6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用分析

摘 要：本次研究時(shí)間為期1年，自2022年9月至2023年8月，其中2022年9月至2023年2月未實(shí)施6S管理，為管理前期；2023年3月至2023年8月實(shí)施6S精細(xì)化管理，為管理后期。比較了管理前后檔案室工作用時(shí)、檔案完整度、工作質(zhì)量以及檔案破損、缺失、利用情況的差異性。實(shí)施6S管理后，檔案室歸檔、獲取檔案用時(shí)均有提高，較管理前短檔案的完整性較高，管理前后對比，有顯著差異；管理后檔案室工作質(zhì)量各項(xiàng)評分均高于管理前，P＜0.05；管理后的檔案破損、缺失情況減少，檔案利用率明顯升高，P＜0.05。因此，在檔案室管理中實(shí)施6S精細(xì)化管理可提升整體工作質(zhì)量，減少不良事件的發(fā)生，提高檔案利用率。

關(guān)鍵詞：6S精細(xì)化管理；醫(yī)院檔案管理；工作質(zhì)量

隨著現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性愈發(fā)突出。醫(yī)院檔案管理涉及患者信息的收集、存儲和利用，對于醫(yī)療質(zhì)量的評估、醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)的控制和科學(xué)決策具有至關(guān)重要的作用。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式存在許多不足之處，如檔案分布混亂、信息不完整以及操作煩瑣等問題，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率和質(zhì)量。為了解決這些問題，許多醫(yī)院開始引入6S精細(xì)化管理方法，以提高醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量。6S精細(xì)化管理是一種源自日本的管理方法，通過對工作開展整理、整頓、清潔、清掃、安全等方面的管理，達(dá)到提高工作效率、減少浪費(fèi)和提供更好服務(wù)的目的。本次研究旨在分析6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，探討其效果。重點(diǎn)分析6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的具體應(yīng)用。通過比較傳統(tǒng)管理方式和6S精細(xì)化管理方式下的檔案管理效果，評估其對醫(yī)院檔案管理的改善作用。

一、資料與方法

1.一般資料

本次研究時(shí)間為2022年9月至2023年8月，依據(jù)開展6S精細(xì)化管理時(shí)間劃分，2022年9月至2023年2月未實(shí)施6S管理，2023年3月至2023年8月實(shí)施6S精細(xì)化管理，以本時(shí)間段的10名檔案室員工及管理前后200份檔案為研究對象，檔案室員工中男性3名，女性7名，年齡介于31～45歲之間，均齡值38.02±1.28歲。在本次研究期間，無員工調(diào)離或離職情況發(fā)生。

2.方法

（1）整理（Seiri）。醫(yī)院檔案的文件數(shù)量龐大，種類多，需要制定整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確每一類文件的整理要求和方式。比如可以根據(jù)文件的類型、時(shí)間等分類整理，確定每個(gè)類別文件的保管期限和歸檔位置。根據(jù)制定的整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，分類整理醫(yī)院檔案室的文件?？梢愿鶕?jù)病歷號、患者姓名、科室以及時(shí)間等因素分類，確保檔案的有序排列。同時(shí)，定期檢查已歸檔的文件，確認(rèn)文件的正確性和完整性。制定整理流程和工作制度，明確每個(gè)崗位的職責(zé)和工作流程。按照流程和制度開展工作，確保整理工作的高效和規(guī)范。此外，還要開展員工培訓(xùn)，增強(qiáng)員工的整理技能和質(zhì)量意識。醫(yī)院檔案室的文件種類繁多，需要使用適當(dāng)?shù)恼砉ぞ吆驮O(shè)備設(shè)施來整理。比如可以使用編號標(biāo)簽、文件夾、文件柜等工具來編號、分類和儲存文件，確保文件的易查找和方便管理。定期整理檢查和維護(hù)醫(yī)院檔案室，確保文件的秩序和完整性?？梢灾朴喺頇z查計(jì)劃，檢查每個(gè)類別的文件，排除錯(cuò)誤和遺漏，并及時(shí)調(diào)整和修正，保證檔案的準(zhǔn)確性和可靠性。

（2）整頓（Seiton）。按照流程和標(biāo)準(zhǔn)建立檔案室的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都按照規(guī)定操作，防止遺漏和錯(cuò)誤。根據(jù)文件的類別和使用頻率，合理設(shè)置檔案柜和存儲設(shè)備設(shè)施的布局，確保檔案的易于存取和查閱。編號每個(gè)檔案柜，并制定詳細(xì)的存放位置和取放記錄。針對不同的文件分類，用清晰易懂的標(biāo)識分類標(biāo)記，便于工作人員快速找到所需文件?？梢允褂妙伾珮?biāo)簽、標(biāo)簽紙等工具，使分類標(biāo)識一目了然。制訂檔案整頓工作培訓(xùn)計(jì)劃，定期培訓(xùn)相關(guān)人員，提高他們的檔案管理知識和技能。同時(shí)，加強(qiáng)員工的維護(hù)意識培養(yǎng)，激勵(lì)員工主動(dòng)參與和負(fù)責(zé)檔案管理工作。

（3）清掃（Seiso）。醫(yī)院檔案室要制定清掃標(biāo)準(zhǔn)，明確清掃的具體內(nèi)容和要求，并根據(jù)實(shí)際情況確定清掃的頻率，確保檔案室的清潔度和整潔度。明確清掃的責(zé)任和分工，確定清掃負(fù)責(zé)人和清掃人員，明確各人的職責(zé)和任務(wù)，確保每個(gè)人都有責(zé)任感和使命感，積極投入到清掃工作中。配備適當(dāng)?shù)那鍧嵐ぞ吆筒牧?，如掃帚、拖把以及清潔劑等，確保清掃工作順利開展，保障清潔效果。建立清掃記錄，記錄每次清掃的時(shí)間、人員以及內(nèi)容等信息，以便追溯和查看。同時(shí)，定期評估清掃工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和不足，并采取相應(yīng)措施改進(jìn)。

（4）清潔（Seiketsu）。對醫(yī)院檔案室管理工作人員開展清潔培訓(xùn)，增強(qiáng)其清潔工作的技能和意識。鼓勵(lì)員工主動(dòng)參與清潔工作，并積極倡導(dǎo)保持整潔的工作環(huán)境。建立清潔工作的監(jiān)督和考核機(jī)制，定期開展內(nèi)部和外部檢查。對于存在的問題和不足，及時(shí)采取糾正措施，并獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)表現(xiàn)優(yōu)秀的人員。定期開展清潔效果評估，收集工作人員和用戶的反饋意見，及時(shí)調(diào)整清潔工作方案。

（5）素養(yǎng)（Shitsuke）。醫(yī)院檔案室管理人員需要具備扎實(shí)的專業(yè)知識和技能，包括對檔案管理規(guī)定的了解、熟悉檔案管理流程和操作方法等。定期參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提升專業(yè)素養(yǎng)。還要具備高度的職業(yè)道德素養(yǎng)，包括保守秘密、忠誠職守以及廉潔奉公等。保護(hù)患者的隱私和權(quán)益，嚴(yán)格遵守醫(yī)療機(jī)構(gòu)的規(guī)章制度，不得泄露患者隱私信息。檔案管理人員要與醫(yī)生、護(hù)士、行政人員等其他部門工作人員有效溝通和協(xié)作，以確保檔案管理工作的順利開展。管理人員需要具備細(xì)致認(rèn)真的工作態(tài)度，對每一個(gè)環(huán)節(jié)都要做到精益求精。仔細(xì)閱讀檔案文件，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，并正確存放和分類文件，確保檔案的可檢索性和安全性。隨時(shí)關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的最新發(fā)展，學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)，不斷提高檔案管理工作的水平和效率。

（6）安全（Safety）。通過組織培訓(xùn)和宣傳活動(dòng)，增強(qiáng)檔案室工作人員的安全意識。培養(yǎng)他們遵守安全規(guī)章制度、正確使用安全設(shè)備設(shè)施的習(xí)慣，能夠在工作中識別和解決安全隱患，確保檔案室的安全設(shè)備設(shè)施處于良好狀態(tài)。定期檢查和維護(hù)滅火器、煙霧探測器以及緊急疏散通道等設(shè)備設(shè)施，確保其正常可用。建立完善的消防安全管理制度，制定滅火預(yù)案和疏散預(yù)案，定期組織消防演練，確保檔案室的消防設(shè)施和消防通道暢通無阻。此外，還應(yīng)合理管理醫(yī)院檔案室的資源，確保安全措施得到有效利用。例如，對于不再需要保存的老舊檔案，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)陌踩胧╀N毀，防止信息被泄露。制定檔案保密制度，明確檔案的存儲、查閱和歸還流程，嚴(yán)格控制檔案的查閱權(quán)限，避免檔案遭到非法獲取或損毀。定期安全巡查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改，記錄整改情況，并建立隱患排查和整改臺賬，定期評估安全管理措施的有效性。

3.觀察指標(biāo)

統(tǒng)計(jì)記錄管理前后的歸檔時(shí)間、檔案獲取時(shí)間、檔案完整性，計(jì)算時(shí)間均數(shù)值并展開組間對比。檔案室工作質(zhì)量將以本院自擬的工作質(zhì)量評估表展開測定，包含標(biāo)識規(guī)范、室內(nèi)清潔、檔案安全性以及檔案管理人員素養(yǎng)4項(xiàng)內(nèi)容，單項(xiàng)評分以0～100為范圍，分值越高，工作質(zhì)量越高，并統(tǒng)計(jì)管理前后檔案室中檔案的缺失、破損以及檔案可正常利用情況，展開組間對比。

4.統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

選用SPSS24.0軟件統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，計(jì)量資料以均數(shù)±標(biāo)準(zhǔn)差表示，計(jì)數(shù)資料以百分比表示，分別以t值、X2值展開組間驗(yàn)證，P＜0.05，有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

二、結(jié)果

1.比較管理前后檔案歸檔、獲取時(shí)間及檔案完整性

管理后，檔案歸檔及獲取時(shí)間均短于管理前，檔案完整性也得到顯著提高，組間對比，P＜0.05，詳見表1。

三、討論

隨著醫(yī)院病案數(shù)量的增長和醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案成為醫(yī)療信息的重要組成部分。醫(yī)院檔案記錄了患者的個(gè)人和病歷信息，包括診斷、治療、手術(shù)和用藥等記錄，是醫(yī)生判斷和制定治療方案的重要依據(jù)，也是醫(yī)院管理者了解醫(yī)療業(yè)務(wù)和質(zhì)量的重要依據(jù)。通過合理管理醫(yī)院檔案，可以為醫(yī)院管理提供科學(xué)依據(jù)，提高醫(yī)療質(zhì)量和效率。醫(yī)院檔案管理也是患者維權(quán)和索賠的重要參考依據(jù)，可以提供完整、準(zhǔn)確的證據(jù)。通過整理和統(tǒng)計(jì)醫(yī)院檔案中的信息，可以發(fā)現(xiàn)和研究疾病的流行趨勢、療效評估和臨床研究的課題，為醫(yī)院提供科學(xué)依據(jù)和決策支持。同時(shí)，醫(yī)院檔案信息共享和交流也有助于避免重復(fù)檢查和治療，提高醫(yī)療資源的利用效率。醫(yī)院檔案管理存在一些問題，包括仍然依賴紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致檔案信息的存儲和檢索非常麻煩和耗時(shí)。紙質(zhì)檔案容易損壞、遺失或錯(cuò)放，造成不必要的困擾和工作效率降低。由于醫(yī)院檔案涉及多個(gè)科室和人員，檔案信息的錄入容易出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏或重復(fù)，使得檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性得不到保障，對醫(yī)療工作的診斷和治療產(chǎn)生不良影響。一些醫(yī)院缺乏完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案文件的存儲、整理和分類不規(guī)范，使檔案文件的定位和查詢困難，檔案管理工作效率低下。醫(yī)院檔案中包含著患者的個(gè)人隱私信息，如姓名、身份證號以及病歷等，如果檔案管理不嚴(yán)格，泄露患者隱私的風(fēng)險(xiǎn)將會增加，嚴(yán)重影響醫(yī)院的聲譽(yù)和患者的權(quán)益。

6S精細(xì)化管理其目標(biāo)在于提高工作環(huán)境的整潔度、效率和員工工作素養(yǎng)，從而實(shí)現(xiàn)提升質(zhì)量、提高效率和降低成本的目標(biāo)。

整理是指分類、歸檔和整合醫(yī)院檔案，使檔案能夠按照一定的規(guī)則存放和檢索。通過整理，可以減少醫(yī)院檔案的重復(fù)存儲和損失，提高檔案的利用率和檢索效率，還可以使醫(yī)院檔案的存放更加有序和規(guī)范，減少檔案交接和借閱的復(fù)雜度，提高醫(yī)院檔案管理的效率；整頓是指對醫(yī)院檔案管理流程的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，通過制定和完善相關(guān)的工作規(guī)范和流程，提高檔案管理工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。整頓還可以排除檔案管理中存在不合理和低效的操作流程，減少人為失誤和意外事件的發(fā)生，提高醫(yī)院檔案管理工作的準(zhǔn)確性和可靠性；清潔是指對醫(yī)院檔案管理環(huán)境的清潔和衛(wèi)生，保持檔案存放室、借閱室等工作區(qū)域的整潔和干凈。通過清潔工作，可以創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，提高員工的工作積極性和效率。清潔還可以減少檔案受損的風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案長時(shí)間保存的穩(wěn)定性。通過定期的清掃和維護(hù)，可以減少設(shè)備設(shè)施故障的發(fā)生，避免因設(shè)備設(shè)施損壞而導(dǎo)致檔案管理工作的中斷或延誤；素養(yǎng)指的是員工對檔案管理的重視和專業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)具備較高的檔案管理專業(yè)知識和技能，能夠正確理解和運(yùn)用相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，具備較高的責(zé)任心和職業(yè)道德；安全是指確保醫(yī)院檔案的保密和安全性。醫(yī)院檔案管理工作涉及大量的患者隱私和機(jī)密信息，安全措施至關(guān)重要。通過嚴(yán)格的安全措施，如檔案存儲和借閱權(quán)限的限制，能夠有效保護(hù)醫(yī)院檔案的機(jī)密性和完整性。以6S精細(xì)化管理醫(yī)院檔案，能夠有效改進(jìn)檔案管理工作存在的問題，在本次研究過程中，開展精細(xì)化管理后檔案工作質(zhì)量得到顯著提升，檔案利用率也明顯提高。

綜上所述，6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用可以提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，降低檔案管理中的人為失誤和意外事件的發(fā)生率，能夠創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，提高員工的工作積極性和效率，保護(hù)醫(yī)院檔案的機(jī)密性和完整性。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝 婷.醫(yī)院人事檔案管理工作中6S精細(xì)化管理的應(yīng)用探索 [J]. 蘭臺世界， 2023， （S1）： 112-113.

[2]韓云飛.醫(yī)院檔案管理中6S精細(xì)化管理的應(yīng)用 [J]. 中國醫(yī)院院長， 2022， 18 （19）： 75-77.

[3]朱 玉.6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究 [J]. 現(xiàn)代企業(yè)文化， 2022， （14）： 55-57.

[4]徐 麗.6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用——以W醫(yī)院為例 [J].辦公室業(yè)務(wù)， 2022， （09）： 141-143.

[5]孫增旺.6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用 [J]. 黑龍江檔案， 2021， （06）： 142-143.

[6]孫丹丹;武海萍.6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：128+130.

[7]曹 青.大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院干部人事檔案管理可持續(xù)發(fā)展探析[J].蘭臺內(nèi)外，2023（02）：22-24.

[8]周 靜.分析新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決方式[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2020（17）：74-76.

[9]呂春艷.精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)踐分析[J].黑龍江人力資源和社會保障，2021（08）：99-100.

[10]劉 麗.6S精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用初探[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2021（01）68-69+73.

作者單位：臨沂市中心醫(yī)院

作者簡介：韓雪（1984—），女，漢族，山東臨朐人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。