互聯(lián)網(wǎng)背景下基層婦幼保健院人事檔案管理研究

宋莉娜

摘 要：婦幼保健院是國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的重要組成部分，是維護婦女兒童健康的重要保證。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，基層婦幼保健院面臨著改革的需要，尤其是人事檔案管理水平的提高能夠有效保證其健康穩(wěn)定發(fā)展。為了提高人事檔案管理水平，滿足社會發(fā)展的實際需要，文章闡述了互聯(lián)網(wǎng)背景下基層婦幼保健院人事檔案管理的重要性，分析了當前人事檔案管理的不足之處，并提出了互聯(lián)網(wǎng)背景下基層婦幼保健院人事檔案管理策略，旨在為相關(guān)工作人員提供借鑒參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；基層婦幼保健院；人事檔案管理；信息化；數(shù)據(jù)安全；人員素質(zhì)

中圖分類號：G271;R197.5 文獻標識碼：A

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)深入各行各業(yè)的方方面面。在醫(yī)療行業(yè)中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用也日益廣泛。然而，在基層婦幼保健院，人事檔案管理仍然存在一定的問題和挑戰(zhàn)。由于基層醫(yī)院的信息化水平相對較低，人事檔案管理往往采用傳統(tǒng)的手工方式。這種方式不僅效率低下，還容易出現(xiàn)錯誤。由于基層醫(yī)院人員流動性較大，人事檔案變動頻繁，導致檔案管理工作繁重且復雜。人事檔案是醫(yī)療機構(gòu)中重要的信息資源，對于醫(yī)院管理和決策具有重要價值。因此，如何提高基層婦幼保健院的人事檔案管理水平，成為當前亟待解決的問題。

一、互聯(lián)網(wǎng)背景下基層婦幼保健院人事檔案管理的重要性

1.提高檔案管理的效率和質(zhì)量

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，基層婦幼保健院人事檔案管理的重要性體現(xiàn)在提高檔案管理的效率和質(zhì)量方面。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在信息錄入煩瑣、查詢困難等問題，而引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以有效解決這些問題。通過建立電子人事檔案系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、自動化和智能化管理。員工的信息錄入、修改和查詢等工作可以通過系統(tǒng)完成，大幅提高了工作效率和質(zhì)量。此外，電子檔案還可以實現(xiàn)快速檢索和準確定位，方便醫(yī)務(wù)人員隨時查閱所需信息，提高工作效率。

2.加強數(shù)據(jù)的安全性和完整性

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在人事檔案管理中的另一個重要作用是加強數(shù)據(jù)的安全性和完整性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易遭受物理損壞、丟失或被非法獲取的風險，而電子檔案可以通過加密、備份和權(quán)限控制等手段來保護數(shù)據(jù)的安全性和完整性。首先，系統(tǒng)可以采用加密技術(shù)對敏感信息加密存儲，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相關(guān)數(shù)據(jù)。其次，系統(tǒng)可以定期備份數(shù)據(jù)，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，系統(tǒng)可以設(shè)定不同級別的權(quán)限，確保只有具備相應(yīng)權(quán)限的人員才能訪問和修改相關(guān)數(shù)據(jù)，從而保障數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

3.實現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同辦公

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在人事檔案管理中的另一個重要作用是實現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同辦公。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在信息孤島的問題，不同部門之間的信息交流和共享困難，導致工作效率低下。通過建立電子人事檔案系統(tǒng)，醫(yī)院內(nèi)部的各個部門可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速交流和共享。例如，人力資源部門可以通過系統(tǒng)查看員工的基本信息、工作經(jīng)歷等，招聘部門可以通過系統(tǒng)了解候選人的簡歷和背景，培訓部門可以通過系統(tǒng)獲取員工的培訓記錄等。各部門之間可以更加高效地協(xié)同工作，避免了信息孤島的問題，提高了工作效率和協(xié)作能力。

4.促進人事管理的科學化和規(guī)范化

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用為基層婦幼保健院的人事管理提供了更全面、準確和及時的數(shù)據(jù)支持，促進了人事管理的科學化和規(guī)范化。首先，通過對人事數(shù)據(jù)的分析和挖掘，醫(yī)院管理人員可以更加全面地了解員工的素質(zhì)、經(jīng)驗和績效情況。這種數(shù)據(jù)驅(qū)動的管理方式可以為人才招聘提供科學依據(jù)，幫助醫(yī)院更好地匹配人才需求，提高招聘的精準性；其次，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以有效支持人才培訓和績效考核。通過建立電子檔案系統(tǒng)，記錄和分析醫(yī)務(wù)人員的培訓歷程和績效表現(xiàn)，管理人員可以制訂個性化的培訓計劃和評估方案，使得培訓和績效考核更加科學化和個性化。

二、當前基層婦幼保健院人事檔案管理的不足之處

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的問題

傳統(tǒng)的基層婦幼保健院人事檔案管理主要采用紙質(zhì)檔案的方式開展，存在以下問題。首先，紙質(zhì)檔案需要大量的物理空間存儲，不僅占用了寶貴的辦公空間，還增加了檔案管理的困難和成本；其次，紙質(zhì)檔案容易受潮、受損或丟失，給檔案的安全性帶來了隱患。此外，紙質(zhì)檔案的歸檔和查詢操作煩瑣、耗時，工作效率低下；最后，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式無法實現(xiàn)信息的快速共享和傳遞。在醫(yī)療工作中，信息的及時性對患者的醫(yī)療服務(wù)至關(guān)重要。然而，紙質(zhì)檔案的傳遞需要物理搬運，難以實現(xiàn)快速、準確的信息共享，影響了醫(yī)院內(nèi)部協(xié)同工作的效率。

2.人事檔案信息化程度低

目前，基層婦幼保健院的人事檔案管理信息化程度相對較低。一方面，許多基層婦幼保健院仍然采用傳統(tǒng)的手工記錄方式開展人事檔案管理，導致工作變得異常煩瑣和耗費時間。手工錄入數(shù)據(jù)容易產(chǎn)生錯誤，影響了人事檔案信息的準確性和可靠性。此外，手工記錄無法滿足大規(guī)模數(shù)據(jù)處理的需求，限制了信息管理的效率；另一方面，即使一些醫(yī)院引入了電子檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)功能不完善、數(shù)據(jù)不準確以及更新不及時等問題仍然存在。缺乏先進的信息技術(shù)支持，使得電子檔案系統(tǒng)難以勝任大規(guī)模數(shù)據(jù)處理和復雜信息管理的任務(wù)，導致信息化程度較低，影響了人事檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。

3.檔案管理流程煩瑣，效率低下

在基層婦幼保健院，人事檔案管理流程的煩瑣性和低效性給醫(yī)療機構(gòu)帶來了一系列挑戰(zhàn)。首先，檔案的收集環(huán)節(jié)需要從多個來源獲取信息，包括員工的個人信息、培訓記錄以及職稱評定等，使得整個流程變得復雜。同時，由于檔案整理的過程需要仔細核對各類文件，人工操作頻繁，容易出現(xiàn)錯誤，進一步加大了工作量。歸檔和借閱環(huán)節(jié)的審批流程也需要經(jīng)過多級審核，增加了處理時間和操作的不確定性；其次，缺乏有效的信息化支持也是檔案管理流程低效的一個主要原因。信息化系統(tǒng)的缺失導致檔案管理中的信息傳遞和協(xié)調(diào)存在許多障礙。員工檔案在流轉(zhuǎn)過程中需要多次手工輸入，容易引發(fā)數(shù)據(jù)錯誤，進而影響了管理的準確性。由于信息無法實時更新，人事部門在決策和統(tǒng)計方面也難以獲取及時的數(shù)據(jù)支持，不僅妨礙了管理層對員工信息的全面了解，還制約了人事政策的科學制定和執(zhí)行。整個檔案管理流程的煩瑣和低效不僅給醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部運營帶來了困擾，還對員工的工作造成了一定的影響。因為檔案管理流程的滯后，員工的相關(guān)待遇和評定可能無法及時生效，所以影響到他們的工作積極性和滿意度。

4.數(shù)據(jù)安全性和完整性難以保障

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，人事檔案的安全性和完整性難以得到保證。首先，紙質(zhì)檔案容易被盜竊、損壞或遺失，一旦發(fā)生問題，恢復和修復的成本較高。其次，由于缺乏有效的權(quán)限控制和備份機制，紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)安全性較低。同時，手工操作容易導致信息的錄入錯誤或遺漏，影響數(shù)據(jù)的準確性和完整性。另外，由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的可復制性較強，也存在著信息被篡改的風險。因此，數(shù)據(jù)安全性和完整性的問題成為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的一大難題。

三、互聯(lián)網(wǎng)背景下基層婦幼保健院人事檔案管理策略

1.推行電子檔案管理系統(tǒng)

在推行電子檔案管理系統(tǒng)的過程中，首要任務(wù)是確保系統(tǒng)的全面普及和有效運用。為了實現(xiàn)這一目標，需要在醫(yī)療機構(gòu)開展系統(tǒng)推廣和培訓活動。培訓計劃應(yīng)該細致入微，涵蓋不同崗位的醫(yī)務(wù)人員，以確保他們能夠熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的使用方法。培訓內(nèi)容不僅包括基本的系統(tǒng)操作，還應(yīng)關(guān)注系統(tǒng)的高級功能和特色，以提升醫(yī)務(wù)人員的操作技能和系統(tǒng)應(yīng)用水平。在電子檔案管理系統(tǒng)推廣的過程中，應(yīng)當注重員工的參與和反饋。設(shè)立反饋渠道，及時收集用戶對系統(tǒng)的意見和建議，以便根據(jù)實際需求開展系統(tǒng)的調(diào)整和升級。此外，建立用戶社群或論壇，促進醫(yī)務(wù)人員之間的經(jīng)驗分享和交流，從而形成一個良性的系統(tǒng)使用生態(tài)。為了提高電子檔案管理系統(tǒng)的可用性，需要與其他醫(yī)療信息系統(tǒng)有效對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和互通，有助于避免信息孤島，提升整體管理效能。在對接過程中，需考慮信息安全和隱私保護，確保敏感信息得到妥善處理。除了系統(tǒng)的軟件和硬件設(shè)備設(shè)施，還應(yīng)關(guān)注文化變革和管理理念的轉(zhuǎn)變。引入電子檔案管理系統(tǒng)意味著傳統(tǒng)的人事檔案管理方式將發(fā)生深刻的變革，需要建立新的管理思維和工作流程。因此，領(lǐng)導層應(yīng)積極引導醫(yī)務(wù)人員適應(yīng)新的工作方式，推動組織文化的變革，以確保電子檔案管理系統(tǒng)的順利推廣和應(yīng)用。

2.加強數(shù)據(jù)分析應(yīng)用

在推行電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，基層婦幼保健院還應(yīng)加強對人事檔案數(shù)據(jù)的分析和應(yīng)用，以更好地支持醫(yī)院的人才管理和優(yōu)化管理決策。首先，建立數(shù)據(jù)分析團隊或委派專業(yè)人員負責檔案數(shù)據(jù)的收集、整理和分析，包括人事管理專業(yè)人員、數(shù)據(jù)分析師等，確保有專業(yè)的人力資源來深度挖掘檔案數(shù)據(jù)的價值。此外，可以借助現(xiàn)代數(shù)據(jù)分析工具，如數(shù)據(jù)可視化軟件，將復雜的數(shù)據(jù)以直觀的圖表形式呈現(xiàn)，使醫(yī)院管理人員更容易理解和利用數(shù)據(jù)；其次，通過對人才結(jié)構(gòu)、人員流動、績效評估等數(shù)據(jù)的分析和比較，發(fā)現(xiàn)人才培養(yǎng)和管理中的問題和潛在需求。例如，通過對醫(yī)務(wù)人員績效數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，醫(yī)院可以發(fā)現(xiàn)績效較高的人員，進而為其提供更多培訓和晉升機會。同時，也能及時發(fā)現(xiàn)績效較差的情況，采取措施改進和提升。另外，數(shù)據(jù)分析可以用于人才需求預測，通過對過去招聘數(shù)據(jù)的分析，結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃，預測未來的人才需求，為招聘和培養(yǎng)人才提供科學的指導，有助于醫(yī)院更好地適應(yīng)外部環(huán)境的變化，確保有足夠的人力資源支撐醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。

3.加強溝通與協(xié)作

為促進人事檔案管理的全面協(xié)同推進，基層婦幼保健院需要著力加強溝通與協(xié)作，建立跨部門的信息共享機制，確保不同部門之間的協(xié)同工作順暢開展。首先，建立定期的溝通渠道，如召開跨部門的協(xié)調(diào)會議。通過定期的協(xié)調(diào)會議，各部門可以分享工作進展、遇到的問題和解決方案，從而形成更好的工作合力，確保人事檔案管理與其他相關(guān)工作的密切銜接，提高整體工作效率；其次，建立工作群和信息共享平臺。在互聯(lián)網(wǎng)時代，可以利用即時通信工具或?qū)ｉT的工作平臺建立跨部門的工作群，方便及時的信息傳遞和共享。通過這種方式，各部門可以快速了解其他部門的工作情況，及時調(diào)整工作計劃，實現(xiàn)更高效的協(xié)同辦公；最后，加強團隊建設(shè)，提高團隊協(xié)作能力。通過定期培訓和團隊建設(shè)活動，加強不同部門之間的團隊精神，促進團隊成員之間的相互理解與信任，有助于構(gòu)建一個更加和諧、高效的工作環(huán)境，提高整體協(xié)同推進的能力。

4.統(tǒng)一標準和規(guī)范

為提高人事檔案管理的規(guī)范性和一致性，基層婦幼保健院應(yīng)當制定統(tǒng)一的人事檔案管理標準和規(guī)范，以明確各個環(huán)節(jié)的責任和權(quán)限，確保管理工作的有效推進。首先，建立全面的人事檔案管理制度，明確檔案的分類標準、歸檔和保存期限以及權(quán)限分配等相關(guān)規(guī)定。制定明確的工作流程，確保每個環(huán)節(jié)的工作都能夠依法依規(guī)完成，避免因工作不規(guī)范而產(chǎn)生的問題；其次，建立規(guī)范的人事檔案分類、歸檔和檢索體系。通過統(tǒng)一的檔案分類標準，確保檔案的存儲和檢索具有一致性。制定規(guī)范的歸檔程序，確保每份檔案都按照規(guī)定的標準整理和歸檔。同時，建立高效的檔案檢索機制，使醫(yī)務(wù)人員可以方便、快捷地獲取所需信息。在制定標準和規(guī)范的同時，需要加強對醫(yī)務(wù)人員的宣傳和培訓。通過內(nèi)部培訓課程、工作坊等形式，向醫(yī)務(wù)人員介紹新的標準和規(guī)范，確保他們理解并能夠正確執(zhí)行相關(guān)要求。定期組織培訓活動，更新知識，以適應(yīng)相關(guān)法規(guī)和技術(shù)的變化。加強標準的宣傳可以通過內(nèi)部通告、培訓材料以及電子媒體等途徑開展，確保每位醫(yī)務(wù)人員都了解并遵守相關(guān)的標準和規(guī)范，從而形成規(guī)范的工作氛圍。

5.加強信息安全保護

首先，建立嚴格的權(quán)限控制機制。明確不同崗位和人員對人事檔案的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠獲取敏感信息。此外，建立操作日志和審計機制，記錄檔案的訪問、修改等操作，以便追溯和監(jiān)控；其次，建立健全備份與恢復機制。定期對人事檔案數(shù)據(jù)全面?zhèn)浞?，并將備份?shù)據(jù)存儲在安全的地方，以防止數(shù)據(jù)意外丟失。在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障時，能夠迅速通過備份數(shù)據(jù)恢復，確保人事檔案信息的持續(xù)可用性。采用先進的加密技術(shù)是確保信息安全的關(guān)鍵手段，對人事檔案中的敏感信息加密存儲，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。此外，通過建立防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備設(shè)施，有效阻擋網(wǎng)絡(luò)攻擊，確保信息的安全傳輸和存儲。定期開展安全漏洞掃描和風險評估，是信息安全管理的重要環(huán)節(jié)，通過對系統(tǒng)全面掃描，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞和潛在的風險，及時采取措施修復。同時，建立風險評估機制，對信息安全風險全面分析和評估，為制定更加科學的安全策略提供支持；最后，加強員工的信息安全意識培訓。通過開展定期的培訓課程，加深醫(yī)務(wù)人員對信息安全的認識，教育他們?nèi)绾握_使用和保護人事檔案信息，防范社會工程學等攻擊手段。

四、結(jié)束語

綜上所述，互聯(lián)網(wǎng)背景下基層婦幼保健院人事檔案管理的重要性不言而喻。通過推行電子檔案管理系統(tǒng)、加強數(shù)據(jù)分析應(yīng)用、加強溝通與協(xié)作、統(tǒng)一標準和規(guī)范以及加強信息安全保護等策略，可以有效提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，為醫(yī)院的健康穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。然而，人事檔案管理仍然面臨著一些挑戰(zhàn)和問題，需要醫(yī)院管理人員不斷學習和創(chuàng)新，與時俱進，不斷完善和優(yōu)化人事檔案管理工作。相信在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動下，基層婦幼保健院的人事檔案管理將邁上一個新臺階，為醫(yī)院的發(fā)展和患者的健康保障做出更大的貢獻。

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作者單位：鄄城縣婦幼保健計劃生育服務(wù)中心