信息技術在疾控中心文書檔案管理中的應用分析

郎需玲

遼寧省疾病預防控制中心 遼寧 沈陽 110172

引言

隨著信息技術的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都在積極探索將信息技術應用于各項業(yè)務工作中，以提高工作效率和質(zhì)量。疾控中心作為負責疾病防控工作的重要機構，其文書檔案管理工作同樣需要與時俱進，適應信息化時代的發(fā)展需求。本文旨在分析信息技術在疾控中心文書檔案管理中的應用，探討其優(yōu)勢、挑戰(zhàn)及未來發(fā)展方向，以期為疾控中心文書檔案管理的現(xiàn)代化、高效化提供理論支持和實踐指導。

1 應用于疾控中心檔案管理的信息技術

1.1 信息存儲技術

在現(xiàn)代信息技術中，信息儲存技術是最基礎的。該技術將有助于疾控中心創(chuàng)建一套以計算機磁盤存儲為主的大型檔案管理系統(tǒng)和信息資料庫。云存儲是互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展的必然結果。它既保留了磁盤技術的快速讀取和方便檢索的優(yōu)勢，又能將檔案存儲到云中，防止因磁盤破壞而導致的檔案丟失，是一種較傳統(tǒng)磁盤技術更為安全的存儲方式。它能通過互聯(lián)網(wǎng)直接傳送檔案。此外，該系統(tǒng)還充分發(fā)揮了其近乎無窮無盡的存儲能力，實現(xiàn)了海量疾控檔案的高效存儲。

1.2 多媒體技術

多媒體技術擁有豐富的圖像、文字、音頻、視頻等多種功能，能夠?qū)⒓部刂行牡募堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字多媒體信息，大大豐富了信息內(nèi)容。同時，也方便了檔案內(nèi)容的獲取，方便了檔案管理員對檔案的管理。另外，對于疾控中心的其他工作人員來說，查找資料也會變得更加容易，因為這樣才能最大限度地發(fā)揮這些資料的價值。

2 應用信息技術于疾控檔案管理工作的意義

2.1 提升文書檔案管理質(zhì)量和效率

在傳統(tǒng)理念中，檔案與檔案的管理以手工為主，工作人員必須按照特定的管理要求與檔案的存放要求，對檔案與檔案進行收集、整理、分類與保存。這樣的管理方式無疑是耗費時間、人力、物力，不僅工作量巨大，而且加大了對復合型人才的需求。利用信息化技術對疾控中心檔案進行管理，使檔案資料轉(zhuǎn)變成電子化，更便于檔案的搜集、整理、分類、存檔等環(huán)節(jié)[1]。這將對文書檔案的管理進行全面的優(yōu)化與更新，減輕了管理員的工作負擔，并全面提升文書檔案的管理效率。同時，檔案資源的利用率也得到了顯著的提高。

2.2 便于查找和搜索資料

辦公管理軟件是最簡單的信息技術應用，通過簡單的計算機軟件技術和網(wǎng)絡技術來實現(xiàn)。在具體的應用過程中，由于崗位的責任和工作的性質(zhì)不同，對軟件的功能也有不同的要求。鑒于疾控中心工作的特殊性與重要性，應充分關注疾控中心的檔案管理行為。疾控中心應采用功能齊全、功能強大的信息化管理軟件對疾控中心的檔案進行管理。它既能為檔案資料的保存提供便利，又能增強檔案保存的保密性。另外，利用信息化管理軟件，可以使疾控檔案管理員對檔案資料進行更為全面和系統(tǒng)的檢索，隨著檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡，文書檔案的信息可以由信息管理系統(tǒng)自動識別，并保存到后臺的數(shù)據(jù)庫中。

2.3 便于更新疾控中心健康信息

運用多種信息化技術對疾控中心的檔案進行管理，能有效地加快檔案的整理與搜集，并能對有關疾病與健康的信息進行及時更新。對疾控中心的科研人員而言，科研工作要求有更多的專業(yè)信息與資料[2]。信息化的普及，將大大提升科研工作的效率與水平。同時，在公共健康方面的教育者，也能更好地運用檔案資料信息，更好地進行有關教育，使學員能及時掌握有關社會健康議題的信息，進而提升公共健康方面的教育。

3 疾病控制機構文書檔案分類中存在的問題

3.1 檔案管理制度存在疏漏

目前，我國大多數(shù)疾控中心對疾控檔案管理不夠重視，沒有建立完善的疾控檔案管理制度。盡管有一些條款已經(jīng)建立，但是還沒有相應的指南或者評價，而且管理的工作范圍和責任并不清楚。在日常工作中，對一些高發(fā)病種的病歷，往往忽視了一些較為特殊、頻率較低的病歷，從而導致病歷遺失。目前，我國疾控工作中存在著許多問題，如疾控檔案管理體制不完善、疾控檔案管理觀念落后、疾控檔案管理方法不夠科學等。

3.2 檔案收集與分類交叉問題嚴重

在疾控中心的檔案管理工作中，文書檔案的管理與專業(yè)檔案的管理有著本質(zhì)上的不同，但是在實踐中，它們之間也有一些交叉、重復。比如，在?？茩n案管理方面，涉及疾病專科內(nèi)容的規(guī)劃、指示、規(guī)范等，都屬于?？茩n案范疇；按相同的分類方式，將歸入行政管理范圍內(nèi)的病歷檔案歸入病歷檔案歸類。另外，也有部分科研檔案，如科研方案、科研論文等，雖屬專業(yè)性檔案，但對科研工作者而言，卻是個人工作檔案。同時，對那些在工作中表現(xiàn)優(yōu)異的疾控技術人員，其所獲得的獎勵通知與資料，也是與其自身的專業(yè)技術、業(yè)務有關的，屬于職業(yè)檔案。但由于認定決定和通知等行為，都是歸檔管理的一部分，其具體內(nèi)容也將體現(xiàn)在歸檔中。

3.3 工作人員的專業(yè)能力不強

疾控中心檔案工作的好壞，在很大程度上取決于疾控中心工作人員自身的素質(zhì)與能力。但當前我國疾控中心的檔案管理員大多是沒有檔案工作經(jīng)驗的非專業(yè)人士，其業(yè)務水平和工作責任心都不強，致使其工作效率低下，嚴重影響了其工作的開展。同時，用人單位也缺少對檔案管理人員的培訓，很多檔案管理人員在運用信息化技術的過程中，沒有意識，沒有技巧。這就造成了疾控檔案管理工作的低效和存在的問題。

3.4 基礎設施不健全

當前，我國疾控中心的檔案信息化建設尚未全面落實，有關信息化建設的規(guī)劃也僅停留在紙面上，很難得到有效的落實。在這樣的條件下，有些軟硬件很難得到充分的利用，而且相應的配套設施也不完善，使得檔案員的工作效率很低。另外，個別疾控中心對信息化手段的運用并未給予足夠的重視，致使某些防護措施無法落實。在這樣的條件下，無法使資源分配達到最優(yōu)。同時，疾控中心沒有對檔案的掃描和有關資料的記錄進行科學、有效的控制，造成了電子檔案的不能得到充分的使用，這極大地影響了信息技術在檔案管理中的普及與應用，造成了信息化建設的嚴重滯后。

4 信息技術在疾控中心檔案管理中的應用

檔案管理信息化是檔案部門工作的一項基本任務，也是檔案部門工作實現(xiàn)信息化的必然途徑。同時，也是評價檔案管理的一個重要指標，即檔案管理的信息化，既要實現(xiàn)設備的信息化，又要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化[3]。在此過程中， 信息技術和管理思維信息化疾控中心加大了檔案基礎設施的投入，擴大了檔案室的面積，并按需要對其進行了改建。在資金緊缺的情況下為公司配備相關的電腦等設備，并購置文件箱等必需的設備。

傳統(tǒng)的紙本文件主要是以手寫或打印的方式進行記錄，它把不同的語言、文字、符號等信息，以一種直觀、簡潔的方式記錄下來；在數(shù)字化建設中，以磁性介質(zhì)為載體的電子文件，往往要經(jīng)過電腦處理，才能轉(zhuǎn)化成直觀的可視信息，或者印刷到紙面上。在分析了電子文件產(chǎn)生的基本原理后發(fā)現(xiàn)，電子文件具有方便修改、復制、檢索、分類、編目、編輯、移動、粘貼、新編輯組合等優(yōu)點。

5 信息技術在疾控中心檔案管理中的應用配套措施

5.1 加強疾控中心檔案管理的建設

組建由兼職檔案人員、專職檔案人員和各部門負責領導組成的檔案管理隊伍，構成了以各部門為主體、檔案室為中心、檔案人員為輻條的檔案工作格局。并且以國家相關的檔案法律法規(guī)為依據(jù)，并與單位的工作實際相結合，對檔案管理的規(guī)章制度進行調(diào)整，對各項管理制度進行完善，并明確責任[4]。要想增加信息化的投資，就必須加強硬件的購置，軟件的引進，以及對檔案工作人員的調(diào)整與培訓。只有加大對管理人員的培訓與學習力度，使各個部門與檔案管理人員的責任明晰化，利用好與信息技術有關的設備與軟件，才能制訂出一個信息技術建設的長遠發(fā)展計劃。同時，對疾控中心檔案管理員的工作進行了嚴格的考核，并對其進行了有效的獎勵和懲罰。

5.2 強化疾控中心檔案管理理念

以往檔案在耗費了大量的行政費用之后，就很少再被利用。這樣的管理方法對促進企業(yè)的信息化管理是不利的。要使檔案信息化得到大范圍的普及，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，采取適應時代發(fā)展的新型管理方式。疾控中心所搜集的資料足以為疾病的社會預防工作提供足夠的資料。新型的信息管理方式能為我國疾病防治工作提供有力的保障。疾控中心的檔案管理實踐表明，要想在檔案管理中更好地運用信息科技，就必須更新檔案管理觀念，意識到信息科技在檔案管理中的重要作用，重視檔案管理，運用信息科技來提升檔案管理的信息化程度。同時，檔案工作人員及相關領導也應不斷更新檔案工作觀念，以先進的管理觀念來開展檔案工作，加大對檔案工作的信息化力度，加大對檔案工作的投入。

5.3 提升疾控檔案管理人員綜合能力

信息化建設是疾控中心檔案工作發(fā)展的必然途徑，也是疾控檔案工作發(fā)展的根本方向。沒有人的參與，信息化建設就是一場空。所以，在沒有對管理人員進行職業(yè)技能訓練的情況下，疾控中心的檔案管理小組是非常關鍵的。對于有計算機操作能力的檔案員，疾控中心應向檔案員講授，或舉辦學術討論會、研討會及其他學習活動，以協(xié)助檔案員累積更多的資料。

在培訓完畢后，企業(yè)會對參與訓練的管理人員，適時地進行信息科技與信息技巧的考核，并會將考核結果納入管理人員的日常工作表現(xiàn)中，給予適當?shù)莫剟钆c懲罰?？梢越M織正式的檔案管理人員到示范性的機構進行學習和考察，互相學習，從而提升自己的專業(yè)水平。在招錄過程中，要從培訓階段著手，加大對未入職員工的篩選力度，并適當提高入職門檻；對管理人員在信息管理方面有較高的要求。

5.4 加強基礎設施建設力度

檔案管理的信息化，離不開軟件和硬件的支持。但是，從現(xiàn)狀來看，很多地區(qū)的疾控中心雖然加大了對儀器的投資，但是對病歷的基礎設施建設卻不夠重視，對軟件和硬件的投資也不夠多[5]。比如，很多疾控中心沒有安裝專用的除濕器，空調(diào)，以及其他一些設備，這就造成了檔案的受潮，霉變和檔案的破壞。與此同時，由于缺少與之相適應的數(shù)據(jù)輸入與存儲的軟件與設備，使得檔案信息管理很難順暢地進行，無法有效地提升檔案管理的效率。面對這樣的現(xiàn)狀，疾控中心要對各類資源進行合理配置，并在檔案管理中投資購置必要的各類軟、硬件設備，以進一步強化疾控中心的防范工作，保證檔案管理信息化工作的順利進行。

6 結束語

在疾控中心的工作實踐中，要使各方面的工作相互銜接，使每一方面的工作都發(fā)揮出最大的價值與功能，才能使其更好地發(fā)展。文書檔案管理作為整個檔案管理工作的重要組成部分，對疾控中心業(yè)務的發(fā)展起著重要的推動作用。身為檔案管理人員，他們要加強自己的管理技能，不斷地更新自己的管理觀念，并在實踐中將現(xiàn)代化的管理手段充分地運用到自己的工作中，使檔案管理的信息化程度得到明顯的提升，保證檔案管理工作的開展能夠滿足現(xiàn)實的需求，為檔案資源的完美應用提供有力的支撐和保證。