行過程中，通過對合同內(nèi)容的審查、風(fēng)險(xiǎn)評估等措施，可有效預(yù)防合同糾紛，確保合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

1.2控制合同風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效率

合同管理有助于行政事業(yè)單位識別和評估合同風(fēng)險(xiǎn)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。通過對合同執(zhí)行過程的監(jiān)控，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)，確保單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的順利進(jìn)行。合同管理有助于提高行政事業(yè)單位資金使用效率。通過合同管理，可加強(qiáng)對合同款項(xiàng)支付、結(jié)算等環(huán)節(jié)的控制，確保資金的合理使用，避免資金浪費(fèi)和挪用。

1.3提升社會(huì)形象，促進(jìn)單位高質(zhì)量發(fā)展

合同管理有助于提升行政事業(yè)單位的形象。合同管理的規(guī)范運(yùn)作，體現(xiàn)了單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的誠信、公平、透明原則，有助于樹立良好的社會(huì)形象。合同管理有助于行政事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。通過加強(qiáng)合同管理，可保障單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的合法權(quán)益，預(yù)防合同糾紛，為單位的高質(zhì)量發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

2行政事業(yè)單位合同管理中的問題

2.1合同管理制度不健全，合同文本不規(guī)范

部分行政事業(yè)單位在合同管理方面存在一些問題，其中最主要的問題是缺乏完善的合同管理制度。例如，在合同簽訂階段，如果沒有明確的制度和規(guī)范指導(dǎo)，易出現(xiàn)合同條款不明確、權(quán)利義務(wù)不清、簽字蓋章不合法等問題，引發(fā)合同糾紛；在合同履行階段，如果沒有有效的監(jiān)控和協(xié)調(diào)機(jī)制，就可能出現(xiàn)違約行為、延遲履行等不良情況，這些情況不僅會(huì)影響單位的利益，還可能引發(fā)訴訟和仲裁等法律糾紛。由于缺乏制度性的規(guī)范和指導(dǎo)，這些單位在合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的操作往往不規(guī)范，這不僅容易導(dǎo)致糾紛，還可能給單位帶來風(fēng)險(xiǎn)。部分合同文本存在條款不完善、權(quán)責(zé)不清、表述模糊等問題，容易導(dǎo)致合同履行過程中出現(xiàn)問題。如在簽訂合同時(shí)，對于合同的具體p+p/rLQwjKlOCulzETLpbViKO6uEg7Vf5mFYg4kUs5Y=條款和細(xì)節(jié)缺乏深入的考慮和約定，導(dǎo)致合同內(nèi)容存在漏洞和缺陷。例如，對于服務(wù)范圍、服務(wù)費(fèi)用、付款方式等關(guān)鍵信息，未能進(jìn)行詳細(xì)的描述和約定，給后續(xù)的履行和爭議解決帶來困難。

2.2合同簽訂主體不適格，合同履行不到位

在個(gè)別行政事業(yè)單位的合同簽訂過程中，由于缺乏嚴(yán)格的審查程序和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致一些合同主體資格存在問題的合同被簽署。這種行為不僅會(huì)影響到合同的法律效力，還會(huì)對雙方當(dāng)事人的利益造成損害。部分行政事業(yè)單位在合同履行過程中，沒有建立完善的監(jiān)督體系，無法對對方當(dāng)事人的履行義務(wù)進(jìn)行全面、及時(shí)的監(jiān)督。這可能導(dǎo)致對方在履行合同過程中出現(xiàn)違約行為，而行政事業(yè)單位無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采取措施，最終影響合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。或者有的行政事業(yè)單位在合同履行過程中，雖然建立了監(jiān)督體系，但對對方當(dāng)事人的履行義務(wù)監(jiān)督不力。這主要表現(xiàn)為對對方履行合同的進(jìn)度、質(zhì)量、資金等方面缺乏有效的監(jiān)督和檢查，導(dǎo)致無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)對方存在的違約行為，給合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)帶來隱患。

2.3合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識不足，合同糾紛處理不及時(shí)

一些行政事業(yè)單位對合同風(fēng)險(xiǎn)的識別、評估和防范意識較弱，容易導(dǎo)致單位利益受損。在合同簽訂前，沒有全面、客觀地識別出合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如對方當(dāng)事人的信用風(fēng)險(xiǎn)、合同履行過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)、市場變化風(fēng)險(xiǎn)等。由于缺乏對風(fēng)險(xiǎn)因素的全面了解和分析，容易在合同簽訂后才發(fā)現(xiàn)問題，導(dǎo)致單位利益受損。部分行政事業(yè)單位在合同糾紛發(fā)生后，缺乏有效的處理機(jī)制，導(dǎo)致糾紛久拖不決，影響單位正常運(yùn)營。在合同糾紛發(fā)生后，一些行政事業(yè)單位沒有及時(shí)與對方進(jìn)行溝通，了解對方的訴求和意見，導(dǎo)致雙方無法就糾紛達(dá)成共識。缺乏有效的溝通機(jī)制還表現(xiàn)在無法及時(shí)向監(jiān)管部門或有關(guān)部門報(bào)告糾紛情況，導(dǎo)致糾紛得不到及時(shí)解決。

3行政事業(yè)單位合同管理存在問題原因及分析

3.1內(nèi)部管理體制不完善，合同管理專業(yè)人才缺乏

由于內(nèi)部管理體制不健全，一些行政事業(yè)單位的合同管理職責(zé)分散在各個(gè)部門或崗位之間，沒有形成統(tǒng)一的歸口管理部門。這可能導(dǎo)致合同管理的效率低下，各部門之間的溝通不暢，容易出現(xiàn)推諉等現(xiàn)象。同時(shí)，在合同簽訂過程中，缺乏規(guī)范的流程和審核機(jī)制，導(dǎo)致合同簽訂存在漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。這可能表現(xiàn)在合同條款不完善、權(quán)責(zé)不清、表述模糊等方面，給合同的履行和糾紛解決帶來隱患。另外合同管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需具備法律、商務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)管理等多方面的知識和技能。而缺乏專業(yè)的管理人員可能導(dǎo)致合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞和問題，給單位帶來經(jīng)濟(jì)損失和聲譽(yù)損失。

3.2法律意識淡薄，管理監(jiān)督機(jī)制不到位

部分工作人員法律意識淡薄，對合同法律法規(guī)了解不足，導(dǎo)致合同管理過程中容易出現(xiàn)違法行為。工作人員可能沒有意識到合同的簽訂、履行和終止等環(huán)節(jié)需遵守法律規(guī)定，或者不了解合同條款的含義和責(zé)任。此外，他們也可能缺乏必要的合同管理技能和經(jīng)驗(yàn)，無法有效地處理合同糾紛等問題。部分行政事業(yè)單位的合同管理監(jiān)督機(jī)制不健全，難以對合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)督，這可能導(dǎo)致合同管理出現(xiàn)問題，給單位的正常運(yùn)營帶來不良影響。一些行政事業(yè)單位在合同簽訂前，沒有對對方的資質(zhì)、信譽(yù)、履約能力等方面進(jìn)行全面、客觀的評估，也沒有對合同條款進(jìn)行深入研究和審查，導(dǎo)致合同存在缺陷和風(fēng)險(xiǎn)。在合同履行過程中，沒有對對方的履約情況進(jìn)行有效監(jiān)督，也沒有對合同執(zhí)行情況進(jìn)行及時(shí)跟蹤和反饋，導(dǎo)致合同履行出現(xiàn)問題。

3.3信息化水平不高，合同糾紛處理機(jī)制不強(qiáng)

部分行政事業(yè)單位合同管理信息化水平較低，導(dǎo)致合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析和查詢困難。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，合同的存儲(chǔ)、檢索和分析往往需大量的人力物力，而且效率低下，容易出錯(cuò)。同時(shí)，紙質(zhì)合同的管理模式往往只提供簡單的分類和檢索，無法對合同數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的分析和挖掘。這使得行政事業(yè)單位難以對合同執(zhí)行情況、對方履約能力等進(jìn)行全面的了解和分析，難以做出科學(xué)決策。部分行政事業(yè)單位合同糾紛處理機(jī)制不強(qiáng)，未能有效應(yīng)對合同履行過程中可能出現(xiàn)的糾紛和爭議，難以維護(hù)單位的合法權(quán)益。

4完善行政事業(yè)單位合同管理的對策建議

4.1建立健全合同管理制度，培養(yǎng)專業(yè)合同管理人才

明確合同管理職責(zé)。行政事業(yè)單位明確各部門在合同管理中的職責(zé)和權(quán)限，建立歸口管理部門，并指定專人負(fù)責(zé)合同管理工作。同時(shí)，建立完善的合同管理流程和制度，確保合同管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化。規(guī)范合同簽訂環(huán)節(jié)。行政事業(yè)單位加強(qiáng)對合同簽訂環(huán)節(jié)的審查和監(jiān)督，確保合同條款的合法性、合規(guī)性和有效性。在簽訂合同時(shí)，對對方的資質(zhì)、信譽(yù)、履約能力等方面進(jìn)行全面、客觀的評估，并要求對方提供完整的證明材料和承諾書等文件。規(guī)范合同履行環(huán)節(jié)。行政事業(yè)單位建立完善的合同履行管理制度，加強(qiáng)對對方履約情況的監(jiān)督和跟蹤，確保合同的有效履行。同時(shí)，建立完善的溝通機(jī)制，及時(shí)反饋合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決。規(guī)范合同變更和解除環(huán)節(jié)。行政事業(yè)單位建立完善的合同變更和解除管理制度，對合同變更和解除的合法性、必要性進(jìn)行充分論證和評估，并嚴(yán)格按照合同變更和解除的程序進(jìn)行操作。在合同變更和解除后，及時(shí)對責(zé)任、義務(wù)進(jìn)行明確和落實(shí)，避免出現(xiàn)糾紛和損失。建立完善的合同檔案管理制度。行政事業(yè)單位建立完善的合同檔案管理制度，確保合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。同時(shí)，加強(qiáng)對合同檔案的利用和管理，為單位的決策和管理提供有效的支持和參考。行政事業(yè)單位培養(yǎng)專業(yè)合同管理人才是非常必要的，可提高合同管理水平，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障單位的合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益。

建立完善的培訓(xùn)機(jī)制。行政事業(yè)單位建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，包括崗前培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)、專題培訓(xùn)等，針對合同管理人員的知識、技能和需求進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)和管理能力。引進(jìn)優(yōu)秀的合同管理人才。行政事業(yè)單位通過公開招聘、引進(jìn)人才等方式，引進(jìn)具有合同管理專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)的人才，充實(shí)合同管理隊(duì)伍，提高整體管理水平。建立激勵(lì)機(jī)制。行政事業(yè)單位建立激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)合同管理人員積極進(jìn)取、提高自身素質(zhì)。例如，設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)制度，對在合同管理工作中表現(xiàn)突出的人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。加強(qiáng)實(shí)踐鍛煉。行政事業(yè)單位為合同管理人員提供實(shí)踐鍛煉的機(jī)會(huì)，例如安排他們參與合同審查、談判、簽訂、履行等環(huán)節(jié)的工作，提高實(shí)際操作能力。加強(qiáng)法律意識和職業(yè)道德教育。行政事業(yè)單位加強(qiáng)合同管理人員的法律意識和職業(yè)道德教育，使之具備正確的法律觀念和職業(yè)操守，依法依規(guī)地履行合同管理職責(zé)。

4.2嚴(yán)格審查合同簽訂主體，加強(qiáng)合同履行監(jiān)督

加強(qiáng)對合同簽訂主體的資格審查，確保合同合法有效，避免因主體不合法或不合規(guī)而導(dǎo)致合同無效或產(chǎn)生糾紛的情況發(fā)生。首先，要求對方提供營業(yè)執(zhí)照等證明文件，以確認(rèn)其合法性和真實(shí)性。并通過全國企業(yè)信用信息公示平臺(tái)等渠道查詢對方的企業(yè)信用信息，了解其經(jīng)營狀況、信用狀況等信息。若對對方的合法性和真實(shí)性存在疑慮，可向當(dāng)?shù)厥袌霰O(jiān)督管理部門咨詢，以獲取更詳細(xì)的信息和建議。同時(shí)，對于涉及代理簽約的情況，行政事業(yè)單位可要求代理人提供授權(quán)文件，并對授權(quán)文件進(jìn)行審核，以確保簽約人的合法性和真實(shí)性。

行政事業(yè)單位在合同履行過程中，需加強(qiáng)監(jiān)督和管理，以確保合同的有效履行和防止違約行為的發(fā)生。通過建立完善的合同履行管理制度，明確合同履行的責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)和要求，確保合同的有效履行。設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的審查、監(jiān)督、跟蹤和評估等工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問題。加強(qiáng)對對方履約情況的監(jiān)督，及時(shí)掌握對方的履約情況，確保合同的有效履行。行政事業(yè)單位建立完善的溝通機(jī)制，及時(shí)與對方溝通交流，了解對方的履約情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問題。加強(qiáng)合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)控制。行政事業(yè)單位加強(qiáng)合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和評估合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范和控制。

4.3推進(jìn)合同管理信息化建設(shè)，建立高效合同糾紛處理機(jī)制

行政事業(yè)單位推進(jìn)合同管理信息化建設(shè)可提高合同管理的效率和規(guī)范性，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，保障單位的合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益。引入先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)。行政事業(yè)單位引入先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，例如合同管理軟件、電子簽章系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)合同管理的自動(dòng)化和規(guī)范化。這些系統(tǒng)涵蓋合同立項(xiàng)、審批、簽訂、履行、變更、解除等全流程，提高工作效率和質(zhì)量。建立信息化管理平臺(tái)。行政事業(yè)單位建立合同管理信息化平臺(tái)，整合預(yù)算、采購、收支管理等系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和信息交流。通過平臺(tái)，合同管理人員可實(shí)時(shí)查詢和更新合同信息，掌握合同履行情況，實(shí)現(xiàn)對合同的全方位管理。推廣電子化審批和簽章。行政事業(yè)單位推廣電子化審批和簽章，簡化審批流程，縮短審批時(shí)間，提高審批效率。通過電子化審批和簽章，合同管理人員快速完成合同的簽訂和審批工作，減少人為干預(yù)和失誤。加強(qiáng)信息化安全管理。行政事業(yè)單位加強(qiáng)信息化安全管理，采取有效的措施保護(hù)合同信息的安全性和保密性。例如，建立加密系統(tǒng)、權(quán)限管理制度等，確保合同信息不被泄露和濫用。行政事業(yè)單位建立高效合同糾紛處理機(jī)制是非常必要的，可有效應(yīng)對合同履行過程中可能出現(xiàn)的糾紛和爭議。建立合同糾紛處理小組。行政事業(yè)單位建立合同糾紛處理小組，由相關(guān)部門和法律顧問組成，專門負(fù)責(zé)處理合同糾紛問題。小組應(yīng)該具備合同法律知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，能夠獨(dú)立、客觀地處理糾紛。制定合同糾紛處理流程。行政事業(yè)單位制定合同糾紛處理流程，明確處理程序和責(zé)任人。一旦出現(xiàn)合同糾紛，可按照流程進(jìn)行操作，確保處理效率和質(zhì)量。及時(shí)采取措施。行政事業(yè)單位及時(shí)采取措施，包括與對方協(xié)商解決、尋求仲裁或訴訟等途徑，積極維護(hù)單位的合法權(quán)益。同時(shí)，應(yīng)該盡可能收集證據(jù)，確保處理結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。行政事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部部門之間的溝通協(xié)調(diào)，確保信息暢通，提高處理效率。同時(shí)，與相關(guān)部門和當(dāng)事人保持良好溝通，及時(shí)了解情況，協(xié)商解決方案。建立預(yù)防機(jī)制。行政事業(yè)單位應(yīng)該建立預(yù)防機(jī)制，加強(qiáng)合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)控制和管理，減少合同糾紛的發(fā)生。同時(shí)，對已經(jīng)發(fā)生的合同糾紛進(jìn)行總結(jié)和分析，找出問題根源，采取措施避免類似問題再次發(fā)生。

5結(jié)語

行政事業(yè)單位合同管理是一項(xiàng)重要的管理工作，需各部門的協(xié)作和配合。通過加強(qiáng)合同管理，可有效地保障單位的合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益，提高公共服務(wù)的提供水平和公共資源的配置效率，促進(jìn)行政事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。

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