數(shù)字化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略研究

王玉文

摘 要：隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，信息技術(shù)的快速發(fā)展給各個(gè)行業(yè)帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位的發(fā)展，而檔案管理信息化建設(shè)可以有效保障事業(yè)單位檔案管理工作順利開展。事業(yè)單位實(shí)施檔案信息化管理可以有效提高檔案管理效率和準(zhǔn)確性、檔案存儲和檢索便捷性、檔案共享和協(xié)作便利性、檔案信息安全和保密性以及增強(qiáng)檔案信息的利用廣度和深度。基于此，文章提出了數(shù)字化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略和保障措施，以期為數(shù)字化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供參考，推動事業(yè)單位檔案管理邁入新的發(fā)展階段。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代；事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

事業(yè)單位作為服務(wù)于國家和人民的重要組織，其檔案管理工作對于決策制定和人事管理具有重要的參考價(jià)值。通過信息化建設(shè)，可以使事業(yè)單位能夠更加全面、準(zhǔn)確地了解和分析檔案信息，為決策提供科學(xué)依據(jù)的同時(shí)，也方便了人事管理工作的開展。因此，深入研究數(shù)字化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略，不僅有助提高檔案管理的效能，還對事業(yè)單位整體管理水平的提高具有戰(zhàn)略性意義。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理優(yōu)勢分析

1.提高管理效率和準(zhǔn)確性

信息化管理可以通過自動化和數(shù)字化的方式提高管理效率和準(zhǔn)確性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要大量的人力和時(shí)間成本，容易出現(xiàn)信息遺漏、錯(cuò)位等問題，而信息化管理可以通過自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的快速錄入、整理和檢索，減少人力投入和時(shí)間消耗，進(jìn)而提高管理的效率和準(zhǔn)確性。

2.提升存儲和檢索的便捷性

第一，信息化管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的電子化存儲，消除了傳統(tǒng)檔案室空間限制，從而節(jié)省了管理機(jī)構(gòu)的存儲成本，并提高了存儲效率。第二，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要人工手動檢索，操作煩瑣且耗時(shí)，而信息化管理系統(tǒng)則通過建立索引、利用數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的信息檢索。例如，管理人員可以通過關(guān)鍵詞、日期范圍等方式快速定位所需檔案信息，大幅縮短了檢索時(shí)間，提高了工作效率。信息化管理系統(tǒng)還支持多樣化的檢索方式，如全文檢索、分類檢索等，滿足了不同的管理需求。

3.提升共享和協(xié)作的便利性

信息化管理系統(tǒng)打破了傳統(tǒng)檔案管理的地域限制，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化共享。例如，通過網(wǎng)絡(luò)平臺，各部門、分支機(jī)構(gòu)之間可以方便快捷地共享檔案信息，無論其物理位置如何，實(shí)現(xiàn)了信息的實(shí)時(shí)傳遞和共享，促進(jìn)了組織內(nèi)部信息流暢的溝通與協(xié)作。信息化管理系統(tǒng)還提供了多種協(xié)作工具和功能，如版本管理、審批流程等，使得多個(gè)用戶可以同時(shí)對同一份檔案實(shí)行協(xié)同編輯和管理，不僅加強(qiáng)了內(nèi)部團(tuán)隊(duì)的協(xié)作效率，還減少了因?yàn)樾畔鬟f不及時(shí)或不準(zhǔn)確而可能導(dǎo)致的誤操作和錯(cuò)誤決策。

4.提高信息安全和保密性

信息化管理還可以提升檔案信息的安全和保密性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易遭受災(zāi)害、盜竊等風(fēng)險(xiǎn)，且無法開展精確的權(quán)限控制，而信息化管理可以通過加密、權(quán)限控制等技術(shù)手段提升檔案信息的安全和保密性，確保檔案信息不被非法獲取和篡改。例如，建立健全電子化檔案系統(tǒng)安全控制機(jī)制，包括身份驗(yàn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密等手段，有效保障了檔案信息的安全性，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問、修改或刪除特定的檔案數(shù)據(jù)，從而降低了非法訪問和信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

5.拓展了信息利用的廣度和深度

信息化管理也可以拓展檔案信息利用的廣度和深度，在信息技術(shù)的加持下，檔案管理不再局限于信息保存與管理，而是可以通過數(shù)據(jù)挖掘、統(tǒng)計(jì)分析等方式，對檔案信息開展深度挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律和價(jià)值，拓展檔案信息的利用廣度和深度。

二、數(shù)字化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

1.落實(shí)電子檔案管理

數(shù)字化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略的核心是實(shí)施電子檔案管理，在這一過程中，需要建立檔案網(wǎng)站服務(wù)平臺和加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理與檢索。其中，建立檔案網(wǎng)站服務(wù)平臺要求建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和用戶接口，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線存儲、檢索和共享。加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理與檢索則需要建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量管理和數(shù)據(jù)庫優(yōu)化，以提升電子檔案管理的效率和質(zhì)量。

首先，建立檔案網(wǎng)站服務(wù)平臺是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的基礎(chǔ)。該平臺應(yīng)包含檔案管理系統(tǒng)和用戶接口，以提供檔案信息的在線存儲、檢索和共享功能。在建立檔案管理系統(tǒng)時(shí)，需要成立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫、制定數(shù)據(jù)分類和標(biāo)準(zhǔn)以及開發(fā)適用的軟件工具。而用戶接口則是將檔案信息以友好的方式呈現(xiàn)給用戶，包括簡潔明了的界面設(shè)計(jì)、多樣化的查詢方式和個(gè)性化的設(shè)置選項(xiàng)。同時(shí)，該平臺還應(yīng)具備良好的安全性和穩(wěn)定性，以確保檔案信息的保密性和系統(tǒng)的持續(xù)運(yùn)行；其次，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理與檢索是提升電子檔案管理效率和質(zhì)量的關(guān)鍵措施。在數(shù)據(jù)庫管理方面，需要建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和可靠性。例如，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的錄入和更新流程，建立數(shù)據(jù)質(zhì)量管理機(jī)制，實(shí)施數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)策略。除了完善的檔案數(shù)據(jù)庫，還需要數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化，涵蓋性能調(diào)優(yōu)、索引優(yōu)化、空間管理等，以提高數(shù)據(jù)庫的運(yùn)行效率和響應(yīng)速度。在數(shù)據(jù)庫檢索方面，則需要建立靈活、高效的查詢系統(tǒng)，支持多級檢索、關(guān)鍵詞搜索和數(shù)據(jù)挖掘等功能，以滿足用戶各種查詢需求。

2.加強(qiáng)云存儲與分析

為加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的云存儲與分析功能，需要建立檔案共享與遠(yuǎn)程訪問程序以及對接大數(shù)據(jù)創(chuàng)新智慧編研技術(shù)。

（1）建立檔案共享與遠(yuǎn)程訪問程序

建立檔案共享與遠(yuǎn)程訪問程序是指通過云存儲技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)存儲在云端服務(wù)器上，并通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)多地點(diǎn)、多終端的遠(yuǎn)程訪問，實(shí)現(xiàn)檔案共享與遠(yuǎn)程查詢，大幅提高檔案的利用效率和便利性，促進(jìn)信息的共享和交流。

其中，建立檔案共享與遠(yuǎn)程訪問程序的關(guān)鍵是通過云存儲技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的存儲、共享和遠(yuǎn)程訪問。云存儲技術(shù)具有高可靠性、高容量、高擴(kuò)展性和低成本的特點(diǎn)，可以滿足大規(guī)模檔案數(shù)據(jù)的存儲需求。通過建立檔案管理系統(tǒng)與云存儲平臺的連接，將檔案數(shù)據(jù)上傳至云端服務(wù)器并備份，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的長期保存和保護(hù)。同時(shí)，通過建立遠(yuǎn)程訪問程序，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)隨地訪問和查詢檔案數(shù)據(jù)，無須局限于特定的地點(diǎn)和設(shè)備設(shè)施，不僅提高了檔案數(shù)據(jù)的存儲和保護(hù)水平，還方便了用戶對檔案數(shù)據(jù)的獲取和利用。

（2）對接大數(shù)據(jù)創(chuàng)新智慧編研技術(shù)

對接大數(shù)據(jù)創(chuàng)新智慧編研技術(shù)是指將事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)與大數(shù)據(jù)平臺整合，利用大數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)展開深入研究和分析，提取有價(jià)值的信息和知識，為人事決策提供科學(xué)依據(jù)。

對接大數(shù)據(jù)創(chuàng)新智慧編研技術(shù)的關(guān)鍵是建立檔案管理系統(tǒng)與大數(shù)據(jù)平臺的鏈接，確保檔案數(shù)據(jù)能夠被大數(shù)據(jù)平臺所識別和利用。這需要在檔案管理系統(tǒng)中加入與大數(shù)據(jù)平臺通信的接口和協(xié)議，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效傳輸和交互。同時(shí)，還需要對檔案數(shù)據(jù)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化和結(jié)構(gòu)化處理，以便大數(shù)據(jù)平臺開展分析和挖掘。

3.加強(qiáng)移動檔案管理

加強(qiáng)移動檔案管理可以幫助事業(yè)單位有效應(yīng)對移動化辦公和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)需求。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對移動終端設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用，即在檔案管理中引入便攜式的移動設(shè)備，如智能手機(jī)、平板電腦等，以方便檔案管理人員在移動工作環(huán)境中實(shí)行檔案數(shù)據(jù)的查閱、更新和采集工作，而移動終端設(shè)備需要安裝專門的檔案管理應(yīng)用程序，提供實(shí)時(shí)的檔案信息訪問和處理功能，使檔案管理更加便捷和高效；其次，將移動終端設(shè)備連接到檔案管理系統(tǒng)，以方便檔案管理人員隨時(shí)隨地更新和采集檔案數(shù)據(jù)。例如，通過移動終端設(shè)備的攝像頭、錄音器等功能采集檔案圖片、聲音，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)更新和采集。在這個(gè)過程中，需要建立適用于移動設(shè)備的檔案管理應(yīng)用程序和系統(tǒng)，以支持在移動環(huán)境下的檔案管理工作，如開發(fā)和定制適合移動設(shè)備屏幕大小和操作方式的用戶界面，提供便捷的數(shù)據(jù)輸入和操作方式。同時(shí)，還需要數(shù)據(jù)同步和交互檔案管理系統(tǒng)與移動設(shè)備，確保檔案數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。

三、數(shù)字化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)保障措施

1.拓展資金渠道，定期更新技術(shù)

通過拓展資金渠道和定期更新技術(shù)，事業(yè)單位可以有效支持?jǐn)?shù)字化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的開展。在拓展資金渠道方面，政府部門可以增加對檔案管理信息化建設(shè)的財(cái)政投入，提高資金的使用效率和科學(xué)性，確保檔案管理信息化建設(shè)得到充分支持和保障。同時(shí)，科研項(xiàng)目資助也可以提供專業(yè)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備設(shè)施的支持，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新和發(fā)展。在定期更新技術(shù)方面，事業(yè)單位可以與通信系統(tǒng)合作，借助其網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和信息技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳輸和存儲，提高信息共享和管理效率。例如，事業(yè)單位可以獲得優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)資源和技術(shù)支持，減少信息化建設(shè)的成本，提高檔案管理信息化的水平等。此外，事業(yè)單位還可以與計(jì)算機(jī)單位合作，共享市場資源和技術(shù)能力，共同推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。計(jì)算機(jī)單位可以提供先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施，或提供定制化的解決方案和技術(shù)支持，幫助事業(yè)單位提高檔案管理信息化的效果和質(zhì)量，進(jìn)而獲得市場競爭力和創(chuàng)新能力的提高，推動數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的開展。

2.提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

通過建立完善的福利待遇、引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人才、加強(qiáng)人員內(nèi)部培訓(xùn)，可以有效吸引和留住高素質(zhì)的檔案管理人員，提高其專業(yè)素質(zhì)和工作效率，從而促進(jìn)數(shù)字化時(shí)代檔案管理工作的順利開展。首先，建立完善的福利待遇吸引和留住高素質(zhì)的檔案管理人員，包括提供具有競爭力的薪資待遇、完善的社會保險(xiǎn)和福利制度，為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境和發(fā)展空間，提高工作滿意度和歸屬感等，通過建立福利待遇制度，可以激勵(lì)檔案管理人員的積極性和工作熱情，提高其專業(yè)素質(zhì)和工作效率；其次，引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人才。例如，設(shè)立專業(yè)崗位和專業(yè)化團(tuán)隊(duì)，吸引具備相關(guān)專業(yè)知識和技能的人才加入檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，與高校合作建立合適的人才儲備渠道，拓寬檔案管理人員的人才來源，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力；最后，加強(qiáng)人員內(nèi)部培訓(xùn)。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)數(shù)字化時(shí)代檔案管理的需求，制訂培訓(xùn)計(jì)劃和課程體系，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)知識和技能，包括組織內(nèi)部培訓(xùn)、邀請專業(yè)人士開展培訓(xùn)講座、參加相關(guān)研討會和培訓(xùn)等。通過不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，檔案管理人員可以不斷更新自己的知識結(jié)構(gòu)，適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代檔案管理的要求，提高工作能力和水平。

3.規(guī)范管理制度，完善管理體系

在數(shù)字化時(shí)代背景下，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，還需要規(guī)范管理制度和完善管理體系。第一，加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理職責(zé)。例如，建立完善的組織架構(gòu)和職責(zé)分工，明確檔案管理的責(zé)任主體和權(quán)力配置，確保檔案管理工作的有序開展，還可以建立健全信息化檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，明確領(lǐng)導(dǎo)層對數(shù)字化時(shí)代檔案管理的重視和支持，為信息化建設(shè)提供必要的指導(dǎo)和資源支持。第二，在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理不僅是文件的管理，還涉及電子數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)信息的管理。因此，事業(yè)單位應(yīng)建立全面的檔案管理制度和規(guī)范。例如，在安全管理制度方面，制定規(guī)范的檔案管理政策和操作流程，明確檔案管理的責(zé)任和義務(wù)，制定檔案信息安全保護(hù)措施，以確保檔案在數(shù)字化過程中的保密性、完整性和可用性。同時(shí)，加強(qiáng)員工的信息安全意識培訓(xùn)，加深他們對信息安全風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識，并加強(qiáng)對電腦病毒和木馬等網(wǎng)絡(luò)安全威脅的防范。在檔案信息化管理責(zé)任體系方面，明確各級管理人員的責(zé)任和權(quán)限，建立科學(xué)的檔案管理組織結(jié)構(gòu)，確立各級管理人員的工作職責(zé)和目標(biāo)，以提高數(shù)字化檔案管理的效率和質(zhì)量。在檔案常態(tài)化工作的規(guī)范制度方面，確立檔案入庫、整理、檢索、借閱和銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理的要求和流程，提供一套完整的數(shù)字化檔案管理方法和工具，以規(guī)范數(shù)字化檔案管理工作的開展，還應(yīng)建立有效的檔案質(zhì)量控制機(jī)制，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和一致性，以提供可信賴的檔案服務(wù)。第三，引入考核評價(jià)機(jī)制，增強(qiáng)檔案管理意識。對檔案管理工作實(shí)行定量和定性評估，激發(fā)管理人員對檔案工作的責(zé)任感和積極性。

四、結(jié)束語

綜上所述，在數(shù)字化時(shí)代，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，不僅需落實(shí)電子檔案管理，強(qiáng)化云存儲與分析，加強(qiáng)移動檔案管理，還應(yīng)持續(xù)保持對最新技術(shù)的敏感性，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，規(guī)范管理制度和完善管理體系。未來，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)仍需要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展，如應(yīng)用新興人工智能和區(qū)塊鏈等技術(shù)，以提升檔案管理的智能化和安全性，關(guān)注大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，利用數(shù)據(jù)挖掘和分析，為事業(yè)單位提供更全面、深入的決策支持，并結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，提高檔案信息的時(shí)效性。

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作者單位：鄂爾多斯市財(cái)政局