高校財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的應(yīng)用研究

摘要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校財務(wù)工作也面臨新的挑戰(zhàn)和機遇。為了提高財務(wù)工作的效率，減少師生等待時間，高校開始引入網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)。本文對高校財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的應(yīng)用進行了研究，探討了應(yīng)用該系統(tǒng)的流程、優(yōu)勢、存在的問題以及系統(tǒng)應(yīng)用的措施和注意事項。為了更好地應(yīng)用網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)，高校需要不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能，通過不斷完善和優(yōu)化系統(tǒng)，相信能夠更好地服務(wù)于高校師生，推動高校財務(wù)管理水平的不斷提升。

關(guān)鍵詞：高校；網(wǎng)上預約報賬；應(yīng)用；探究

中圖分類號：F23文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.15.060

0引言

隨著高校規(guī)模的不斷擴大和財務(wù)管理的日益復雜，傳統(tǒng)的報賬方式已經(jīng)難以滿足高校日益增長的資金結(jié)算需求，報賬難成為許多高校面臨的問題。為了提高報賬效率和準確性，減少師生排隊等待時間，高校開始探索引入網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)。該系統(tǒng)通過信息技術(shù)手段，實現(xiàn)了報賬流程的自動化、規(guī)范化，提高了報賬效率和準確性，為高校財務(wù)管理帶來了極大的便利。本文旨在探討高校財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的流程、優(yōu)勢、問題及對策，以期為高校財務(wù)管理提供有益的參考。

1高校財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)概述

高校財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)是一種依托互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，實現(xiàn)報賬流程自動化的財務(wù)報銷系統(tǒng)。其設(shè)計旨在為高校師生提供更高效、便捷的報賬服務(wù)。該系統(tǒng)的設(shè)計理念基于高校財務(wù)管理制度和流程，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)實時信息傳遞和處理。通過該系統(tǒng)，師生按照經(jīng)濟活動實際發(fā)生情況，分別填報業(yè)務(wù)類別和金額后，在線生成預約報銷單，同時將教職工所填寫的報賬信息實時傳遞至財務(wù)處，再由財務(wù)處根據(jù)預約報銷單上的信息進行后續(xù)賬務(wù)處理。

2高校財務(wù)網(wǎng)上預約報賬的流程分析

用戶登錄：用戶通過學校網(wǎng)站或鏈接使用個人賬號（如職工號）和預設(shè)密碼進入網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，在系統(tǒng)中選擇相應(yīng)的報銷單模板，如差旅費、材料費、會議費等。根據(jù)提示逐項填寫基礎(chǔ)信息、報銷金額、業(yè)務(wù)類型和報銷單信息、支付信息等。所有信息錄入完畢后，點擊提交完成填寫。如果發(fā)現(xiàn)錯誤或遺漏，可以點擊“返回”修改信息。

打印報銷單：在填寫完報銷信息并核對無誤后，用戶需要打印報銷單。用戶在打印出的報銷單上簽名確認并注明日期，確保信息真實、準確。

附件上傳：根據(jù)報賬內(nèi)容，用戶需要整理、歸類、粘貼和匯總原始單據(jù)并上傳相關(guān)附件，如發(fā)票、合同等。

單據(jù)傳遞：用戶將填寫完整并簽名確認的報銷單及相關(guān)附件傳遞至財務(wù)部門。為了保證單據(jù)傳遞過程的安全性，財務(wù)部門可推出多種收單方式，如直接投遞至財務(wù)部門、校園內(nèi)設(shè)置多個投遞點并由財務(wù)人員定時定點收單等。選擇哪種方式需根據(jù)學校規(guī)模和財務(wù)人員配備情況而定。

財務(wù)審核與處理：財務(wù)部門在收到報銷單后進行審核。審核通過后，財務(wù)人員會進行賬務(wù)處理，并自動生成會計憑證。

查詢與反饋：用戶可以隨時登錄系統(tǒng)，查看報銷單的審核狀態(tài)，如“待審核”“審核中”或“已審核”。如果對報銷過程有疑問或需要反饋，可以通過系統(tǒng)提供的聯(lián)系方式與財務(wù)部門取得聯(lián)系。

支付：財務(wù)部門通過網(wǎng)銀支付系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求將資金轉(zhuǎn)入個人賬戶或?qū)~戶，在完成后財務(wù)部門通過短信通知項目負責人或經(jīng)辦人員。

3高校財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的優(yōu)勢

3.1有效解決排隊等待問題，顯著提高報賬效率

傳統(tǒng)的高校財務(wù)報賬模式中，由于報賬人員眾多，經(jīng)常出現(xiàn)排隊等待的情況，浪費了教職工的時間和精力，而且財務(wù)人員需要處理大量的紙質(zhì)單據(jù)，工作量大且效率低下。而網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)則可以打破時間和空間的限制，報賬人員通過在線填寫報賬單、預約報賬時間和打印報賬憑條等功能，讓師生可以隨時隨地提交報賬申請，進行報賬操作，并預約合適的時間到財務(wù)部門辦理相關(guān)手續(xù)。不僅減少了排隊等候的時間，避免了傳統(tǒng)報賬方式下由于時間沖突或錯過審核時間而導致報賬延誤的情況，還大大提高了報賬的便捷性和效率。

3.2規(guī)范財務(wù)管理流程，提高報賬的規(guī)范性和準確性

教職工通過網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)進行預約報賬時，系統(tǒng)允許教職工將報銷單據(jù)和電子發(fā)票上傳到系統(tǒng)中，系統(tǒng)會自動將其轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)，避免對數(shù)據(jù)的二次錄入，降低出錯率，不僅減少了傳統(tǒng)報賬方式下由于信息不規(guī)范或分類錯誤而導致的管理混亂，還可以更加精細地進行預算管理，實時監(jiān)控預算執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算超支等問題，提高財務(wù)管理的規(guī)范性和準確性。此外，網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)需要教職工按照系統(tǒng)規(guī)定的格式和要求填寫相關(guān)信息，系統(tǒng)會自動對信息進行分類和整理，對數(shù)據(jù)進行分析和統(tǒng)計，提供準確的財務(wù)報表和分析工具，方便財務(wù)人員進行審核和歸類，以便財務(wù)部門可以更好地監(jiān)控和優(yōu)化報賬流程。學校各層領(lǐng)導也可以直觀地了解學校財務(wù)狀況，及時發(fā)現(xiàn)問題，為決策提供數(shù)據(jù)支持。

3.3提升用戶體驗，加強人員溝通交流

高校財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的使用涉及全校各部門各學院的教職員工，因此，良好的用戶體驗和溝通交流至關(guān)重要。通過系統(tǒng)公示報賬規(guī)則、流程和進度，使相關(guān)部門和教職工能夠及時了解情況，避免信息不對稱帶來的誤解和矛盾。用戶可以通過系統(tǒng)留言、在線咨詢等方式與財務(wù)部門進行實時互動，及時解決問題和反饋意見。這有助于提高解決問題的效率，增強用戶滿意度，加強財務(wù)管理部門與用戶之間的互動與溝通。系統(tǒng)還可以整合各部門資源，促進部門間的協(xié)作。例如，財務(wù)部門可以與資產(chǎn)管理部門、采購部門等建立聯(lián)動機制，共同推進報賬流程的順利進行。

4高校財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)存在的問題

4.1用戶操作問題

部分高校網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的用戶界面設(shè)計不夠人性化，操作步驟較為繁瑣，操作流程不夠清晰，需要用戶進行多個步驟才能完成報賬，導致用戶難以理解和操作，而系統(tǒng)又缺乏用戶幫助和提示信息，使用戶在遇到問題時無法得到及時幫助和指導。這可能會使用戶感到不便，增加用戶的工作量，因此用戶在填寫報賬信息時可能會填寫不準確或者出現(xiàn)錯誤，導致報賬被退回或?qū)徍瞬煌ㄟ^，影響用戶的報賬進度，無法順利完成報賬流程。

4.2系統(tǒng)穩(wěn)定性問題

首先，服務(wù)器、路由器、交換機等硬件設(shè)備的穩(wěn)定性和存儲設(shè)備的可靠性直接影響到系統(tǒng)的運行，硬件故障或性能瓶頸都可能導致系統(tǒng)運行緩慢或崩潰。其次，軟件中可能存在一些未被發(fā)現(xiàn)的缺陷或漏洞，這些缺陷或漏洞可能會導致系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)丟失或被篡改等問題。例如，軟件可能存在內(nèi)存泄漏、緩沖區(qū)溢出等問題，這些問題可能會引發(fā)系統(tǒng)崩潰或數(shù)據(jù)損壞。再次，并發(fā)處理能力可能不足，高校財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)需要同時處理大量用戶的預約和報賬請求，如果系統(tǒng)的并發(fā)處理能力不足，會導致系統(tǒng)性能下降，甚至出現(xiàn)宕機的情況。例如，在高校開學或放假等高峰期，用戶預約和報賬量可能會大量增加，如果系統(tǒng)的并發(fā)處理能力不足，可能會導致系統(tǒng)響應(yīng)緩慢或崩潰。最后，數(shù)據(jù)庫問題，數(shù)據(jù)庫是預約報賬系統(tǒng)的核心部分，由于預約報賬涉及到敏感數(shù)據(jù)，如師生個人信息、財務(wù)信息等，如果數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失，將對整個系統(tǒng)的穩(wěn)定性造成嚴重影響。例如，數(shù)據(jù)庫可能會因為磁盤故障、電源故障等原因而出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞或數(shù)據(jù)丟失的情況。

4.3網(wǎng)上預約報賬模式退單率偏高

傳統(tǒng)報銷模式的規(guī)定已經(jīng)較為完善，而各高校對網(wǎng)絡(luò)預約報銷申請、審核等流程較為籠統(tǒng)，缺乏對相關(guān)細節(jié)的充分解釋。這導致報銷人在預約報銷時無法得到準確的提示或參考，增加了退單的可能性。此外，報銷資料不規(guī)范、不完整也可能導致網(wǎng)上預約報賬模式退單率偏高，例如在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)內(nèi)未上傳發(fā)票圖片、沒有附件、圖片錯誤、無差旅審批單或內(nèi)容錯誤、非公務(wù)機票等。這些不規(guī)范的操作都可能導致退單。而退單率偏高是高校網(wǎng)上預約報賬模式面臨的重要問題。

4.4培訓和推廣問題

由于傳統(tǒng)報銷模式的影響，部分報賬人員對于網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的接受度不高，認為這種新型的報銷方式不夠直觀、便捷，甚至可能存在安全風險，導致其不愿意使用該系統(tǒng)。加之一些高校財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的功能尚不完善，存在操作繁瑣、界面不友好、兼容性差等問題，在推廣和培訓財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)時，缺乏足夠的力度和措施，導致報賬人員對系統(tǒng)的認知和了解不足，無法熟練掌握系統(tǒng)的使用方法和技巧，給報賬人員帶來不便，影響他們的使用體驗和接受度。因此，財務(wù)部門需要在學校層面進行廣泛的用戶培訓和推廣。

4.5財務(wù)人員轉(zhuǎn)型問題

高校財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的應(yīng)用要求高校財務(wù)人員具備一定的數(shù)字化和智能化管理的知識和技能，需要財務(wù)人員進行轉(zhuǎn)型升級。但實際操作中，一些高校財務(wù)人員由于各種原因，如預算限制、培訓資源不足等，可能沒有得到充分的培訓和支持，導致他們對網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的使用不夠熟練和準確。甚至在高校中傳統(tǒng)的財務(wù)人員已經(jīng)習慣了線下處理報銷單的方式，對于網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)這種新型的處理方式，他們會感到不適應(yīng)或者抵觸，這可能導致他們在使用網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)時缺乏積極性和動力，從而影響工作效率。

5對高校財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)應(yīng)用的建議

5.1完善系統(tǒng)功能，提高其安全性與可操作性

高校在普及網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)之前，應(yīng)根據(jù)學校實際情況對系統(tǒng)內(nèi)部功能進行優(yōu)化。例如，可以增加智能審核模塊，通過算法自動識別不合規(guī)的報賬內(nèi)容，提高審核效率。同時，對操作界面進行優(yōu)化，使操作界面簡潔明了，易于使用，并支持多種終端設(shè)備訪問，如PC、手機、平板電腦等，以滿足不同用戶的需求。此外，還要對系統(tǒng)業(yè)務(wù)類型進行優(yōu)化，開發(fā)出更加符合學校實際情況的預約報賬模式，擴大網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)覆蓋范圍。而且在應(yīng)用網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)時，系統(tǒng)要被實施嚴格的權(quán)限管理，確保不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)和功能，防止未經(jīng)授權(quán)的用戶訪問系統(tǒng)。同時，系統(tǒng)技術(shù)人員必須要對數(shù)據(jù)加密與備份，確保系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸和存儲安全，可以采用高級加密技術(shù)對敏感數(shù)據(jù)進行加密處理，并且定期對系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。此外，還要建立安全漏洞監(jiān)測機制，定期對系統(tǒng)進行安全漏洞掃描，一旦發(fā)現(xiàn)安全漏洞，應(yīng)立即進行修復，確保系統(tǒng)的安全性。

5.2完善報賬相關(guān)的管理制度，認真落實新系統(tǒng)應(yīng)用

為確保預約報賬系統(tǒng)的順利運行，高校應(yīng)制定詳細的財務(wù)報賬制度和報賬流程，包括報賬前的準備、報賬材料的提交、審核流程、款項支付等各個環(huán)節(jié)。明確報賬所需的各類材料，如發(fā)票、合同、驗收單等，并規(guī)定其格式和要求。明確用戶權(quán)限、數(shù)據(jù)保護、操作規(guī)范等內(nèi)容。確保每個環(huán)節(jié)都有明確的操作指南。在正式運行新系統(tǒng)前，進行系統(tǒng)的試運行，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。建立有效的反饋機制，收集用戶在使用預約報賬系統(tǒng)過程中遇到的問題和建議。根據(jù)實際運行情況和反饋意見，持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)功能和流程，提高報賬效率和管理水平。設(shè)置多級審核機制，確保報賬信息的真實性和準確性，明確各級審核人員的責任，防止出現(xiàn)管理漏洞。同時，針對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)泄露等突發(fā)情況，制定應(yīng)急預案，確保報賬工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。在實際使用過程中，為了確保報賬人員可以順利完成報賬工作，高校應(yīng)組織全面的培訓和推廣活動。包括對所有相關(guān)人員進行系統(tǒng)培訓和各種渠道宣傳新系統(tǒng)的優(yōu)勢和應(yīng)用方法，讓他們熟悉新系統(tǒng)的功能和操作流程。同時，財務(wù)部門還可以將操作方法整理成冊發(fā)放給教職工，鼓勵師生積極使用新系統(tǒng)進行報賬。

5.3提升財務(wù)人員的操作能力與和系統(tǒng)有關(guān)的專業(yè)知識

高校財務(wù)人員是網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的主要操作者，他們不僅需要具備過硬的財務(wù)管理知識，還需要掌握一定的信息系統(tǒng)操作知識。因此，應(yīng)定期為財務(wù)人員提供與系統(tǒng)相關(guān)的培訓課程，包括系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)處理、故障排除等方面的知識和技能。組織案例分析會，分享實際報賬過程中遇到的典型問題及解決方案，提高財務(wù)人員的問題解決能力。同時，加強與其他相關(guān)部門（如信息技術(shù)部門）的合作與交流，促進信息共享和技術(shù)支持。通過與專業(yè)人員的合作，財務(wù)人員可以更深入地了解系統(tǒng)的工作原理和潛在問題，提高其專業(yè)素養(yǎng)。此外，還可以通過鼓勵財務(wù)人員自主學習與財務(wù)及信息技術(shù)相關(guān)的知識，關(guān)注行業(yè)動態(tài)和發(fā)展趨勢，提供學習資源和支持，幫助他們不斷提升自己的專業(yè)能力，以適應(yīng)不斷變化的財務(wù)工作環(huán)境，進而更好地發(fā)揮網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)。

6結(jié)語

綜上所述，將財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)應(yīng)用在高校內(nèi)部，可以解決傳統(tǒng)報賬方式存在的問題，提高報賬效率和財務(wù)管理水平。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段，該系統(tǒng)簡化了報賬流程、提高了報賬效率、降低了財務(wù)管理成本，為高校財務(wù)管理帶來了便利和效益。同時，在實施過程中應(yīng)充分考慮實際使用場景和用戶需求，不斷優(yōu)化和完善系統(tǒng)的功能和流程，提高高校財務(wù)管理的效率和水平。未來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校財務(wù)網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)將繼續(xù)發(fā)揮其優(yōu)勢和作用，為高校財務(wù)管理提供更加高效、便捷的服務(wù)，幫助高校財務(wù)早日完成“核算型”到“管理型”的過渡。

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