淺議大型水電工程建設(shè)檔案管理

杜艦

我國(guó)在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的同時(shí)，對(duì)能源的需求也在日益增長(zhǎng)。目前，能源結(jié)構(gòu)仍以化石能源為主，這與建設(shè)生態(tài)文明國(guó)家，倡導(dǎo)低碳生活的目標(biāo)不相符，需要大力發(fā)展清潔能源，改善能源結(jié)構(gòu)，水電就是可再生的清潔能源。因此，今后較長(zhǎng)一段時(shí)期，水電站建設(shè)將是我國(guó)能源建設(shè)的重點(diǎn)之一，根據(jù)我國(guó)能源規(guī)劃，將在中西部地區(qū)建設(shè)更多的大型水電站。

大型水電站工程，技術(shù)復(fù)雜，投資巨大，建設(shè)周期較長(zhǎng)，安全風(fēng)險(xiǎn)較高，因此，必須加強(qiáng)水電站的建設(shè)管理。提高水電站建設(shè)檔案管理水平，是加強(qiáng)水電站建設(shè)管理的重要措施之一，用“標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化”的檔案管理，促進(jìn)水電站建設(shè)管理水平上臺(tái)階。水電站工程檔案也是大型基建工程的重要組成部分，是水電項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地做好水電工程檔案是水電項(xiàng)目管理的基本要求。

筆者長(zhǎng)期從事水電工程檔案管理工作，參加了長(zhǎng)江三峽工程、湖北清江水布埡水電站、烏江彭水水電站等十余座大中型水電站檔案管理和配合驗(yàn)收工作，結(jié)合檔案管理實(shí)踐，分析了水電工程檔案特點(diǎn)和存在的問(wèn)題，提出了檔案管理的方法和對(duì)策。

一、水電工程建設(shè)檔案的特點(diǎn)

1. 時(shí)間跨度長(zhǎng)，前期論證久

大型水電站工程，一般要經(jīng)歷規(guī)劃、預(yù)可行性研究、可行性研究、實(shí)施階段及工程項(xiàng)目驗(yàn)收階段等，所需時(shí)間短則十年，長(zhǎng)則數(shù)十年，如三峽工程從論證到建成，歷時(shí)一個(gè)世紀(jì)，又如烏江彭水水電站從論證到建成歷經(jīng)30年。水電站這種時(shí)間跨度長(zhǎng)、前期論證久的特點(diǎn)，為水電工程建設(shè)檔案管理增加了不少難度。

2. 技術(shù)資料多、檢查驗(yàn)收多

大型水電站工程，由于地質(zhì)地形復(fù)雜，前期規(guī)劃設(shè)計(jì)審查程序較多，形成了大量的技術(shù)資料和審查文件，檔案管理工作量大。水電站建設(shè)期間，為確保工程質(zhì)量，每道工序、每個(gè)單元工程都要進(jìn)行質(zhì)量檢查，單項(xiàng)工程要進(jìn)行檢查驗(yàn)收，工程完工需進(jìn)行竣工驗(yàn)收，每個(gè)環(huán)節(jié)都將產(chǎn)生檔案資料。

3. 參建單位多、建設(shè)地域廣

大中型水電站工程，技術(shù)復(fù)雜，投資巨大，參建單位既有設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢(xún)、監(jiān)測(cè)等技術(shù)服務(wù)企業(yè)，又有工程施工、設(shè)備制造企業(yè)等，交叉往來(lái)的技術(shù)文件數(shù)量龐大，產(chǎn)生了大量的檔案。水電站工程建設(shè)征地面積很大，移民數(shù)量多，移民檔案數(shù)量巨大。征地補(bǔ)償和搬遷安置，關(guān)系到千家萬(wàn)戶(hù)移民的切身利益，處理不當(dāng)，易造成社會(huì)矛盾，影響庫(kù)區(qū)穩(wěn)定，移民檔案更應(yīng)加強(qiáng)。

二、水電工程建設(shè)檔案管理存在的主要問(wèn)題

1. 專(zhuān)業(yè)檔案人才少，非檔案專(zhuān)業(yè)人員兼職多

通常水電開(kāi)發(fā)企業(yè)在取得某一水電站開(kāi)發(fā)權(quán)后，即在建設(shè)地區(qū)組建該水電站的開(kāi)發(fā)公司作為建設(shè)業(yè)主。由于組建時(shí)間較短，往往不能配備專(zhuān)業(yè)的檔案人才，多數(shù)采用兼職人員承擔(dān)檔案管理，制約了水電工程建設(shè)檔案管理。

2. 硬件不達(dá)標(biāo)，軟件投入少

盡管水電站前期規(guī)劃論證時(shí)間很長(zhǎng)，但開(kāi)發(fā)企業(yè)一旦取得開(kāi)發(fā)權(quán)，組建開(kāi)發(fā)公司到實(shí)質(zhì)開(kāi)工，時(shí)間都較短，電站業(yè)主的管理基地隨著樞紐工程一道開(kāi)工建設(shè)。檔案管理的軟硬件建設(shè)往往滯后，難以給檔案收集整理保管創(chuàng)造較好的環(huán)境。

3. 管理制度健全，管理方式較落后

建設(shè)業(yè)主隨著電站開(kāi)發(fā)組建，機(jī)構(gòu)還在籌備，人員還在調(diào)配，各項(xiàng)管理制度也在制定之中，但與此同時(shí)，隨著水電站前期規(guī)劃設(shè)計(jì)基本完成，轉(zhuǎn)入施工建設(shè)期，正是產(chǎn)生各種技術(shù)文件最多的階段，由于公司的各項(xiàng)制度，包括檔案管理制度也在制度、試用之中，還不夠清晰，管理人員也在熟悉之中，給檔案管理造成了一定混亂。檔案管理剛剛起步，管理方式、管理手段都處于比較落后的狀態(tài)。

三、加強(qiáng)水電工程建設(shè)檔案管理的方法和對(duì)策

1. 精心組織、加強(qiáng)指導(dǎo)、強(qiáng)化監(jiān)督

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化措施。領(lǐng)導(dǎo)重視，是做好水電工程建設(shè)檔案管理工作的前提和保障。任何一項(xiàng)工作，只要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，就能達(dá)到事半功倍的效果，國(guó)家大中型項(xiàng)目檔案管理驗(yàn)收辦法等已為領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作創(chuàng)造了很好的條件。做好工程建設(shè)檔案管理的超前介入，注重源頭管理和全程資料收集整理。實(shí)行“三納入、三同步、四同時(shí)”制度，“三納入”：納入月度、季度、年度計(jì)劃；納入各部門(mén)崗位職責(zé)；納入日常管理?！叭健奔垂こ探ㄔO(shè)進(jìn)度與檔案整編同步，分項(xiàng)分部驗(yàn)收文件材料形成與歸檔同步，工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。“四同時(shí)”指從工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查工程檔案的收集、整理情況；在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)審查、驗(yàn)收檔案內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語(yǔ)。

建立制度，健全體系。實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，明確各級(jí)各部門(mén)分管檔案工作的責(zé)任人，建立覆蓋工程建設(shè)全方位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。一要大力推行檔案管理的考核制度和獎(jiǎng)懲制度，把檔案管理納入部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)績(jī)效考核指標(biāo)，資料歸檔要和項(xiàng)目質(zhì)量一并進(jìn)行考核。二要推行歸檔保證金制度，對(duì)檔案移交期限超過(guò)三個(gè)月的，將扣除部分歸檔保證金；檔案移交期限超過(guò)六個(gè)月的，將對(duì)歸檔直接責(zé)任人處以罰款，對(duì)應(yīng)歸檔而拒不歸檔的項(xiàng)目，除不能進(jìn)行項(xiàng)目決算外，將分別對(duì)項(xiàng)目責(zé)任人和生產(chǎn)單位的檔案責(zé)任人進(jìn)行罰款。三要建立由各參建單位相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，避免建設(shè)檔案的疏漏。

崗位培訓(xùn)，提高素質(zhì)。業(yè)主單位要經(jīng)常性地開(kāi)展對(duì)本單位和各參建單位的檔案專(zhuān)兼職人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，大型水電項(xiàng)目由于自身建設(shè)的特點(diǎn)，每個(gè)工程管理的要求不盡一致，檔案管理的要求和辦法也不盡一致，只有通過(guò)培訓(xùn)，才能統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能達(dá)到檔案的無(wú)障礙通行。

2. 細(xì)化內(nèi)容、全程參入、嚴(yán)格把關(guān)

設(shè)立目標(biāo)、嚴(yán)格要求。大型水電工程立項(xiàng)伊始，就要明確檔案管理目標(biāo)要求，即工作程序化，資料標(biāo)準(zhǔn)化，操作規(guī)范化。大型水電站工程檔案子項(xiàng)多，檔案數(shù)量巨大，內(nèi)容豐富，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，并且涉及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、制造、監(jiān)測(cè)、檢驗(yàn)等眾多參建單位。檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，各參建單位之間存在互動(dòng)承繼關(guān)系，用規(guī)范的檔案管理行為推動(dòng)各參建單位，促進(jìn)提高水電站建設(shè)管理水平。

明確內(nèi)容，分類(lèi)細(xì)化。水電站工程檔案按時(shí)序可分為項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目施工階段和項(xiàng)目階段驗(yàn)收及竣工驗(yàn)收階段三類(lèi)。項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的文件以地質(zhì)勘察資料和規(guī)劃設(shè)計(jì)技術(shù)報(bào)告及審查意見(jiàn)批文為主。項(xiàng)目施工階段以施工圖技術(shù)資料和現(xiàn)場(chǎng)的地質(zhì)、日志、檢驗(yàn)、變更資料為主。項(xiàng)目階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收階段以各項(xiàng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告為主。業(yè)主單位檔案部門(mén)應(yīng)詳細(xì)了解各參建方形成的資料種類(lèi)，制定詳細(xì)的歸檔內(nèi)容及保管期限表，并嚴(yán)格按此實(shí)施。

全程參入，爭(zhēng)取主動(dòng)。實(shí)施全過(guò)程管理，檔案管理人員全程參入工程的前期準(zhǔn)備、實(shí)施建設(shè)和竣工驗(yàn)收三個(gè)重要階段。在工程檔案形成、收集、整理過(guò)程中，注意上下協(xié)調(diào)，及時(shí)與參建單位溝通，提前了解工作動(dòng)態(tài)，全程跟蹤工程進(jìn)度，提前掌握檔案產(chǎn)生的源頭。檔案管理貴在持之以恒，隨收集，隨整理，不積壓，將龐大紛雜的檔案工作化為日常工作中的涓涓細(xì)流，歷久成潭。

關(guān)鍵環(huán)節(jié)，嚴(yán)格把關(guān)。嚴(yán)把日常管理關(guān)，做到檔案收集整理與工程進(jìn)度緊密結(jié)合。嚴(yán)把工程竣工驗(yàn)收關(guān)，在竣工驗(yàn)收階段，各管理部門(mén)和檔案管理人員把好驗(yàn)收關(guān)，對(duì)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工資料等認(rèn)真審查。嚴(yán)把案卷質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)格按檔案管理相關(guān)規(guī)定，做到檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，統(tǒng)一檔案管理應(yīng)用軟件，進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助立卷，狠抓立卷質(zhì)量。

水電工程建設(shè)檔案忠實(shí)地記錄了工程建設(shè)的全過(guò)程，不僅為工程建成后的日常運(yùn)行管理提供查考、為工程的檢修維護(hù)提供依據(jù)，而且為水電工程建設(shè)積累了寶貴的參考資料，是不可再生的重要史料資源，因此，工程建設(shè)管理者和檔案工作者都應(yīng)該站在對(duì)歷史、對(duì)工程負(fù)責(zé)的高度切實(shí)做好檔案管理。

（作者單位：長(zhǎng)江勘測(cè)規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院檔案室）