淺談高職院校文書(shū)檔案信息化管理

陳松麗

文書(shū)檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的歷史過(guò)程，客觀地反映著歷史問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、初期建設(shè)、開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)等方面的過(guò)程和成果。同時(shí)也在高校發(fā)展、創(chuàng)新中發(fā)揮著歷史見(jiàn)證、現(xiàn)實(shí)參考、未來(lái)判斷的重要作用，在主管部門(mén)對(duì)高職院校評(píng)估中發(fā)揮著事實(shí)信息的佐證、客觀評(píng)價(jià)的依據(jù)等關(guān)鍵作用。

一、文書(shū)檔案電子信息化管理的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)

檔案信息化管理，就是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，使之轉(zhuǎn)化成為用計(jì)算機(jī)操作供人們使用的電子信息庫(kù)，其文件資料的收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是查、借、閱還是辦理傳遞，都變得十分方便快捷。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，也不再受時(shí)間和距離的影響，其存儲(chǔ)量大、保存時(shí)間長(zhǎng)、利用率高是其最大的特點(diǎn)。當(dāng)然電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

檔案信息電子化的優(yōu)點(diǎn)主要有以下方面：一是能夠發(fā)揮查閱檔案的方便快捷性，提高檔案的利用率，減少人力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用，縮短了檔案信息的檢索時(shí)間，提高工作效率。二是我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存儲(chǔ)、讀取或傳遞信息方便快捷，且保存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，穩(wěn)定性能比較強(qiáng)，這樣就增強(qiáng)了檔案信息化管理的社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍和服務(wù)對(duì)象。高職院?？筛鶕?jù)本學(xué)院教學(xué)任務(wù)形成材料的實(shí)際情況及它們的價(jià)值，參考國(guó)家檔案局、教育部的有關(guān)教學(xué)檔案管理規(guī)定，制定本學(xué)院的教學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限。每年定時(shí)收集各類教學(xué)檔案并進(jìn)行歸檔整理，并且完整、準(zhǔn)確、真實(shí)的生成電子檔案信息庫(kù)。通過(guò)電子檔案信息庫(kù)，可以方便地對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、篩選、比較、統(tǒng)計(jì)和分析，并直接生成工作所需的各種表格和文檔，極大地提高了查借閱檔案的工作效率。

二、加強(qiáng)信息化管理檔案制度的建設(shè)

為使檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，應(yīng)建立健全各項(xiàng)檔案管理制度。根據(jù)工作實(shí)際，本著嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確且針對(duì)性強(qiáng)的客觀要求，制定了立卷歸檔、查借閱、保管、保密、安全等制度以及檔案工作崗位職責(zé)。讓每一位管檔人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。一是根據(jù)我國(guó)《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。二是引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)是逐步向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。要實(shí)行電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，就要有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)借助先進(jìn)的檔案管理軟件，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、加強(qiáng)檔案綜合管理人員的素質(zhì)

對(duì)形成的電子檔案，絕不是只懂得紙質(zhì)檔案管理理論、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是光懂計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的人員所能勝任的，這就對(duì)管理人員提出了更高的要求。目前，許多檔案部門(mén)幾乎沒(méi)有高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才十分缺乏，大部分檔案人員計(jì)算機(jī)技術(shù)水平偏低，盡管單位引進(jìn)了先進(jìn)設(shè)備，但不能充分發(fā)揮作用，根本談不上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。所以要求新時(shí)期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，還需要樹(shù)立檔案管理信息化意識(shí)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，就要有具備現(xiàn)代化管理的人才，管理人員要有較高的知識(shí)層次，能熟練地掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，鼓勵(lì)大家樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，逐步提高對(duì)檔案信息化管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，使檔案管理人員有很強(qiáng)的責(zé)任感與事業(yè)心，做到愛(ài)崗敬業(yè)，堅(jiān)持原則，忠于職守。

總之，加強(qiáng)高校檔案信息化的管理，要從完善檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，提高管檔人員信息化管理水平和綜合素質(zhì)等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理工作才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，在提高教學(xué)質(zhì)量，推動(dòng)教學(xué)改革及發(fā)展等方面發(fā)揮更大的作用。

（作者單位：石家莊信息工程職業(yè)學(xué)院）