基于全生命周期理論下電子檔案管理探究

摘 要：新修訂的《檔案法》《檔案法實施條例》專門提出了檔案信息化建設，并賦予電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等效力。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院電子檔案數量和規(guī)模呈現出快速增長態(tài)勢。做好新時代醫(yī)院電子檔案管理是每一名檔案管理者亟待解決的問題。本文以全生命周期理論為研究視角和方法，詳細提出了每一周期所對應的電子檔案管理環(huán)節(jié)中的具體內容，將電子檔案管理分解為若干管理單元，進一步透析電子檔案管理的具體措施，使醫(yī)院電子檔案管理更加科學化、規(guī)范化，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革以及醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供檔案的有力支持和保障。

關鍵詞：電子檔案；全生命周期；檔案管理

概述

國際檔案理事會電子文件委員會制定《電子文件管理指南》，將電子文件生命周期劃分為概念階段、形成階段和維護階段[1]。而我國則將文件運動過程劃分為四個階段[2]，即文件的設計、制作、形成階段，文件現實使用階段，文件暫存階段和文件永久保存或歷史階段。近年來，隨著信息技術發(fā)展及其在檔案管理中的實際應用，傳統(tǒng)的紙質檔案管理全生命周期理論逐漸在電子檔案領域得以延續(xù)。國家檔案局發(fā)布的《基于文檔型非關系型數據庫的檔案數據存儲規(guī)范》中明確指出“檔案數據”包括電子檔案內容數據、傳統(tǒng)載體檔案數字化副本內容數據及兩者元數據（含目錄數據）。2021年1月1日起施行的《檔案法》明確規(guī)定，“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案效力等同，能夠直接以電子形式作為“憑證使用”。這是以法律形式明確電子檔案的效力，為單軌制的施行掃清制度上的障礙。2024年3月1日起《檔案法實施條例》（以下簡稱《條例》）正式施行。該《條例》進一步提出要加強電子檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)歸檔功能建設，“實現電子檔案全過程管理”。在全生命周期理論下，檔案的數據治理呈現一脈相承的連續(xù)性特征[3]。檔案從收集到銷毀或永久保存過程包括收集、整理、保管、利用、銷毀五個環(huán)節(jié)，把這五個環(huán)節(jié)動態(tài)地看作是檔案經歷的形成期、發(fā)展期、成熟期、衰退期，即檔案全生命周期[4]（見表1）。

基于全生命周期理論視角下醫(yī)院電子檔案管理主要涉及數據收集、整理、保管、利用、銷毀等各個方面，確保電子檔案管理做到來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，實現以電子形式作為憑證使用效果。

1 形成期：電子檔案收集、整理

1.1 電子檔案收集

這是電子檔案數據管理的第一步，是全生命周期管理的第一個環(huán)節(jié)。收集的數據信息包括電子檔案內容數據、傳統(tǒng)載體檔案數字化副本內容數據及兩者元數據（含目錄數據）等。信息化時代，由于沒有形成統(tǒng)一標準的電子文件格式，電子文件集中后兼容性較差。以臨沂市中心醫(yī)院為例。首先是從各部門進行電子檔案數據采集。根據編制的檔案收集范圍，指導醫(yī)院各部門做好檔案信息系統(tǒng)填錄，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)具備采集、存儲、修改、刪除功能。醫(yī)院各業(yè)務科室資料員以系統(tǒng)管理員的身份登錄系統(tǒng)，提交各科室產業(yè)的電子檔案數據，并由檔案管理員審核，收集范圍與格式均符合的直接添加至檔案數據庫，并在系統(tǒng)中顯示添加成功。該系統(tǒng)的運用使醫(yī)院各部門、科室的電子檔案數據直接添加導入（見圖1）。

其次是從醫(yī)院辦公OA系統(tǒng)中直接導入電子檔案數據。隨著醫(yī)院無紙化辦公的普及，OA系統(tǒng)中大量辦理完畢的、具有保存價值的電子文書檔案數據可直接與檔案管理系統(tǒng)接口對接，實現電子檔案數據的直接采集。在采集時要檢查歸檔電子文書檔案數據格式，要保證數據格式兼容。

1.2 電子檔案整理

按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等標準規(guī)范，將收集的電子檔案數據進行整理。一是整理方式。電子檔案整理主要以件為單位或者根據實際以卷為單位，要保持整理的電子檔案與元數據之間的關聯(lián)關系。二是分類。電子檔案分類，按照文書類、科技類、郵件網頁及社交媒體類、聲像類等不同分類方案，執(zhí)行不同的分類標準規(guī)范。命名。分類完成之后，還需按規(guī)則進行電子檔案命名，命名要能夠體現元數據與電子檔案之間的關聯(lián)關系。三是歸檔流程。清點電子檔案及元數據，并按照一定規(guī)范標準鑒定（“四性”鑒定合格率要求100%）、登記，填寫歸檔登記表，完成歸檔。四是格式整理。根據文本類電子檔案歸檔格式應為WPS、DOCX、RTF等，電子文件組件應選擇JPG、PNG格式等。照片類應以JPG、TIF格式。二維矢量文件則應選擇DXF、EMF、SVG等格式整理。五是編目。電子檔案整理審核、檔案編制等與紙質檔案同步進行。并重新排序，依據排序重新編制文件級檔號，并進一步做好電子檔案著錄。編目完成后，及時將目錄數據庫歸入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫。

2 發(fā)展期：電子檔案管理

2.1 存儲

存儲就是指為電子檔案及其元數據存儲配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應的在線存儲設備，并在存儲器中逐級建立文件夾，在元數據中記錄電子檔案存儲路徑。存儲載體，主要有光盤、磁帶、磁盤以及在此介質基礎上分別構成的光盤庫、磁帶庫、磁盤陣列等存儲設備[5]。其中光盤盤面易受外力劃傷影響數據讀取，磁帶長期存放易出現粘連，影響數據讀取。但光盤可擴展性強，可靠性較高，是目前存儲載體選擇較多的一類。一是確定存儲方式。電子檔案存儲分為臨時存儲和長期存儲兩種。臨時存儲主要是應用于電子檔案臨時轉移，載體性能不穩(wěn)定，不適合長期存儲。長期存儲對存儲設備要求高，包括災備。長期存儲多選用磁盤陣列，安全可靠，能夠保證在磁盤發(fā)生損壞的情況下數據的完整性。二是確定存儲技術。電子檔案存儲技術主要有在線存儲和離線存儲[6]。主要包括SAN技術（存儲區(qū)域網絡技術，支持遠距離存儲和傳輸，存儲技術中應用最廣）、NAS技術（網絡附加存儲技術，支持電子檔案數據備份、恢復、加密和防病毒等）和DAS技術（直連式存儲，直接與服務器主機相連，使其存儲容量受限于服務器主機，可擴展性較差）。綜上，電子檔案存儲載體、方式及技術的比選，主要分析其穩(wěn)定性、可靠性、安全性以及應用成本、技術成熟度等。

2.2 備份

備份是為應對文件、數據丟失或損壞等可能出現的意外情況，將電子計算機存儲設備中的數據復制到磁帶等大容量存儲設備，在原文中獨立出來單獨貯存的程序或文件副本[7]。電子檔案備份的內容包括電子檔案及其元數據、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數據以及日志數據等。備份的方式包括近線備份和災難備份。醫(yī)院電子檔案備份系統(tǒng)建設可參考《容災等級通用的國際標準》（SHARE78）七級分類標準，綜合醫(yī)院電子檔案數量、規(guī)模、重要程度、系統(tǒng)規(guī)劃、投資規(guī)模等多種因素選擇相應的備份類型及層次，確定相應的容災方案（表2）。

3 成熟期：電子檔案利用

檔案具有“存史資政育人”功能[8]，檔案的價值在于其利用。醫(yī)院電子檔案是醫(yī)院在其醫(yī)療、管理等活動中直接產生的具有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄，見證了醫(yī)院的發(fā)展、壯大，也記錄了各個時期醫(yī)院的管理經驗方法，做好醫(yī)院電子檔案利用工作意義重大。

3.1 統(tǒng)計與分析

醫(yī)院館藏電子檔案資源的統(tǒng)計，根據統(tǒng)計的數據結果，進一步分析數據背后的重要信息。如將醫(yī)院某一時期某一病種的就醫(yī)情況以及患者的醫(yī)療費用進行統(tǒng)計分析，判斷是否存在醫(yī)療行為不當問題。再如通過人事檔案中醫(yī)師年齡、學歷數據統(tǒng)計，分析醫(yī)院人才結構中的學歷、年齡和專業(yè)，為后續(xù)的人才引進提供重要支撐。

3.2 編輯與研究

醫(yī)院發(fā)展過程中各個時期的檔案資料為新時期醫(yī)院的管理提供重要參考，是醫(yī)院的寶貴財富。通過館藏電子檔案資源的信息編研，圍繞特定編研主題開展檔案編研工作，進一步挖掘信息資源，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院電子檔案的現實利用價值。如將歷年醫(yī)院的制度類電子檔案進行匯編，用以指導新時期醫(yī)院管理制度的制定、修改提供重要參考。

3.3 借閱與規(guī)劃

這是涉及醫(yī)院電子檔案的具體應用，運用計算機信息管理系統(tǒng)，通過賦予不同借閱者的權限，可實現自主借閱與規(guī)劃，極大地提升了檔案的利用效率。

非直讀性是醫(yī)院電子檔案最顯著的特征之一。因此，做好電子檔案利用工作，前期的數據信息準備是基礎。包括電子檔案背景信息、元數據信息準備和識別文件的建立。其中背景信息是反映電子檔案形成的目的、結構、功能以及形成和維護的歷史環(huán)境。元數據是描述電子檔案編排、內部結構的技術數據。識別文件則是描述存儲在載體上的電子文件間的結構或上下文的關聯(lián)關系。確保電子檔案利用的安全性至關重要，為此，需要通過使用權限審核（如身份認證、設置密碼等）、拷貝回收、數據加密等技術，保障醫(yī)院電子檔案利用的安全。

4 衰退期：電子檔案的鑒定、銷毀

新修訂的《檔案法》提出，一般情況下檔案自形成之日起滿25年可向社會開放，特殊情況可以少于25年。這次修訂將之前的30年縮短至25年，注重檔案的開放利用。

4.1 鑒定

在正式開放利用之前，需要對電子檔案進行鑒定，對于不涉及重大利益或國家安全以及其他不宜開放情形的，要及時開放。此外，醫(yī)院電子檔案保存超過保存期限的經鑒定無需再繼續(xù)保存，涉及銷毀問題。因此，從全生命周期理論角度來看，電子檔案的鑒定、銷毀同樣也是電子文件至電子檔案管理中不可缺少的工作步驟和環(huán)節(jié)[9]。與傳統(tǒng)載體檔案不同，電子檔案鑒定需要運用鑒定檢測技術，即是否為歸檔時的“最終版本”，逐份鑒定，需要繼續(xù)保存的，重新編制保存期限，繼續(xù)保存；不需要繼續(xù)保存的，需要對其進行銷毀。

4.2 銷毀

電子檔案銷毀除了要進行造冊、編目并經批準外。還有其特定要求，如非保密性電子檔案可采用邏輯刪除法；而涉密電子檔案的銷毀不論是否存儲于可擦除或不可擦除載體，都需要連同存儲載體一并銷毀，防止失泄密情況發(fā)生。醫(yī)院電子檔案銷毀工作稍有不當，就會造成難以彌補的損失。因此，要針對醫(yī)院電子檔案特點，嚴格履行銷毀審批程序，并明確電子檔案銷毀責任人，針對電子檔案銷毀的具體需要，選擇適宜的刪除方法和刪除技術，如邏輯刪除或物理刪除，存儲介質的格式化或者數據擦除，或金山、360殺毒軟件中的文件粉碎功能等。

結語

全生命周期理論將醫(yī)院電子檔案劃分為形成期、發(fā)展期、成熟期和衰退期，對應著電子檔案的收集與整理、管理、利用、銷毀等環(huán)節(jié)，二者具有相通性。按照全生命周期理論管理電子檔案，進一步分析了“生命”不同周期或環(huán)節(jié)中電子檔案管理的具體內容，使電子檔案管理從技術型向實務型轉變，便于檔案管理人員的日常管理，有利于進一步提高醫(yī)院電子檔案管理能力和水平，發(fā)揮電子檔案管理的現實價值，為醫(yī)院的發(fā)展提供優(yōu)質高效服務，促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)高質量發(fā)展。

參考文獻

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[9]徐義全.電子文件系列講座之十二 電子檔案的鑒定銷毀[J]北京檔案，2001（12）：16-17.

作者簡介：黃萍（1988.3—），大學學歷，臨沂市中心醫(yī)院副研究館員，主要從事檔案管理研究。