信息化背景下高校學(xué)籍檔案服務(wù)模式探究

趙霞

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校學(xué)籍檔案管理面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。文章通過分析傳統(tǒng)高校學(xué)籍檔案服務(wù)模式的局限性，探討了信息化背景下高校學(xué)籍檔案服務(wù)模式的改進(jìn)措施和方向，為提高高校學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量和效率提供理論指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；學(xué)籍檔案；服務(wù)模式

中圖分類號(hào)：G275? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，教育領(lǐng)域也迎來了深刻的變革。高校作為培養(yǎng)人才的重要場(chǎng)所，其學(xué)籍檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。高校學(xué)籍檔案是記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活和社會(huì)實(shí)踐等方面情況的重要資料，它不僅是學(xué)校實(shí)施教學(xué)管理、學(xué)生管理的重要依據(jù)，還是學(xué)生就業(yè)、升學(xué)和出國(guó)等方面的重要證明材料。信息技術(shù)的出現(xiàn)為高校學(xué)籍檔案管理提供了更加便捷、高效、安全的手段。同時(shí)，也對(duì)傳統(tǒng)的服務(wù)模式提出了更高的要求。

一、高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的意義

1.學(xué)生管理與教育

學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生的個(gè)人信息、學(xué)業(yè)成績(jī)和獎(jiǎng)懲情況等，有助于學(xué)校開展學(xué)生管理和教育工作。通過學(xué)籍檔案，學(xué)校可以全面了解學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況，在為個(gè)性化教育提供依據(jù)的同時(shí)，也便于對(duì)學(xué)生實(shí)施獎(jiǎng)懲、評(píng)優(yōu)等管理工作。

2.學(xué)生身份和資格證

學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間的正式記錄，是證明學(xué)生身份和資格的重要依據(jù)。在學(xué)生畢業(yè)、求職和出國(guó)深造等過程中，學(xué)籍檔案可以作為有效的證明材料，確保學(xué)生的合法權(quán)益。

3.服務(wù)學(xué)生就業(yè)與發(fā)展

學(xué)籍檔案是學(xué)生就業(yè)、升學(xué)以及提干等重要參考依據(jù)，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供學(xué)生的個(gè)人信息、學(xué)習(xí)成績(jī)和社會(huì)實(shí)踐等情況，有助于企業(yè)更好地了解應(yīng)聘者的能力和素質(zhì)。同時(shí)，學(xué)籍檔案也為學(xué)生提供自我展示的平臺(tái)，有助于學(xué)生在就業(yè)市場(chǎng)中脫穎而出。

4.教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與改進(jìn)

學(xué)籍檔案中的成績(jī)記錄和課程信息等可以反映教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生的學(xué)習(xí)效果。學(xué)?？梢酝ㄟ^分析學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)，了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平以及學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，發(fā)現(xiàn)問題并改進(jìn)，提高教學(xué)水平。

5.學(xué)校管理與決策

學(xué)籍檔案為學(xué)校的管理和決策提供數(shù)據(jù)支持。學(xué)校可以根據(jù)學(xué)籍檔案中的學(xué)生人數(shù)、專業(yè)分布等信息實(shí)施資源分配、課程設(shè)置和招生計(jì)劃等管理決策。

6.歷史記錄與文化傳承

高校學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)校歷史的一部分，反映學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的成長(zhǎng)軌跡。這些檔案對(duì)于學(xué)校的文化傳承和校史研究具有重要價(jià)值。

7.社會(huì)信用體系建設(shè)

學(xué)籍檔案中的信息可以作為學(xué)生信用評(píng)價(jià)的參考，有助于構(gòu)建社會(huì)信用體系。良好的學(xué)籍檔案管理有助于培養(yǎng)學(xué)生的誠(chéng)信意識(shí)和責(zé)任感。

8.合法權(quán)益保障

學(xué)籍檔案具有一定的真實(shí)性、原始性以及權(quán)威性，是學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)的真實(shí)記錄。在一些法律糾紛和爭(zhēng)議中，學(xué)籍檔案可以作為重要的證據(jù)和依據(jù)，維護(hù)學(xué)校和學(xué)生的合法權(quán)益。

二、高校學(xué)籍檔案服務(wù)模式現(xiàn)狀

1.傳統(tǒng)高校學(xué)籍檔案服務(wù)模式的特點(diǎn)

（1）以紙質(zhì)檔案為主，管理復(fù)雜。傳統(tǒng)高校學(xué)籍檔案服務(wù)模式的首要特點(diǎn)是采用紙質(zhì)形式存儲(chǔ)學(xué)生檔案。這種存儲(chǔ)方式依賴于專門的檔案室，需要大量的物理空間，而且還需要考慮防火、防水和防蟲等保管條件。隨著時(shí)間的推移，紙張可能會(huì)老化、變脆，字跡也可能模糊，給保管帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。（2）手工操作，效率低下。管理這些紙質(zhì)檔案的過程主要依賴于手工操作。檔案的整理、分類、歸檔和檢索全部由人工完成，這使得整個(gè)過程煩瑣而容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。在紙質(zhì)檔案中查找特定信息通常需要手動(dòng)翻閱，耗時(shí)耗力。如果檔案數(shù)量龐大，查詢效率會(huì)非常低。（3）地理局限，服務(wù)范圍有限。學(xué)生在求職、晉級(jí)、考研、留學(xué)、職稱評(píng)定和辦理社保醫(yī)保等事項(xiàng)時(shí)，需要學(xué)籍檔案證明材料，這就涉及返校辦理學(xué)籍檔案利用手續(xù)。對(duì)于身處外地返校辦理學(xué)籍檔案利用手續(xù)的學(xué)生來說更為耗時(shí)耗力，增加經(jīng)濟(jì)成本。這種地理局限性限制了學(xué)生的靈活性，尤其對(duì)于那些已經(jīng)離?；虻赜蛳喔糨^遠(yuǎn)的學(xué)生來說，檔案服務(wù)不夠便捷。（4）信息不易共享。由于檔案以紙質(zhì)形式存在，檔案信息不易共享。傳統(tǒng)高校學(xué)籍檔案通常分散在各個(gè)院系或部門實(shí)行管理，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和平臺(tái)。這種分散的管理模式導(dǎo)致信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，不同部門之間溝通受到限制，信息交流不暢，難以互通有無。（5）安全性難以保障。由于學(xué)籍檔案涉及學(xué)生的個(gè)人隱私和敏感信息，高校在信息共享方面需要格外謹(jǐn)慎。紙質(zhì)檔案在傳輸和共享過程中存在安全風(fēng)險(xiǎn)，容易丟失、被盜或被非法復(fù)制。同時(shí)，由于難以開展有效的訪問控制，保密性也較難保證。（6）手續(xù)煩瑣。在傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式下，學(xué)生在辦理各類檔案手續(xù)時(shí)通常需要提交大量紙質(zhì)材料，檔案工作人員為其現(xiàn)場(chǎng)辦理學(xué)籍檔案利用手續(xù)之前，需對(duì)身份核實(shí)確認(rèn)，方可辦理相關(guān)檔案利用手續(xù)，手續(xù)煩瑣，容易導(dǎo)致辦理過程中的延誤和錯(cuò)誤。（7）更新和維護(hù)難度大。隨著學(xué)生信息的變化。例如，轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)和復(fù)學(xué)等情況，檔案的更新和維護(hù)變得相當(dāng)復(fù)雜。填寫、修改和替換等過程不僅煩瑣，而且容易出錯(cuò)，特別是在處理大量數(shù)據(jù)時(shí)，人工工作量和難度都會(huì)顯著增加，容易出現(xiàn)信息滯后或錯(cuò)誤。（8）環(huán)境影響。傳統(tǒng)學(xué)籍檔案以紙質(zhì)形式存在，需要大量的紙張來制作和存儲(chǔ)，不僅消耗大量的木材資源，還增加造紙過程中的能源消耗和廢水、廢氣排放，對(duì)環(huán)保造成一定的壓力。紙質(zhì)檔案對(duì)保管環(huán)境有一定的要求，如溫度、濕度和光照等。為了達(dá)到這些要求，高校需要投入一定的資源，增加了運(yùn)營(yíng)成本。傳統(tǒng)高校學(xué)籍檔案服務(wù)模式在存儲(chǔ)、操作、信息共享、安全性和數(shù)據(jù)維護(hù)等方面存在一系列的局限性。這些問題迫使高校尋找更為先進(jìn)和高效的數(shù)字化學(xué)籍檔案服務(wù)模式。

2.信息化背景下高校學(xué)籍檔案服務(wù)模式的需求與挑戰(zhàn)

在信息化背景下，數(shù)字化存儲(chǔ)與管理成為迫切需求。通過將學(xué)籍檔案電子化，可以提高數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)效率、方便性和可訪問性，減少了紙質(zhì)檔案占用的大量物理空間。另外，引入信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理流程的自動(dòng)化，減少手工操作，提高工作效率，使得檔案管理更加迅速、精確，有助于應(yīng)對(duì)大規(guī)模學(xué)籍檔案的管理需求。數(shù)字化檔案服務(wù)模式還可以使學(xué)生通過互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程辦理檔案事務(wù)，不再受制于地理位置。這種遠(yuǎn)程服務(wù)提高了服務(wù)的便捷性，使學(xué)生無需親自前往學(xué)校，極大地方便了校外學(xué)生和校友。數(shù)字化檔案也能為不同部門提供信息共享平臺(tái)，有助于實(shí)現(xiàn)校內(nèi)各部門之間的協(xié)同合作。教務(wù)處、學(xué)生事務(wù)處等可以更加便捷地共享學(xué)生信息，促進(jìn)學(xué)校內(nèi)各方面工作的協(xié)同發(fā)展。信息化背景下，引入安全措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問權(quán)限控制等有助于防范檔案信息被泄露和濫用，確保學(xué)生隱私得到有效保護(hù)。同時(shí)，通過數(shù)字化檔案可為學(xué)校提供豐富的數(shù)據(jù)資源，通過數(shù)據(jù)分析工具，學(xué)?？梢愿玫乩斫鈱W(xué)生群體特征、課程效果等信息，為決策提供科學(xué)依據(jù)，優(yōu)化教育管理和服務(wù)。數(shù)字化檔案服務(wù)更符合現(xiàn)代社會(huì)的環(huán)保理念，減少了紙張的使用，有助于降低環(huán)境負(fù)擔(dān)。

同時(shí)，數(shù)字化檔案建設(shè)和開發(fā)也面臨風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，可能會(huì)引發(fā)信息安全和隱私保護(hù)的問題。保障學(xué)生檔案信息的安全性、防范信息被泄露和濫用需要建立完善的安全措施和法規(guī)體系。數(shù)字化檔案服務(wù)還需要大量的技術(shù)投入，包括信息系統(tǒng)的建設(shè)、更新?lián)Q代等。學(xué)校需要確保擁有足夠的技術(shù)支持和專業(yè)人才，以應(yīng)對(duì)技術(shù)迅速發(fā)展的挑戰(zhàn)。部分學(xué)生和工作人員可能存在信息技術(shù)水平不足的問題，形成數(shù)字鴻溝。因此，需要開展相關(guān)培訓(xùn)，提高學(xué)校整體的數(shù)字素養(yǎng)水平。另外，學(xué)?？赡艽嬖诙鄠€(gè)信息系統(tǒng)，數(shù)字化檔案服務(wù)需要與其他系統(tǒng)實(shí)施有效集成，確保信息的互操作性，使學(xué)籍檔案信息能夠在整個(gè)信息系統(tǒng)中無縫流通。還有，數(shù)字化檔案服務(wù)系統(tǒng)需要具備良好的抗災(zāi)備份能力，確保在意外情況下不丟失重要數(shù)據(jù)。數(shù)字化檔案服務(wù)的用戶體驗(yàn)直接關(guān)系到服務(wù)的質(zhì)量，需要充分考慮系統(tǒng)的界面友好性、操作便捷性等，以提高用戶的滿意度。

綜合而言，信息化背景下的高校學(xué)籍檔案服務(wù)需求明顯，但同時(shí)學(xué)校需要通過不斷探索構(gòu)建新的服務(wù)模式來應(yīng)對(duì)技術(shù)、安全、法規(guī)等方面的挑戰(zhàn)。

三、信息化背景下高校學(xué)籍檔案服務(wù)模式的構(gòu)建

1.基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

（1）需求調(diào)研與分析。確定學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案服務(wù)的具體需求，包括信息管理、服務(wù)流程等，評(píng)估所需的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的規(guī)模和性能。（2）規(guī)劃設(shè)計(jì)。根據(jù)需求，制定詳細(xì)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)方案，包括硬件配置、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)等?？煽紤]將基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施拆分成多個(gè)模塊，每個(gè)模塊可以獨(dú)立擴(kuò)展和升級(jí)，便于后期根據(jù)業(yè)務(wù)需求實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)的可擴(kuò)展性。（3）采購(gòu)與安裝。按照規(guī)劃方案采購(gòu)所需的設(shè)備設(shè)施和軟件，并實(shí)施安裝和配置，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。（4）測(cè)試與調(diào)試。實(shí)施系統(tǒng)測(cè)試和調(diào)試，確保各項(xiàng)設(shè)施的正常運(yùn)行，用戶能夠快速訪問和傳輸學(xué)籍檔案信息。（5）安全防護(hù)。實(shí)施安全措施，如設(shè)置防火墻、實(shí)施漏洞掃描等，保障系統(tǒng)的安全性。（6）持續(xù)監(jiān)控與維護(hù)。建立監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施開展監(jiān)測(cè)和維護(hù)，確保其穩(wěn)定運(yùn)行。（7） 培訓(xùn)與支持。為工作人員提供相關(guān)培訓(xùn)，確保他們能夠熟練操作和維護(hù)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。

2.檔案數(shù)字化與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

（1）文件準(zhǔn)備。整理學(xué)校的紙質(zhì)檔案，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。（2）掃描與拍攝。使用掃描儀或攝像設(shè)備設(shè)施將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，生成電子文檔。包括學(xué)生個(gè)人信息、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄和錄取花名冊(cè)等。（3）文件格式與命名規(guī)范。確定電子文件的格式，并建立文件命名規(guī)范，方便后續(xù)檢索與管理。（4）質(zhì)量控制。實(shí)施數(shù)字化文件的質(zhì)量控制，確保掃描或拍攝的圖像清晰、完整，并未出現(xiàn)重要信息的缺失。（5）元數(shù)據(jù)添加。為數(shù)字化的文件添加元數(shù)據(jù)，包括文件的創(chuàng)建時(shí)間、作者、關(guān)鍵詞等信息，方便后續(xù)檢索。（6）建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)?？紤]數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、字段定義、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)或非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的選擇等，對(duì)數(shù)字化后的學(xué)籍檔案實(shí)施分類、編目和索引，建立規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。

3.網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)與應(yīng)用

首先，開發(fā)高校學(xué)籍檔案服務(wù)網(wǎng)站或移動(dòng)應(yīng)用程序，設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔、直觀、易于操作的用戶界面，提供登錄、檔案查詢、申請(qǐng)?zhí)峤缓妥C明開具等功能，滿足用戶隨時(shí)隨地使用服務(wù)的需求。

其次，實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的集成，便于信息共享和流通。整合檔案管理系統(tǒng)和教務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍信息、成績(jī)單、課程選課、獎(jiǎng)懲等信息的共享，方便統(tǒng)一管理。與圖書館系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)學(xué)生的借閱和還書信息與學(xué)籍檔案的關(guān)聯(lián)，提供更全面的學(xué)生信息服務(wù)；整合財(cái)務(wù)系統(tǒng)，方便管理學(xué)費(fèi)繳納、獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放等財(cái)務(wù)信息，提高財(cái)務(wù)管理的準(zhǔn)確性；與校園卡系統(tǒng)集成，將學(xué)籍信息與校園卡關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)一卡通服務(wù)，方便學(xué)生校園生活；與就業(yè)服務(wù)系統(tǒng)集成，幫助學(xué)生管理求職材料、實(shí)習(xí)記錄等，提升就業(yè)服務(wù)的效果；整合信息安全管理系統(tǒng)，加強(qiáng)學(xué)籍信息的安全性，確保學(xué)生隱私得到有效保護(hù)；與學(xué)科競(jìng)賽系統(tǒng)集成，方便記錄學(xué)生在學(xué)術(shù)競(jìng)賽中的成績(jī)和獲獎(jiǎng)情況；與校友管理系統(tǒng)集成，方便記錄和管理校友信息。

4.安全保障體系建設(shè)

（1）建立用戶認(rèn)證和權(quán)限管理機(jī)制。實(shí)施嚴(yán)格的訪問控制機(jī)制，只有授權(quán)用戶才能訪問和操作學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)。使用身份驗(yàn)證技術(shù)，如密碼、指紋識(shí)別或雙因素身份驗(yàn)證，確保只有合法用戶能夠登錄系統(tǒng)，并根據(jù)用戶角色分配適當(dāng)?shù)臋?quán)限管理，以限制數(shù)據(jù)訪問范圍。（2）采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)。對(duì)傳輸和存儲(chǔ)的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)實(shí)行加密，采用安全協(xié)議和算法，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中不被竊取或篡改，在存儲(chǔ)中得到保護(hù)。（3）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全。及時(shí)更新設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)和防病毒軟件，以防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件的入侵。定期開展安全審查，檢測(cè)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)中的潛在漏洞。（4）定期備份和恢復(fù)。保障服務(wù)器和數(shù)據(jù)中心的物理安全，限制對(duì)存儲(chǔ)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的物理訪問，以防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。定期對(duì)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)實(shí)施備份，并建立有效的數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，以應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況。（5）開展培訓(xùn)和安全意識(shí)教育。對(duì)相關(guān)人員開展信息安全培訓(xùn)，提高對(duì)數(shù)據(jù)安全的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)調(diào)保密責(zé)任，并鼓勵(lì)采用安全的操作規(guī)范正確處理和保護(hù)敏感數(shù)據(jù)。（6）安全審計(jì)和監(jiān)控。定期開展安全審計(jì)，部署實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，追蹤學(xué)籍系統(tǒng)的活動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全威脅，以確保數(shù)據(jù)安全。

5.服務(wù)效果評(píng)估

為了對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)實(shí)行改進(jìn)和優(yōu)化，不斷提升服務(wù)質(zhì)量和效率，需要對(duì)高校學(xué)籍檔案服務(wù)模式實(shí)施效果評(píng)估。（1）服務(wù)效率評(píng)估。比較數(shù)字化檔案管理前后的處理時(shí)間和效率，包括檔案查詢、借閱和更新等環(huán)節(jié)的處理速度。（2）用戶滿意度調(diào)查。通過問卷調(diào)查或面試方式，了解學(xué)生、教師和管理員對(duì)數(shù)字化檔案服務(wù)模式的滿意度和意見建議。（3）信息安全評(píng)估。對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)開展安全性評(píng)估，包括數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理和防火墻設(shè)置等方面的檢查，以確保個(gè)人信息的安全性。（4）服務(wù)覆蓋范圍評(píng)估。檢查數(shù)字化檔案服務(wù)的覆蓋范圍，包括服務(wù)對(duì)象（學(xué)生、教師、管理員）、服務(wù)內(nèi)容（檔案查詢、借閱、更新等）和服務(wù)時(shí)間（工作日、節(jié)假日）等。（5）數(shù)據(jù)分析評(píng)估。分析數(shù)字化檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析結(jié)果，評(píng)估系統(tǒng)對(duì)學(xué)校管理和決策支持的貢獻(xiàn)程度。

四、結(jié)語

信息技術(shù)給高校學(xué)籍檔案管理帶來更高效、安全性更強(qiáng)和更好的用戶體驗(yàn)。通過基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和安全保障體系的構(gòu)建，助推高校學(xué)籍檔案服務(wù)模式改革，提升學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量和效率，以滿足社會(huì)對(duì)學(xué)籍檔案信息的多元化需求。

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作者單位：山東交通學(xué)院