企業(yè)行政管理信息化建設(shè)的意義與發(fā)展趨勢

在企業(yè)內(nèi)部，行政管理部門發(fā)揮了重要的作用，該部門的穩(wěn)定運行可以對其他部門的功能進行協(xié)調(diào)，進而提高企業(yè)整體辦公效率。企業(yè)管理重在決策，有效的管理可以使資源合理配置，也可以增強決策的科學(xué)性。在新時代的背景下，要運用信息化的手段來提高行政管理的有效性，將信息化技術(shù)軟件作為載體來發(fā)揮行政管理部門的協(xié)調(diào)作用。在未來，信息化將成為行政管理行業(yè)的發(fā)展趨勢，信息化建設(shè)也將成為企業(yè)行政管理的重要方向。筆者從企業(yè)行政管理信息化建設(shè)的重要意義出發(fā)，探究了信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢和具體策略，希望為該領(lǐng)域的管理人員和技術(shù)人員提供參考與借鑒。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人類社會已經(jīng)進入了飛速發(fā)展的信息時代。利用信息化工具提升企業(yè)行政管理水平是實現(xiàn)科學(xué)管理和高效管理的前提，信息化建設(shè)也為現(xiàn)代企業(yè)各項工作的開展提供了重要的工具。當(dāng)前，信息化革命正在大力推進，信息化技術(shù)影響著人們的生活方式、工作方式和思考方式。企業(yè)行政管理應(yīng)充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和資源，部門整體工作效率將得到提升。從整體來看，信息化建設(shè)是企業(yè)行政管理的發(fā)展方向，對于科研單位來說，信息化建設(shè)水平直接與其競爭力水平掛鉤。

一、企業(yè)行政管理信息化建設(shè)的重要意義

1.提高工作效率。企業(yè)發(fā)展實踐證明，行政管理信息化建設(shè)可以提升行政管理水平，提高各項工作開展的效率。在企業(yè)決策方面，信息化建設(shè)可以提高決策的效率和水平。隨著行政管理信息化系統(tǒng)的完善，企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和組織機構(gòu)將不斷被簡化，信息溝通更加方便快捷，這有利于提高企業(yè)的工作效率，使各項資源的價值充分發(fā)揮出來，實現(xiàn)高效利用的目標(biāo)。隨著經(jīng)營規(guī)模的擴大和經(jīng)營活動的增加，企業(yè)傳統(tǒng)行政管理模式已經(jīng)展現(xiàn)出了不適用性，難以滿足大量數(shù)據(jù)管理的需求，人員工作強度比較高。而通過信息化建設(shè)、構(gòu)建信息化管理模式，企業(yè)可以更好地對數(shù)據(jù)進行創(chuàng)建、修改、存儲、共享和分析，這不僅節(jié)省了人力和物力，也提高了工作的準(zhǔn)確性和有效性。

2.提高員工整體素質(zhì)。企業(yè)行政管理信息化的核心過程是計算機信息技術(shù)的應(yīng)用。在這方面，人的作用不言而喻，系統(tǒng)的開發(fā)和操作都離不開專業(yè)人才的支持。因此，為了提高行政管理的有效性，企業(yè)需要將制度作為手段來對員工的行為進行約束，同時要通過專業(yè)化培訓(xùn)的方式來幫助員工了解行業(yè)發(fā)展動態(tài)，掌握先進的技術(shù)手段并將其運用到內(nèi)部管理工作當(dāng)中來，提高工作水平。為了完成信息化建設(shè)的目標(biāo)，員工會面臨更大的壓力，他們將更加努力地學(xué)習(xí)專業(yè)操作技術(shù)，致力于掌握先進的行業(yè)技術(shù)。在對系統(tǒng)進行操作的時候也將按照制度和規(guī)范的要求。由此可見，信息化建設(shè)可以幫助員工更好地自我規(guī)范和自我約束，實現(xiàn)整體素質(zhì)的提高。

3.增強對外交流，創(chuàng)造更多的商機。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建立為企業(yè)與外部的交流提供了更多的機會，也使企業(yè)可以在對外交流的同時不斷改善自身的形象，這有利于創(chuàng)造更多的商機。隨著信息技術(shù)的不斷進步，企業(yè)行政管理的信息化建設(shè)勢在必行，只有不斷增加對外交流，才能更好地與國際接軌，使各項管理工作更加順利和高效地開展下去。

4.提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。信息化建設(shè)雖然在前期需要進行一定的投入，但從長遠來看是有利于企業(yè)經(jīng)濟效益提高的。在企業(yè)行政管理信息化的過程中，充足的資金投入是十分重要的，無論是對軟件和硬件進行購置還是對系統(tǒng)運行進行維護和管理，都需要一定的資金作為支持。行政管理信息系統(tǒng)建設(shè)所產(chǎn)生的效益體現(xiàn)在多個方面，不僅可以使企業(yè)更好地實施戰(zhàn)略，還有利于經(jīng)濟效益的獲取。首先，信息化建設(shè)減少了人工的使用，這是因為在信息技術(shù)的支持下業(yè)務(wù)流程被精簡，很多繁瑣的工作直接由系統(tǒng)直接完成；其次，辦公過程實現(xiàn)了由紙質(zhì)化到電子化的轉(zhuǎn)變，這使行政管理部門用于采購紙張和文具的費用得到了節(jié)省；再其次，在信息技術(shù)的支持下，行政管理工作的開展不需要依靠大量的設(shè)備，同時也使庫存得到壓縮，這也是減少投入、降低成本的重要體現(xiàn)。

二、企業(yè)行政管理信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

1.信息管理到知識管理。在知識經(jīng)濟的時代背景下，行政管理也展現(xiàn)出了知識管理的特征，改變了傳統(tǒng)信息管理的模式。在過去，數(shù)據(jù)和信息

是行政管理的主要對象，相關(guān)人員主要是通過對數(shù)據(jù)進行分析和對信息進行整合的方式來開展各項管理工作的。在經(jīng)過一段時間的發(fā)展之后，這種管理模式開始展現(xiàn)出不適用性，知識管理的重要性進一步凸顯。這一變化趨勢展現(xiàn)出了遞進的關(guān)系，背后離不開信息技術(shù)的快速發(fā)展。

2.深化集中管理。為了實現(xiàn)資源和人力的節(jié)約，集中管理也是企業(yè)行政管理信息化建設(shè)的重要方向。在現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，越來越多的企業(yè)開始在行政管理工作中融入信息技術(shù)手段。還有一些企業(yè)會根據(jù)自身的需要構(gòu)建自動化管理系統(tǒng)和自動化管理平臺，以此來對管理方法和管理模式進行創(chuàng)新。在信息化建設(shè)的背景下，先進管理理念得以落實，這不僅促進了管理效果的優(yōu)化，還使管理活動展現(xiàn)出了人性化的特征，體現(xiàn)出了以員工為本的思想和理念。

3.使用計算機存儲管理數(shù)據(jù)。計算機技術(shù)也為企業(yè)行政管理工作的開展提供了重要的手段，尤其是在管理數(shù)據(jù)存儲方面展現(xiàn)出了明顯的優(yōu)勢。在行政管理工作中會產(chǎn)生多樣化的行政數(shù)據(jù)和管理數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)會被自動化地存儲到計算機系統(tǒng)中，管理人員在進行決策的時候可以將其作為參考，做到隨時調(diào)用。將管理數(shù)據(jù)存儲到計算機中并在對這些數(shù)據(jù)進行分析和整合的基礎(chǔ)上完成行政管理工作，不僅可以提高決策的有效性，還可以為辦公效率的提高創(chuàng)造條件。

4.信息化管理層次進一步精簡。在經(jīng)營與發(fā)展的過程中，很多企業(yè)都形成了比較復(fù)雜的結(jié)構(gòu)和組織。隨著生產(chǎn)規(guī)模的擴大和生產(chǎn)模式的改變，企業(yè)內(nèi)部的管理難度也將進一步增加。在信息化建設(shè)的過程中，管理層次的精簡化成為了重要的趨勢，這有利于管理目標(biāo)的實現(xiàn)，也可以促進管理資源的高效利用。在企業(yè)結(jié)構(gòu)改進和優(yōu)化之后，企業(yè)內(nèi)部各層級的人員都可以借助于信息化系統(tǒng)來完成各項工作、做到信息共享和實時溝通，這使企業(yè)有了更強的風(fēng)險抵御能力，可以更好地實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。在未來，企業(yè)在信息化建設(shè)的過程中，行政管理的層次還將進一步精簡，人員結(jié)構(gòu)和內(nèi)部組織也將進一步優(yōu)化。

三、企業(yè)行政管理信息化建設(shè)的策略

1.提高對管理信息化的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重視行政管理信息化建設(shè)，主動了解學(xué)習(xí)和掌握信息化知識，做到統(tǒng)領(lǐng)全局。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能堅定信心，進而通過管理和控制等手段進行利益和權(quán)利的再分配。企業(yè)行政管理信息化是企業(yè)管理改革的必經(jīng)之路，也是一項長期而復(fù)雜的工作，涉及企業(yè)諸多方面，要在企業(yè)內(nèi)部形成良好的氛圍，從上而下提高重視度，使全體成員集中力量來提高信息化建設(shè)的水平。

2.建立適應(yīng)企業(yè)行政管理信息化的模型?；趥鹘y(tǒng)的分工原則，企業(yè)行政管理流程會被分割，形成不同的環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)的關(guān)注點不同，指向的是單項任務(wù)而非整個系統(tǒng)。在開展行政管理工作的時候很容易將關(guān)注點放在單一的流程上，難以實現(xiàn)全局最優(yōu)的效果。很多企業(yè)會使用計算機對原手工管理系統(tǒng)進行模擬，但實際上這會對系統(tǒng)建設(shè)帶來很多新的問題。在信息化建設(shè)的過程中，為了改變現(xiàn)狀，就要對行政管理流程重新設(shè)計，結(jié)合實際需要對流程進行重組，關(guān)注事物自然發(fā)展的過程，以此來尋求有效的管理方法。企業(yè)行政管理信息化模型的構(gòu)建離不開內(nèi)部的相互配合。一方面要對內(nèi)部所有的人員進行有效組織和合理分配，另一方面還要充分應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，從觀念、流程以及組織等層面出發(fā)進行重組，以此來對企業(yè)文化進行完善、對管理流程進行創(chuàng)新，實現(xiàn)企業(yè)組織由扁平化到金字塔型的轉(zhuǎn)變。

3.配備企業(yè)行政管理軟件。企業(yè)行政管理信息化建設(shè)離不開信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，這可以建立四通八達的信息傳送載體。企業(yè)要利用這一載體對行政信息資源進行總體規(guī)劃，進而建設(shè)行政管理信息化系統(tǒng)。企業(yè)可以根據(jù)實際情況選擇自行開發(fā)或聯(lián)合開發(fā)，還要做好信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立信息化管理體制，如建立數(shù)據(jù)錄入制度、數(shù)據(jù)備份制度、數(shù)據(jù)更新制度以及員工培訓(xùn)制度等。

4.實現(xiàn)信息化在行政管理的多場景應(yīng)用。在信息化建設(shè)的過程中，企業(yè)要結(jié)合行政管理的工作內(nèi)容，根據(jù)不同的應(yīng)用場景來拓寬信息化的應(yīng)用范圍。①文件管理應(yīng)用。很長時間以來，企業(yè)使用的都是紙質(zhì)文件管理模式。這種管理模式需要大量的人工，同時也展現(xiàn)出了很多的缺點。紙質(zhì)文件管理便捷性偏低，很容易出現(xiàn)丟失、損壞等狀況，信息查找及內(nèi)容追溯時難度較大，需投入的管理費用也較多。因此，需要對文件的管理模式進行優(yōu)化，企業(yè)需搭建起完善化、高效化的信息化文件管理體系。企業(yè)需要綜合使用信息處理技術(shù)與信息化設(shè)備取代之前的人工化管理，如通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)操作，這也能很好地節(jié)約各類成本。在這種管理模式下，即使管理人員處于不同的時空，也可以在登錄平臺之后進行協(xié)同管理，這可以優(yōu)化企業(yè)辦公質(zhì)量、提高企業(yè)行政管理水平。

②印章管理應(yīng)用。印章管理在行政管理中屬于十分重要的內(nèi)容。企業(yè)的印章需要由專人管理，在使用印章之前需要逐級審批簽字，保證印章的規(guī)范使用。很多企業(yè)在印章管理的過程中存在很多問題，例如用章時間、文件內(nèi)容、審批人、經(jīng)辦人模糊不清，防偽標(biāo)志不明顯。這無法保證數(shù)據(jù)信息的正確性。因此，在行政管理信息化的背景下，企業(yè)應(yīng)實施電子印章，給管理人員提供便利，也提高管理的效果。企業(yè)可以通過身份認證方式提高操作人員與崗位之間的匹配程度，在確保人員可控的基礎(chǔ)上降低風(fēng)險。電子印章的使用減少了紙質(zhì)簽字及蓋章等步驟，這有利于對企業(yè)資源進行優(yōu)化利用，并進一步優(yōu)化了工作流程，減少了管理成本的支出。

③檔案管理應(yīng)用。當(dāng)前，企業(yè)在開展檔案工作的過程中信息化管理水平比較低，信息化技術(shù)的應(yīng)用進程也相對緩慢。檔案管理信息系統(tǒng)的使用能夠最大程度地提高辦公檔案信息資源的使用效率。借助信息化方式，檔案載體發(fā)生了改變，檔案形式從紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變至電子版。電子檔案的存儲方式是多樣化的，例如光盤、磁盤都是常用的存儲方式。在紙質(zhì)版至電子版的發(fā)展過程中，檔案的種類開始增多，檔案信息的時間跨度也進一步擴大，這對檔案管理工作提出了更高的要求。所以，對于管理人員來說，要正確認識檔案管理信息系統(tǒng)、合理使用信息系統(tǒng)，這能提升工作效率，讓各項工作的開展變得更加便捷化。

④宣傳方面應(yīng)用。企業(yè)行政管理信息化變革是一項艱巨復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，需要一批高素質(zhì)、復(fù)合型的信息化人才作為支持。當(dāng)前，各類企業(yè)對信息化認識不夠，行政管理信息化宣傳不到位，這是信息化建設(shè)過程中的重要問題。在未來，企業(yè)要大力開展信息化基礎(chǔ)知識的普及宣傳工作。同時，要在信息化技術(shù)方面進行人才培訓(xùn)。企業(yè)可以通過建立試點部門的方式來提高培訓(xùn)的專業(yè)化，選定一些院校和社會培訓(xùn)機構(gòu)，與之構(gòu)建合作關(guān)系，以此作為信息技術(shù)專業(yè)人才培訓(xùn)的場地，為培訓(xùn)活動的開展提供專業(yè)的資源。企業(yè)還可以依托于現(xiàn)有的圖書資料成立信息管理中心，鼓勵更多的員工主動學(xué)習(xí)信息化知識，為信息化建設(shè)提供人才支持。

四、結(jié)語

在知識經(jīng)濟和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的時代背景下，企業(yè)要在激烈的競爭中占據(jù)一席之地，就必須加強管理信息化建設(shè)，這能夠簡化企業(yè)行政管理工作，不僅可以簡化信息處理步驟，還能為信息查找提供便利。同時，在信息化管理的支持下，企業(yè)內(nèi)部部門間交流變得越來越頻繁，信息傳達速度進一步加快。只有不斷推進行政管理部門的信息化建設(shè)，企業(yè)的發(fā)展才能擁有源源不斷的動力，在提高行政辦公效率的基礎(chǔ)上提高整體工作效率。

（作者單位：甘肅旭康材料科技有限公司）