科學管理視域下的中學生學籍檔案管理論述

摘 要：中學生學籍檔案全面記錄了學生各個方面的基礎(chǔ)信息，是學情分析、教育教學和學校管理的重要依據(jù)。本文以科學管理為視角，首先分析了中學生學籍檔案管理的現(xiàn)實特點以及科學檔案管理的現(xiàn)實要求，基于這一要求，有針對性地提出了中學生學籍檔案科學管理的具體路徑策略，對提升中學生學籍檔案管理能力、服務(wù)教育改革發(fā)展具有積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：學籍檔案；檔案管理；精細化；規(guī)范化

概述

學籍即作為某校學生的資格，是學生屬于學校法律上的身份或資格。2013年9月1日，我國初步建立了覆蓋全國的學生學籍信息管理系統(tǒng)。自此，每名中小學生均擁有其終身使用的學籍編碼（即學籍號），建立了學生電子學籍檔案。記錄學籍號、姓名、性別、班級、身份證、入學年月等，全面記錄并反映學生重要的基礎(chǔ)信息。山東省聊城第三中學始建于1953年，是山東省首批省級重點中學，現(xiàn)有聊城三中本部和開發(fā)區(qū)校區(qū)，在校生規(guī)模達6000余人。近年來，聊城第三中學始終堅守“為黨育人、為國育才”的初心，秉承對全體學生負責的理念，始終不斷探索，改革創(chuàng)新，培養(yǎng)了一大批“五育并舉”的好學生。近年來，山東省聊城第三中學始終堅持科學管理目標，積極做好學生學籍注冊、信息補充、安全管理和高效利用，為學校教育教學和日常管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1 中學生學籍檔案科學管理特點

根據(jù)教育部印發(fā)的《中小學生學籍管理辦法》規(guī)定，學生學籍實行全國學籍號一人一號，終身不變，自學生入學之日起一個月內(nèi)建立，并采取信息化管理方式，由學校實施?？梢姡瑥膬?nèi)容、形成及管理、利用等方面，從科學管理視角來看，中學生學籍檔案管理具有四個特征。

1.1 內(nèi)容上的法定性

根據(jù)《檔案法》《中小學生學籍管理辦法》《山東省普通中小學學籍管理規(guī)定》的相關(guān)規(guī)定，學籍檔案是指能夠證明或反映學生屬于學校法律上的身份或資格、具有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。具體來說，主要包括：姓名、身份證號、學號、學籍、入學時間、民族等學籍基礎(chǔ)信息及變動情況；戶籍證明、休學或轉(zhuǎn)學申請等學籍信息證明材料；學業(yè)考試信息、社會實踐情況、體育技能或藝術(shù)特長等綜合素質(zhì)發(fā)展報告；體檢、體質(zhì)測試及預(yù)防接種信息；獲獎信息資料；生活補助、國家助學金、免學雜費等受資助信息以及學籍主管部門要求的其他信息。這七種學籍檔案內(nèi)容是由具體的部門規(guī)章或地方性部門規(guī)章規(guī)定的，具有法定性。

1.2 形成上的累積性

中學生學籍檔案自其入學報到建立學籍之始，直至其完成中學階段學業(yè)，在此期間產(chǎn)生、屬于學籍特性、具有保存價值的均屬于學籍檔案。具體來說，從形成上來看，學籍檔案經(jīng)歷起始、積累階段。從起始階段來看，學籍檔案主要是指學籍建立時產(chǎn)生的基礎(chǔ)信息資料，其中初一、高一年級學生學籍接續(xù)上一學段學籍信息，并根據(jù)新的學制做好學籍檔案基礎(chǔ)資料的收集、完善與審核，并在規(guī)定時間內(nèi)報主管教育行政部門確認。積累階段，主要是指基礎(chǔ)信息資料建成后，其三年學制完成階段所產(chǎn)生的學籍信息證明材料、綜合素質(zhì)報告資料、獲獎資料、受資助資料以及轉(zhuǎn)學、復學、退學等特殊情形產(chǎn)生的，均屬于學籍檔案收集管理范疇，具有時間上的積累特點。

1.3 管理上的復雜性

根據(jù)《山東省普通中小學學籍管理規(guī)定》，中學學籍檔案包括電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案管理使用省統(tǒng)一學籍管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案則由學校管理。從管理內(nèi)容上，學籍檔案具有形成上的累積性、來源上的分散性，跨度時間長，通常以三年一個學制為管理周期，學籍資料來源于學校的黨委辦、各年級部、學生發(fā)展中心、教學發(fā)展中心、財務(wù)結(jié)算中心（如助學金等資助類資料）、團委等多個部門。而且，在一個學制中，學生可能會發(fā)生轉(zhuǎn)學、休學、復學、退學、升級、留級、跳級、畢業(yè)、結(jié)業(yè)或肄業(yè)等不同情況，需要及時做好學籍檔案的收集、管理。因此，無論是從學籍檔案形成周期、管理方式及內(nèi)容變化來看，管理難度大，需要投入更多精力。此外，學籍檔案中身份證號、成績、評語等屬于個人隱私，私密性強[1]。

1.4 利用上的價值性

中學生學籍檔案在素質(zhì)教育過程中發(fā)揮著十分重要的作用[2]。高一年級學生來自市內(nèi)各所中學，前期學情掌握不全面，通過調(diào)閱新生入學學籍資料，能夠全面了解各個學科，尤其是學生的專業(yè)特長，為高年級分科提供重要參考。此外，聊城三中還設(shè)有青海班，通過青海班學生學籍分析，為后期該班招生提供參考。為素質(zhì)教育評估提供依據(jù)。聊城三中堅持“尖子生是培養(yǎng)出來的”，對尖子生因材施教，經(jīng)過學籍檔案中成績、獲獎等相關(guān)資料分析，評估每個學年“尖子生”培養(yǎng)效果。此外，學籍檔案也為班主任管理提供重要支撐。學籍檔案反映學生入學成績、學科或其他專長，家庭情況等，這些信息能夠為班主任管理學生提供重要支撐。根據(jù)學籍檔案掌握學生之前是否有擔任過班干部經(jīng)歷，從而為其入學后班主任決定參選與否提供重要參考。因此，做好中學生學籍檔案管理意義重大。

2 中學生學籍檔案科學管理要求

“科學管理之父”泰勒倡導的科學管理理論的核心是如何提高生產(chǎn)效率[3]?，F(xiàn)代管理學理論認為，科學管理是一種思想、觀念和具體操作規(guī)程，其第一層次是規(guī)范化管理，第二層次是精細化管理，第三層次是個性化管理[4]。其中規(guī)范化是基本要求，精細化是根本要求，而個性化則是具體要求。

2.1 規(guī)范管理要求

作為科學管理的基礎(chǔ)，規(guī)范管理制度是保證中學生學籍檔案高效安全管理的保障。要從制度上實現(xiàn)規(guī)范管理，就要滿足規(guī)范管理的制度性、可操作性和適用性的具體要求。一是制度性要求。就是指通過明確的具體規(guī)定、標準或規(guī)范來管控或約束中學生學籍檔案管理具體的組織行為。制度性要求又涵蓋了制度的全面性、權(quán)威性和可執(zhí)行性。其中制度的全面性，就是要求管理中學生學籍檔案管理制度既要有檔案收集、鑒定、整理、檢索、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)性制度，也要有保密、借閱、安全等管理性制度。權(quán)威性就是要求管理中學生學籍檔案制度由權(quán)威機構(gòu)制定，如各級人大、檔案或教育主管部門，具有立法權(quán)、部門規(guī)章制定權(quán)的機構(gòu)，確保學生學籍檔案管理規(guī)范具有合法性與合理性。實用性要求，就是要求制度制定要與實際要求相契合，明確學生學籍檔案管理各環(huán)節(jié)流程和具體操作方法，便于實際執(zhí)行。二是可操作性要求。規(guī)范管理制度的最終落腳點是要能夠執(zhí)行和實施，這是確保中學生學籍檔案科學管理的關(guān)鍵?？刹僮餍砸笥趾w了制度的可執(zhí)行性、可監(jiān)控性和可調(diào)整性。其中可執(zhí)行性是要能夠?qū)嶋H操作和要求落實到中學生學籍檔案管理的具體工作中去?？杀O(jiān)控性則是從制度的評估角度要求，即要能夠通過一定監(jiān)控手段評估制度執(zhí)行的效率效果效益?？烧{(diào)整性則是要求中學生學籍檔案管理制度要能夠根據(jù)檔案管理情況、教育教學環(huán)境以及信息技術(shù)的情況變化，及時做出調(diào)整和變更，始終要保障規(guī)范跟得上時代和檔案發(fā)展的腳步。

2.2 精細管理的要求

精細管理的本質(zhì)意義在于對管理目標分解、細化并落實，是一種理念，也是一種文化。具體到中學生學籍檔案精細化管理則要求：一要目標明確。包括戰(zhàn)略明晰、指標明細，即中學生學籍檔案管理在教育教學中的使命定位、角色擔當，并將其作為指導中學生學籍檔案管理的價值指引。指標明細則是要求把中學生學籍檔案具體管理指標量化、細化至季度、年度及崗位。二要職責清晰。中學生學籍檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)性工作，是學生求學、就業(yè)的重要保障，學籍檔案管理責任重大。要明確教育行政主管單位、學校、學籍部門等主管、領(lǐng)導和直接責任，厘清工作職責，做到權(quán)責相統(tǒng)一。三要流程規(guī)范。中學生學籍檔案與其他檔案管理流程相似，包括收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計八個主要環(huán)節(jié)。再按照每個環(huán)節(jié)梳理其業(yè)務(wù)流程，并具體執(zhí)行。整理包括確定保管期限—分類—編制頁碼—裝訂—組卷排序—蓋檔號章—電腦著錄—裝盒排架—打印目錄—編制檢索工具（見圖1）。

2.3 個性管理要求

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息數(shù)量、形態(tài)及需求實現(xiàn)都發(fā)生了巨大變化。檔案信息呈現(xiàn)爆炸式增長，檔案信息需求多元，且檢索、查詢要求更加精準。因此，檔案信息個性化服務(wù)有其必然性[5]，檔案工作肩負著“為國守史、為黨管檔、為民服務(wù)”的神圣職責使命。中學生學籍檔案管理也要始終堅持以服務(wù)教學、服務(wù)學生為價值導向。個性管理要求中學生學籍檔案管理在時空、對象、內(nèi)容上的個性化。時空的個性化是指能夠滿足學校、學生或其他機構(gòu)跨時間、跨地域、跨部門管理利用，突破傳統(tǒng)時空限制。對象的個性化是指中學生學籍檔案管理能夠滿足不同機構(gòu)、群體及用戶需求。內(nèi)容的個性化則是要求檔案管理信息更加精細，符合不同群體的差異化需求。

3 中學生學籍檔案科學管理路徑

學籍檔案在學校管理與教育教學方面發(fā)揮著日益重要的作用[6]，加強學籍檔案管理與開發(fā)利用，要從科學管理的三個層次持續(xù)發(fā)力，不斷提升中學生學籍檔案科學管理的能力和水平。

3.1 夯實規(guī)范管理基礎(chǔ)

從制度性、可操作性兩個方面夯實中學生學籍檔案規(guī)范管理基礎(chǔ)。

3.1.1從制度的全面、權(quán)威和可執(zhí)行方面完善中學生學籍檔案管理制度。根據(jù)《檔案法》《中小學生學籍管理辦法》《山東省普通中小學學籍管理規(guī)定》，由省人大或省檔案、教育主管部門出臺更為權(quán)威、細致的學籍檔案管理規(guī)定，增強制度的剛性約束。要結(jié)合檔案管理實際，從學籍檔案行政管理、業(yè)務(wù)管理等方面全面細化，確保制度的可執(zhí)行性。

3.1.2信息技術(shù)的應(yīng)用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，要以學籍檔案管理信息系統(tǒng)（見圖2）為基礎(chǔ)，建立健全學生學籍檔案管理信息系統(tǒng)。整合學生檔案、學籍、成績管理于一體，運用現(xiàn)代技術(shù)，提高學籍檔案管理效率。此外，還要加強學籍檔案管理工作綜合考核評估，根據(jù)考核評估優(yōu)化規(guī)范管理基礎(chǔ)。

3.2 注重精細管理核心

3.2.1明確目標。中學生學籍檔案管理戰(zhàn)略目標就是要堅持“為國守史、為黨管檔、為民服務(wù)”，近期目標就是要努力實現(xiàn)中學生學籍檔案管理的規(guī)范化、精細化、個性化，不斷提升中學生學籍檔案科學化水平。階段性目標就是要確保學籍檔案完整收集、準確鑒定、規(guī)范整理、安全保管、精準檢索、豐富編研、高效利用和全面統(tǒng)計等具體業(yè)務(wù)目標。

3.2.2分級管理。中學生學籍檔案管理始終堅持黨的領(lǐng)導，實行屬地管理、分級負責管理體制，省市縣三級教育行政主管部門具體承擔統(tǒng)籌、指導、落實，學校負責本校學生學籍檔案建立、管理、報備等常規(guī)性工作。進一步規(guī)范中學生學籍檔案的收集、整理等業(yè)務(wù)流程，運用學籍管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)精細化管理。按照《檔案法》《檔案法實施條例》，最終實現(xiàn)電子學籍檔案單一管理，實現(xiàn)電子學籍檔案單一制。

3.3 把握個性管理要求

要圍繞教育教學升學就業(yè)等加強中學生學籍檔案個性化管理。

3.3.1建立學籍檔案信息化管理平臺，把學籍信息全部錄入平臺。同時，按照“存量數(shù)字化”要求，把歷史上的館藏學籍檔案數(shù)字化，再逐一錄入數(shù)據(jù)庫。根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)中賦予不同人員不同查閱權(quán)限，使學籍檔案查詢檢索利用實現(xiàn)自主化，突破物理空間和時間限制。

3.3.2加強中學生學籍檔案編研工作。提供更多高質(zhì)量的檔案編研產(chǎn)品，為教育教學和管理提供服務(wù)。此外，還要注重信息技術(shù)應(yīng)用下的學籍檔案安全管理，引入大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)，在滿足個性服務(wù)的同時，確保中學生學籍檔案的安全管理。

參考文獻

[1]郭建玲.推進學籍檔案工作規(guī)范化、標準化[J]就業(yè)與保障，2007（4）：47-48.

[2]謝素純.學籍檔案：廣雅中學用活了[J]廣州檔案，2000（4）：15-16.

[3]傅建興.論泰勒的“科學管理”理論在學校的應(yīng)用[J]福建教育學院學報，2004（6）：108-109.

[4]李成冰，陸成之.試論會計工作規(guī)范化與精細化管理[J]現(xiàn)代金融，2009（5）：41-42.

[5]唐韶榮.信息時代檔案管理個性化服務(wù)探索[J]光盤技術(shù)，2008（7）：20.

[6]梁頌華.學校學籍檔案管理及開發(fā)利用探討[J]辦公室業(yè)務(wù)，2015（6）：51-52.

作者簡介：李新（1971.6—），大學學歷，山東省聊城第三中學館員，主要從事普通高中檔案管理、利用及創(chuàng)新研究。