統(tǒng)籌推進(jìn)地勘事業(yè)檔案三合一制度編制工作

摘 要：隨著我國地勘事業(yè)的快速發(fā)展，地勘檔案管理的重要性日益凸顯。但長(zhǎng)期以來，地勘事業(yè)檔案管理存在檔案分割管理、重復(fù)建設(shè)、信息共享不足等問題，管理效率較低。為適應(yīng)地勘事業(yè)發(fā)展的需要，統(tǒng)籌推進(jìn)地勘事業(yè)檔案管理三合一制度建設(shè)刻不容緩?；诖耍恼聫臋n案三合一制度的內(nèi)涵入手，簡(jiǎn)要分析在地勘事業(yè)視野下推進(jìn)三合一制度的重要意義，并有針對(duì)性地提出制定統(tǒng)一的編制標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、建立健全檔案管理組織體系、強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)、加強(qiáng)跨部門協(xié)作與信息共享以及落實(shí)監(jiān)督檢查與評(píng)估機(jī)制等實(shí)踐策略，以期為地勘事業(yè)檔案管理三合一制度建設(shè)提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：地勘事業(yè)；檔案管理；三合一制度；對(duì)策建議

黨的十九大報(bào)告提出，要“建設(shè)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系”，并強(qiáng)調(diào)“實(shí)施國土空間開發(fā)保護(hù)等國家戰(zhàn)略”，為地質(zhì)勘查事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了政策基礎(chǔ)。2021年，自然資源部印發(fā)了《“十四五”國土空間規(guī)劃綱要》，對(duì)加快建設(shè)國土空間規(guī)劃體系提出了明確要求。地質(zhì)勘查作為國土空間開發(fā)的重要基礎(chǔ)性工作，其檔案管理直接關(guān)系到國土空間信息資源的整合應(yīng)用。因此，統(tǒng)籌推進(jìn)地勘事業(yè)檔案管理三合一制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)政府、企業(yè)、事業(yè)單位檔案信息資源的有效銜接，對(duì)于促進(jìn)地勘事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

一、檔案三合一制度的內(nèi)涵和特點(diǎn)

檔案三合一制度是在中國特色社會(huì)主義條件下，實(shí)現(xiàn)企業(yè)、事業(yè)單位、政府等各類組織形成的檔案有機(jī)統(tǒng)一和資源共享，建立統(tǒng)一規(guī)范、協(xié)調(diào)高效的現(xiàn)代檔案管理體系。其內(nèi)涵主要體現(xiàn)在：（1）統(tǒng)一檔案管理制度，形成統(tǒng)一的檔案編研修編報(bào)等工作規(guī)范。（2）統(tǒng)一檔案管理機(jī)構(gòu)，健全垂直管理和橫向協(xié)作的組織網(wǎng)絡(luò)。（3）統(tǒng)一檔案分類編碼體系，形成統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)。（4）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建共享，打破信息孤島。三合一制度的主要特點(diǎn)有：1.系統(tǒng)性，能夠?qū)⒉煌瑏碓吹臋n案整合為有機(jī)統(tǒng)一的管理體系；2.協(xié)同性，需要企業(yè)、事業(yè)單位、政府等多方通力合作參與檔案管理；3.動(dòng)態(tài)性，三合一制度建設(shè)是一個(gè)不斷完善和發(fā)展的動(dòng)態(tài)過程；4.開放性，要樹立檔案信息資源開放共享的理念，通過加強(qiáng)部門間信息互通，運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案社會(huì)共享，主動(dòng)公開更多政府和事業(yè)單位檔案信息資源，完善檔案信息獲取共享機(jī)制，構(gòu)建開放的檔案信息平臺(tái)等途徑，不斷促進(jìn)檔案信息資源開放共享。綜合而言，檔案三合一制度的實(shí)施，對(duì)于構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范、協(xié)調(diào)高效、開放共享的現(xiàn)代檔案管理體系具有重要意義。

二、推進(jìn)地勘事業(yè)檔案管理三合一制度的必要性

1.促進(jìn)信息資源共享，提高資源利用效率

在地勘事業(yè)檔案長(zhǎng)期分散管理的背景下，不同部門和單位之間的檔案信息互不聯(lián)通，存量檔案信息資源無法有效整合利用。實(shí)行檔案管理三合一制度，可以打破各部門之間的信息壁壘，建立統(tǒng)一的信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的橫向聯(lián)通。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化可以使企業(yè)、事業(yè)單位、政府等用戶更便捷地查詢、獲取相關(guān)檔案信息資源，有效提高檔案資源的利用效率。同時(shí)，檔案信息資源的整合也為用戶提供了更豐富、多角度的信息支持，助力組織和公民科學(xué)決策。

2.完善檔案管理功能，保障地勘事業(yè)決策

在地勘事業(yè)發(fā)展過程中形成和積累的大量檔案是開展地勘工作的重要依據(jù)。這些檔案記錄了地勘工作的歷史過程，包含了大量寶貴的第一手資料。但是，這些檔案長(zhǎng)期分散在不同的部門和單位，很難整合共享，極大地降低了檔案的利用效率，也難以充分發(fā)揮檔案在支持決策中的重要作用。為此，有必要實(shí)行檔案管理三合一制度，建立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，將分散的檔案整合，構(gòu)建系統(tǒng)完備的檔案信息資源庫。通過整合碎片化的檔案資源，可以增強(qiáng)檔案的完整性，使檔案信息資源可以被全面、高效地利用，可以為地勘事業(yè)的決策提供更為完整、準(zhǔn)確的歷史依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐。

例如，在評(píng)估新勘探區(qū)域的地質(zhì)情況時(shí)，可以查閱過去不同年代和區(qū)域的地質(zhì)調(diào)查報(bào)告，了解地層結(jié)構(gòu)和構(gòu)造運(yùn)動(dòng)的歷史演化情況，為勘探設(shè)計(jì)提供參考。在制訂勘探計(jì)劃時(shí)，可以檢索過去勘探活動(dòng)的檔案，分析歷史數(shù)據(jù)，評(píng)估不同勘探方法的適用性和效率，制定切實(shí)可行的勘探方案。統(tǒng)一的檔案信息庫可以極大地提高檔案數(shù)據(jù)的獲取效率。

3.適應(yīng)地勘事業(yè)發(fā)展需要，助推轉(zhuǎn)型升級(jí)

當(dāng)前，我國地勘事業(yè)正在加快推進(jìn)智能化和數(shù)字化轉(zhuǎn)型。既帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，又對(duì)地勘事業(yè)的各項(xiàng)管理能力提出了更高要求，其中就包括檔案管理。與過去簡(jiǎn)單的紙質(zhì)檔案管理相比，現(xiàn)代智能檔案管理需要充分運(yùn)用信息技術(shù)手段，推動(dòng)檔案管理向智能化、精細(xì)化、服務(wù)化方向轉(zhuǎn)型。構(gòu)建統(tǒng)一的智慧檔案管理平臺(tái)，引入人工智能、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析等前沿技術(shù)，可以大幅提高檔案的采集、整理、存儲(chǔ)和應(yīng)用的智能化水平。例如，利用文字識(shí)別、圖像識(shí)別等技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的智能掃描整理；利用知識(shí)圖譜、語義理解等人工智能技術(shù)可以深度分析檔案內(nèi)容，支持更加智能、高效的檔案檢索。構(gòu)建云端的統(tǒng)一數(shù)字檔案庫，利用云計(jì)算實(shí)現(xiàn)海量檔案的存儲(chǔ)和調(diào)用。利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以從海量檔案中挖掘價(jià)值信息，生成各類決策支持報(bào)告。智慧檔案管理平臺(tái)的應(yīng)用，可以極大降低檔案管理的人力成本，提供更加高效和便捷的檔案管理服務(wù)，推動(dòng)檔案管理向精細(xì)化、專業(yè)化方向發(fā)展，不僅大幅提升檔案的應(yīng)用價(jià)值，還可以有效降低地勘事業(yè)的運(yùn)營成本，提高工作效率，助推地勘事業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與升級(jí)。

三、統(tǒng)籌推進(jìn)地勘事業(yè)檔案三合一制度編制工作策略

1.制定統(tǒng)一的編制標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

為實(shí)現(xiàn)地勘事業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度，建立規(guī)范的檔案分類編碼方案，明確檔案編研的標(biāo)準(zhǔn)流程，形成科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度體系。首先，檔案管理規(guī)章制度的制定應(yīng)遵循完整、科學(xué)、可操作的原則，研究制定《地勘事業(yè)檔案管理?xiàng)l例》，從總體要求、基本原則、主要內(nèi)容等方面明確檔案管理工作的基本規(guī)范和操作守則。在條例的制定過程中，要充分考慮地勘業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和未來發(fā)展方向，結(jié)合國家檔案管理相關(guān)政策法規(guī)，廣泛聽取地勘企業(yè)、事業(yè)單位、政府檔案管理部門以及檔案管理專家的意見，確保條例的全面系統(tǒng)和有針對(duì)性。其次，檔案分類編碼標(biāo)準(zhǔn)還應(yīng)針對(duì)地勘業(yè)務(wù)特點(diǎn)設(shè)計(jì)，形成科學(xué)、合理的檔案分類體系。設(shè)置地質(zhì)勘察項(xiàng)目歸檔、勘察數(shù)據(jù)歸檔、勘察成果歸檔等功能類別，并細(xì)分地質(zhì)、地球物理、地球化學(xué)、鉆探等業(yè)務(wù)類別，同時(shí)兼顧地域和時(shí)間分類，建立多維度的檔案分類編碼方案。標(biāo)準(zhǔn)制定過程中要充分論證，確保編碼科學(xué)規(guī)范、便于操作使用，并規(guī)范檔案收集、整理、存檔的標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證檔案質(zhì)量。應(yīng)重點(diǎn)規(guī)定檔案編目、裝卷、裝箱、編制卷內(nèi)目錄等技術(shù)環(huán)節(jié)，明確各項(xiàng)工作的基本方法、要求和操作規(guī)程。同時(shí)，制定檔案編研修編報(bào)工作手冊(cè)，具體指導(dǎo)檔案處理流程，并建立質(zhì)量管控和評(píng)估機(jī)制，督促各單位落實(shí)操作標(biāo)準(zhǔn)。此外，建立統(tǒng)一的檔案查閱利用辦法，依法保障各使用者高效查閱檔案，并明確查閱申請(qǐng)、審批、復(fù)制等環(huán)節(jié)的流程和要求，做好查閱檔案的保密工作。最后，建立統(tǒng)一的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，全面、準(zhǔn)確地反映檔案管理工作情況。設(shè)置年度檔案工作總體統(tǒng)計(jì)表、檔案收集統(tǒng)計(jì)表、檔案整理統(tǒng)計(jì)表和檔案利用統(tǒng)計(jì)表等，定期統(tǒng)計(jì)分析，檢驗(yàn)檔案管理效果。只有形成科學(xué)規(guī)范、操作性強(qiáng)的統(tǒng)一制度體系，才能為檔案三合一工作的規(guī)范有序開展提供基礎(chǔ)保障。

2.建立健全檔案管理組織體系

首先，地勘事業(yè)單位應(yīng)積極建立健全檔案管理組織體系，組建專門的地勘事業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，作為檔案三合一工作的主導(dǎo)部門，負(fù)責(zé)制定規(guī)劃、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、組織實(shí)施以及督促檢查等工作。機(jī)構(gòu)應(yīng)具有相對(duì)獨(dú)立的管理職能，能夠代表國家檔案管理部門對(duì)地勘業(yè)檔案實(shí)施垂直管理，機(jī)構(gòu)設(shè)置要凸顯職能定位，配備足夠的人員編制。其次，建立自上而下的檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，將國家檔案管理機(jī)構(gòu)、行業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)和地方基層檔案管理機(jī)構(gòu)有機(jī)銜接，形成自上而下的管理體系。擴(kuò)充基層檔案管理機(jī)構(gòu)力量，建立基層檔案管理所（站點(diǎn)），加強(qiáng)流動(dòng)管理。再次，設(shè)立專門的檔案管理培訓(xùn)中心，通過培訓(xùn)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。并建立常態(tài)化培訓(xùn)機(jī)制，設(shè)置檔案管理專業(yè)教研部門，配備高水平的師資隊(duì)伍。注重理論學(xué)習(xí)與實(shí)操訓(xùn)練相結(jié)合，強(qiáng)化崗位技能。同時(shí)，建立政企檔案管理部門交流學(xué)習(xí)機(jī)制，開展工作經(jīng)驗(yàn)交流、業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)、信息共享等，促進(jìn)協(xié)同創(chuàng)新。可以建立定期交流制度，舉辦專題學(xué)術(shù)活動(dòng)，圍繞共性難點(diǎn)問題展開研討，還可編撰檔案管理典型案例，推廣優(yōu)秀做法。最后，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理部門與相關(guān)職能部門的橫向聯(lián)系，建立工作協(xié)作機(jī)制，形成合力?？梢院炗唴f(xié)作協(xié)議，明確各方職責(zé)分工。在檔案開發(fā)利用、數(shù)字化建設(shè)、監(jiān)督考核等方面加強(qiáng)協(xié)同配合。只有構(gòu)建權(quán)責(zé)明晰、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的組織體系，才能為三合一制度實(shí)施提供人力和管理保障。

3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

地勘事業(yè)單位應(yīng)充分利用信息技術(shù)手段，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)應(yīng)貫穿數(shù)字化采集、智能處理、安全存儲(chǔ)、資源共享和輔助決策等全過程，為檔案三合一工作提供技術(shù)支撐。一要建設(shè)統(tǒng)一的地勘業(yè)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集和全生命周期管理。系統(tǒng)要具備數(shù)字化輸入、自動(dòng)識(shí)別以及智能提取等功能，支持多格式檔案的歸集整理，實(shí)現(xiàn)檔案電子化、數(shù)字化。系統(tǒng)還要構(gòu)建完善的權(quán)限控制機(jī)制，保障檔案數(shù)據(jù)安全。二要建設(shè)檔案資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)多方高效、便捷地獲取檔案信息。平臺(tái)應(yīng)具備檔案目錄導(dǎo)航、精準(zhǔn)檢索、在線瀏覽等功能，實(shí)現(xiàn)政企檔案信息資源的整合，為用戶提供一站式服務(wù)。還要完善統(tǒng)計(jì)分析工具，支持檔案利用情況統(tǒng)計(jì)。三要構(gòu)建智能檔案管理和服務(wù)系統(tǒng)，使用文字識(shí)別、人工智能等技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案智能處理、智能檢索等。系統(tǒng)能自動(dòng)完成檔案的分類編碼、質(zhì)量檢查、信息提取等工作，大幅提高檔案處理效率。四要運(yùn)用區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)標(biāo)記等新技術(shù)，進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)安全性和可追溯性。區(qū)塊鏈技術(shù)可防止檔案數(shù)據(jù)被篡改或偽造。數(shù)據(jù)標(biāo)記技術(shù)可以在檔案生命周期內(nèi)持續(xù)追蹤。五要建立檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，開展多維度分析，支持決策、預(yù)測(cè)等工作。系統(tǒng)可以對(duì)檔案關(guān)聯(lián)分析、趨勢(shì)預(yù)測(cè)，并能生成數(shù)據(jù)報(bào)表，為用戶提供精準(zhǔn)的決策依據(jù)。只有推進(jìn)檔案管理的全面信息化，才能實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高工作效率，賦能檔案三合一制度建設(shè)。

4.加強(qiáng)跨部門協(xié)作與信息共享

地勘事業(yè)單位應(yīng)采取靈活多樣的方式加強(qiáng)檔案管理部門之間以及政企檔案管理部門之間的交流協(xié)作，打破各自為政的局面，實(shí)現(xiàn)資源共享和管理協(xié)同。跨部門協(xié)作與信息共享對(duì)推動(dòng)檔案三合一工作具有重要作用。首先，建立定期的檔案信息通報(bào)制度，實(shí)現(xiàn)政企檔案管理部門之間的資訊互通和資源共享?？梢栽O(shè)立專門的溝通渠道，定期通報(bào)各自的重要檔案信息資源目錄，并可以申請(qǐng)獲取對(duì)方提供的數(shù)字檔案副本展開利用。其次，召開聯(lián)席會(huì)議，就檔案編研修編報(bào)、檔案利用保密、檔案法規(guī)執(zhí)行等共性難點(diǎn)和熱點(diǎn)問題展開研討交流，形成工作合力?？梢暂喠髟诓煌块T舉辦聯(lián)席會(huì)議，圍繞專題深入探討。同時(shí)，建立檔案管理部門聯(lián)絡(luò)員制度，指定專人展開工作聯(lián)系和協(xié)調(diào)，保證各部門之間信息暢通。聯(lián)絡(luò)員既要了解本部門動(dòng)態(tài)，也要及時(shí)掌握其他部門信息，推動(dòng)各方交流合作。此外，開展跨部門的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)共享?？梢杂删邆鋬?yōu)勢(shì)的部門舉辦培訓(xùn)，向其他部門介紹先進(jìn)的管理模式與技術(shù)手段，在培訓(xùn)后要總結(jié)提煉經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)協(xié)同創(chuàng)新。最后，共同建設(shè)檔案資源共享平臺(tái)，打通獲取渠道，實(shí)現(xiàn)資源整合共享利用。平臺(tái)應(yīng)開放獲取接口，方便不同部門系統(tǒng)對(duì)接，提供統(tǒng)一、高效的檔案信息服務(wù)。構(gòu)建良好的跨部門協(xié)作態(tài)勢(shì)，對(duì)推動(dòng)檔案資源整合、管理經(jīng)驗(yàn)互鑒、提高資源利用效率具有重要意義。

5.落實(shí)監(jiān)督檢查與評(píng)估機(jī)制

建立科學(xué)、嚴(yán)格的監(jiān)督檢查與評(píng)估機(jī)制是推動(dòng)三合一制度各項(xiàng)工作措施落到實(shí)處的關(guān)鍵舉措。建立檔案管理監(jiān)測(cè)預(yù)警機(jī)制，跟蹤監(jiān)測(cè)檔案管理過程中的各項(xiàng)工作開展情況以及存在的問題等，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，早發(fā)現(xiàn)、早預(yù)警、早處置問題。開展定期和不定期的三合一制度建設(shè)情況檢查，檢查工作方法要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)，檢查內(nèi)容要全面系統(tǒng)，確保掌握建設(shè)進(jìn)展和存在的問題。檢查發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)反饋，推動(dòng)整改落實(shí)。建立考核評(píng)估制度，將三合一制度落實(shí)情況納入檔案管理部門和負(fù)責(zé)人的業(yè)績(jī)考核內(nèi)容，形成工作落實(shí)的內(nèi)在動(dòng)力。注重考核定量指標(biāo)和定性評(píng)價(jià)相結(jié)合，全面客觀評(píng)判工作成效。對(duì)違規(guī)行為要嚴(yán)肅處理、加大處罰力度，形成震懾力。建立健全相關(guān)責(zé)任追究制度，嚴(yán)厲問責(zé)失職瀆職行為，促進(jìn)各項(xiàng)制度嚴(yán)格執(zhí)行。建立政企檔案管理部門聯(lián)席會(huì)議制度，集體研判三合一制度建設(shè)效果。聯(lián)席會(huì)議由行業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)主導(dǎo)，針對(duì)工作中存在的困難和問題展開深入討論，達(dá)成共識(shí)并制定解決方案。定期發(fā)布三合一制度建設(shè)情況白皮書，匯報(bào)工作進(jìn)展，接受社會(huì)監(jiān)督。白皮書內(nèi)容要客觀全面，對(duì)工作中不足之處也要給予公開。完善的監(jiān)督考核機(jī)制是保障三合一制度順利實(shí)施的關(guān)鍵所在，需要地勘企業(yè)、事業(yè)單位和政府檔案管理部門通力配合，做到制度化、規(guī)范化，確保各項(xiàng)工作落到實(shí)處。

四、結(jié)束語

綜上所述，通過建立統(tǒng)一規(guī)范的制度體系、健全的組織網(wǎng)絡(luò)、先進(jìn)的信息平臺(tái)以及完善的監(jiān)管機(jī)制，可以有效統(tǒng)籌地勘企業(yè)、事業(yè)單位和政府部門三類檔案，形成統(tǒng)一高效的現(xiàn)代檔案管理體系。未來，應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理法規(guī)，建立健全政企檔案管理協(xié)作新機(jī)制，推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，并大力運(yùn)用新技術(shù)提高檔案智能化水平。定期總結(jié)三合一制度建設(shè)成效與問題，及時(shí)修訂完善相關(guān)制度規(guī)范。同時(shí)，強(qiáng)化過程監(jiān)督考核，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)工作措施，確保三合一制度落地見效，確保地勘事業(yè)檔案管理走在現(xiàn)代化管理前列，讓檔案成為支撐地勘事業(yè)科學(xué)決策、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。

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作者單位：湖南省地球物理地球化學(xué)調(diào)查所

作者簡(jiǎn)介：蔣麗蘭（1982—），女，漢族，湖南耒陽人，本科，館員，研究方向：地勘事業(yè)單位地質(zhì)檔案、文書檔案和人事檔案等。