關(guān)于住房保障檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)的思考

摘 要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和人民生活水平的不斷提高，國家對于保障性住房建設(shè)的力度也在不斷加大。其中產(chǎn)生的住房保障檔案記錄著各方面過程的重要信息，管理好如此龐大的數(shù)據(jù)尤為重要。在新時(shí)代信息化發(fā)展背景下，本文圍繞住房保障檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)的中心思想，在管理體系、技術(shù)應(yīng)用、干部培養(yǎng)、安全防護(hù)等方面對于加強(qiáng)住房保障檔案的精細(xì)化管理，推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)行全面分析并提出針對性措施，確保新形勢下住房保障檔案能夠被收集好、保管好、利用好，進(jìn)而推動(dòng)整體行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：住房保障檔案；數(shù)字化轉(zhuǎn)型

住房保障檔案記錄著各項(xiàng)住房保障管理工作中產(chǎn)生的文字、圖表、數(shù)據(jù)、照片、聲像等多元化信息，蘊(yùn)含較大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與社會(huì)效益，對于推進(jìn)工作順利開展有著重要意義。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸在各行各業(yè)得以普及，住房保障業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用產(chǎn)生了大量的電子化數(shù)據(jù)信息，利用新興技術(shù)實(shí)現(xiàn)海量電子文件的精細(xì)化管理、提高安全化水平已成為重中之重。但是目前仍然存在思維不先進(jìn)、人員不專業(yè)、技術(shù)不達(dá)標(biāo)、安全難保障等各個(gè)方面的問題，需要有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)牢固樹立檔案“存史資政育人”的意識，不斷更新發(fā)展思路，緊握時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，全面應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，積極探索新時(shí)代住房保障檔案發(fā)展新模式。

1 住房保障檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型綜述

住房保障是國家實(shí)現(xiàn)城市高質(zhì)量發(fā)展，幫助生活困難居民設(shè)置的社會(huì)性保障制度與政策，生成的相關(guān)保障體系資料是保障對象合法權(quán)益的重要憑證根據(jù)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)住房保障檔案高效安全管理極為重要，也是促進(jìn)城市和諧發(fā)展的關(guān)鍵舉措。

1.1 住房保障檔案的特點(diǎn)

住房保障檔案大致分為兩個(gè)層次。一方面是以每家每戶為組織保障對象的個(gè)人資料。目前細(xì)分為廉租房、經(jīng)濟(jì)房、限價(jià)房，大多由申請、初審、復(fù)審、實(shí)施保障等相關(guān)檔案資料組成。另一方面是以保障單位為主的業(yè)務(wù)檔案。主要來源于在相關(guān)保障提供過程中產(chǎn)生的文字信息、圖表數(shù)據(jù)，其中包含了文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等。其特點(diǎn)主要有：一是專業(yè)性。住房保障檔案的生成、管理、分類、利用具有固定的格式及嚴(yán)格的辦理流程，是專業(yè)類檔案的重要組成部分。二是動(dòng)態(tài)性。住房保障工作面對的群體人口數(shù)量、收入情況、住房情況都具有動(dòng)態(tài)性，獲得保障的權(quán)限也不是終身使用，加之國家社會(huì)層面上政策制度、準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的不斷發(fā)展和完善，檔案內(nèi)容也在隨時(shí)發(fā)生變化，從而需要實(shí)時(shí)更新補(bǔ)充，調(diào)整完善，進(jìn)而保障其真實(shí)性、完整性。三是實(shí)用性。住房保障的準(zhǔn)入門檻與申請材料的審定以及受保障人員資格審查與退出機(jī)制的完善，都需要完整系統(tǒng)的檔案資料作為參考依據(jù)。相關(guān)單位機(jī)構(gòu)可通過利用電子檔案來掌握相關(guān)材料處理情況，并進(jìn)行全面深入統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而為下一步工作開展與宏觀調(diào)控提供決策參考[1]。

1.2 住房保障檔案規(guī)范化管理的必要性

目前住房保障管理工作開展較為廣泛，管理范圍也在逐漸擴(kuò)大。但是在實(shí)際工作開展過程中對于受保障對象的資料審核成為必要的程序，并且紙質(zhì)版檔案審核過程效率極低，且安全性難以得到保障，為整體行業(yè)的發(fā)展帶來了極大的制約。在數(shù)字中國建設(shè)整體布局及規(guī)定目標(biāo)設(shè)定的背景下，構(gòu)建住房保障檔案高效安全管理體系與國家政策相一致，相關(guān)工作有著良好的發(fā)展環(huán)境。通過利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，一是減少檔案管理的工作量。相關(guān)工作由線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上，將工作人員從繁重復(fù)雜的環(huán)境中解脫出來，真正由文件庫房管理時(shí)代轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案為主的信息化時(shí)代，進(jìn)一步提高了工作效率和工作質(zhì)量，也提高了檔案管理的安全性，在宏觀層面上實(shí)現(xiàn)了綜合性管控的目標(biāo)。二是滿足住房保障工作的需求。目前住房保障網(wǎng)點(diǎn)遍布各個(gè)街道，參與審核的部門及人員較多，時(shí)間較長，工作復(fù)雜度日趨增加。在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，通過建立檔案資源一體化共享利用平臺，可實(shí)現(xiàn)多家單位、多個(gè)網(wǎng)點(diǎn)、多個(gè)地區(qū)之間的互聯(lián)互通。大大縮短了材料初審、復(fù)審等一系列流程的辦理時(shí)間，真正做到了“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”。對于相關(guān)部門的社會(huì)群眾滿意度的提升也起著積極的推動(dòng)作用[2]。

2 住房保障檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的問題與挑戰(zhàn)

2.1 管理機(jī)制的完善度不夠

一是思維意識問題。大多社會(huì)保障部門工作涉及范圍廣、內(nèi)容復(fù)雜，對于資料收集整理、歸檔利用的工作認(rèn)知有缺陷，相關(guān)管理人員形式化開展檔案工作，甚至尚未設(shè)置專門的檔案部門，關(guān)鍵檔案信息資料被隨意放置，嚴(yán)重影響了其真實(shí)性和完整性[3]。二是管理機(jī)制問題。部分單位沒有根據(jù)上級指示要求與實(shí)際工作需求制定科學(xué)合理的檔案管理制度，對管理人員的約束力度不夠，同時(shí)也使得住房保障檔案的收集整理、分類存放、安全保管、共享利用流程銜接不順暢，在宏觀上無法進(jìn)行數(shù)字化加工與信息化管理，轉(zhuǎn)型升級力度不夠，領(lǐng)導(dǎo)者與工作人員的執(zhí)行能力比較差，影響了整體工作的效率。三是行業(yè)規(guī)劃問題。大多住房保障相關(guān)部門對于檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型組織建設(shè)不夠，缺少統(tǒng)籌規(guī)劃與目標(biāo)責(zé)任制，整體推動(dòng)力度有待加強(qiáng)。

2.2 管理人員專業(yè)度不夠

在住房保障檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型道路上專業(yè)人才的配置尤為重要。但是目前住房保障相關(guān)部門能夠滿足電子檔案信息化管理、智慧化共享應(yīng)用的人員少之又少。部分單位由年齡偏大、即將退休的干部進(jìn)行簡單管理或者由辦公室人員負(fù)責(zé)。管理人員大多身兼數(shù)職，缺乏檔案專業(yè)理論知識和信息化技術(shù)應(yīng)用技能。導(dǎo)致數(shù)字化加工、電子文件歸檔分類、涉密檔案處理等事項(xiàng)無從處理，致使住房保障檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級停留在紙質(zhì)和電子檔案互補(bǔ)階段，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足信息技術(shù)對檔案的管理和利用需求，在一定程度上限制了住房保障電子檔案工作的發(fā)展空間。與此同時(shí)，大多住房保障部門對于干部隊(duì)伍的培養(yǎng)力度不足，沒有設(shè)置檔案工作繼續(xù)教育實(shí)施方案，使整體綜合素質(zhì)水平提升速度較慢，難以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，在一定程度上也制約了未來檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。

2.3 系統(tǒng)功能共享度不夠

一是軟硬件設(shè)備方面。由于住房保障單位對于檔案工作重視程度不夠，“重建設(shè)、輕管理”思想嚴(yán)重。沒有設(shè)置檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的專項(xiàng)資金，專業(yè)存儲器、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置不夠完善，管理利用過程中的計(jì)算機(jī)終端數(shù)量及專業(yè)度遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求。尤其在基層單位，受資金影響導(dǎo)致數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作開展極為緩慢，無法充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢。二是數(shù)字化加工方面。由于住房保障業(yè)務(wù)量大，數(shù)字化加工工作長期未開展，導(dǎo)致庫房內(nèi)積壓了大量的紙質(zhì)文件，甚至存在丟失、破損等問題，使其數(shù)字化難度大大增加。三是共享水平低。住房保障工作涉及多個(gè)部門，對于檔案管理利用平臺建設(shè)往往是“各自為政”，自主采購開發(fā)相應(yīng)的管理系統(tǒng)，雖然互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)行業(yè)全覆蓋，但是由于底層構(gòu)架、功能研發(fā)、開發(fā)語言的不統(tǒng)一使系統(tǒng)平臺難以實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，信息“孤島”現(xiàn)象尤為明顯，檔案利用服務(wù)效果大打折扣。

2.4 管理流程安全度不夠

在硬件方面，大多數(shù)部門在住房保障檔案系統(tǒng)平臺開發(fā)過程中未考慮其安全性能，對于安全設(shè)備的配套采購工作有所缺失。致使檔案數(shù)據(jù)資源庫暴露在互聯(lián)網(wǎng)上，極易因服務(wù)器漏洞、兼容性差、計(jì)算機(jī)病毒、社會(huì)不法分子惡意訪問等問題使信息遭到竊取、篡改、丟失、泄露，在一定程度上制約了檔案數(shù)字化的進(jìn)程。在安全措施方面，由于住房保障檔案利用率較高，私密性較強(qiáng)，在管理員及廣大用戶查詢利用過程中沒有使用相應(yīng)的安全防護(hù)手段，共建共享過程中數(shù)據(jù)的傳輸沒有進(jìn)行加密，極大地增加了檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)。

3 住房保障檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型未來優(yōu)化路徑

3.1 提高重視程度，建立健全管理體系

3.1.1提高重視程度。住房保障相關(guān)部門要時(shí)刻關(guān)注檔案工作，并將其與住房保障工作同規(guī)劃、同部署、同發(fā)展，堅(jiān)決杜絕流于表面形式的開展工作。同時(shí)要加強(qiáng)組織建設(shè)，成立住房保障檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。設(shè)置檔案管理業(yè)務(wù)科室，集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)本單位、本行業(yè)檔案工作，圍繞“三定方案”進(jìn)一步明確工作職責(zé)、細(xì)化任務(wù)分工。建立科學(xué)的考核辦法，搞好平時(shí)督促檢查，確保檔案工作落到實(shí)處。設(shè)置科學(xué)合理的住房保障機(jī)制，科學(xué)合理規(guī)劃管理制度，優(yōu)化檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型管理模式。在頂層設(shè)計(jì)層面給予檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作政策制度支持、財(cái)政資金支持、人力資源支持[4]。

3.1.2健全制度建設(shè)。住房保障檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》與住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部印發(fā)的《住房保障檔案管理辦法》，結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際與未來發(fā)展規(guī)劃，有針對性地制定并完善各項(xiàng)規(guī)章制度，如《住房保障檔案信息化管理制度》《涉密電子檔案文件處理規(guī)范》《電子檔案信息共享制度》《住房保障檔案重大事項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案》等制度。在住房保障檔案歸檔范圍、信息化管理、共享化利用、全方位監(jiān)督等業(yè)務(wù)流程上做到有法可依、有章可循，提高住房保障檔案管理效率及共建共享的安全合理性。

3.2 優(yōu)化培養(yǎng)方案，全面打造干部隊(duì)伍

3.2.1加大人才引進(jìn)力度。結(jié)合本單位檔案崗位需求情況及匹配漏洞，面向社會(huì)高校、人力資源中心、企業(yè)等定向招聘既懂得檔案管理知識，又熟悉現(xiàn)代技術(shù)管理技能的高素質(zhì)、復(fù)合型人才，為本單位檔案工作注入新的活力與新鮮血液，不斷優(yōu)化干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，進(jìn)而為推進(jìn)住房保障檔案服務(wù)建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的人力資源保障。

3.2.2加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度。要把握住房保障檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的要求，把檔案信息化干部人才培養(yǎng)列入本單位工作計(jì)劃，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請業(yè)內(nèi)專家、高校教授進(jìn)行理論教學(xué)。同時(shí)派遣本單位檔案業(yè)務(wù)骨干前往發(fā)達(dá)地區(qū)學(xué)習(xí)檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)，搭建交流平臺，充分調(diào)動(dòng)工作積極性和主動(dòng)性，開拓視野、取長補(bǔ)短，進(jìn)而全方位地提高檔案管理能力與信息化應(yīng)用能力[5]。

3.3 升級系統(tǒng)功能，著力加強(qiáng)互聯(lián)互通

3.3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。住房保障部門要向上級主管單位定期匯報(bào)檔案工作情況，對于檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性與重要性形成報(bào)告提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；申請檔案數(shù)字化專項(xiàng)資金，配備檔案現(xiàn)代化管理必備的服務(wù)器、存儲器、掃描儀等實(shí)用性強(qiáng)、專業(yè)度高的硬件設(shè)備，為后期管理利用工作提供良好支撐。

3.3.2引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。住房保障檔案工作領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員要深入調(diào)研行業(yè)內(nèi)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用情況，并根據(jù)自身需求引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、區(qū)塊鏈等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案文件在線歸檔、高速檢索、快捷利用，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源現(xiàn)代化管理水平和管理效率。

3.3.3實(shí)現(xiàn)共建共享。以住房保障主管部門為核心，在區(qū)域內(nèi)建立檔案管理利用平臺，選擇行業(yè)內(nèi)先進(jìn)的系統(tǒng)架構(gòu)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)海量檔案信息的在線共享與業(yè)務(wù)協(xié)同，整合多方力量促進(jìn)住房保障檔案信息資源的匯聚。同時(shí)要充分利用某信小程序、App等手段促進(jìn)檔案查詢“網(wǎng)上辦、掌上辦”，進(jìn)而提升社會(huì)影響力及群眾滿意度。

3.4 應(yīng)用多方手段，切實(shí)構(gòu)建安全保障

3.4.1住房保障相關(guān)部門要在系統(tǒng)平臺建設(shè)、優(yōu)化升級過程中高度重視安全工作。采購安全網(wǎng)關(guān)、雙機(jī)熱備、漏洞掃描、日志審計(jì)等安全硬件設(shè)備，確保所有計(jì)算機(jī)管理終端安裝殺毒軟件，并定期更新病毒庫。為住房保障檔案的收集、整理、利用、存儲等流程提供安全可靠的運(yùn)行環(huán)境。

3.4.2在對外共享利用服務(wù)過程中，要應(yīng)用身份識別、人臉驗(yàn)證、電子簽章、加密傳輸、數(shù)據(jù)安全標(biāo)識等關(guān)鍵技術(shù)。對各個(gè)服務(wù)終端及相關(guān)部門信息傳輸下載接口進(jìn)行管理，全面加強(qiáng)敏感及隱私數(shù)據(jù)的安全保護(hù)工作，避免惡意程序及木馬在檔案應(yīng)用過程中被植入管理系統(tǒng)。同時(shí)要定期開展檔案數(shù)據(jù)庫異質(zhì)備份和異地備份工作，派出工作人員前往容災(zāi)備份中心將檔案數(shù)據(jù)安全存放并做到定期更新，防止因地震、火災(zāi)等安全事故造成不可逆的傷害與損失。

結(jié)語

住房保障檔案是極為重要的民生檔案，涉及廣大低收入群體的住房問題，作為住房保障相關(guān)部門要充分重視檔案工作，緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，積極應(yīng)用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)，構(gòu)建全新科學(xué)信息化的檔案管理體系，加快住房保障檔案信息的共享，管理好、利用好檔案資源，使其為住房保障工作提供“檔案力量”。

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作者簡介：徐文靜（1986—），大學(xué)學(xué)歷，山東省臨沂市供熱和住房保障中心館員，主要從事檔案管理研究。