商業(yè)銀行分散采購存在問題及其解決措施

根據(jù)《國有金融企業(yè)集中采購管理暫行規(guī)定》（財金【2018】9號），商業(yè)銀行普遍制定采購管理辦法、設(shè)立集中采購目錄及限額，依章實施集中采購業(yè)務(wù)，實現(xiàn)需求集中、采購集中、管理集中和供應商資源集中，以規(guī)范采購行為、提高議價能力和工作效率；對集中采購目錄以外，或未達到集中采購限額標準的貨物、工程、服務(wù)進行分散采購，以提高采購的時效性。在商業(yè)銀行采購業(yè)務(wù)實際運作中，分散采購存在問題較集中采購更為突出，普遍存在重視程度不夠、制度不健全、合規(guī)性不夠、需求統(tǒng)籌不足等問題。為提高分散采購合規(guī)性和采購質(zhì)效，本文將對商業(yè)銀行分散采購中存在的主要問題進行分析，探討解決問題的措施。

一、分散采購管理存在的問題

1.操作不規(guī)范。一是采購方式選擇不當，單一來源理由不充分、詢價采購方式的選用與制度要求不符。二是采購方案不完整、談判過程記錄不全。供應商資質(zhì)無明確要求，采購需求過于簡單不明確，評分辦法設(shè)置具有傾向性等；競爭性談判未進行兩輪以上報價，談判效果不佳，兩輪報價較一次報價無明顯下降等。三是分散采購結(jié)果審批程序不規(guī)范。審批人同時是采購工作組成員或談判小組成員，未嚴格執(zhí)行采購實施和審批不得兼任的分離要求。四是采購檔案保管不當。中選供應商響應文件缺失，缺少參與供應商的現(xiàn)場報價單，缺少工作小組會議紀要、談判會議紀要等。

2.需求統(tǒng)籌不足。存在應集采未集采的情況，主要集中在電腦耗材、營銷宣傳服務(wù)、培訓以及維修服務(wù)等采購項目。一是采購項目計劃管理不到位，采購部門在年初對于年度采購需求統(tǒng)籌不夠，未對同質(zhì)同類的需求進行整合立項。二是根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要臨時性的采購需求，如營銷品、宣傳服務(wù)、零星維修，難以進行需求統(tǒng)籌。三是對同質(zhì)同類的理解不一，培訓類項目存在問題尤為突出。單看每個培訓項目預算都未達集采限額，但是通過費用倒查卻發(fā)現(xiàn)向同一家培訓公司支付的總金額遠超集采限額。有些分散采購人員認為每場培訓的內(nèi)容、受眾、時間都不一樣，非同質(zhì)同類項目，與內(nèi)外部檢查標準差距較大。

3.供應商準入審核不嚴。一是未嚴格按照供應商管理辦法規(guī)定的基本資質(zhì)要求并結(jié)合項目特點設(shè)定準入資質(zhì)，存在歧視性、排他性、傾向性的條款。二是對供應商不良行為審核不嚴格，存在近3年內(nèi)有重大違法違規(guī)記錄或涉及環(huán)境保護、勞動用工等方面的違法違規(guī)行為。三是個別分行分散采購項目存在“類似項目邀請供應商相同，同一企業(yè)高頻中選”或“輪流中選”現(xiàn)象。四是供應商關(guān)聯(lián)關(guān)系審核不到位。如供應商A的法人與供應商B的監(jiān)事為同一人、供應商A和供應商B的工商登記聯(lián)系人為同一人等。

二、解決分散采購存在問題的措施

1.加強制度建設(shè)，明確工作要求。制定分散采購操作規(guī)程，明確采購工作組職責要求，壓實分散采購部門領(lǐng)導對采購方案及結(jié)果審核的主體責任，對采購方式選擇合理性、需求完整性、評審原則規(guī)范性、采購結(jié)果公允性等要重點把關(guān)。一是細化操作流程，細化立項、實施、結(jié)果審批、通知、合同簽署、歸檔六大基本程序的實施流程及風險控制要點。二是統(tǒng)一歸檔資料模板，如采購工作組會議紀要、采購邀請文件、談判會議紀要等，明確分散采購檔案資料構(gòu)成及歸檔要求。三是明確規(guī)定動作，制作分散采購項目風險要點核查表，以簡單直接的清單形式幫助各單位落實風險控制要求。四是強化閉環(huán)管理，將核查表簽字原件作為新增報銷附件納入會計檔案管理，通過報銷審核環(huán)節(jié)確保分散采購管理要求落實。

2.強化需求統(tǒng)籌，保障采購質(zhì)效。一是適當上收采購權(quán)限。對于經(jīng)營管理活動中持續(xù)使用的物品或服務(wù)類開支，原則上將采購實施權(quán)限上收至二級分行，二級分行以下機構(gòu)不得實施分散采購。要求各行根據(jù)自身業(yè)務(wù)情況及歷史數(shù)據(jù)分析，確定上收權(quán)限范圍及對應分散采購實施部門。通過加強權(quán)限管理，減少“同類項目采購主體分散、采購頻次較高、邀請相同供應商參與”現(xiàn)象的發(fā)生。二是加強分散采購計劃管理。分散采購制度中明確了采購計劃管理的有關(guān)要求，分散采購部門應統(tǒng)籌年度采購需求，對同質(zhì)同類采購需求進行整合，立項過程中不得化整為零，將須集中采購的項目進行分解。通過加強計劃管理，降低同質(zhì)同類項目采購頻次，進一步提升采購質(zhì)效。三是加大選型統(tǒng)采力度。統(tǒng)籌全轄采購需求，對于一年內(nèi)多次采購且適合選型入圍管理模式的項目，積極推進選型入圍工作，明確個選型入圍項目，定價管理模式，分散采購部門可直接使用省行選型結(jié)果，提高效率、減負基層。

3.加強系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程。開發(fā)分散采購管理系統(tǒng)，以采購規(guī)范化管理為側(cè)重點，形成項目生命全周期管理，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案資料同步生成，大大降低分散采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作量、提升分散采購數(shù)據(jù)準確性。一是實現(xiàn)流程標準化，通過表單化的方式對分散采購業(yè)務(wù)流程進行規(guī)范。二是實現(xiàn)審核線上化，設(shè)置各環(huán)節(jié)的線上審批角色及流程，確保采購實施與采購審批不兼任。三是實現(xiàn)檔案電子化，支持線上導入歸檔材料電子件、實時查詢，做到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案資料同步生成，解決分散采購數(shù)據(jù)人工匯總問題，提升分散采購管理質(zhì)效。四是實現(xiàn)線上檢查功能，分散采購項目檔案可在管理綜合分析平臺上單個或批量下載，無需被檢查單位報送項目檔案，便于事后監(jiān)督。五是制定分散采購系統(tǒng)操作指引，并將重要管理要求在操作指引中予以明確，實施人員無需再對照制度檢索逐一事項，以免要點遺漏。

4.強化供應商管理，加強關(guān)聯(lián)關(guān)系審核。一是完善供應商邀請范圍，制度上明確分散采購部門應在市場充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合供應商資質(zhì)要求確定擬邀請供應商，打破分散采購人員邀請上期供應商的慣性思維和路徑依賴。二是提供公開邀請渠道，如合格供應商不滿三家，可委托我行入圍招標代理公司代為公告，獲取參與供應商名單后，由分散采購部門實施采購流程。三是制定關(guān)聯(lián)關(guān)系審核操作規(guī)程，并配備“企查查”用戶，以統(tǒng)一的界定標準、篩查工具及操作流程，進一步規(guī)范關(guān)聯(lián)關(guān)系審查，降低圍標串標風險。四是建立供應商黑名單庫，將存在關(guān)聯(lián)關(guān)系、圍標串標等不良行為的供應商納入黑名單管理，方便集采人員查閱。同時，分散采購邀請了黑名單庫內(nèi)的供應商，系統(tǒng)將予以提示，從源頭避免不良行為供應商參與。

5.強化事后監(jiān)督，及時整改問題。一是定期開展分散采購檢查，及時發(fā)現(xiàn)分散采購操作不合規(guī)、需求統(tǒng)籌不足、供應商準入審核不嚴等問題，及時糾偏，抓早抓小，并建立長效管控機制，防微杜漸。二是定期開展化整為零篩查，利用管理信息綜合分析平臺的集中采購模塊定期開展非現(xiàn)場排查，對一定時期、同一責任中心、同一供應商累計發(fā)生金額超過集采限額的異常數(shù)據(jù)重點篩查，并將異常數(shù)據(jù)推送至相應機構(gòu)進行核查，嚴防化整為零。三是對已發(fā)現(xiàn)的問題進行整改、總結(jié)分析。對檢查過程敷衍、問題暴露不充分同時歷史發(fā)現(xiàn)問題較多的機構(gòu)，省分行將以現(xiàn)場督導形式幫助進行管理能力提升，并對違規(guī)失職行為及時問責。

（作者單位：中國銀行江蘇省分行財務(wù)管理部）