公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型研究

邵瑩瑩

摘 要：信息技術(shù)的快速發(fā)展致使檔案載體與管理辦法發(fā)生較大改變，為檔案工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)。公共法律服務中心檔案管理部門應順應時代要求，加快檔案管理信息化轉(zhuǎn)型步伐，進一步提升公共法律服務中心的檔案管理質(zhì)量及效率。因此，文章基于信息技術(shù)發(fā)展帶給檔案工作的機遇展開分析，結(jié)合公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的特征及動因，提出相關(guān)轉(zhuǎn)型策略，旨在為提高公共法律服務中心的檔案管理水平提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；機遇；信息化轉(zhuǎn)型；轉(zhuǎn)型策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案作為公共法律服務中心運營發(fā)展過程中積累的重要信息資源，在提供服務、決策支持及維護公共法律服務中心日常運營發(fā)展中起到了非常重要的作用。因此，必須加強公共法律服務中心檔案資料管理工作，結(jié)合現(xiàn)階段國內(nèi)眾多公共法律服務中心檔案管理實際情況來看，因受到信息化沖擊，暴露出許多問題，嚴重限制了檔案管理的成效，致使管理質(zhì)量與水平不高，難以滿足日益增長的檔案資源信息需求?；诖?，為更好地提升公共法律服務中心檔案的管理質(zhì)量，保障其與時俱進，就應加快其信息化轉(zhuǎn)型，注重信息技術(shù)應用及信息化設備設施建設，以實現(xiàn)檔案管理信息化目標，確保公共法律服務中心穩(wěn)定、高效運行，從而為我國法律服務行業(yè)的發(fā)展提供堅實基礎(chǔ)。

一、信息技術(shù)發(fā)展給檔案工作帶來的機遇

1.拓展了檔案載體形式

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展已經(jīng)深刻改變了傳統(tǒng)檔案記錄和形成方式，引領(lǐng)著檔案管理進入了一個全新的時代。在公共法律服務中心運行發(fā)展中，涉及大量有價值的數(shù)據(jù)、文件和信息，正逐漸集中于政務云數(shù)據(jù)中心，形成統(tǒng)一的保存體系。

這種變化使得原本分散在各部門的公共數(shù)據(jù)得以更高效地共享與利用，遵循著“一次形成、多次共享”原則，最大限度地發(fā)揮其價值。這種集中的信息資源管理，不僅極大地提升了公共法律服務中心的服務水平和效率，還在提供相關(guān)法務服務階段實現(xiàn)了信息的集中管控和共享使用，為公共法律服務中心在歸檔和管理檔案信息資源方面提供了優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡系統(tǒng)環(huán)境和信息化條件，形成了新的檔案類型——“電子檔案”。

2.強化了檔案安全保障

隨著信息技術(shù)的進步，檔案安全保障已顯著增強，這種進步主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡安全、計算機系統(tǒng)設計以及檔案管理制度的完善上。電子檔案的引入極大地減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易損壞和腐蝕的風險，提升了檔案的整體安全性。此外，通過實施高效的技術(shù)手段和國家級的強制措施，檔案管理系統(tǒng)的災備體系得到了顯著加強，確保了在遭遇自然或人為災害時，檔案數(shù)據(jù)可以迅速、完整地恢復，從而保障了檔案信息的安全性和完整性。

3.提高了檔案存儲水平

公共法律服務中心在落實檔案管理工作實踐中，借助計算機和檔案管理軟件等現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案歸檔、管理，不僅有效豐富了檔案存儲形式，還擴充了檔案體量，實現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理方式方法的重大變革。在檔案信息化轉(zhuǎn)型中，最主要的存儲介質(zhì)為電子檔，其能夠以音視頻、文字等多種形式存儲，可最大化地保障檔案管理的效率及質(zhì)量，提升了檔案信息存儲質(zhì)量及精細度。此外，利用計算機和網(wǎng)絡技術(shù)實施檔案存儲管理，可以擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式對物理空間的依賴，減少了管理成本，為用戶完成檔案檢索和提取提供了極大便利。

4.提高了檔案利用效率

信息技術(shù)的進步極大地提高了檔案的利用效率，使得檔案信息化建設邁出了重要步伐。如今，只需輸入相關(guān)的檢索條件或關(guān)鍵詞，用戶便能通過智能手機或計算機等終端設備快速獲取所需信息。這種便捷的檢索方式不僅提高了檔案的查詢速度，還提升了查詢精確度，使檔案價值得到更好的發(fā)揮。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢方式，這種新型檔案利用方式更為簡便高效。過去，查詢紙質(zhì)檔案需要前往相關(guān)部門和檔案存放地，流程復雜、耗時長。而在信息化時代背景下，實現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型科室檔案查詢、利用流程大幅簡化，將檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，從而能將更多精力放在檔案深度開發(fā)和服務上，促進公共法律服務中心檔案服務功能的提升。

二、公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型特征及動因

1.基本特征

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，公共法律服務中心的檔案管理正在經(jīng)歷一場深刻的信息化轉(zhuǎn)型，這種轉(zhuǎn)型不僅對提高檔案管理效率至關(guān)重要，還是充分挖掘檔案價值的關(guān)鍵。因此，公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型顯示出了管理內(nèi)容信息化和管理工具技術(shù)化特征。

（1）檔案管理內(nèi)容信息化

公共法律服務中心在開展文書檔案管理時，常以檔案信息資源為核心。因此，為有效提升檔案管理功能，需將工作中心放在檔案信息的認知、保存以及檔案信息的開發(fā)和利用上。在信息化時代，檔案不是紙質(zhì)文書的簡單堆砌，而是轉(zhuǎn)化為了一種清晰、完整的固化信息資源，使得人們更加注重檔案中的信息內(nèi)涵，從而實現(xiàn)管理內(nèi)容的信息化。

（2）檔案管理工具技術(shù)化

在公共法律服務中心的檔案管理領(lǐng)域，利用信息化管理工具構(gòu)建智能檔案管理系統(tǒng)是深化檔案利用價值的核心策略。信息化工具的集成功能不僅推動了信息技術(shù)與檔案管理領(lǐng)域的共同進步，還極大提高了管理的效率與檔案的處理質(zhì)量。尤其是通過云計算技術(shù)的科學應用，能在龐大的檔案數(shù)據(jù)海洋中迅速篩選出具有重要價值的信息，并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資源展開深度統(tǒng)計與分析，極大地豐富了檔案的應用場景和價值。檔案管理信息化轉(zhuǎn)型不僅是技術(shù)層面的更新，還是對檔案管理理念和方法的革新。在這一轉(zhuǎn)型過程中，公共法律服務中心將能夠更有效地管理和利用其豐富的檔案資源，并通過對檔案內(nèi)容的全面信息化和管理工具的技術(shù)化，在極大提高檔案管理效率的同時，也為法律服務中心提供了更加豐富和深入的信息資源，從而更好地服務于社會和公眾。

2.動因分析

（1）外部動因

從本質(zhì)上看，公共法律服務中心的檔案管理信息化轉(zhuǎn)型其實就是應用信息技術(shù)手段完成檔案信息資源采集、存儲及提取，而信息技術(shù)的不斷發(fā)展促使各行各業(yè)管理模式發(fā)生本質(zhì)變化，這是社會發(fā)展的必然選擇。對于公共法律服務中心而言，其檔案內(nèi)容、體量已隨社會不斷發(fā)展變得更加復雜和龐大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式顯然無法滿足新時代的發(fā)展要求。因此，必須加快檔案管理信息化轉(zhuǎn)型，借助信息技術(shù)優(yōu)勢實現(xiàn)檔案管理的快捷性及便利性。

（2）內(nèi)部動因

公共法律服務中心傳統(tǒng)的檔案管理存在管理效率低、安全性差等弊端，而信息化時代下的檔案管理又對安全性要求較高，如果一直沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲管理模式，不僅需要更大的存儲空間，還要具備通風、防火和防盜能力，并要在檔案查閱審讀環(huán)節(jié)實行嚴格的監(jiān)督管控，以防止出現(xiàn)檔案信息丟失或損毀情況。但是，一旦實現(xiàn)了檔案管理信息化目標，公共法律服務中心各類檔案資料均能以電子形式存在，不僅減少了檔案管理人員的工作量，提升了檔案信息的安全性，還為檔案使用者提供了便利。因此，強化公共法律服務中檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的內(nèi)部動因可以歸納為降低檔案管理工作強度、提升檔案信息化程度。

三、公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的策略

1.增強信息技術(shù)管理檔案意識

在公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型進程中，對應用信息技術(shù)管理檔案的重視程度會在很大程度上決定著檔案信息化建設進程。對于任何單位來說，要實現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)變，都要經(jīng)歷一個艱難的歷程，只有在主觀上充分意識到信息化轉(zhuǎn)型的重要性，才能從根本上篤定信念、攻堅克難，將檔案管理信息化建設納入日常工作規(guī)劃，并從內(nèi)部管理上逐步強化信息化設備設施與技術(shù)的運用，并在不斷摸索中建立一套相對完善的信息化建設、管理體系，牢牢把握檔案管理信息化的發(fā)展方向，堅定不移地朝著信息化發(fā)展目標前進，才能最終實現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型目標。

2.加強檔案信息化設備設施建設

（1）配置檔案管理硬件設備設施

要實現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型目標，公共法律服務中心應在信息化設備設施建設過程中逐步引進現(xiàn)代化的設備替代傳統(tǒng)檔案管理設備，購置計算機、打印機、掃描儀、服務器等基礎(chǔ)硬件設備設施。同時，在檔案信息化管理中，要積極引進先進的信息技術(shù)，確保檔案信息化管理工作有序開展。

（2）配備檔案管理系統(tǒng)軟件。在實現(xiàn)公共法律服務中心檔案信息化轉(zhuǎn)型進程中，所引進的檔案管理系統(tǒng)必須能夠與檔案管理業(yè)務系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，且能夠?qū)崿F(xiàn)用戶端所提取的檔案信息格式、結(jié)構(gòu)及元數(shù)據(jù)精細化處理。同時，在檔案信息搜集過程中，能根據(jù)公共法律服務中心日常運營情況實時搜集，并在初步分類處理后存儲，最終在對所有檔案數(shù)據(jù)信息展開系統(tǒng)化處置之后，按提取人檢索習慣、信息應用習慣展開歸檔。

（3）建立檔案信息化管理平臺。建立檔案信息化管理平臺是公共法律服務中心實現(xiàn)檔案管理工作向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型的重要一步。通過該平臺，可以實現(xiàn)檔案的電子化存儲、分類、檢索與共享，極大地提高了檔案管理的效率和安全性。信息化管理平臺采用先進的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，支持海量數(shù)據(jù)的存儲與高速訪問的同時，利用云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠深入分析和挖掘檔案信息，為決策提供支持。此外，平臺還能實現(xiàn)權(quán)限管理，確保檔案資料的安全和隱私，并支持遠程訪問，提高檔案利用率，為檔案管理注入新的活力。

3.落實信息化檔案管理流程

隨著信息技術(shù)的日益進步，公共法律服務中心的檔案管理也迫切需要向智能化方向發(fā)展。在此過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案正逐漸向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，要求檔案管理流程同樣展開相應的革新。為確保檔案的高質(zhì)量歸檔和高度機密性，區(qū)塊鏈技術(shù)的引入成為一個創(chuàng)新且有效的解決方案。區(qū)塊鏈技術(shù)以其獨有的數(shù)據(jù)保護和隱私保障功能，在保護檔案信息安全與管理過程中扮演了至關(guān)重要的角色。利用區(qū)塊鏈，每一次檔案的訪問和提取都會被記錄，不僅減少了數(shù)據(jù)被惡意篡改或泄露的風險，還保護了訪問者的隱私，使得檔案管理流程變得更加規(guī)范和高效，顯著提高了服務中心的工作質(zhì)量和效率。同時，為確保檔案管理的有效性與法律服務中心的工作緊密結(jié)合，需開展持續(xù)的檔案質(zhì)效監(jiān)督，加強對檔案歸檔過程的監(jiān)督檢查，提升歸檔資料的完整性和準確性。通過努力，不僅能確保檔案信息的安全和可靠，還能提升公共法律服務中心的整體運營效率和服務質(zhì)量，為信息化轉(zhuǎn)型的成功奠定堅實的基礎(chǔ)。

4.攻克檔案信息化管理過程中的難題

（1）培養(yǎng)雙重知識結(jié)構(gòu)的復合型人才

檔案管理人員作為落實檔案信息搜集、整理及分析處理的直接參與者，其整體素質(zhì)的高低將對檔案管理信息化轉(zhuǎn)型成功與否產(chǎn)生直接影響。作為新時代的檔案信息化管理人才，其不僅要具備豐富的多媒體技術(shù)相關(guān)知識，還應知曉檔案規(guī)范化管理理念及檔案信息安全技術(shù)認識。因此，在落實檔案信息化轉(zhuǎn)型過程中，要注重雙重知識結(jié)構(gòu)的復合型人才培養(yǎng)，通過專項培訓學習使其為檔案信息化建設與管理工作提供做出貢獻。

（2）規(guī)范檔案信息化基本原則

電子檔案的傳輸與接收是依靠計算機系統(tǒng)完成的，因而在此環(huán)節(jié)中，應通過合理配置系統(tǒng)資源、配備相應的技術(shù)設備設施、安排專業(yè)人員，并制定嚴格的管理制度，確保電子檔案數(shù)據(jù)與其原始系統(tǒng)或設備設施之間的無縫對接，最大化地保障電子檔案管理的安全性和有效性。

（3）攻克檔案工作中的技術(shù)難題

隨著人工智能和機器學習技術(shù)的發(fā)展，提高檔案檢索系統(tǒng)的智能化水平成為可能。通過引入這些技術(shù)，可以顯著提高檔案檢索的效率和準確性。智能檢索系統(tǒng)可以快速處理大量數(shù)據(jù)，提供精確的搜索結(jié)果，甚至能夠根據(jù)用戶的查詢歷史和偏好提供定制化的搜索建議。此外，人工智能還可以用于自動分類和標記檔案，使得檔案的組織和管理更加高效。例如，自然語言處理（NLP）技術(shù)可以用于分析文檔內(nèi)容，自動提取關(guān)鍵詞和主題，從而簡化檔案的歸檔和檢索過程。

四、結(jié)語

本文通過深入分析信息化背景下公共法律服務中心檔案管理的轉(zhuǎn)型動因，提出了一系列切實可行的策略，如增強信息技術(shù)管理檔案意識、加強檔案信息化設備設施建設、落實信息化檔案管理流程、攻克檔案信息化管理過程中的難題等，旨在從根本上提升檔案管理的效率與安全性。值得注意的是，檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型并非一蹴而就，而是一個持續(xù)演進的過程。未來將繼續(xù)探索和完善相關(guān)策略，確保其能夠有效支持公共法律服務中心的長遠發(fā)展，并為推動我國公共法律服務事業(yè)的進步貢獻力量。

參考文獻：

[1]趙德芹.智慧化背景下檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)與對策研究[J].蘭臺內(nèi)外，2023（36）：49-51.

[2]謝 洋.關(guān)于檔案信息化建設的一點思考[J].山東檔案，2022（02）：40-41.

[3]陶德禹.信息技術(shù)發(fā)展給檔案工作帶來的機遇和挑戰(zhàn)[J].蘭臺內(nèi)外，2023（36）：77-79.

[4]蔣怡莉.信息技術(shù)在行政檔案管理工作中的應用探究[J].陜西檔案，2023（04）：31-32.

[5]梁 慧.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].山東檔案，2018（05）：46-47.

[6]田 紅.新形勢下航天企業(yè)檔案工作的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新[J].北京檔案，2021（07）：41-42+47.

[7]章燕華，王力平.數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略：英國探索、經(jīng)驗與啟示[J].檔案學通訊，2021（04）：28-35

[8]葛如一，劉思雨，吳 熠，張 琪，汪 宇.照片檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級探索與實踐[J].檔案與建設，2021（05）：53-55+62.

[9]張 靜.檔案信息化對傳統(tǒng)檔案工作的影響及應對策略[J].檔案管理，2021（03）：120+122.

[10]陳 雨.新基建背景下基建檔案工作模式變革與發(fā)展[J].北京檔案，2021（01）：43-45.

作者簡介：山東省棗莊市嶧城區(qū)公共法律服務中心