智慧檔案館頂層設(shè)計研究總體架構(gòu)及運行機理分析

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，智慧檔案館成為檔案事業(yè)主要的發(fā)展方向，需要重點研究檔案館實際工作方式，以解決頂層設(shè)計到實際運行問題，使智慧檔案館能夠形成完善的運行體系。文章深入分析了智慧檔案館頂層架構(gòu)模型，研究出不同架構(gòu)層面的設(shè)計方案，總結(jié)出智慧檔案館運行方式，希望能夠給予相關(guān)工作人員參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：智慧檔案館；頂層設(shè)計研究；總體架構(gòu)；運行機理

智慧檔案館主要是匯集人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，使智慧檔案館能夠做到全面感知、智能應(yīng)用，將進一步提高檔案管理工作效率和專業(yè)服務(wù)，從而推動我國檔案事業(yè)向高質(zhì)量方向發(fā)展。目前，基于智慧檔案館頂層架構(gòu)的研究仍沒有形成完善體系，需要深入分析智慧檔案館頂層架構(gòu)模型，研究不同架構(gòu)層面的設(shè)計方案，總結(jié)智慧檔案館的運行方式，設(shè)計出符合檔案管理工作需求的智慧檔案館總體架構(gòu)和運行機理。

一、智慧檔案館頂層架構(gòu)模型構(gòu)想

頂層架構(gòu)是智慧檔案館建設(shè)核心技術(shù)，更是決定智慧檔案館技術(shù)發(fā)展空間上限的關(guān)鍵要素，可以讓智慧檔案館具有更多的功能擴展。研究人員應(yīng)以智慧檔案館發(fā)展全局為出發(fā)點，采用先進的系統(tǒng)集成技術(shù)，還要考慮檔案館各項管理和服務(wù)工作，不斷完善頂層架構(gòu)和主要功能，構(gòu)建符合檔案館長遠發(fā)展的運行機制。智慧檔案館頂層架構(gòu)設(shè)計應(yīng)具有戰(zhàn)略性、系統(tǒng)性特點，還要完善系統(tǒng)運行維護應(yīng)用，使智慧檔案館具有較強的維護性，減少智慧檔案館應(yīng)用階段的維護費用，并確定智慧檔案館總體建設(shè)目標。

智慧檔案館頂層架構(gòu)設(shè)計應(yīng)采用更多新型信息技術(shù)，具備較強的智能化和自動化特點，可以推動在線感知互動交流，使檔案館和信息技術(shù)高度融合。智慧檔案館總體架構(gòu)還要以檔案管理各項業(yè)務(wù)流程為出發(fā)點，重點提升功能應(yīng)用和資源共享，使智慧檔案館能夠成為公眾了解檔案資料的重要窗口，為公眾提供更多個性化服務(wù)，全面提升檔案館服務(wù)質(zhì)量和工作效率。智慧檔案館應(yīng)重點突出智能化，將頂層設(shè)計重點放在公眾檔案調(diào)閱需求，以此來提高檔案館社會和服務(wù)效益。研究人員應(yīng)將工作重點放在信息技術(shù)集成方面，要重新優(yōu)化頂層架構(gòu)設(shè)計工作，還要根據(jù)檔案館數(shù)據(jù)資源和日常管理工作特點，構(gòu)建出符合時代發(fā)展的智慧檔案館頂層設(shè)計藍圖。

二、智慧檔案館頂層架構(gòu)模型研究

1.技術(shù)核心層

在確定智慧檔案館頂層架構(gòu)設(shè)計藍圖和目標后，就需要根據(jù)頂層架構(gòu)設(shè)計方案完善各項技術(shù)應(yīng)用，首先，需要構(gòu)建技術(shù)核心層。該層面設(shè)計工作是智慧檔案館能否正常運行的關(guān)鍵所在。智慧檔案館技術(shù)核心層應(yīng)重點體現(xiàn)智能、智慧特點，還要體現(xiàn)出檔案管理工作中的文化價值，這是實現(xiàn)智慧檔案館建設(shè)的基本要素。智慧檔案館技術(shù)核心層設(shè)計應(yīng)按照數(shù)據(jù)、信息、知識到智慧流程開展，要逐漸提升檔案資料數(shù)據(jù)智能化，通過逐步完善設(shè)計體系方式，使數(shù)據(jù)信息逐漸向智慧化方向轉(zhuǎn)變。智慧檔案館中的“智慧”應(yīng)主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)收集、分類、存儲和應(yīng)用層面，研究人員應(yīng)從信息技術(shù)發(fā)展態(tài)勢開展前瞻性研究，將知識和數(shù)據(jù)緊密連接，擴大知識應(yīng)用層面，將知識以智慧方式展現(xiàn)出來，讓公眾能夠更加直觀地了解檔案知識。同時，智慧檔案館技術(shù)核心層應(yīng)重點突出智慧性，逐漸提升智慧檔案館智能技術(shù)應(yīng)用，提高檔案管理智能化和信息化管理水平。大量新興信息技術(shù)不僅可以讓智慧檔案館數(shù)據(jù)處理能力有較大提高，還能轉(zhuǎn)變檔案館與公眾互動方式，讓更多的人可以了解智慧檔案館的實際應(yīng)用價值。

2.技術(shù)支撐層

技術(shù)支撐層應(yīng)當以資源、技術(shù)、管理、制度、安全為主要支撐點，通過構(gòu)建子系統(tǒng)方式來實現(xiàn)智慧應(yīng)用。研究人員應(yīng)從技術(shù)集成創(chuàng)新和共享發(fā)展理念，將技術(shù)核心層智慧應(yīng)用完整展現(xiàn)出來，為智慧檔案館建設(shè)提供更多技術(shù)支撐。

（1）資源系統(tǒng)。資源是檔案館重要的工作內(nèi)容，更是智慧檔案館的設(shè)計核心要點，要求智慧檔案館要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的資源管理方式，不斷增加新興技術(shù)應(yīng)用范圍，豐富檔案資源管理工作。智慧檔案館資源系統(tǒng)還要以節(jié)省運行成本為出發(fā)點，有效整合檔案資源管理工作涉及的人力、物力和財力，實現(xiàn)檔案資源管理和信息技術(shù)的有效融合。檔案資源系統(tǒng)要將人力資源優(yōu)勢進一步擴大，使檔案館可以和公眾有效互動，構(gòu)建雙向溝通渠道，使智慧檔案館可以根據(jù)公眾檔案需求，提供更加精準的檔案服務(wù)，提高檔案資源管理精準化程度。智慧檔案館還要加強物力資源管理質(zhì)量，將檔案資源管理涉及的物力資源實行在線統(tǒng)一管理，降低人為因素干擾。而技術(shù)資源則主要集中在以人工智能、大數(shù)據(jù)和云計算等先進互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，是提高檔案館資源管理工作的技術(shù)支撐，更是實現(xiàn)智慧管理的重要舉措。

（2）技術(shù)系統(tǒng)。技術(shù)系統(tǒng)是整個智慧檔案館頂層架構(gòu)設(shè)計工作的重要組成部分，更是信息技術(shù)應(yīng)用于智慧檔案館的重要路徑。研究人員應(yīng)根據(jù)信息技術(shù)特點，加大對檔案管理工作的研究深度，使信息技術(shù)能夠和檔案館工作全面對接，實現(xiàn)檔案管理智能化目標，還能讓智慧檔案館具有更強的技術(shù)擴展空間。技術(shù)系統(tǒng)設(shè)計工作應(yīng)按照分層設(shè)計原則，按照智慧檔案館應(yīng)用層面可以劃分為感知、傳輸、平臺及應(yīng)用層面。其中，感知層面主要是為頂層架構(gòu)打下堅實基礎(chǔ)，大量應(yīng)用傳感技術(shù)，并利用人工智能技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢，使生物特征轉(zhuǎn)化為信息特征，管理人員只需要語音交流就可以完成檔案管理工作，在海量檔案數(shù)據(jù)中搜尋相關(guān)內(nèi)容。感知層還可以設(shè)置電子標簽方式，將不同檔案數(shù)據(jù)化為不同標簽，使公眾可以按照電子標簽提示，提取檔案資料，使智慧檔案館更加智能化；傳輸層則主要將多種網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)集成應(yīng)用，是智慧檔案館與內(nèi)外界溝通的關(guān)鍵要點，可以為公眾提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案查閱和下載功能，還可以為感知層收集更多關(guān)鍵數(shù)據(jù)；平臺層則是智慧檔案館頂層架構(gòu)設(shè)計中的技術(shù)核心，檔案管理人員只需要根據(jù)檔案管理工作需求，可以創(chuàng)建相對應(yīng)的功能，平臺層還能將檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)內(nèi)外部共享；應(yīng)用層則主要是互聯(lián)網(wǎng)爬蟲技術(shù)，方便公眾檢索相關(guān)內(nèi)容，實現(xiàn)高精度內(nèi)容搜索功能，使“智慧”得以全面發(fā)揮。

（3）管理系統(tǒng)。管理系統(tǒng)主要是為檔案管理工作提供助力的重要系統(tǒng)板塊，主要是因為智慧檔案館數(shù)據(jù)資源管理與傳統(tǒng)管理存在差異，要求管理系統(tǒng)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案工作方式，使檔案管理人員能夠快速適應(yīng)智慧檔案館。智慧檔案館建設(shè)和應(yīng)用需要大量的專業(yè)技術(shù)人員，不僅是信息技術(shù)領(lǐng)域，還要在信息管理領(lǐng)域有所突破，要根據(jù)智慧檔案館智能化和信息化程度，構(gòu)建相關(guān)管理機制，加強智慧檔案館日常維護工作力度。管理系統(tǒng)主要功能實現(xiàn)應(yīng)集中在決策、協(xié)調(diào)、管理與執(zhí)行模塊，還要根據(jù)檔案館日常管理工作需求，增加審計和咨詢模塊，才能讓智慧檔案館更加符合檔案管理工作需求。管理系統(tǒng)還要具有良好的可擴展性，要滿足檔案館日常管理工作需求，還要做好檔案館和公眾交流互動工作，實現(xiàn)檔案館多元化管理目標。

（4）制度系統(tǒng)。在開展智慧檔案館頂層架構(gòu)設(shè)計工作中，制度系統(tǒng)是根據(jù)檔案管理工作法律、標準、評價和配套功能為出發(fā)點，是減少智慧檔案館建設(shè)困難的重要技術(shù)。首先，智慧檔案館頂層架構(gòu)要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)開展，這是智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)條件，研究人員應(yīng)認真分析檔案管理和信息安全法律法規(guī)，推動智慧檔案館長遠發(fā)展；其次，智慧檔案館還要始終貫徹落實國家標準，要充分考慮到與其他檔案館的互動交流工作，要在國家標準基礎(chǔ)上開展各項研究工作，還要為智慧檔案館未來的功能擴展與更新打下良好基礎(chǔ)。制度系統(tǒng)不僅涉及法律和標準，還要包含內(nèi)容評估模塊，檔案館要根據(jù)自身管理制度要求，將相關(guān)工作納入制度系統(tǒng)中，全面提高智慧檔案館的實用性。

（5）安全系統(tǒng)。互聯(lián)網(wǎng)安全是檔案館能否正常開展工作的關(guān)鍵要素，研究人員應(yīng)以體系設(shè)計方面為出發(fā)點，采用交互方式開展安全系統(tǒng)設(shè)計工作，要實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源利用最大化，還要將技術(shù)、政策和檔案館管理工作作為重要內(nèi)容，構(gòu)建出符合智慧檔案館的信息安全體系。研究人員要基于現(xiàn)有信息安全技術(shù)，加大對信息安全核心技術(shù)創(chuàng)新工作，還要根據(jù)智慧檔案館頂層架構(gòu)設(shè)計原理，將信息安全系統(tǒng)融合到智慧檔案館體系中。安全系統(tǒng)還要基于物聯(lián)網(wǎng)和云計算技術(shù)要求，構(gòu)建檔案館內(nèi)部信息安全管理體系，確保檔案數(shù)據(jù)始終處于安全狀態(tài)。安全系統(tǒng)還要根據(jù)國家工信部門要求，嚴格落實檔案館信息安全管理制度，要定期開展安全系統(tǒng)更新升級工作，還要全面評估智慧檔案館體系安全性。安全系統(tǒng)還要具有應(yīng)急防范功能，將常見信息安全問題整理成防范程序，當智慧檔案館受到信息安全影響時，應(yīng)急防范功能就可以按照預(yù)定程序啟動，減少互聯(lián)網(wǎng)對智慧檔案館正常運行的影響。

3.應(yīng)用服務(wù)層

應(yīng)用服務(wù)是幫助檔案管理人員開展工作的重要支撐，其設(shè)計理念應(yīng)基于技術(shù)核心層要點，完美發(fā)揮檔案管理事業(yè)文化內(nèi)涵，并整合智慧檔案館信息技術(shù)優(yōu)勢，重點提升檔案館公眾服務(wù)職能。應(yīng)用服務(wù)層是頂層架構(gòu)的重要支撐點，其研究方向應(yīng)基于智慧檔案館未來發(fā)展趨勢，將各項服務(wù)轉(zhuǎn)化為相關(guān)工作，并提供全套的智慧服務(wù)功能。首先，應(yīng)用服務(wù)層建設(shè)應(yīng)根據(jù)感知層功能，將檔案數(shù)據(jù)收集、挖掘、分析融入一體，構(gòu)建高效的檔案資料搜索功能，讓公眾可以根據(jù)自身喜好訪問檔案資料，實現(xiàn)海量檔案數(shù)據(jù)資源一鍵查詢功能，還要協(xié)助檔案管理人員開展日常維護工作；其次，要發(fā)揮移動互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)優(yōu)勢。智慧檔案館要根據(jù)新媒體技術(shù)應(yīng)用特點，將檔案在線服務(wù)功能逐漸延伸到智能終端，可以讓公眾通過無線網(wǎng)絡(luò)訪問檔案數(shù)據(jù)平臺，根據(jù)移動終端功能特點，實現(xiàn)多渠道訪問智慧檔案館功能；最后，要根據(jù)檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)出更多的智能化服務(wù)功能，要深入挖掘檔案資料數(shù)據(jù)資源，找出其中高價值的檔案數(shù)據(jù)，根據(jù)數(shù)據(jù)敏感性和重要性，決定是否向公眾開放。應(yīng)用服務(wù)層還要根據(jù)不同公眾檔案數(shù)據(jù)訪問要求，提供個性化的數(shù)據(jù)信息推送功能，全面提高檔案數(shù)據(jù)利用率。

三、智慧檔案館頂層架構(gòu)運行機理研究

1.檔案管理和應(yīng)用需求機理

構(gòu)建智慧檔案館主要是為了提高檔案管理工作效率，為更多公眾提供個性化的檔案數(shù)據(jù)資源服務(wù)。研究人員應(yīng)根據(jù)檔案管理和應(yīng)用需求開展設(shè)計工作，還要定位各項功能主要面對的人群，明確智慧檔案館主要研究方向，減少智慧檔案館研究阻礙。研究人員應(yīng)根據(jù)不同人群對檔案數(shù)據(jù)的需求，做好應(yīng)用服務(wù)，優(yōu)化工作，明確各子系統(tǒng)主要功能和擴展方向，將服務(wù)功能劃分到不同系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案館資源信息優(yōu)勢。

2.協(xié)同機理

基于檔案管理工作涉及科目相對較多，在構(gòu)建智慧檔案館時要增加相關(guān)管理科目，還要根據(jù)各項工作和服務(wù)開發(fā)相對應(yīng)的子系統(tǒng)。研究人員應(yīng)以智慧檔案館發(fā)展全局為出發(fā)點，統(tǒng)籌好各應(yīng)用層面的基本要素，充分發(fā)揮各項技術(shù)功能優(yōu)勢，確保各項功能能夠正常使用。基于不同功能屬性的系統(tǒng)開發(fā)工作，在研究初期可能會存在功能定位不全情況，研究人員需要根據(jù)功能層面和技術(shù)的互補性，從底層向頂層架構(gòu)優(yōu)化，逐漸讓智慧檔案館功能技術(shù)走向成熟。

3.循環(huán)反饋機理

構(gòu)建智慧檔案館主要是為了推動檔案數(shù)據(jù)的高效利用，使檔案數(shù)據(jù)能夠挖掘出更大的應(yīng)用價值。在開展頂層架構(gòu)模式研究工作時，還要實現(xiàn)循環(huán)反饋機理目標。重點應(yīng)突出核心、支撐應(yīng)用服務(wù)等功能層次，技術(shù)核心層更要以檔案管理獨特文化價值為核心，確保智慧檔案館總體開發(fā)思路方向正確，而支撐層則主要為各項功能提供技術(shù)支持。應(yīng)用服務(wù)層則是將智慧檔案館功能完整展現(xiàn)出來，三個層面既有不同點，也有共同點，都是通過動態(tài)循環(huán)方式展現(xiàn)智慧檔案館的應(yīng)用價值，還能推動檔案館向高質(zhì)量方向發(fā)展。

4.開放式創(chuàng)新機理

基于檔案館具有較強的公眾特點，這意味智慧檔案館技術(shù)原理也應(yīng)是一種開放狀態(tài)，還需要不斷從外界收集資源數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源在線共享，使智慧檔案館能夠成為區(qū)域檔案管理中心，為各種檔案數(shù)據(jù)資源提供各項服務(wù)。智慧檔案館采用開放式技術(shù)的同時，研究人員也需要根據(jù)這種特點創(chuàng)新檔案資源管理技術(shù)，要讓智慧檔案館具有更強的應(yīng)用價值，從而突破傳統(tǒng)檔案館管理模式時間和空間限制。智慧檔案館可以根據(jù)公眾訪問喜好，分析公眾檔案數(shù)據(jù)查閱習(xí)慣，根據(jù)不同人群開發(fā)出更多個性化服務(wù)。

5.主導(dǎo)機理

在建設(shè)智慧檔案館時，可以按照不同建設(shè)周期的主要特點，劃分為不同建設(shè)階段，可以分為初級、成長和成熟。而不同階段建設(shè)重點也存在差異，涉及不同的功能和服務(wù)主導(dǎo)權(quán)問題，研究人員需要根據(jù)不同階段研究特點，采用主導(dǎo)轉(zhuǎn)化機理開發(fā)方式。在建設(shè)初期，應(yīng)當以技術(shù)實現(xiàn)和創(chuàng)新為主，要平衡好智慧檔案館各項管理功能和系統(tǒng)研究要點，以有效縮短研發(fā)時間。在成長和成熟階段，要實現(xiàn)子系統(tǒng)功能均衡發(fā)展，以提高智慧檔案館實際應(yīng)用性為主。

四、結(jié)語

綜上所述，構(gòu)建智慧檔案館是打造智慧城市的重要組成部分，需要以頂層設(shè)計工作為出發(fā)點，還要根據(jù)檔案館長遠發(fā)展角度為研究方向，實現(xiàn)智慧檔案館各項功能和系統(tǒng)協(xié)同發(fā)展。智慧檔案館應(yīng)基于技術(shù)層面和系統(tǒng)研究功能，前期應(yīng)開展智慧檔案館建模工作，通過對各技術(shù)層面和系統(tǒng)研究，可以為智慧檔案館建設(shè)工作提供良好的參考價值。雖然智慧檔案館研究依然處于初期階段，國內(nèi)外也缺乏成熟經(jīng)驗和技術(shù)參考，但應(yīng)不斷深入研究智慧檔案館頂層架構(gòu)，為我國檔案事業(yè)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

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作者單位：國家能源集團宿遷發(fā)電有限公司

作者簡介：趙衛(wèi)明（1970—），女，漢族，云南騰沖人，本科，館員，研究方向：智慧檔案館建設(shè)。