城建檔案管理數(shù)字化建設的問題與策略探討

董翠娟

摘 要：在新時代背景下，數(shù)字賦能為各行各業(yè)帶來深刻變化。城建檔案管理部門也面臨著數(shù)字化建設的挑戰(zhàn)，如何加快推進城建檔案管理數(shù)字化建設，最大化地發(fā)揮城建檔案的作用是現(xiàn)階段亟待解決的問題。基于此，文章從城建檔案管理數(shù)字化建設的背景入手，分析城建檔案數(shù)字化建設的重要性及存在的典型問題，提出要著重從頂層設計、資金投入利用、信息防護安全以及檔案功能利用等方面加大工作力度，以加快推進城建檔案數(shù)字化建設進程，提高城建檔案數(shù)字化管理水平。

關鍵詞：城建檔案；檔案管理；數(shù)字化

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

城市建設檔案資料是對城市發(fā)展進程的客觀記錄，是從城市建設初始到建設過程，再到建設現(xiàn)狀，對全過程、全方位的客觀、詳細、全面的記載。隨著我國城市化進程的快速推進，城市建設的項目和類型越來越多，相關資料信息越來越復雜，使得城建檔案規(guī)模呈現(xiàn)迅速增長，對城建檔案的高效管理與深度利用成為亟待解決的重要問題。數(shù)字賦能為城建檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展提供了可行路徑，在外部客觀需求和內部高質量發(fā)展的需求下，城建檔案管理部門需要加強城建資料保護、探索創(chuàng)新工作，構建城建檔案管理數(shù)字化轉型的新格局。

一、城建檔案管理數(shù)字化建設背景概述

城建檔案信息資源量大，涉及城市規(guī)劃、建設管理等部門，內容豐富、形式多樣，包括各類圖文聲像等資料。一直以來，城建檔案管理的接收、整理、登記、保管、利用等主要以人工管理和紙質檔案為主，不僅存儲空間大，耗費巨大人力、物力，還會受外界多種環(huán)境因素的干擾，檔案利用率低下。隨著數(shù)字化技術的發(fā)展，將城建檔案轉化成智慧城市建設中的數(shù)字化載體成為現(xiàn)實可能。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對此也提出了明確要求，指出檔案信息化建設要進一步融入數(shù)字中國建設，提高檔案管理的數(shù)字化、智能化水平，基本實現(xiàn)數(shù)字轉型，具體要求包括中央和國家機關傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達到80%，中央企業(yè)總部傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達到90%，全國縣級以上綜合檔案館檔案數(shù)字化率達到80%，對重要檔案數(shù)字化成果要加快文字識別和語音識別。然而，現(xiàn)階段部分市（縣、區(qū)）城建檔案數(shù)字化雖然已經(jīng)開展，但進展緩慢，難以在規(guī)定的期限內實現(xiàn)數(shù)字化。

總之，城建檔案數(shù)字化建設目前還是一個具有挑戰(zhàn)性的階段，與示范城市城建檔案數(shù)字化建設成果相比仍有較大差距。因此，城建檔案管理要多措并舉，加快數(shù)字化建設工作力度，實施新時代成就國家記憶工程。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設的重要作用

1.有利于提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的紙質檔案管理主要是人工手動操作，對人力依賴性強，檔案的獲取、組織、存儲和使用過程需要遵循很多步驟，管理過程相對復雜。基于此，通過對紙質檔案的數(shù)字化處理，可以充分利用計算機技術和數(shù)字工具，實現(xiàn)對檔案的高效查閱、鑒別、接收、檢索和應用，從而提高工作效率。城建檔案中有很大一部分是工程建設項目的檔案資料，通過數(shù)字化管理，還能針對工程建設進度和質量實現(xiàn)在線監(jiān)督和及時反饋，實現(xiàn)對工程項目全生命周期的有效管控，可以減少人力成本，提高工作效率。

2.有利于實現(xiàn)信息共享和高效檢索

目前，檔案室的管理方式主要是讓工作人員手動查找檔案。查檔者必須攜帶身份證、證明文件等材料到檔案室查閱檔案，在工作時間、工作區(qū)域的約束下，檔案應用的便捷性很低。城建檔案實施數(shù)字化管理，通過云服務器和數(shù)據(jù)庫來存儲檔案資料信息，并與多個子系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通。檔案使用者可以根據(jù)權限，不受時間和地點限制，方便快捷地查閱所需檔案，為檔案信息的深度利用奠定良好基礎。

3.有利于加強對城建檔案原件的保護

在紙質檔案管理模式下，很多檔案原件經(jīng)過人工審查、多方利用后會遭受不同程度的損壞，加大了紙質檔案管理的風險。數(shù)字化處理后，檔案多方用戶可以查詢和訪問檔案管理信息系統(tǒng)，獲得所需的檔案資料和內容，大幅減少對紙質檔案手動操作的頻率，降低對紙質檔案損壞的概率，有利于對城建檔案原件的保護。

4.有利于節(jié)約經(jīng)費支出

隨著城市建設檔案的數(shù)量與規(guī)模不斷增大，紙質檔案的存儲需要越來越多的物理空間，給相關部門帶來巨大的經(jīng)濟壓力。城建檔案數(shù)字化轉化，就是將紙質檔案內容存儲在硬盤、云盤上，對物理空間要求不高，重復性勞動減少，對人力的依賴度也有所降低。再加上不需復制原件、加蓋公章、打印內容等，對印刷設備設施和耗材的要求也會降低，、。因此，能夠減少經(jīng)費支出。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設存在的問題分析

1.數(shù)字化建設的頂層設計不夠完善

頂層設計是順利推進城建檔案數(shù)字化轉型的重要保障。數(shù)字化建設相對于傳統(tǒng)管理模式，在管理理念、管理工具和管理方法上都有創(chuàng)新。因此，需要做好頂層設計，為工作制度和工作方法提供依據(jù)。然而，在城建檔案數(shù)字化建設的實踐中，相關的數(shù)字化建設系統(tǒng)并不完善，缺乏系統(tǒng)、清晰的工作步驟和方法，阻礙了城建檔案的數(shù)字化建設。一些城建檔案管理部門高度重視數(shù)字化的處理和輸出，忽視了對數(shù)字化建設制度、規(guī)范、標準和實施細則的建設和推廣，導致目標不明確，有關人員執(zhí)行不力，影響了數(shù)字化管理的進程。

2.數(shù)字化建設的資金投入壓力較大

城建檔案館作為一個公共服務機構，主要是依靠財政撥款來開展數(shù)字化建設工作。由于不同地區(qū)之間的經(jīng)濟發(fā)展水平不相同，有些地區(qū)的城建檔案部門獲得的數(shù)字化建設資金不足。特別是在一些縣級地區(qū)，檔案數(shù)字化的設備設施不全、軟件配置落后、更新不及時、響應速度慢以及數(shù)字化建設的進展緩慢。

3.數(shù)字化建設安全風險隱患較多

城建檔案數(shù)字化相對于傳統(tǒng)檔案管理模式，處于更加開放的網(wǎng)絡環(huán)境中，這在一定程度上也增加了各方面的安全風險。一是存儲穩(wěn)定性風險。數(shù)字化檔案存儲在硬盤、光盤、虛擬空間等載體中，信息安全風險也隨之驟增，對存儲載體性能有較高要求，如果存儲載體性能不高，則可能造成數(shù)字化檔案遭受損害或丟失的風險；二是網(wǎng)絡安全風險。檔案管理主要為了利用，城建檔案不能隨意公開，在開放城建檔案目錄、公開相關資料數(shù)據(jù)的時候，要保證不能隨意傳閱、篡改和銷毀。另外，很多城建檔案有保密要求，而網(wǎng)絡開放性的特點加大了信息被泄露的風險，影響城建檔案安全；三是第三方外包風險。城建檔案館館藏量巨大，工作人員數(shù)量有限，數(shù)字化建設需要第三方技術服務機構的支持，外包方式能夠保證進度和技術標準，但也存在由于外包人員責任心不強造成的各類操作風險。

4.數(shù)字化建設的功能拓展與利用不足

隨著城市發(fā)展建設，城建檔案數(shù)量不斷增多，雖然數(shù)字化建設取得了初步成果，電子檔案占比越來越高，但由于忽視功能拓展與利用，數(shù)據(jù)庫建設及檢索不成熟，導致城建檔案“重保存輕利用”的現(xiàn)象依然比較突出。社會公眾和其他主體很難在眾多的城建檔案中選擇所需要的內容，跨區(qū)域查閱權限設置不夠標準，用戶利用城建檔案的流程不規(guī)范，需要花費大量的時間去查閱，數(shù)字化城建檔案的利用效率依然偏低。

四、加快城建檔案管理數(shù)字化建設的策略

1.做好頂層設計，為數(shù)字化建設奠定基礎

城建檔案包含了大量科技類的知識，隨著城市建設進程的推進，目前一些大型城市的城建檔案館藏量較大，各種類型的文字、數(shù)據(jù)、圖紙和圖表，數(shù)字化轉化工作量十分龐大，對管理人員的專業(yè)水平要求很高，數(shù)字化加工的難度也很大。首先，前期需要工作人員展開系統(tǒng)的整理分析。檔案管理部門要以國家檔案館管理體制和“十四五”規(guī)劃為基礎，結合單位實際資源條件和數(shù)字化工作需求，圍繞檔案“采集、處理、存儲、使用”四個部門，明確自身數(shù)字化建設定位，完善城建檔案數(shù)字化管理的配套制度與實施方案，有條不紊地推進數(shù)字化建設；其次，在做頂層設計時，要關注崗位職責、人事標準、處理流程、現(xiàn)場管理、實物管理、處理設備、管理系統(tǒng)以及安全管理等環(huán)節(jié)，圍繞這些關鍵環(huán)節(jié)建立健全工作制度與操作守則。將制度和守則通過會議、發(fā)文、手冊等形式在單位內部開展系統(tǒng)的宣傳教育，增強所有人員的責任感，為城建檔案數(shù)字化建設提供依據(jù)，促進城建檔案數(shù)字化管理的科學化、合理化。

2.加大資金投入，循序漸進地推進數(shù)字化建設

數(shù)字化建設需要加大資金投入，并循序漸進地推進數(shù)字化建設，提高資金資產(chǎn)的利用效率。首先，城建檔案管理部門應積極與市政府和財政局溝通，以獲得更大資金支持。通過科學預算、合理配置高性能的服務器、計算機等基礎設備設施，建立完善的城建檔案數(shù)字化管理平臺，提高資金資產(chǎn)的使用效率。為城建檔案管理數(shù)字化建設的實現(xiàn)提供保障；其次，加大檔案鑒定力度，按照實際情況推進檔案數(shù)字化轉化。城建檔案門類豐富多樣，在資金有限的情況下，應做好資金使用規(guī)劃，加強檔案評估工作，根據(jù)單位實際情況和外部使用需求選擇管理模式，加強資金利用效率。在數(shù)字化轉化之前，做好檔案數(shù)量、類別和使用情況的調研。在資金約束的情況下，優(yōu)先對利用率高的檔案實施數(shù)字化轉化。比如，珍貴瀕危檔案、民生工程檔案、重點建設工程項目檔案等，然后將數(shù)字化轉化延伸到其他城建檔案，分階段、分步驟地展開數(shù)字化管理，使檔案利用能夠滿足需要的同時，還能夠節(jié)約資金；最后，加強智能檔案建設的研究與探索，將BIM、CIM等前沿技術與城建檔案管理工作相結合，通過圖像生成技術，將檔案圖紙轉化為數(shù)據(jù)模型，以便于對檔案資料的查詢與利用。將城市建筑通過分類處理和BIM建模，對建筑項目全生命周期實施無損歸檔和高效管控，在檔案數(shù)字化建設的基礎上，為城市建設智能化、智慧化發(fā)展奠定基礎。

3.加強信息安全防護，降低數(shù)字化建設風險

城市建設檔案的專業(yè)性和高使用率決定了數(shù)字化建設過程中可能存在各種風險，需要管理部門開展數(shù)字化建設時做好信息安全防護措施，降低各類風險影響。第一，逐步推廣電子簽名、電子簽章。2019年，國務院頒布的《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》第八條規(guī)定：“政務服務中使用的符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定條件的可靠的電子簽名，與手寫簽名或者蓋章具有同等法律效力?！背墙n案管理部依托智能城市建設系統(tǒng)，應積極規(guī)劃完成建設項目檔案全過程的在線接收系統(tǒng)，大力推動電子簽名和電子蓋章的批量應用，提高城市建設檔案創(chuàng)新服務水平。第二，使用高性能的存儲運營商做好數(shù)據(jù)備份工作。配置穩(wěn)定的硬盤存儲電子文件，嚴格執(zhí)行機房盜竊、高溫保護、火災、防潮等安全措施，做好硬件備份保存、異地備份等信息備份。第三，建立訪問權限，做好安全網(wǎng)絡系統(tǒng)，記錄檔案管理人員的操作日志，嚴格管理檔案用戶的訪問權限、加強建設防火墻、做好跟蹤管理，從而減少非法入侵造成的損失與干擾。第四，加強外包機構管理。數(shù)字化建設過程中的第三方技術支持機構要做好招投標管理，選擇合格、有信譽、經(jīng)驗豐富的合作伙伴，在項目實施的早期階段推廣數(shù)字化處理系統(tǒng)和過程標準，采取有效的評價和激勵機制，增強外包人員的責任和風險意識，確保城市建設檔案數(shù)字化及時、高質量地開展。

4.拓展優(yōu)化利用，提升檔案的功能性

實現(xiàn)檔案的有效利用是檔案管理的最終目標。城市建設檔案數(shù)字化建設必須以提高檔案服務水平為出發(fā)點，除了做好紙質檔案的數(shù)字化轉化，還要不斷擴大管理系統(tǒng)的服務功能，推進數(shù)字成果在檔案應用中的呈現(xiàn)，增加用戶對城建檔案應用的高效性和便捷性。第一，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的互聯(lián)互通?？梢詫⒊鞘薪ㄔO檔案管理系統(tǒng)與政務服務系統(tǒng)、“一網(wǎng)通”等App等實現(xiàn)連接，用戶可以通過移動終端設備自主查詢、一鍵預訂和訪問，實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案利用”。第二，為了豐富城建檔案的應用場景，可以連接檔案數(shù)據(jù)庫與GIS數(shù)據(jù)系統(tǒng)，用戶能夠可視化檢索地圖檔案，實現(xiàn)“用圖檢索”功能。在條件許可的情況下，可以開展基于GIS的數(shù)據(jù)挖掘，開發(fā)城建檔案各類型的數(shù)據(jù)信息和知識信息，增強城建檔案的文化建設功能，進一步拓展城建檔案多元化領域的可用性。第三，加強城市建設檔案數(shù)字資源開發(fā)，積極開展城市重大項目和音像檔案專題活動，對城市建設歷程、發(fā)展現(xiàn)狀和變化變革等展開詳細、真實的記錄，為社會提供多領域的文化信息服務。第四，完善配套工作制度，加快推進開放檔案，建設完整檔案開放單位、國家檔案館藏開放的相關制度，實現(xiàn)檔案開放工作的規(guī)范化、標準化和常態(tài)化，推動檔案館定期公布開放檔案目錄，穩(wěn)步推進開放檔案全文在線查閱，并健全重大科技突破、重大產(chǎn)品開發(fā)、重大建設項目檔案利用服務機制，鼓勵檔案館結合實際開放經(jīng)濟、教育、科技和文化等類檔案，向社會公眾提供更多檔案服務。

五、結論

城建檔案是一個城市建設發(fā)展的智慧結晶，在數(shù)字化轉型背景下，城建檔案的數(shù)字化建設成效直接關系檔案功能效用的發(fā)揮。隨著信息科技不斷發(fā)展，城市建設檔案的管理必須依靠數(shù)字化授權來提高管理的智能化水平。針對城市建設檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，要深刻認識到加快城市建設檔案管理數(shù)字化建設重要性的深遠意義，從制度建設、資金投入、安全防護以及深度利用等方面，采取有效的工作方式，加強安全措施，加大城市建設檔案的數(shù)字化建設進程，針對數(shù)字化建設中面臨的各種問題，堅持提高檔案服務水平的目標，完善檔案管理的資源體系，逐步推進城建檔案管理向數(shù)字化和智能化管理轉變，為城市發(fā)展貢獻知識力量。

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作者單位：青島市黃島區(qū)建筑工程管理服務中心