ERP 系統(tǒng)中委外加工業(yè)務(wù)實例處理過程剖析

在全社會人工智能的應(yīng)用、競爭日益加劇的背景下，生產(chǎn)制造企業(yè)業(yè)要生存、要創(chuàng)收、要發(fā)展，企業(yè)管理必須走向科學(xué)化，更多的融入現(xiàn)代IT技術(shù)。ERP管理系統(tǒng)是眾多企業(yè)的選擇。ERP管理系統(tǒng)中的委外管理功能，能有效幫助企業(yè)實現(xiàn)對委外加工訂單的跟蹤、管理和控制，確保加工效率、質(zhì)量和交貨期的達(dá)成。同時，也能夠使企業(yè)更好地把握供應(yīng)鏈的信息，提高采購計劃的準(zhǔn)確性和靈活性。

一、引言

隨著全社會人工智能化的極速推進(jìn)，企業(yè)管理中信息技術(shù)的應(yīng)用自然是當(dāng)務(wù)之急。其中，ERP管理軟件的實施更是首當(dāng)其沖。企業(yè)資源計劃 （ERP）是指組織用于管理日常業(yè)務(wù)活動的一套軟件，這些活動包括財務(wù)會計、供應(yīng)鏈運營（采購、銷售、庫存、成本）、人力資源管理、項目管理、決策支持、風(fēng)險管理和合規(guī)性等等。完整的ERP 套件還包括企業(yè)績效管理軟件，用于幫助企業(yè)針對財務(wù)結(jié)果制定計劃和編制預(yù)算，以及預(yù)測和報告財務(wù)結(jié)果。

委外加工（Outsourcing）是生產(chǎn)企業(yè)管理流程中十分常見的一項業(yè)務(wù)，也是ERP管理系統(tǒng)中的一個重要功能。它可以有效地減少因公司產(chǎn)能不足、不具備加工能力或交付時間委托而造成的收益下降。它涉及到訂單的按期交付、生產(chǎn)計劃的執(zhí)行和公司的資產(chǎn)流動，對企業(yè)來說至關(guān)重要。

ERP管理軟件中委外加工業(yè)務(wù)的處理與一般采購業(yè)務(wù)不盡相同。它不僅涉及到委外訂單下達(dá)、委外材料出庫、委外到貨、委外入庫、委外材料核銷、委外開票、委外結(jié)算等完整委外業(yè)務(wù)流程的管理，其中委外材料出庫、委外入庫業(yè)務(wù)在“庫存管理”系統(tǒng)中進(jìn)行。還涉及到委外件的BOM信息維護(hù)，即針對委外件建立其對應(yīng)的物料清單或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)；以及母件的管理和子件的管理等。那么，如何在ERP管理軟件中實施委外加工管理呢？本文將介紹用友ERP管理軟件U8V15系統(tǒng)平臺下委外業(yè)務(wù)管理的實施過程。

二、委外管理業(yè)務(wù)處理流程

委外管理業(yè)務(wù)開展，首先從請購開始，由請購單生成委外訂單、有委外訂單生成材料出庫單、到貨單、委外發(fā)票、采購入庫單等，根據(jù)發(fā)票、入庫單進(jìn)行結(jié)算，根據(jù)入庫委外件核銷出庫處理。

簡要業(yè)務(wù)流程：填制“請購單”→參照“請購單”生成“委外訂單”→參照“委外訂單”生成“材料出庫單”→參照“委外訂單”生成“委外到貨單”→參照“委外訂單”生成“采購入庫單”→參照“委外訂單”生成“委外發(fā)票”→委外結(jié)算→委外核銷。

三、委外管理業(yè)務(wù)詳細(xì)處理過程

委外管理業(yè)務(wù)涉及到委外管理、采購管理、庫存管理、存貨核算、應(yīng)付款管理等功能模塊。

業(yè)務(wù)資料假設(shè)：某生產(chǎn)制造公司A，發(fā)出原材料，委托加工商生產(chǎn)委外加工件。已啟用“財務(wù)會計”、“供應(yīng)鏈”系統(tǒng)，未啟用“生產(chǎn)制造”系統(tǒng)。

（一）初始設(shè)置

1.在存貨檔案中委外加工件必須同時勾選“采購”與“委外”二種屬性。

2.在基礎(chǔ)檔案中采購類型增加“委外加工”類型。

3.在基礎(chǔ)檔案中設(shè)置“產(chǎn)品結(jié)構(gòu)”。

產(chǎn)品結(jié)構(gòu)指產(chǎn)品的組成成分及其數(shù)量，又稱為物料清單（Bill of Material），簡稱BOM，即企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品由哪些材料組成。

系統(tǒng)操作路徑：未啟用“生產(chǎn)制造”系統(tǒng)時，功能路徑為：

【初始設(shè)置－基礎(chǔ)檔案－業(yè)務(wù)－產(chǎn)品結(jié)構(gòu)】。

已啟用“生產(chǎn)制造”系統(tǒng)時，功能路徑為：【生產(chǎn)制造－基礎(chǔ)檔案－物料清單維護(hù)－物料清單資料維護(hù)】。

主要項目說明。①BOM類別：系統(tǒng)默認(rèn)為主BOM，不可修改；②母件編碼：可參照存貨檔案輸入且必輸，輸入母件編碼后可自動帶出該母件名稱、規(guī)格型號及主計量單位。輸入的母件編碼必須在存貨檔案中允許BOM母件設(shè)為是；③母件損耗率：輸入母件的耗損率，預(yù)設(shè)值為零，輸入值不可大于等于100；④基本用量與基礎(chǔ)數(shù)量：每基礎(chǔ)數(shù)量所對應(yīng)的子件需求數(shù)量，如在某一母件下該子件的基本用量為2，則可以基本用量為0.5而基礎(chǔ)數(shù)量為1來表達(dá)；⑤固定用量：表示在母件制造過程中，該子件的使用數(shù)量是否隨母件的制造數(shù)量而改變。

（二）委外請購

企業(yè)內(nèi)部各部門向采購部門提出委外產(chǎn)品采購申請，或委外采購部門匯總企業(yè)內(nèi)部采購需求列出采購清單。委外請購是采購業(yè)務(wù)處理的起點。用于描述和生成采購的需求，如采購什么貨物、采購多少、何時使用、誰用等內(nèi)容；同時，也可為采購訂單提供建議內(nèi)容，如建議供應(yīng)商、建議訂貨日期等。

發(fā)生委外業(yè)務(wù)時，“委外訂單”可以根據(jù)已審核的請購單參照生成，也可以通過“請購單：訂貨”直接錄入。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺→供應(yīng)鏈→委外管理→請購→請購單】

1.單據(jù)業(yè)務(wù)類型、采購類型需選擇“委外加工”，請購存貨為委外加工件。

2.請購單需“審核”生效。

（三）委外訂單

委外訂單又稱委外加工單。委外訂單是企業(yè)與委外供應(yīng)商之間簽訂的委外加工合同、協(xié)議，作為倉庫收貨和發(fā)料的依據(jù)，也作為委外供應(yīng)商領(lǐng)料及加工的依據(jù)。委外訂單的信息包括兩部分，即反映在訂單中的委外加工母件信息以及反映在訂單用料表中的加工用料子件信息。母件信息包括委托供應(yīng)商加工什么貨物、加工多少、什么時間加工完成等收貨數(shù)據(jù)信息，作為倉庫收貨的依據(jù)；子件信息包括需要提供給委外供應(yīng)商的子件種類、用量、需求日期、批次、發(fā)料倉庫、供應(yīng)類型等發(fā)料數(shù)據(jù)信息，作為倉庫發(fā)料的依據(jù)。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺→供應(yīng)鏈→委外管理→委外訂貨→委外訂單】

訂單的管理主要分為兩個部分進(jìn)行：表頭為母件的管理和表體為子件的管理。

1.委外訂單可以手工新增，也可參照已經(jīng)存在的請購單生成，還可以參照MPS/MRP計劃（需啟用相關(guān)模塊）、委外計劃、生成。

2.單據(jù)業(yè)務(wù)類型、采購類型需選擇“委外加工”。

3.BOM類型：按照母件的存貨編碼、結(jié)構(gòu)性自由項以及計劃下達(dá)日期、委外商進(jìn)行BOM檢索匹配，并相應(yīng)帶出物料清單的【BOM類型】。用戶可修改。

4.BOM版本號：自動帶入相應(yīng)BOM的版本號，用戶可修改，選擇一個相應(yīng)的BOM版本。版本號與替代標(biāo)識兩個字段互斥。

（四）委外發(fā)料

委外訂單下達(dá)并審核后，系統(tǒng)根據(jù)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)及委外訂單的數(shù)量自動計算出委外訂單需要發(fā)出委外材料數(shù)量。如果子件在存貨檔案控制頁簽中設(shè)定出庫超額上限及委外模塊系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定－業(yè)務(wù)及權(quán)限控制中設(shè)定了允許超訂單發(fā)料，系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)定的比例進(jìn)行超額發(fā)料。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺→供應(yīng)鏈→庫存管理→材料出庫→材料出庫單】

1.材料出庫單可以參照委外訂單自動產(chǎn)生。

2.委外發(fā)料的數(shù)量由委外訂單帶出，如果發(fā)出的材料有批號管理時要選擇批號（需要設(shè)定相關(guān)參數(shù)）。

（五）委外到貨

委外到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，通常由企業(yè)采購人員根據(jù)供應(yīng)商通知或送貨單填寫，確認(rèn)對方所送貨物、數(shù)量、價格等信息，以入庫通知單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據(jù)。質(zhì)檢存貨通過到貨單進(jìn)行報檢。如果委外件在存貨檔案控制頁簽中設(shè)定入庫超額上限及委外模塊系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定－業(yè)務(wù)及權(quán)限控制中設(shè)定了允許超訂單到貨及入庫，系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)定的比例進(jìn)行超額發(fā)料。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺→供應(yīng)鏈→委外管理→委外到貨→到貨單】

1.委外到貨單參照委外訂單產(chǎn)生，也可以手工新增。

2.如果委外加工品需要檢驗，要直接根據(jù)委外到貨單產(chǎn)生委外來料檢驗單。

3.業(yè)務(wù)類型、采購類型為“委外加工”。

（六）委外檢驗

在存貨檔案中設(shè)定為質(zhì)檢的存貨即中進(jìn)入檢驗環(huán)節(jié)，檢驗的目的是防止不合格進(jìn)入倉庫，從而影響生產(chǎn)質(zhì)量，檢驗的方式通常分全檢、抽檢、免檢。

1.檢驗單可以參照報檢單產(chǎn)生，可以手工直接增加。

2.檢驗單“審核”后生效，合格品可以入庫，不合格品方可作不良品處理。

（七）委外入庫

委外產(chǎn)品經(jīng)過質(zhì)檢部門檢驗合格后或讓步接受的委外品或免檢的委外品方可進(jìn)行委外入庫工作。委外入庫與普通采購一樣，在庫存管理系統(tǒng)中進(jìn)行處理。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺→供應(yīng)鏈→庫存管理→采購入庫→采購入庫單】

1.委外入庫單可以根據(jù)委外訂單、委外到貨單、檢驗單（需檢驗的存貨）不良品處理單（需檢驗的存貨）產(chǎn)生，也可手工新增。

2.委外入庫單“審核”生效。

（八）委外核銷

根據(jù)委外產(chǎn)品的入庫數(shù)量與委外材料出庫二者之間的數(shù)量進(jìn)行核銷（根本依據(jù)是產(chǎn)品結(jié)構(gòu)）。注意：核銷時委外入庫單要找到對應(yīng)的委外材料出庫單。只有根據(jù)委外訂單產(chǎn)生的材料出庫單才能進(jìn)行核銷。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺→供應(yīng)鏈→委外管理→委外核銷→手工核銷】

1.委外核銷方式－額定用料信息來源：委外用料單、物料清單、手工指定。

2.委外核銷方式－材料歸集方式：委外訂單、委外供應(yīng)商。

（九）委外開票

當(dāng)委外產(chǎn)品檢驗合格入庫后，委外商需向企業(yè)收取委外加工費，以開立發(fā)票的形式來表現(xiàn)，系統(tǒng)中需要錄入委外商開立的發(fā)票。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺→供應(yīng)鏈→委外管理→委外發(fā)票→專用委外發(fā)票】

1.委外開票的類型有二種，即專用發(fā)票與普通發(fā)票，在開立發(fā)票時可以參照委外訂單或委外入庫單.注意在開立發(fā)票時的單價由委外管理模塊中參數(shù)決定（手工錄入或參照供應(yīng)商存貨價格表或最新價格）關(guān)鍵的信息有：幣種、稅率、委外訂單號或委外入庫單號、發(fā)票類型。

2.委外發(fā)票“復(fù)核”后生效。

（十）委外結(jié)算

委外品入庫后，同時也開立了發(fā)票，這時需要對入庫單與發(fā)票之間進(jìn)行結(jié)算（也就是說入庫單與發(fā)票之間建立一種關(guān)聯(lián)），從而得出委外加工成本。委外結(jié)算的結(jié)果是產(chǎn)生委外結(jié)算。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺→供應(yīng)鏈→委外管理→委外結(jié)算→手工結(jié)算】

（十一）賬務(wù)處理

發(fā)票審核后，需要生成憑證，并將憑證傳遞至總賬記賬。

系統(tǒng)操作路徑：【企業(yè)應(yīng)用平臺→財務(wù)會計→應(yīng)付款管理→采購發(fā)票→采購發(fā)票審核】

【企業(yè)應(yīng)用平臺→財務(wù)會計→應(yīng)付款管理→憑證處理→生成憑證】

生成憑證如下：

借：委外加工物資

應(yīng)交稅費—應(yīng)交增值稅—進(jìn)項稅額

貸：銀行存款

（十二）出、入庫成本核算

單據(jù)記賬用于將用戶所輸入的單據(jù)登記存貨明細(xì)賬、差異明細(xì)賬/差價明細(xì)賬、受托代銷商品明細(xì)賬、受托代銷商品差價賬。

系統(tǒng)操作路徑：

【企業(yè)應(yīng)用平臺→供應(yīng)鏈→存貨核算→記賬→正常單據(jù)記賬】

【企業(yè)應(yīng)用平臺→供應(yīng)鏈→存貨核算→憑證處理→生成憑證】

生成憑證如下：

四、結(jié)語

委外加工管理可以幫助企業(yè)實現(xiàn)對委外加工訂單的跟蹤、管理和控制，確保加工效率、質(zhì)量和交貨期的達(dá)成。同時，也能夠使企業(yè)更好地把握供應(yīng)鏈的信息，提高采購計劃的準(zhǔn)確性和靈活性。

在物料管理方面，委外加工管理系統(tǒng)可以根據(jù)需求自動對庫存量和生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行預(yù)測和分析，更好地調(diào)節(jié)庫存數(shù)量和生產(chǎn)進(jìn)度，提高了物料管理效率。這種自動化的管理方式極大地減少了企業(yè)的人力成本，提升了企業(yè)的管理效率。

（作者單位：深圳職業(yè)技術(shù)大學(xué)）