央企辦公室精細化管理的必要性及實施要點

新時期，央企面臨的市場經(jīng)濟環(huán)境正在不斷發(fā)生變化，央企辦公室管理中落實精細化管理手段，有利于對央企的內(nèi)部資源實施優(yōu)化配置，提高央企的行政管理水平，并對其未來發(fā)展提供重要保障。央企要想提高精細化管理在辦公室工作中的應用效果，必須明確精細化管理的內(nèi)容、必要性，結合央企發(fā)展需求、發(fā)展現(xiàn)狀以及各部門工作情況，合理規(guī)劃制定辦公室精細化管理內(nèi)容，為促進辦公室工作能力提升創(chuàng)造良好條件。

一、精細化管理簡介

精細化管理是隨著社會分工不斷精細化而產(chǎn)生的一種管理思想，是一種理念與管理融合的產(chǎn)物。精細化管理是科學化管理的重要內(nèi)容，與個性化管理、規(guī)范化管理并重。就辦公室管理而言，在理論上，精細化管理是一種通過對工作方法和細節(jié)的持續(xù)性、循環(huán)上升的改進，從而達到持續(xù)提升工作質量的管理技術、工具、系統(tǒng)；在實踐上，精細化管理強調(diào)對現(xiàn)有辦公室管理規(guī)則進行系統(tǒng)化、細化，使得組織管理各單元精確、協(xié)同、高效運行。精細化管理強調(diào)將管理過程劃分為事前、事中、事后控制三個階段。辦公室管理的事前控制中，央企要明確設立辦公室管理的目標、崗位職責、管理流程和程序，保證各項內(nèi)容清晰、訓練到位；事中控制強調(diào)檢查細化，突出辦公室管理中檢查細化對執(zhí)行的促進、督導等作用；事后控制中要細化獎懲，將良好的獎懲文化貫穿于工作全過程。精細化管理在央企辦公室工作中的滲透，就是要在辦公室管理中采取科學的管理手段，為管理的精細化程度、管理精準性的提升提供支撐，強調(diào)對管理工作內(nèi)容的細化，將責任與任務落實到個人，避免出現(xiàn)管理資源浪費的情況，能夠在管理中通過持續(xù)改進，提高管理的效果。精細化管理能提高央企辦公室管理水平，對央企的未來發(fā)展具有顯著作用。

二、央企辦公室精細化管理的必要性

1.順應新常態(tài)發(fā)展。后疫情時代下，世界經(jīng)濟格局發(fā)生了巨大變化，在日漸復雜的國內(nèi)外形勢下，我國央企應當主動服務國家重大戰(zhàn)略，堅定不移地按照國家戰(zhàn)略部署工作，充分發(fā)揮自身在國家經(jīng)濟發(fā)展和國家戰(zhàn)略實施中的作用。央企要想實現(xiàn)上述目標，必須做好辦公室工作，切實發(fā)揮辦公室在傳達政策方針上的作用，保證下級單位可以在大量信息資源中準確了解上級提出的要求，規(guī)范化開展各項業(yè)務工作。這就體現(xiàn)出央企辦公室的管理水平，直接決定了其各級所屬企業(yè)對政策要求的認知情況，決定了央企能夠順應經(jīng)濟新常態(tài)的發(fā)展，有必要通過精細化管理指導辦公室工作開展，在企業(yè)總部層面由辦公室對各項政策文件的內(nèi)容實施細化管理，便于各下級單位準確了解上級要求，形成上下級意志統(tǒng)一的管理格局，并按照國家和企業(yè)總部的要求規(guī)范完成各項任務。

2.提高央企競爭力。央企核心競爭力的提升，有利于其進軍為世界一流企業(yè)。新常態(tài)下央企面臨的競爭變得十分激烈，在開展各項業(yè)務的過程中，不僅要對外做好各項業(yè)務的戰(zhàn)略部署，對內(nèi)還要持續(xù)改進內(nèi)部管理。在央企內(nèi)部，辦公室是一個綜合性管理的工作部門。目前，許多央企在調(diào)整組織結構的過程中都設立了綜合管理部門，將董事會、總經(jīng)理辦公會、行政管理、人力資源管理、工會等各版塊匯聚起來，也使得央企辦公室管理的內(nèi)容變得更加寬泛，央企辦公室承擔的責任正不斷提升。央企只有做好精細化辦公室管理工作，才能在發(fā)展過程中主動承擔各項工作責任；只有通過對辦公室工作進行細化，明確辦公室的崗位權責，才能更好地踐行科學管理，幫助央企實現(xiàn)降本增效的目標，并在潛移默化中提高央企的核心競爭力。

3.提升央企部門間協(xié)同能力。央企內(nèi)部存在各個不同的部門，各部門在工作中是否形成相互協(xié)調(diào)、密切配合的關系，直接決定了整個央企的運行效率。辦公室在央企內(nèi)部，具有重要的協(xié)調(diào)作用，在負責協(xié)調(diào)各部門關系和工作任務的過程中發(fā)揮著橋梁樞紐的作用。例如當前許多企業(yè)都已初步完成信息化建設，在企業(yè)內(nèi)部搭建完善的OA辦公系統(tǒng)，通過線上會議、企業(yè)微信等多個渠道傳遞信息，解決信息孤島，使得各部門之間的信息交流變得愈發(fā)密切。央企辦公室在工作中，需要主動與其他部門建立密切的信息交流關系，通過建立精細化的辦公室管理模式，能顯著增強各部門協(xié)調(diào)配合的效果，便于各部門在相互協(xié)同的過程中更好地完成各項任務，充分體現(xiàn)出央企辦公室管理的作用。辦公室在負責協(xié)調(diào)各部門工作的過程中，要在精細化管理理念的基礎上，對各部門之間的信息溝通機制進行優(yōu)化，明確各部門對信息交流的真實需求，應用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術解決信息不對稱的問題，加速信息資源流通，充分發(fā)揮辦公室工作在各部門信息交流中的作用，提升央企部門間協(xié)同能力。

4.嚴格控制企業(yè)成本。辦公室是央企內(nèi)部重要的職能部門之一，也是產(chǎn)生大量非業(yè)務成本的主要部門之一，如員工工資、辦公用品、固定資產(chǎn)、房租水電等，對企業(yè)來說是一筆不小的支出，成本控制對央企的未來發(fā)展而言意義重大。因此，嚴格控制企業(yè)成本也是央企辦公室管理追求的重要目標。央企辦公室管理中，精細化管理理念能指導辦公室細化應用人力、物力、財力等資源，指導辦公室不斷改進工作細節(jié)，在日常工作中減少對各種資源的消耗，從而達到控制企業(yè)內(nèi)部費用成本的目的。

三、央企辦公室精細化管理的實施要點

1.管理機制精細化。央企辦公室管理在向精細化方向轉型的過程中，企業(yè)要做好對辦公室精細化管理的基礎保障。首先，應制定完善的辦公室管理規(guī)章制度，實現(xiàn)辦公室管理規(guī)章制度的精細化。央企在制定辦公室管理制度的過程中，要避免照搬機關單位的制度建設經(jīng)驗，適當借鑒機關單位的先進做法，并結合企業(yè)內(nèi)部狀況，制定針對性的規(guī)章制度。央企要理清辦公室管理的具體事務，明確其各環(huán)節(jié)工作要點，并建立對應的規(guī)章制度，實現(xiàn)所有事務的全面覆蓋。也可以根據(jù)自身實際情況，進一步制定執(zhí)行規(guī)范或細則，以此提高執(zhí)行人員的統(tǒng)一認知并保障制度執(zhí)行落地。央企在完成制度建設工作后，還要設立相應的監(jiān)督檢查機制，通過對現(xiàn)行制度內(nèi)容展開梳理，取其精華去其糟粕，逐步形成完善、實用、細化的制度體系。其次，應明確辦公室人員的具體權責，按照定崗定責、權責對等的原則，對辦公室工作的責任體系進行細化和完善。央企要根據(jù)辦公室的工作職能和業(yè)務流程，科學設置辦公室的工作崗位，對不同工作崗位的具體職責進行明確，明確不同崗位之間在工作上的銜接點，保證分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合，并按照整體功能最大化與局部功能最優(yōu)化的要求，細化分解各項管理標準，在此基礎上形成各崗位工作規(guī)范，通過精細化地細分崗位權責的方式，規(guī)范不同崗位上工作人員的行為。再其次，應做好對辦公室人員培訓管理的精細化，通過建立傳幫帶、工作輪崗等方式，充分培養(yǎng)員工的綜合能力，保證辦公室人員“人人能做事，事事有人做”。培訓是辦公室工作的重要保障手段，央企要根據(jù)辦公室人員的崗位職責，細化培訓內(nèi)容，結合行政管理、協(xié)調(diào)溝通等要求，動態(tài)調(diào)整培訓制度的內(nèi)容，保證培訓內(nèi)容的針對性、先進性，通過培訓提高全體辦公室人員的能力水平。由此，形成“完善全面的制度體系－分工清晰的權責體系－動態(tài)系統(tǒng)的培訓體系”為一體的精細化管理機制。

2.業(yè)務流程精細化。央企辦公室工作主要可以分為兩大類，一類是辦公室的日常事務性工作，這些工作一般為辦公室內(nèi)部的瑣碎工作，有一定的規(guī)律性，能夠形成具體的工作流程，例如后勤管理、會議管理、文印資質管理等內(nèi)容。央企針對辦公室的這些工作內(nèi)容，在精細化管理理念的指導下，要適當從各類工作的細節(jié)層面入手，追求“精益求精”的精神?？梢詮耐瓿尚Ч?、服務質量、成本控制等方面適當提高各項工作的完成標準，盡可能改進并規(guī)范各項工作流程，力求提高各項工作的完成水平。另一類辦公室工作的靈活性較強，此類工作對辦公室人員的工作能力和綜合素質有較高要求，例如外聯(lián)工作、工會工作、員工培訓等。這些工作流程的重復性偏低，因此要在每次工作前預先設定工作目標，適當對各項工作目標進行細化，形成梯隊式、層級化的子目標，在循序漸進的過程中完成各項工作。

3.執(zhí)行能力精細化。辦公室人員的執(zhí)行力，會直接影響整個部門的正常運行，因此央企要重視辦公室人員執(zhí)行能力的精細化管理。央企在引進人才的過程中，要重點考慮員工的專業(yè)知識、技能水平等，加大員工培訓力度，在辦公室內(nèi)形成人才梯隊，通過這種方式增強辦公室工作隊伍的整體能力。為提高辦公室人員的執(zhí)行能力，落實精細化管理，辦公室管理人員可以通過員工意愿－能力模型、時間四象限法則等管理方法，有針對性地引導員工提高執(zhí)行力。例如，在員工意愿－能力四象限模型中，建立一個橫、縱坐標分別是意愿和能力的四象限模型，四象限分別劃分為：Ⅰ.能做且愿意做；Ⅱ.能做且不愿做；Ⅲ.不能做且不愿意做；Ⅳ.不能做且愿意做四個模塊，如圖。

對于第Ⅲ象限人員，即對辦公室工作沒有意愿，也沒有能力勝任，是辦公室人員中要盡量減少的對象。對于這類“問題員工”，要主動引導其擺脫工作的“舒適圈”，避免其安于現(xiàn)狀。適當與績效考核、激勵懲罰結合起來，通過這種方式驅動辦公室人員向其他三個象限發(fā)展，同時避免其給其他員工帶來負面影響。其次，央企要圍繞重點工作，提倡人人都是項目負責人的工作理念，圍繞重點工作建立項目化機制，培養(yǎng)員工解決閉環(huán)思維問題，圍繞調(diào)查研究、明確目標、制定策略、落實執(zhí)行，培養(yǎng)辦公室人員項目化解決問題的思維與能力。

4.績效考核精細化。央企辦公室工作內(nèi)容多樣，需要通過精細化管理適當對傳統(tǒng)的績效考核展開細化。首先，央企要根據(jù)辦公室內(nèi)的不同崗位及工作內(nèi)容、工作難度，合理對辦公室人員展開評估，并建立與績效考核評估相適應的績效管理制度。其次，在績效考核指標的選取上，央企辦公室的績效考核與普通業(yè)務不同，不能只通過客觀數(shù)據(jù)實施考核，還要考慮業(yè)務開展過程中辦公室人員完成工作的態(tài)度、效率、質量等，綜合考量其他員工的投訴情況，還要了解辦公室人員在工作中通過不斷創(chuàng)新對辦公室工作改進產(chǎn)生的實質性作用，辦公室工作為企業(yè)創(chuàng)造的利益和降低的損失等，這些都可以作為辦公室人員績效考核指標的一部分，在部門整體績效的基礎上，根據(jù)不同崗位的實際情況對不同考核指標分配權重。再其次，績效考評環(huán)節(jié)應盡可能征詢多方評價，通過上級、同級、下級、專家等綜合考評，做到公平公正。最后，思考怎樣提高制度的執(zhí)行效果，要重視績效反饋環(huán)節(jié)。根據(jù)考核結果及時進行溝通交流，實現(xiàn)結果效用最大化，并將本期的問題轉入下一期考核中，作為比較的指標。同時，可以在日常管理中對部門整體和員工個人的工作情況展開監(jiān)督，并通過相應的獎懲措施，批評和懲罰存在的違規(guī)問題，通過精神和物質激勵相結合的方式對人員工作予以肯定，充分體現(xiàn)出辦公室人員在工作中的個人價值，確保其能通過自身的管理、服務職能，提高本部門工作的效率。

5.保障手段精細化。央企辦公室精細化管理中，除了要采取上述精細化管理手段外，為提高精細化管理效果，央企還要采取一定的精細化保障手段。精細化管理具有系統(tǒng)性特點，央企在辦公室管理中，想持續(xù)發(fā)揮出精細化管理模式的作用，就要鼓勵辦公室人員增強精細化管理的意識，做好自查自評工作，在自查自評過程中樹立精細化的意識，通過自查自評及時發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的不足，及時處理問題，以便為辦公室工作的高質量開展做好鋪墊。當然，這也不僅僅是企業(yè)中的一個部門的事情，而是需要整個企業(yè)各個部門、各個環(huán)節(jié)、各個層級都應具備的意識并參與進來。辦公室可以通過加強部門間、上下級間的溝通交流，通過信息化建設的優(yōu)勢，建立對接的信息反饋渠道，便于辦公室負責人和相關人員及時接收企業(yè)各方的想法和建議，從而及時對辦公室精細化管理的內(nèi)容進行調(diào)整與優(yōu)化。央企要注重營造精細化的文化環(huán)境，保證文化環(huán)境與精細化管理理念相適應，促進精細化管理工作真正被接受。

四、結語

精細化管理模式在央企辦公室管理中的應用，有利于協(xié)調(diào)各部門工作，提高央企各項工作效率，這對央企優(yōu)化配置資源、降低運營成本等有著很好幫助。因此，央企在辦公室管理中，要積極推行并落實精細化管理理念，將該理念深入貫徹于辦公室管理的全過程，力求在央企辦公室管理的各個環(huán)節(jié)體現(xiàn)出“精益求精”的精神，逐漸提高辦公室的整體工作水平。

（作者單位：中建材國際物產(chǎn)有限公司北京分公司）