信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略研究

摘 要：信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)涵發(fā)生了變化，需要推進(jìn)服務(wù)理念、技術(shù)、行為和方法的創(chuàng)新。在這一變革過程中，需要以檔案治理體系、資源體系、利用體系、人才體系為著力點(diǎn)，在堅(jiān)持信息化路徑、數(shù)據(jù)系統(tǒng)、安全底線、服務(wù)中心上持續(xù)發(fā)力，推動機(jī)關(guān)檔案管理取得新成效。

關(guān)鍵詞：信息化；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；創(chuàng)新

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案是黨和國家“記憶”的重要組成部分，在民族復(fù)興和強(qiáng)國建設(shè)中發(fā)揮著不可替代的作用。在信息化背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理面臨著新情況和新問題，要把握好技術(shù)革命帶來的新機(jī)遇，主動作為，迎難而上，以新思維提升管理效果，實(shí)現(xiàn)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。

1 信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)涵和必要性

在新技術(shù)的影響下，需要明晰機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)涵，才能更好地明確發(fā)展思路。

1.1 檔案管理創(chuàng)新的主要內(nèi)涵

一是利用服務(wù)理念的創(chuàng)新。信息化助推服務(wù)理念的提檔升級，實(shí)現(xiàn)信息的快速精準(zhǔn)到位，滿足了用戶對檔案資源的需求。同時(shí)，檔案利用服務(wù)的重心發(fā)生重大變化，檔案信息資源數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)存儲海量化、服務(wù)快捷智能化成為新的發(fā)展方向，更好適應(yīng)了用戶對個(gè)性化的要求。二是利用服務(wù)技術(shù)的創(chuàng)新。借助5G、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)，加速推進(jìn)智慧檔案管理建設(shè)，不斷為檔案治理賦能，檔案的開放性、廣泛性、互動性不斷增強(qiáng)。比如文檔一體化系統(tǒng)融合新技術(shù)，使檔案信息利用流程更為簡化，勞動成本更低，工作效率提升，與數(shù)字政府建設(shè)更加契合。三是檔案服務(wù)行為的創(chuàng)新。檔案從被動查詢到主動服務(wù)是新時(shí)代機(jī)關(guān)檔案的突出特點(diǎn)。比如AI+檔案的應(yīng)用場景日益豐富，在檔案開放審核、數(shù)字化成果處理、輔助檔案整理、檔案智能檢索、輔助檔案編研、聲像檔案處理、輔助接待利用等方面顯示出獨(dú)特優(yōu)勢，應(yīng)該說AI在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用場景還是比較豐富的。四是管理制度和方法的創(chuàng)新。著力推進(jìn)制度規(guī)范和管理方法創(chuàng)新，打造新的治理渠道，使檔案治理模式更適應(yīng)現(xiàn)代機(jī)關(guān)運(yùn)行要求，真正發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)運(yùn)行中的作用。同時(shí)，建立制度化的人才培養(yǎng)模式，提升機(jī)關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)程度，全面優(yōu)化檔案管理效益。

1.2 檔案管理創(chuàng)新的必要性

一是時(shí)代所需。隨著互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的深入發(fā)展與應(yīng)用，原有的社會生產(chǎn)生活方式正發(fā)生著深刻變革。機(jī)關(guān)檔案作為真實(shí)、可靠、權(quán)威和具憑證性的原生信息資源，以一種全新的方式服務(wù)于社會，而“信息化+檔案”則是機(jī)關(guān)檔案管理的發(fā)展趨勢，“數(shù)字檔案室”應(yīng)運(yùn)而生，成為機(jī)關(guān)檔案工作的新方向。二是管理所需。信息時(shí)代，在多領(lǐng)域興起了信息價(jià)值意識覺醒的大潮，檔案資源作為服務(wù)黨和國家事業(yè)發(fā)展、人民群眾利益維護(hù)的重要戰(zhàn)略資源，既需要挖掘其潛在價(jià)值、發(fā)揮社會效益，也需要更加注重檔案信息的安全性和真實(shí)性。因此，數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)中心、共享平臺成為機(jī)關(guān)檔案現(xiàn)代化的新載體。三是實(shí)踐所需。檔案數(shù)據(jù)分析能力的強(qiáng)弱直接關(guān)系機(jī)關(guān)工作效率的運(yùn)行，在推進(jìn)數(shù)字政府建設(shè)、加強(qiáng)數(shù)據(jù)有序共享的目標(biāo)引領(lǐng)下，機(jī)關(guān)檔案管理需要構(gòu)筑新的治理體系和知識體系，主動順應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型大勢，重塑信息化管理架構(gòu)、業(yè)務(wù)架構(gòu)、技術(shù)架構(gòu)，通過構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)驅(qū)動的新機(jī)制、新平臺、新渠道，進(jìn)一步調(diào)整優(yōu)化組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程和管理服務(wù)，在創(chuàng)新政府治理和服務(wù)模式、提升行政管理和服務(wù)效率方面發(fā)揮檔案的獨(dú)特作用。

2 信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的著力點(diǎn)

信息化時(shí)代檔案管理創(chuàng)新不是傳統(tǒng)模式的簡單轉(zhuǎn)化，而是系統(tǒng)性重塑，需要明確著力點(diǎn)，提升創(chuàng)新實(shí)效。

2.1 檔案治理體系建設(shè)

要深入貫徹落實(shí)《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等，提高檔案管理法治化水平，以《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》為引領(lǐng)，加強(qiáng)檔案法治宣傳教育，營造檔案工作法治化工作氛圍。堅(jiān)持多元協(xié)同，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立部門會商機(jī)制，在重點(diǎn)工作上一體謀劃、一體實(shí)施，形成工作合力。要強(qiáng)化信息賦能作用，將數(shù)據(jù)化管理貫穿機(jī)關(guān)檔案工作始終，積極融入國家信息化大戰(zhàn)略，拓展檔案服務(wù)的領(lǐng)域與場景，更好地服務(wù)于國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

2.2 檔案資源體系建設(shè)

資源規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是機(jī)關(guān)檔案管理的基礎(chǔ)。要加強(qiáng)檔案收集體系的規(guī)范化，根據(jù)工作內(nèi)容變動，規(guī)范機(jī)關(guān)檔案門類劃分、統(tǒng)一檔案分類方法、理順檔案整理要求，充實(shí)機(jī)關(guān)檔案管理“三合一”制度，實(shí)現(xiàn)檔案資料覆蓋面更廣、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化、數(shù)據(jù)更加全面完整。加強(qiáng)檔案征集，面向機(jī)關(guān)和社會開展定向檔案征集，特別是老照片、口述檔案、新媒體檔案等，采取某信互動、電話溝通、登門拜訪等方式主動聯(lián)系有捐贈檔案資料意向的人士，系統(tǒng)征集有歷史價(jià)值和研究價(jià)值的檔案資料，彌補(bǔ)機(jī)關(guān)檔案資源建設(shè)路徑單一的問題。持續(xù)加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)，積極推廣單套制，逐步向以數(shù)字資源為主導(dǎo)的資源體系轉(zhuǎn)型。

2.3 檔案利用體系建設(shè)

堅(jiān)持“以民為本”的目標(biāo)定位，發(fā)揮檔案信息化在資源利用方面的優(yōu)勢，大力加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)，緊盯信息化軟、硬件設(shè)施設(shè)備老化、技術(shù)供給能力不足等問題，創(chuàng)新實(shí)施基礎(chǔ)提升工程，全面加強(qiáng)信息化設(shè)施設(shè)備建設(shè)。要不斷優(yōu)化平臺系統(tǒng)，將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)融入信息化建設(shè)的全過程，解決好傳統(tǒng)方式的諸多技術(shù)兼容問題和繁重的日常維護(hù)。以多元化服務(wù)為目標(biāo)，構(gòu)建便捷、快速、個(gè)性化的檔案服務(wù)利用體系，讓利用者切實(shí)感受到數(shù)據(jù)化管理的紅利。要堅(jiān)決把網(wǎng)絡(luò)安全作為利用體系建設(shè)的重要前提和根本任務(wù)，加強(qiáng)宣傳教育，樹立“安全第一”的意識，引導(dǎo)干部職工依法治網(wǎng)管網(wǎng)用網(wǎng)，常態(tài)化開展網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)安全防護(hù)，保障信息管理平臺安全健康運(yùn)行。

2.4 檔案人才體系建設(shè)

人才是推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的“生力軍”。當(dāng)前，受到計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)快速發(fā)展的影響，大量技術(shù)工具的融入增加了檔案工作的難度，機(jī)關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展正朝著智能化方向逐步邁進(jìn)。面對新形勢，需要健全培養(yǎng)機(jī)制，制定檔案人才工作責(zé)任制，營造檔案人才培養(yǎng)良好氛圍。打造線上線下培訓(xùn)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案教育常態(tài)化，充實(shí)、更新檔案隊(duì)伍知識儲備。通過不斷學(xué)習(xí)交流等方式，改進(jìn)檔案管理人員的管理理念、工作思維、工作方法，第一時(shí)間掌握檔案最新政策和要求，在日常工作中完善業(yè)務(wù)經(jīng)辦規(guī)程，不斷提高檔案管理人員的整體水平。注重發(fā)揮“傳幫帶”作用，在以老帶新、互助互學(xué)中不斷提升業(yè)務(wù)水平、接續(xù)培養(yǎng)檔案能手，有效推進(jìn)檔案干部梯隊(duì)建設(shè)。

3 信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的路徑分析

在新技術(shù)革命全面鋪開的關(guān)鍵時(shí)期，機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新要高點(diǎn)定位，持續(xù)發(fā)力，推動各項(xiàng)工作走深走實(shí)。

3.1 堅(jiān)持信息化路子走到底

要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，結(jié)合實(shí)際工作需求，堅(jiān)持走檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化的發(fā)展道路。一是創(chuàng)新管理體制。搶抓數(shù)字化改革契機(jī)，重塑檔案管理體制和流程，高度重視檔案室規(guī)范化和信息化建設(shè)，始終將檔案工作與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同安排、同部署、同考核。嚴(yán)格實(shí)施檔案工作責(zé)任制，把檔案工作納入年度績效考核范圍，實(shí)行分管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員三級連帶責(zé)任制，層層簽訂目標(biāo)責(zé)任書，明確工作目標(biāo)，落實(shí)工作責(zé)任，形成了分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、專職檔案員、部門具體抓，一級抓一級，層層抓落實(shí)的檔案管理運(yùn)行機(jī)制。二是加強(qiáng)資金保障。及時(shí)了解工作中出現(xiàn)的問題和困難，在人、財(cái)、物上給予支持，特別是在信息化建設(shè)、檔案開發(fā)利用上給予重點(diǎn)傾斜，盡快彌補(bǔ)短板弱項(xiàng)，為檔案管理工作全面上水平、上臺階打下良好基礎(chǔ)。三是加強(qiáng)人才支撐力度。要著力破解檔案人才水平較低、知識面不足、信息化視野較窄的問題，積極組織檔案人員主動參加上級有關(guān)電子檔案管理工作相關(guān)政策法規(guī)、規(guī)范辦法的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。積極開展交流合作，為檔案人員走出去創(chuàng)造條件，向先進(jìn)地區(qū)、先進(jìn)單位學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)。

3.2 堅(jiān)持?jǐn)?shù)據(jù)系統(tǒng)建到底

一是建立現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)。要加強(qiáng)檔案全生命周期過程的控制和管理，建立涵蓋收集、編目、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，構(gòu)建“文件—檔案—知識”一體化的數(shù)字檔案管理模式。要加強(qiáng)文檔管理前置，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理向前端業(yè)務(wù)延伸，綜合運(yùn)用大數(shù)據(jù)和人工智能等先進(jìn)技術(shù)，為檔案管理、保存和利用賦能，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理。二是加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)對機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)的采集和存儲，對數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗、整理和分類，建立數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫要涵蓋文書、會計(jì)、人事、基建等機(jī)關(guān)檔案類型，按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，提供多種標(biāo)準(zhǔn)接口，支持與上游業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫銜接，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)收集的自動化。在檢索利用時(shí)，在保障信息利用安全的前提下，實(shí)現(xiàn)模糊檢索、條件檢索、全文檢索、智能檢索、智能推薦和知識圖譜等一站式檢索，提升檔案查詢效率。三是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)分析。強(qiáng)化對信息庫的實(shí)際運(yùn)用，應(yīng)用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析方法，對數(shù)據(jù)開展精準(zhǔn)分析，發(fā)揮好數(shù)據(jù)庫作用，具體包括數(shù)據(jù)挖掘、關(guān)聯(lián)分析、趨勢預(yù)測等。通過對數(shù)據(jù)的深度挖掘和分析，能夠有效地為機(jī)關(guān)決策提供參考輔助，還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警問題，提高機(jī)關(guān)運(yùn)行的針對性和有效性。

3.3 堅(jiān)持安全底線守到底

安全建設(shè)是信息化時(shí)代的重中之重。一是構(gòu)筑安全防護(hù)網(wǎng)。要將安全登錄網(wǎng)和等級保護(hù)網(wǎng)作為著力點(diǎn)，對用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行精細(xì)化控制，限制用戶訪問特定資源或功能，降低數(shù)據(jù)被泄露和濫用的風(fēng)險(xiǎn)。管理員可以根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)定不同的權(quán)限，確保數(shù)據(jù)只被授權(quán)人員訪問。加強(qiáng)多因素認(rèn)證，如短信驗(yàn)證碼、郵件驗(yàn)證碼、指紋識別等，提供額外的安全層級，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。二是構(gòu)筑多層次的防御體系。單一的安全措施很難抵御各種復(fù)雜的威脅，因而需要建立多層次的防御體系。企業(yè)可以采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、入侵防御系統(tǒng)等多種安全設(shè)備，形成防線的多重層次。此外，引入行為分析和AI技術(shù)，可以實(shí)時(shí)監(jiān)測異常活動并及時(shí)做出反應(yīng)。三是嚴(yán)把數(shù)字化外包關(guān)。嚴(yán)把加工企業(yè)資質(zhì)關(guān)、加工現(xiàn)場安全關(guān)、成果利用審核關(guān)。嚴(yán)格按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，在招標(biāo)環(huán)節(jié)就要求投標(biāo)人必須具有國家秘密載體印制資質(zhì)，從源頭上杜絕無資質(zhì)企業(yè)參與數(shù)字化加工。嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，通過視頻監(jiān)控、駐守監(jiān)督、定期檢查等措施防止檔案數(shù)據(jù)外泄。在數(shù)據(jù)上網(wǎng)共享前，要嚴(yán)格審核把關(guān)，明晰責(zé)任。四是加強(qiáng)備份管理。逐步開展同城異地備份、登記備份、封存?zhèn)浞莺彤惖厝轂?zāi)備份，建立常態(tài)化備份機(jī)制，每年定期開展檔案數(shù)據(jù)備份工作，落實(shí)好安全管理責(zé)任。

3.4 堅(jiān)持服務(wù)中心目標(biāo)抓到底

把“服務(wù)”作為機(jī)關(guān)檔案工作的主要目標(biāo)，即主動服務(wù)中心工作、服務(wù)群眾，把工作落實(shí)到實(shí)處。一是加強(qiáng)共享平臺建設(shè)。檔案系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、專業(yè)信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效鏈接，圍繞“最多跑一次”改革，搭建覆蓋全流程的檔案信息查詢系統(tǒng)，滿足跨地域、跨部門異地查檔需求，真正做到“讓數(shù)據(jù)多跑腿，讓檔案利用者少跑腿甚至不跑腿”。二是加強(qiáng)檔案編研開發(fā)。機(jī)關(guān)檔案是黨和國家事業(yè)發(fā)展的重要見證，對于啟迪智慧、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、服務(wù)發(fā)展具有不可替代的獨(dú)特價(jià)值。要深入挖掘檔案這座“富礦”，圍繞經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中心任務(wù)，系統(tǒng)梳理總結(jié)檔案中的工作經(jīng)驗(yàn)、獨(dú)特方法和正反面案例，為上級提供有價(jià)值的資政參考，體現(xiàn)檔案資政能力。要加強(qiáng)檔案文化挖掘和闡釋，比如廉政文化、奉獻(xiàn)精神、服務(wù)理念等，這些好做法好傳統(tǒng)都是推動社會主義核心價(jià)值觀落實(shí)、凝聚社會的重要力量，通過舉辦展覽、理論文章、座談會等形式，使檔案以更靈活的形式展示出來。三是加強(qiáng)檔案宣傳教育。要加強(qiáng)檔案理念教育，提升機(jī)關(guān)干部的檔案意識，比如在國際檔案日舉辦走進(jìn)檔案室活動，近距離感受檔案管理工作。加強(qiáng)檔案文化宣傳，用好新媒體平臺，推出人民群眾喜聞樂見的檔案文化產(chǎn)品，滿足對優(yōu)秀檔案文化的期待。要夯實(shí)陣地建設(shè)，加強(qiáng)與新聞媒體合作，主動宣傳與借船出海相結(jié)合，營造機(jī)關(guān)檔案管理的濃厚氛圍，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的社會環(huán)境。

結(jié)語

在新征程上，機(jī)關(guān)檔案管理工作要在中國式現(xiàn)代化建設(shè)中奮發(fā)有為，切實(shí)擔(dān)負(fù)起新時(shí)代賦予的新使命，不斷豐富資源建設(shè)，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，加快檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，持續(xù)在為民服務(wù)上提檔升級，提高檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展水平的能力，為國家發(fā)展貢獻(xiàn)更多的檔案力量。

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作者簡介：楊海燕 （1980—） 大學(xué)學(xué)歷，山東省夏津縣工業(yè)和信息化局非公有制經(jīng)濟(jì)發(fā)展中心館員，主要從事機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作。