基層檔案管理人員業(yè)務素質提升與心理調適

劉瑩

基層單位的檔案管理工作是整個檔案工作的重要組成部分，是記錄和再現基層工作原貌的重要載體，基層檔案管理人員業(yè)務素質的提升與心理調適對于高效完成檔案工作至關重要?；鶎訖n案管理是指對一個地區(qū)或單位內的檔案進行管理和利用的工作?；鶎訖n案管理人員是指負責基層檔案管理工作的人員，他們的素質和心理狀態(tài)直接影響基層檔案管理工作的質量和效益。因此，提升基層檔案管理人員的業(yè)務素質和調適他們的心理狀態(tài)對于推動檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

一、基層檔案管理人員業(yè)務素質的提升

1.基層檔案管理人員業(yè)務素質的提升需要通過知識、技能和態(tài)度等多個方面進行。首先，基層檔案管理人員要具備扎實的專業(yè)知識，了解和學習《檔案法》知識，以便正確地處理檔案管理工作中的問題；還需要掌握檔案管理理論知識，了解檔案管理的原則、方法和標準，以便能夠制定合理的檔案管理計劃和操作流程。其次，基層檔案管理人員需要具備較高的檔案管理能力，掌握檔案收集整理的方法和技巧，能夠對不同類型的檔案進行分類、整理和編目；還應掌握檔案數字化處理的技術，將紙質檔案轉換為電子檔案，提高檔案的管理效率和便利性。再其次，還需要具備檔案保管和利用方面的能力，能夠妥善保管檔案，防止損毀和丟失，同時能夠根據需要提供檔案信息和服務。最后，基層檔案管理人員還需要具備良好的溝通和協作能力，能夠與其他相關部門和人員進行有效溝通，明確工作需求，協調資源和合作，建立良好氛圍的工作團隊，共同完成各項工作任務。

2.在基層檔案管理人員業(yè)務素質提升的過程中，可以采取多種方法和策略。首先，可以通過開展培訓和學習活動，提供專業(yè)知識和技能的培養(yǎng)?？梢匝垖I(yè)人士進行講座和培訓，也可以組織學習小組進行共同學習和討論。其次，可以加強崗位輪崗和實踐鍛煉，提高實際操作能力?；鶎訖n案管理人員可以通過輪崗的方式了解不同類型的檔案管理工作，加深對工作的理解和熟悉度。再其次，還可以鼓勵他們參加實踐活動，如參與檔案數字化處理項目、參觀學習其他單位的檔案管理經驗等。最后，可以組織交流和經驗分享，促進不同地區(qū)和單位之間的學習和合作，提升整體水平?？梢越M織檔案管理人員參加學術研討會、行業(yè)交流會等活動，共同探討檔案管理中的問題和解決方法，分享成功經驗和案例。

二、基層檔案管理人員心理調適

基層檔案管理工作的復雜性和壓力性使得基層檔案管理人員需要具備良好的心理素質和調適能力。由于基層檔案管理人員的工作任務繁重，工作內容涉及到多個方面，包括檔案收集、整理、歸檔、鑒定、銷毀、保管、統計、提供利用、信息化工作及溝通協調等工作。這些工作的特殊性決定了檔案管理人員需要具備較強的應變能力和適應能力，能夠靈活應對各種變化和挑戰(zhàn)。

1.作為基層檔案管理人員，需要具備較強的應變能力。工作中可能會面臨各種突發(fā)情況和問題，如檔案文件丟失、損壞時，需要他們及時調整工作計劃、采取應對措施，避免事態(tài)擴大化或對工作產生負面影響。此外，不同部門之間的合作和溝通也需要他們具備靈活應變的能力，尤其是在跨部門合作、信息共享等方面，需要他們能夠適應各種情況，保持靈活的溝通方式和合作方式。

2.基層檔案管理人員需要具備良好的壓力管理能力。由于檔案管理工作的特殊性和敏感性，工作中的壓力不可避免。例如，面臨大量檔案整理和歸檔任務的時候，時間緊迫、工作量大、任務復雜等因素都會給他們帶來較大的壓力。此外，檔案管理人員還可能面臨一些較為特殊的情況，如涉密檔案的管理和保護等，對于他們來說更加關鍵和敏感，也會增加工作壓力。因此，他們需要具備較強的壓力管理能力，通過積極的心態(tài)、合理的工作安排和自我調節(jié)，有效應對工作壓力，保持身心健康。

3.基層檔案管理人員需要具備良好的情緒管理能力。工作中可能會遇到各種困難和挫折，如檔案資料的缺失、檔案整理的糾結等，這些問題都可能影響到他們的情緒。在面對這些困難和挫折時，他們需要保持積極向上的心態(tài)，采取正向處理方式，不讓負面情緒影響到工作質量。情緒管理能力的培養(yǎng)，可以通過一些方法和策略來實現，如尋找適合自己的釋放壓力的方式，如健身、閱讀、音樂、旅行等，也可以通過與同事、朋友的交流來得到情感支持，讓負面情緒得到釋放，從而保持良好的工作狀態(tài)。

4.在基層檔案管理人員心理調適的過程中，可以采取多種方法和策略。一是可以通過提供心理咨詢和輔導服務，幫助他們解決心理問題和困擾。心理咨詢師可以通過面對面、電話等方式與檔案管理人員進行交流和對話，幫助他們分析問題、尋找解決方法，增強心理應對能力。二是可以加強團隊建設和支持網絡，提供良好的工作環(huán)境和人際支持。團隊成員之間的合作和支持可以幫助檔案管理人員減輕工作壓力，共同面對工作中的各種挑戰(zhàn)。此外，還可以定期組織文體活動和健康管理，促進身心健康，緩解工作壓力。例如，定期組織一些豐富多彩的文體活動，讓檔案管理人員在工作之余得到放松和釋放。三是定期進行健康管理，如進行身體檢查、健身、推廣健康飲食等，有助于提升他們的身體素質和心理素質。另外，基層檔案管理人員也可以通過培養(yǎng)個人興趣愛好，參與社會活動，放松身心，增強心理調適能力。個人興趣愛好的培養(yǎng)可以提供檔案管理人員在工作之外的另一個情感輸出和放松方式。例如，檔案管理人員可以通過參加音樂、美術、攝影等各種社團活動，豐富自己的生活，讓自己得到心理愉悅和滿足感。此外，參與社會活動也是一種良好的心理調適方式，通過服務社區(qū)、幫助他人等方式，檔案管理人員可以充分感受到自己的價值和影響力，有利于增強自信心和心理素質。此外，基層檔案管理人員還可以通過學習心理調適的方法和技巧，提升自己的心理素質，更好地應對工作中的壓力和挑戰(zhàn)。心理學相關的知識和技巧對于解決和應對心理問題是非常寶貴的。例如，可以學習一些心理自助技巧，如自我放松訓練、認知重構等，在遇到困難和挫折時可以自己進行調整和處理。還可以提升自己的情商和溝通能力，通過有效的溝通、理解和支持他人，不僅能夠滿足自身的心理需要，同時也能夠增強團隊協作能力，提升工作效率。

總之，提升基層檔案管理人員的心理素質和調適能力對于保障他們的身心健康和提高工作效率至關重要?；鶎訖n案管理人員可以通過多種方法和策略實現心理調適，如提供心理咨詢和輔導服務、加強團隊建設和支持網絡、定期組織文體活動和健康管理、培養(yǎng)個人興趣愛好、參與社會活動、學習心理調適的方法和技巧等。通過這些方式，基層檔案管理人員可以提升自己的應變能力、壓力管理能力和情緒管理能力，更好地應對工作中的各種挑戰(zhàn)和壓力，保持身心健康，提高工作效率。

三、基層檔案管理人員業(yè)務素質提升與心理調適的現狀

1.一些地區(qū)基層檔案管理人員的專業(yè)素質較低，缺乏必要的專業(yè)知識和技能。由于基層檔案管理工作具有一定的專業(yè)性和復雜性，需要掌握文件的整理、分類、歸檔、利用等基本操作技能，以及信息檢索、檔案保管和信息化管理等技術知識。然而，部分基層檔案管理人員由于培訓不足或不重視提升技能，忽視了專業(yè)知識的學習和提升，導致工作質量不高，甚至造成檔案混亂、遺失和泄密問題。

2.一些基層檔案管理人員的心理素質相對較差，面臨較大的工作壓力和心理困擾。基層檔案管理工作需要不斷跟進政策法規(guī)的變化，積極推動檔案工作的發(fā)展和創(chuàng)新，而這些任務往往在有限的時間和資源下完成，給基層檔案管理人員帶來較大的工作壓力。同時，檔案管理工作涉及到涉密信息和個人隱私，一旦出現檔案泄密等問題，不僅會對基層檔案管理人員造成心理上的沖擊，還可能受到責任追究。因此，一些基層檔案管理人員需要更好地進行心理調適，保持良好的心態(tài)，更好地應對工作中遇到的困難和挑戰(zhàn)。

3.一些地區(qū)和單位對基層檔案管理人員的培訓和關懷力度不夠，導致工作人員素質提升和心理調適成效不佳。檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，需要具備相應的知識和技能。然而，一些地區(qū)和單位對基層檔案管理人員的培訓投入不足，導致他們缺乏必要的專業(yè)知識和技能。同時，一些地區(qū)和單位對基層檔案管理人員的關懷也相對較少，對他們的工作和生活給予較少的支持，不能及時解決他們在工作中遇到的問題和困難。因此，我們應該加強對基層檔案管理人員的培訓，提升他們的專業(yè)素質和技能水平。同時，要加強對基層檔案管理人員的心理關懷，提供必要的心理支持和幫助，幫助他們建立積極健康的工作心態(tài)。此外，地方政府和有關單位也應該加大對基層檔案管理人員的關注力度，提供更好的工作和生活條件，鼓勵他們積極投入到基層檔案管理工作中，為推動基層檔案事業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻。

四、基層檔案管理人員業(yè)務素質提升與心理調適的方法和策略

1.加大對基層檔案管理人員的培訓力度。應建立完善的培訓制度，為基層檔案管理人員提供系統的教育和培訓，包括專業(yè)知識、技能、政策法規(guī)等方面的培訓?？梢酝ㄟ^舉辦培訓班、研討會等形式，提供實際案例和經驗分享，加強實際操作的訓練，提升基層檔案管理人員的領域歸屬感、專業(yè)素質和實踐能力。

2.建立健全的考核和激勵機制?？梢酝ㄟ^建立考核評價體系，對基層檔案管理人員的工作（下轉第56頁）（上接第42頁）表現進行評估，鼓勵他們改進工作方式、提高工作效率，可以設立獎勵機制，對優(yōu)秀的基層檔案管理人員進行表彰和獎勵，激發(fā)他們的積極性和創(chuàng)造性。還可以組織優(yōu)秀的檔案管理人員指導和培養(yǎng)新人，促進人才的流動和培養(yǎng)。

3.加強組織和工作環(huán)境建設。要提供良好的工作條件和人際支持，營造積極向上的工作氛圍?？梢蕴峁┈F代化的辦公設施和技術支持，降低基層檔案管理工作的操作難度和負擔。同時應加強與其他部門的溝通協作，減少工作沖突和壓力。此外，還應建立健全的員工關懷制度，定期關注基層檔案管理人員的工作和生活情況，為他們提供必要的心理咨詢和支持。

綜上所述，針對基層檔案管理人員素質提升和心理調適的問題，需要采取多方面的方法和策略。通過加強培訓、建立激勵機制和優(yōu)化工作環(huán)境，可以提高基層檔案管理人員的素質和能力，促進其工作質量和心理健康的提升。這些措施的實施將有助于推動基層檔案工作的發(fā)展，提升我國檔案事業(yè)水平。

五、結語

基層檔案管理人員業(yè)務素質提升與心理調適對于高效完成檔案管理工作具有重要意義。通過提高基層檔案管理人員的業(yè)務素養(yǎng)和調適他們的心理狀態(tài)，能夠提升基層檔案管理工作的質量和效益。因此，有必要加大對基層檔案管理人員業(yè)務素質提升和心理調適的關注和支持，完善相應的方法和策略，有助于提升基層檔案管理工作的質量和效益，推動檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：深圳北京大學香港科技大學醫(yī)學中心）