淺析當(dāng)下高?？蒲薪?jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理與信息化建設(shè)

余莎

茅臺(tái)學(xué)院 貴州 遵義 520382

引言

科研興教，科研有助于高校教學(xué)質(zhì)量的提高，但很多高校科研經(jīng)費(fèi)管理制度體系、信息化建設(shè)等存在一系列問題，給科研工作帶來了嚴(yán)重的阻力，基于該背景，本文通過對科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理及信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的優(yōu)化途徑及道路。

1 高?？蒲薪?jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理的背景

隨著科技興國發(fā)展理念不斷地轉(zhuǎn)化為實(shí)踐，高校這支科技主力軍的作用日益凸顯，承擔(dān)的科研項(xiàng)目越來越多，科研經(jīng)費(fèi)投入逐年增長，科研經(jīng)費(fèi)在高校資金收入中占比越來越大，資金使用要求更加嚴(yán)格、對資金列支范圍也做了相關(guān)規(guī)定，如《關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》《國務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財(cái)政科研經(jīng)費(fèi)管理的若干意見》（國辦發(fā)〔2021〕32號(hào)）等一系列優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)管理的政策文件和改革措施，但還存在政策執(zhí)行不力、經(jīng)費(fèi)管理僵化、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷困難等問題[1]。

2 高?？蒲薪?jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理及信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 項(xiàng)目信息斷層，管理滯后

當(dāng)下許多高?？蒲许?xiàng)目管理由科研部門、財(cái)務(wù)部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人三部分組成，其中科研部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理、指導(dǎo)編制項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算、核定科研經(jīng)費(fèi)的類型、跟蹤合同經(jīng)費(fèi)情況，辦理合同登記和收入的核定；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的管理和會(huì)計(jì)核算，協(xié)同科研部門指導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人編制和審核項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算，審查項(xiàng)目決算數(shù)據(jù)，指導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按規(guī)定使用經(jīng)費(fèi)；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算和決算，按規(guī)定使用經(jīng)費(fèi)并對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用的真實(shí)性、合法性承擔(dān)經(jīng)濟(jì)與法律責(zé)任。在項(xiàng)目管理方面，科研部門對科研項(xiàng)目的管理使用的是獨(dú)立科研系統(tǒng)，財(cái)務(wù)部門使用的專門的經(jīng)費(fèi)核算系統(tǒng)，兩個(gè)系統(tǒng)沒有銜接，內(nèi)容無法共享、同步，形成“數(shù)據(jù)煙囪”，結(jié)果就是科研部門不了解項(xiàng)目資金支付情況，財(cái)務(wù)部門不清楚項(xiàng)目運(yùn)行情況，而項(xiàng)目負(fù)責(zé)人掌控項(xiàng)目整體情況時(shí)，則需分別到兩個(gè)部門獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)及信息。這種滯后的交叉管理模式導(dǎo)致多項(xiàng)工作重復(fù)，效率低下，不利于科研工作的開展。

2.2 預(yù)算編制不科學(xué)，質(zhì)量不高

一是重申報(bào)輕預(yù)算。對于科研人員而言，關(guān)注的是項(xiàng)目能否申報(bào)下來，實(shí)際工作中會(huì)花費(fèi)更多的時(shí)間去跑項(xiàng)目，為了獲得項(xiàng)目，按部就班地把審核部門各種條條款款的資料準(zhǔn)備齊全，把重心放在對項(xiàng)目任務(wù)書的撰寫上。撰寫是根據(jù)申報(bào)項(xiàng)目要求而編寫而不是純粹從項(xiàng)目本身的基本情況、研究目標(biāo)及內(nèi)容、實(shí)施方案等相關(guān)信息來編制預(yù)算支出，根據(jù)申報(bào)部門的要求，對經(jīng)費(fèi)預(yù)算各大版塊支出明細(xì)，按比重來分割，然后填寫到相關(guān)預(yù)算科目下，但是在項(xiàng)目啟動(dòng)后，產(chǎn)生的實(shí)際費(fèi)用卻與預(yù)算有差異，或有結(jié)余或有超支情況。二是預(yù)算科目設(shè)置不合理，目前大部分的科研項(xiàng)目預(yù)算設(shè)置3個(gè)等級(jí)，第一級(jí)直接費(fèi)用和間接費(fèi)；第二級(jí)直接費(fèi)用下面設(shè)備費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)，間接費(fèi)用下設(shè)績效支出、管理費(fèi)；第三級(jí)為設(shè)備費(fèi)下設(shè)固定資產(chǎn)購置、設(shè)備改造與租賃費(fèi)，從預(yù)算科目來看，部分預(yù)算科目在實(shí)際工作中很少運(yùn)用到，如業(yè)務(wù)費(fèi)下設(shè)的燃料動(dòng)力費(fèi)，它是指研究期間有關(guān)大型儀器設(shè)備和專用科學(xué)裝置運(yùn)行過程中可單獨(dú)計(jì)量的水、電、氣、燃料消耗，而項(xiàng)目研究所需的儀器及裝置無法單獨(dú)計(jì)量消耗量，大部分都與學(xué)校其他設(shè)施設(shè)備消耗一起計(jì)量，還有一些實(shí)際是項(xiàng)目產(chǎn)出的費(fèi)用，但是卻找不到相對應(yīng)的預(yù)算科目，如自然科學(xué)類項(xiàng)目在研究過程中所產(chǎn)生的菌種保藏費(fèi)。

2.3 報(bào)銷流程煩瑣，效率低下

首先報(bào)銷環(huán)節(jié)及細(xì)節(jié)多。一所高校的規(guī)章制度及經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理相關(guān)的文件多而雜，且適時(shí)地還會(huì)作相應(yīng)變動(dòng)，對于科研人員來說，除了給學(xué)生上課，剩余的時(shí)間都投入到科研工作中，沒有時(shí)間去研究學(xué)校的制度文件，但是到報(bào)銷的時(shí)候就會(huì)因?yàn)楦鞣N資料的缺失被告知不能報(bào)銷。如一項(xiàng)科研儀器的購買，涉及資產(chǎn)管理部門、審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門、科研部門等相關(guān)部門，從立項(xiàng)、采購、驗(yàn)收、報(bào)銷整個(gè)過程比較復(fù)雜，科研人員需要從頭跟到尾，這種環(huán)境硬是把科研人員逼成“專業(yè)會(huì)計(jì)”[2]。其次，審批流程長。科研人員報(bào)銷經(jīng)費(fèi)首先把紙質(zhì)資料整理好后到財(cái)務(wù)部門排長隊(duì)等待審核，待財(cái)務(wù)部門審核完又要到科研部門、分管校領(lǐng)導(dǎo)甚至校長處進(jìn)行資金審批，審批完再把資料送至財(cái)務(wù)部門安排付款，付款時(shí)財(cái)務(wù)部門由出納自下而上又走一道流程，整個(gè)審批流走完最快也要五天左右，辦事效率大打折扣。

2.4 經(jīng)費(fèi)管理粗放，核算混亂

財(cái)務(wù)部門核算系統(tǒng)未對科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來源渠道進(jìn)行分門別類的核算，科研人員在使用時(shí)混合報(bào)銷，弄不清楚資金支付到底是使用自籌部分還是外單位撥款部分，資金使用混亂。其次，項(xiàng)目結(jié)余資金管理不善，很多項(xiàng)目已結(jié)項(xiàng)但是項(xiàng)目資金仍有結(jié)余，結(jié)余資金或者一直掛賬，成為“僵尸”資產(chǎn)，或者被其他在研課題及科研無關(guān)活動(dòng)支出擠占。此外，橫向項(xiàng)目支出缺乏明確的管理制度，因合同約定重視成果的輸出，對于經(jīng)費(fèi)的開支未做明確的要求，報(bào)銷時(shí)，不合理的費(fèi)用也在其中列支。

2.5 資產(chǎn)監(jiān)管不足，資源浪費(fèi)

科研項(xiàng)目所需要的固定資產(chǎn)、試劑耗材、圖書等實(shí)物資產(chǎn)往往是從項(xiàng)目本身需要做的預(yù)算，這些實(shí)物資產(chǎn)僅僅為該項(xiàng)目服務(wù)，資產(chǎn)也是由項(xiàng)目組人員管理，一般的流程是項(xiàng)目人員按預(yù)算自行購買，到貨后由項(xiàng)目組直接簽收及使用，基本沒有入庫、出庫這個(gè)流程，若遇項(xiàng)目組人員離職或者調(diào)動(dòng)，也不按相關(guān)流程辦理資產(chǎn)交接工作，經(jīng)歷多次變更，最終使得一些資產(chǎn)隨人員流動(dòng)而流失，如一些圖書、實(shí)驗(yàn)所用的低值易耗品等。此外，科研項(xiàng)目所購設(shè)備尤其是大型固定資產(chǎn)，基本屬于“定制”版，此類設(shè)備價(jià)值高但不能共享，造成重復(fù)購置設(shè)備、資金浪費(fèi)、利用率低。

3 完善高?？蒲薪?jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理及信息化建設(shè)的建議

3.1 推進(jìn)集約化信息平臺(tái)建設(shè)，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量

信息平臺(tái)建設(shè)是高?？蒲泄ぷ靼l(fā)展的重要保障，也是高校財(cái)務(wù)管理的必然趨勢。加強(qiáng)科研管理信息化建設(shè)，打破科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)及財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)壁壘，不僅能適應(yīng)財(cái)務(wù)管理的科學(xué)化要求，提高科研經(jīng)費(fèi)管理水平和管理效率，把財(cái)務(wù)人員從繁重的人工賬務(wù)中解脫出來，還能提高對科研經(jīng)費(fèi)的管理和控制能力，有效規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的使用?？蒲腥藛T、財(cái)務(wù)人員等可通過信息平臺(tái)，實(shí)時(shí)了解科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用情況，即當(dāng)前項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)余額和每一筆明細(xì)支出是否超過相應(yīng)的預(yù)算科目。高校信息化平臺(tái)建設(shè)還需將學(xué)校的教學(xué)、科研、后勤、人事、學(xué)工等資源整合起來，形成資源共享，使得部門之間的信息溝通順暢，為財(cái)務(wù)部門與其他部門數(shù)據(jù)交換提供了便利，真正實(shí)現(xiàn)信息資源優(yōu)化融合、數(shù)據(jù)互認(rèn)共享、服務(wù)便捷高效。

3.2 科學(xué)編制預(yù)算，優(yōu)化支出結(jié)構(gòu)

項(xiàng)目預(yù)算是確定項(xiàng)目預(yù)算期內(nèi)經(jīng)費(fèi)安排的依據(jù)，是項(xiàng)目各任務(wù)合理分配和使用資源的基礎(chǔ)。項(xiàng)目預(yù)算按規(guī)定程序?qū)徍送ㄟ^后，作為合同和任務(wù)書的組成部分,是預(yù)算執(zhí)行、監(jiān)督檢查和財(cái)務(wù)驗(yàn)收的重要依據(jù)。申報(bào)項(xiàng)目時(shí)，要仔細(xì)了解相應(yīng)的項(xiàng)目管理辦法和資金管理辦法，不同類型項(xiàng)目對不同類別預(yù)算要求不同，要深入了解具體要求，做好相應(yīng)的預(yù)算，支出明細(xì)按項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置預(yù)算科目，減少少用及不實(shí)用的科目，增設(shè)項(xiàng)目相關(guān)性的預(yù)算支出科目。同時(shí)財(cái)務(wù)部門要積極參與項(xiàng)目預(yù)算編制工作，并進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，按照精細(xì)化預(yù)算要求，部門預(yù)算編制要細(xì)化到目級(jí)科目，每一項(xiàng)預(yù)算支出要反映其最終去向和用途，按照現(xiàn)有預(yù)算項(xiàng)目與經(jīng)濟(jì)科目的對應(yīng)關(guān)系，屬于哪一項(xiàng)目的支出就應(yīng)列支在哪一項(xiàng)目支出下，不同科目支出不能調(diào)劑，還要充分利用好財(cái)務(wù)輔助賬，在核算科研項(xiàng)目支出時(shí)，設(shè)置與預(yù)算編制一致的輔助核算科目，一方面既能準(zhǔn)確地反應(yīng)項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況，另一方面也能準(zhǔn)確無誤地完成會(huì)計(jì)核算工作。

3.3 改善財(cái)務(wù)報(bào)銷方式，提升工作效率

一是嚴(yán)格落實(shí)《國務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財(cái)政科研經(jīng)費(fèi)管理的若干意見》（國辦發(fā)〔2021〕32號(hào)）文件精神，建立科研助理隊(duì)伍，為科研項(xiàng)目匹配科研助理，科研助理為科研人員的預(yù)算編制、賬務(wù)報(bào)銷、結(jié)題決算等基礎(chǔ)工作提供專業(yè)服務(wù)，讓科研人員從科研報(bào)銷數(shù)據(jù)中解放雙手[3]。二是推廣無紙化線上報(bào)銷系統(tǒng)。隨著電子發(fā)票的普及，無紙化票據(jù)和電子簽名將是未來的發(fā)展趨勢，無紙化報(bào)銷就是報(bào)銷人員將所有的報(bào)銷資料上傳到報(bào)銷系統(tǒng)，相關(guān)部門及人員進(jìn)行線上審批，在系統(tǒng)內(nèi)完成整個(gè)報(bào)銷的審批流程，數(shù)據(jù)跑路代替人工跑腿。無紙化財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)不僅可以查驗(yàn)電子票據(jù)的相關(guān)信息，辨別真?zhèn)危€可以降低人工輸入的成本，以原始報(bào)銷憑證在互聯(lián)網(wǎng)上的流轉(zhuǎn)取代紙質(zhì)憑證的線下流通，從而節(jié)約審批時(shí)間，提高服務(wù)效率。

3.4 完善經(jīng)費(fèi)管理體系，規(guī)范收支核算[4]

一方面，科研經(jīng)費(fèi)實(shí)行精細(xì)化管理，科研項(xiàng)目按資金來源匹配項(xiàng)目預(yù)算指標(biāo)，同一個(gè)項(xiàng)目，經(jīng)費(fèi)來源分為自籌及外單位撥款，財(cái)務(wù)核算賬套設(shè)置資金來源輔助核算，按照項(xiàng)目任務(wù)書（合同）設(shè)置預(yù)算指標(biāo)的控制規(guī)則，將控制規(guī)則前置到財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)，準(zhǔn)確地把各項(xiàng)報(bào)銷支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)，以避免資金超支及使用混亂。另一方面，規(guī)范管理項(xiàng)目結(jié)余資金，結(jié)題前完成結(jié)賬工作，對于結(jié)余資金，可在一定時(shí)間限制內(nèi)報(bào)銷與該課題相關(guān)的支出，逾期沒有完成的，或者原渠道退回，或者學(xué)校收回到科研經(jīng)費(fèi)專戶，用作學(xué)校科研相關(guān)活動(dòng)的直接支出。對于橫向項(xiàng)目應(yīng)制定專門的經(jīng)費(fèi)管理辦法，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)有合同、協(xié)議約定預(yù)算內(nèi)容及開支范圍的按合同、協(xié)議約定執(zhí)行，項(xiàng)目委托方未約定預(yù)算內(nèi)容及開支范圍的，由項(xiàng)目主持人根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)要求合法、合規(guī)、合理地進(jìn)行開支，可嘗試經(jīng)費(fèi)“包干制”，實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人承諾制，提高經(jīng)費(fèi)使用自主權(quán)，賦予科研人員更大資金使用權(quán)，讓靈活的報(bào)銷機(jī)制助力科研工作。

3.5 強(qiáng)化管理意識(shí)，建立實(shí)物資產(chǎn)管理體系

提高對科研實(shí)物資產(chǎn)的管理意識(shí)，將重要性提升到資金管理這個(gè)層面，二者同等重要。一是建章立制，規(guī)范實(shí)物資產(chǎn)管控。從采購、入庫、出庫等流程均需相關(guān)部門介入把控，不能讓科研項(xiàng)目人員自行處理，科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)不是個(gè)人賬戶資金，要有制度的約束和監(jiān)督，在項(xiàng)目人員變動(dòng)時(shí)候要做好資產(chǎn)交接工作，同時(shí)有關(guān)部門做好固定資產(chǎn)定期清查，保證賬實(shí)相符。二是資源共享，盤活閑置資產(chǎn)。建立資產(chǎn)調(diào)撥平臺(tái)，對閑置的資產(chǎn)按用途統(tǒng)一管理，統(tǒng)一調(diào)度，各部門可以根據(jù)教學(xué)活動(dòng)按需申請調(diào)撥使用，減少功能相同的資產(chǎn)重復(fù)購置，尤其是價(jià)值高的資產(chǎn)，充分利用好經(jīng)費(fèi)預(yù)算，提高資金使用率，節(jié)約開支，降低成本。

4 結(jié)束語

科技興則民族興，科技強(qiáng)則國家強(qiáng)?？萍紕?chuàng)新活動(dòng)需要不斷加大科技研發(fā)經(jīng)費(fèi)投入，科技投入成為衡量一個(gè)國家科技創(chuàng)新水平、能力的重要指標(biāo)，科研經(jīng)費(fèi)投入的快速增長對科研經(jīng)費(fèi)管理提出了更高要求。高校科研經(jīng)費(fèi)管理不應(yīng)該停留在報(bào)銷費(fèi)用、記賬、財(cái)務(wù)報(bào)表獲取等基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作上，要充分利用信息技術(shù)，建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，讓科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、申報(bào)、報(bào)銷、核算等所有信息實(shí)時(shí)共享，要更加規(guī)范、科學(xué)地管理科研經(jīng)費(fèi)，提高科研經(jīng)費(fèi)使用效率，使科研經(jīng)費(fèi)更好地為科研工作服務(wù)。