從實踐角度看高校采購內(nèi)部控制審計的問題與對策

張麗娜

為了確保采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和效率性，審計成為了一個重要的監(jiān)管手段。高校采購內(nèi)部控制審計是一種獨立、客觀的審查、評估和咨詢活動，旨在提高采購流程的效率和效果、保障資金安全、預(yù)防腐敗和浪費現(xiàn)象。通過審計，對高校采購活動的內(nèi)部控制體系進(jìn)行全面、系統(tǒng)的審查，發(fā)現(xiàn)并糾正潛在的風(fēng)險和問題，從而確保采購活動的合規(guī)性和有效性。

高校采購內(nèi)部控制審計的研究背景和意義

一、研究背景

隨著高等教育的發(fā)展和政府對高等教育投入的增加，高校采購活動日益頻繁。這些采購涉及教學(xué)設(shè)備、科研器材、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等多個方面，金額巨大。然而，隨之而來的是潛在的風(fēng)險和問題，首先，各類采購都有其特定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，尤其是在這個日新月異、新產(chǎn)品層出不窮的時代，采購工作面臨的問題和挑戰(zhàn)也在不斷更新和變化。其次，由于教學(xué)、科研需求的提升，高校除了大額物品購置金額較大外，一些實驗儀器或配套設(shè)備單件的金額可以達(dá)幾十萬元甚至幾百萬元，有的還需要使用外幣結(jié)算，這是由于科技發(fā)展的迅速和實驗研究的精細(xì)要求所決定的。最后，在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，物資供應(yīng)的渠道也呈現(xiàn)出多種多樣的趨勢，無論是國有企業(yè)還是民營企業(yè)、代理商或者經(jīng)銷商都可能成為我們的供貨商，這些不同的供貨商與學(xué)校的交往方式、合作模式都有所不同，其資質(zhì)、技術(shù)含量、實際產(chǎn)品也存在較大差異。這種多樣性既帶來了采購的便利，同時也增加了采購的難度，容易發(fā)生供應(yīng)商選擇不當(dāng)、采購過程不透明、資金使用不規(guī)范等問題。這些問題不僅可能導(dǎo)致高校的經(jīng)濟(jì)損失，還可能引發(fā)公眾對高校管理的不信任。近年來，國內(nèi)外學(xué)者和審計機構(gòu)逐漸認(rèn)識到高校采購內(nèi)部控制審計的重要性。然而，現(xiàn)有的研究和實踐仍存在不足，無法充分發(fā)揮其監(jiān)管作用。因此，對高校采購進(jìn)行內(nèi)部控制和審計顯得尤為重要。

二、研究意義

開展高校采購內(nèi)部控制審計研究工作，對于高校的建設(shè)和發(fā)展具有直接的關(guān)系，并具有十分重要的意義。這主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是風(fēng)險管理。通過對高校采購內(nèi)部控制審計的研究，可以及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的風(fēng)險和問題，為高校的穩(wěn)定發(fā)展提供保障。二是透明度和公信力。通過審計研究，可以提高高校采購的透明度，增強公眾對高校的信任和信心。三是資金效益。審計研究可以促進(jìn)資金使用的合理性和規(guī)范性，提高資金效益。四是理論和實踐指導(dǎo)。審計研究不僅可以豐富現(xiàn)有的審計理論體系，還可以為政府和相關(guān)部門提供參考和建議，有助于完善相關(guān)法規(guī)政策。值得注意的是，審計工作不僅僅是一個獨立的過程，它也需要與其他管理環(huán)節(jié)相結(jié)合，形成完整的管理體系，以確保高校的可持續(xù)發(fā)展。因此，進(jìn)行高校采購內(nèi)部控制審計研究工作是非常必要的，并且具有現(xiàn)實意義。

高校采購內(nèi)部控制審計現(xiàn)實困境

一、高校采購內(nèi)部控制審計中發(fā)現(xiàn)的問題

一是采購計劃及財務(wù)預(yù)算不同步，對符合政府采購范圍的項目規(guī)劃不足。部分采購項目未能及時、準(zhǔn)確、完整地按有關(guān)要求申報政府采購預(yù)算，對預(yù)算編制的重視度有待加強，同時，對符合政府采購范圍的項目規(guī)劃不足，給高校整體財務(wù)預(yù)算的編制和執(zhí)行造成困難。

二是采購論證不充分，缺少整體統(tǒng)籌規(guī)劃。在申報采購計劃時，部分項目論證不扎實、整體規(guī)劃統(tǒng)籌不夠、信息公開不到位，使采購計劃申報容易造成儀器設(shè)備選型上的偏差或重復(fù)購置的現(xiàn)象。

三是采購調(diào)研不實不細(xì)、基礎(chǔ)信息缺乏。由于對供應(yīng)商的財務(wù)狀況、經(jīng)營狀況以及誠信記錄等信息了解不夠全面，同時對儀器設(shè)備的規(guī)格和技術(shù)指標(biāo)等細(xì)節(jié)不明確，這些基礎(chǔ)信息的缺乏使得采購工作在具體執(zhí)行過程中容易受到供應(yīng)商的制約。這不僅增加了后期招標(biāo)和談判的難度，還可能影響到采購的質(zhì)量和效率。

四是評分標(biāo)準(zhǔn)不容易量化，主觀因素的傾向性明顯。部分招標(biāo)文件存在評分指標(biāo)不好量化、主觀因素較強的現(xiàn)象，容易造成得分偏差。

五是驗收環(huán)節(jié)缺少制度規(guī)范，驗收程序不嚴(yán)謹(jǐn)。驗收相關(guān)制度不完善，驗收工作缺少具體細(xì)化的流程，存在驗收不嚴(yán)格現(xiàn)象。

二、高校采購內(nèi)部控制審計存在的問題

一是采購專項審計開展較少。對采購內(nèi)部控制的審計并未得到足夠關(guān)注。然而，由于高校對采購的專項審計項目較少，這類審計通常僅在財務(wù)收支和經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計等項目中有所涉及，這種現(xiàn)狀導(dǎo)致審計過程中發(fā)現(xiàn)的采購問題較為分散，無法全面地揭示高校采購管理中的系統(tǒng)性問題。

二是采購審計未實現(xiàn)全過程審計。在高校采購內(nèi)部控制審計中，審計的內(nèi)容和范圍可能存在差異，但審計的重點主要集中在采購項目的需求論證至驗收階段。然而，采購計劃的制訂、招投標(biāo)現(xiàn)場監(jiān)督等環(huán)節(jié)的審計和監(jiān)督并未得到足夠的重視，這與實現(xiàn)審計全覆蓋的目標(biāo)仍有一定的差距。

三是部分采購審計的審核過于形式化。由于各種原因，部分采購審計往往只進(jìn)行了簡單的程序性審核，而沒有深入對采購的必要性和參數(shù)是否符合要求、是否達(dá)到預(yù)期功能等進(jìn)行實質(zhì)性的審核。這種程序性審核方式過于依賴提交的材料，不能有效預(yù)防經(jīng)濟(jì)風(fēng)險。例如，在審計過程中，往往僅通過立項申請書、預(yù)算審批表、驗收入庫單等材料上的描述和簽字以及形式上的合規(guī)性來判斷采購過程的規(guī)范性，而沒有實地考察實際參數(shù)是否符合要求、是否存在高配低用現(xiàn)象、供應(yīng)商是否存在舊貨新賣行為等實質(zhì)性問題。這種方式無法有效地保護(hù)高校的經(jīng)濟(jì)利益。

高校采購內(nèi)部控制審計的突破路徑

一、審計重點

針對上述采購工作中存在的問題，內(nèi)部控制審計應(yīng)該把重點放在以下幾個方面，加強對采購管理的內(nèi)部控制體系的監(jiān)督。

審查內(nèi)部控制制度和程序是否健全、合理，是否有效執(zhí)行；審查采購是否已經(jīng)列入學(xué)校年度采購計劃，沒有列入年度采購計劃的是否根據(jù)資金使用權(quán)限經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或會議研究；審查采購預(yù)算編制的合理性；預(yù)算編制和調(diào)整的依據(jù)是否充分適當(dāng)；年末采購預(yù)算執(zhí)行以及結(jié)余情況；審查達(dá)到招標(biāo)或政府采購標(biāo)準(zhǔn)的，是否進(jìn)行了招標(biāo)或政府采購；招標(biāo)文件評分規(guī)則是否合理；審查采購前是否按規(guī)定對所購商品的市場價格與質(zhì)量等方面進(jìn)行了比較與考察，詢價、議價、比價是否有書面記錄；審查合同內(nèi)容、簽署及履行情況是否符合學(xué)校要求；合同關(guān)鍵條款（數(shù)量、質(zhì)量、顏色等）是否與招標(biāo)書內(nèi)容一致，如存在差異，差異是否合理；審查驗收、入庫情況；審查貨款結(jié)算情況；是否按合同要求付款，是否存在提前付款的情況；審查采購的貨物或服務(wù)現(xiàn)階段的使用、運行情況和效率效果等；往年采購審計發(fā)現(xiàn)問題整改情況及其他需要審計的事項。

二、審計方法

根據(jù)審計的目的和具體情況，審計人員還應(yīng)靈活運用各種審計方法。例如：

運用綜合評價方式開展審計。審計人員需要關(guān)注采購活動中資源的有效利用和管理。具體來說，需要評估項目是否遵循了規(guī)范的采購流程，所購買的物品是否符合實際需求，是否得到了使用部門的妥善使用和維護(hù)，是否有重復(fù)和盲目的采購行為，以及是否采用了高效的工作程序。同時，需要比較和評估采購項目的實際成果與預(yù)期目標(biāo)，并確保管理系統(tǒng)完備，采購效果達(dá)到預(yù)期水平。此外，還需要找出影響績效的因素，以便更好地優(yōu)化采購流程和提升整體效益。通過運用這樣經(jīng)濟(jì)、效率和效果性綜合評價方式，可以確保采購活動既經(jīng)濟(jì)又有效率，同時實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

運用“研究型審計+聯(lián)合審計”方式開展審計。由審計部門牽頭實施，聯(lián)合高校采購、財務(wù)等職能部門共同組成聯(lián)合審計小組，按審計方案實施審計。這種方式不僅能夠充分發(fā)揮各個部門的專業(yè)優(yōu)勢，而且能夠更加全面、深入地了解高校各個領(lǐng)域的實際情況，從而提高審計工作質(zhì)量和效率。具體來說，聯(lián)合審計小組可以采取交叉檢查、協(xié)同工作的方式，高效利用資源。各個部門的人員相互交流、學(xué)習(xí)，能夠發(fā)現(xiàn)彼此的不足和優(yōu)勢，取長補短，從而更好地發(fā)揮各自的作用。同時，這種方式也能夠加強和拓展審計的廣度和深度，更好地發(fā)現(xiàn)和解決問題。

加強高校采購內(nèi)部控制審計的思考和啟示

第一，高校應(yīng)提高采購的重視程度，強化審計部門責(zé)任擔(dān)當(dāng)，切實把控潛在風(fēng)險。盡管教學(xué)科研設(shè)備存在專業(yè)性強、價格波動較大、不易詢價核實、進(jìn)口比例高、采購時間緊等特點，但這些都不是規(guī)避審計監(jiān)督的借口。需特別注意的是，采購都能夠履行相關(guān)手續(xù)和流程，但仍可能存在進(jìn)行不合法操作的風(fēng)險。因此，高校更應(yīng)高度重視采購內(nèi)部控制審計工作，深刻認(rèn)識到采購與招標(biāo)工作的復(fù)雜性、敏感性與嚴(yán)肅性，切實提升管理水平，為防范采購風(fēng)險筑牢安全防線。

第二，財務(wù)、采購和審計部門形成監(jiān)督合力，強化政府采購全過程監(jiān)督。應(yīng)加強與財務(wù)、采購等部門的信息交流，與各有關(guān)部門形成監(jiān)督合力，形成從預(yù)算申報、采購論證、市場調(diào)查、招標(biāo)評標(biāo)、驗收、使用、共享、處置等全過程監(jiān)督體系，使整個采購過程在陽光下運行。

第三，完善制度建設(shè)，加大政策宣傳和培訓(xùn)力度，增強采購人員法制意識。高校應(yīng)進(jìn)一步完善相關(guān)采購制度，明確職責(zé)要求，讓講政治懂業(yè)務(wù)守規(guī)矩的人員參與采購工作，不合格、不達(dá)標(biāo)人員不得參與采購工作。加強政策的宣傳，讓參與采購人員充分認(rèn)識到自身責(zé)任，嚴(yán)肅依法履職，避免觸碰法律底線；讓各級領(lǐng)導(dǎo)干部充分認(rèn)識到審計監(jiān)督是在保護(hù)干部、降低學(xué)校風(fēng)險、提高資金效益，從而形成高校自上而下都遵守規(guī)矩規(guī)則，實現(xiàn)廉潔從政。［基金項目：2023年度河北省審計廳科研課題重點項目“高校大額采購內(nèi)部控制審計研究”（A2023008）。作者單位：燕山大學(xué)］