財務(wù)共享背景下商業(yè)銀行費用報銷的管理措施研究

張鶴

摘要：目前，很多商業(yè)銀行在費用報銷管理方面存在一定的問題，例如審批鏈條過長、報銷材料不規(guī)范、預(yù)算超支現(xiàn)象嚴重、總部管控力弱化等，這些問題不僅使商業(yè)銀行的費用報銷繁瑣，同時制約了銀行整體財務(wù)管理水平。而應(yīng)用財務(wù)共享模式，對于商業(yè)銀行費用報銷管理而言，更有助于其實現(xiàn)管理權(quán)集中化、降低財務(wù)運營成本，并提高決策的科學(xué)性?；诖耍恼率紫葘ω攧?wù)共享作一概述；接著論述了財務(wù)共享對商業(yè)銀行費用報銷的意義；而后又總結(jié)了商業(yè)銀行費用報銷管理的現(xiàn)狀；最后提出了財務(wù)共享背景下商業(yè)銀行費用報銷的管理措施，以期為各商業(yè)銀行提供有價值的借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享；商業(yè)銀行；費用報銷；管理措施

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，財務(wù)共享模式已成為大型企業(yè)、集團型企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型趨勢。該模式通過集中化管理、標準化流程、信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用以及內(nèi)部控制的強化，可以有效提高企業(yè)財務(wù)運營的效率。與傳統(tǒng)財務(wù)管理相比，財務(wù)共享模式在當(dāng)下更有助于企業(yè)應(yīng)對快速變化的市場環(huán)境和日益復(fù)雜的財務(wù)需求。在此背景下，商業(yè)銀行作為金融體系的重要組成部分，其財務(wù)管理的高效性直接關(guān)系到整個銀行體系的穩(wěn)定運行和健康發(fā)展。目前，很多商業(yè)銀行的費用報銷管理都存在一定的問題，在財務(wù)共享的框架下，商業(yè)銀行不僅能夠提升費用報銷管理的效率，還能夠更有效地控制成本、優(yōu)化資金流動，并提升決策的科學(xué)性。因此，商業(yè)銀行應(yīng)對此引起足夠重視，積極采用財務(wù)共享模式優(yōu)化和解決在費用報銷管理及其他財務(wù)管理工作中遇到的問題，提升銀行的整體運營水平。

一、財務(wù)共享概述

（一）財務(wù)共享的內(nèi)涵

在1913年，美國的福特汽車公司開創(chuàng)性地在其生產(chǎn)流程中采用了流水線模式，這一創(chuàng)新極大地減少了生產(chǎn)成本并提升了工作效率，從而引發(fā)了汽車制造行業(yè)的一場重大變革。到了20世紀80年代，福特公司將這種流水線理念擴展到了集團的財務(wù)管理中。具體做法是，將財務(wù)工作中的基本環(huán)節(jié)指派給專職財務(wù)人員進行集中處理，并建立了全球首個財務(wù)共享服務(wù)中心。這個舉措標志著財務(wù)共享理念首次進入了大眾的視野。通過這種模式，福特公司不僅在生產(chǎn)上實現(xiàn)了創(chuàng)新，還在財務(wù)管理領(lǐng)域開創(chuàng)了新的篇章，為以后企業(yè)的財務(wù)管理提供了新的思路和方向。

財務(wù)共享，指的是將企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)管理和流程標準化和集中化，通過財務(wù)共享服務(wù)中心進行統(tǒng)一管理和運營。財務(wù)共享服務(wù)中心，簡稱FSSC（Financial Shared Service Center），也就是企業(yè)內(nèi)部把日常的、分散的、重復(fù)性的、可批量操作的、非核心的財務(wù)集中到財務(wù)共享服務(wù)中心標準、統(tǒng)一處理，促進企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、簡單化，讓財務(wù)事務(wù)的處理形成了規(guī)模效應(yīng)，并實現(xiàn)了高效信息共享機制，提升企業(yè)整體運行效率，在此過程中，財務(wù)人員也從繁瑣的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)中釋放出來，并向財務(wù)管理高端人才轉(zhuǎn)型。

（二）財務(wù)共享的特征

1. 集中化管理

財務(wù)共享模式的核心就在于實施集中化管理，即將企業(yè)的各部門或集團子公司的財務(wù)活動統(tǒng)一到財務(wù)共享服務(wù)中心，這種方式優(yōu)化了企業(yè)的資源分配，簡化了管理層級和決策過程，不僅保證了對財務(wù)流程的有效監(jiān)控和控制，而且還使企業(yè)的運營更加協(xié)調(diào)，從而提高整體運營效率。

2. 標準化流程

財務(wù)共享的標準化流程特點是指在全企業(yè)范圍內(nèi)，所有財務(wù)活動都遵循一套統(tǒng)一的標準和程序。這樣的措施有助于降低流程誤差，提高操作效率和質(zhì)量。同時，也簡化了員工培訓(xùn)和操作程序，使新人更快地適應(yīng)工作環(huán)境。更重要的是，采用標準化流程確保了財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和可靠性，對于企業(yè)作出科學(xué)的戰(zhàn)略決策以及長期發(fā)展規(guī)劃都起到不可替代的作用。

3. 利用信息技術(shù)

當(dāng)下數(shù)字化時代，在財務(wù)共享模式中，應(yīng)用先進的信息技術(shù)是提升工作效率和數(shù)據(jù)準確性的重要基礎(chǔ)。企業(yè)通過引入包括ERP系統(tǒng)、云計算和人工智能等高級財務(wù)軟件和自動化工具，可以自動化運營多項日常財務(wù)任務(wù)，減輕了財務(wù)人員的工作負擔(dān)，有效提升了財務(wù)部門的工作效率。

（三）財務(wù)共享模式與傳統(tǒng)財務(wù)管理模式對比

財務(wù)共享模式與傳統(tǒng)財務(wù)管理模式之間可以從控制力、管理成本及效率、管理模式等多個方面來做對比，如表1所示，可以看出，財務(wù)共享模式在企業(yè)經(jīng)營過程中的多個維度都要優(yōu)于傳統(tǒng)財務(wù)管理。

（四）企業(yè)實施財務(wù)共享模式發(fā)展的階段

企業(yè)財務(wù)共享的發(fā)展可以分為三個階段，每個階段都具有其獨特的特點和重要性：

第一階段：財務(wù)流程集中處理。在財務(wù)共享的初期階段，其核心聚焦于財務(wù)流程的集中化處理。這一階段的運作模式主要圍繞核算、報銷和資金管理等核心財務(wù)活動的集成共享。在這個階段，財務(wù)共享中心主要承擔(dān)交易層面的任務(wù)，尚未涉及更廣泛的業(yè)務(wù)范疇。

第二階段：業(yè)務(wù)范圍擴展。隨著財務(wù)共享中心的進一步發(fā)展，其功能開始超越單純的交易處理。在這一階段，財務(wù)共享中心不僅處理和記錄企業(yè)內(nèi)部的各類交易事項，而且開始拓展其服務(wù)范圍。利用共享平臺的技術(shù)支持，財務(wù)共享中心開始延伸到合同管理、資產(chǎn)管理等更多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，實現(xiàn)了功能的多元化。

第三階段：成為企業(yè)數(shù)據(jù)中心。這一階段標志著財務(wù)共享達到了一個高級階段。在這個階段，財務(wù)共享中心不僅僅是處理財務(wù)事務(wù)的地方，而是轉(zhuǎn)變成一個企業(yè)的數(shù)據(jù)中心。這個數(shù)據(jù)中心包括了預(yù)算信息、資產(chǎn)信息、資金信息、核算信息、成本信息以及對管理決策至關(guān)重要的外部信息。財務(wù)共享中心在這一階段成為企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)在做出重大事項判斷和未來決策時的關(guān)鍵數(shù)據(jù)參考平臺。

總的來說，財務(wù)共享從最初的財務(wù)流程集中處理發(fā)展到成為企業(yè)數(shù)據(jù)中心的過程，展示了其在企業(yè)管理和決策中日益增長的重要性和影響力。

二、實施財務(wù)共享對商業(yè)銀行費用報銷的作用

（一）有助于商業(yè)銀行集中管理權(quán)

商業(yè)銀行實施財務(wù)共享模式，會使費用報銷等財務(wù)活動都集中于一個共享服務(wù)中心處理，從而統(tǒng)一了處理標準和流程。這種集中化不僅簡化了財務(wù)管理的復(fù)雜性，還增強了監(jiān)督和控制效果，確保了操作的一致性和透明度。同時，這種管理方式還提高了銀行內(nèi)部的溝通效率，確保了財務(wù)信息能夠順暢流通，使銀行的財務(wù)工作形成一套高效、標準化的管理體系。

（二）有助于商業(yè)銀行降低財務(wù)運營成本

財務(wù)共享中心通常采用自動化和數(shù)字化的處理流程，這不僅降低了商業(yè)銀行人工操作失誤的風(fēng)險，還減少了不必要的人工管理，進而降低了銀行在人力資源和管理上的開銷。此外，集中化財務(wù)管理還可以實現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟效益，有效減少資源浪費，在總體上也為銀行降低了財務(wù)運營成本。

（三）有助于商業(yè)銀行提高決策的科學(xué)性

通過財務(wù)共享中心，銀行管理層可以獲取到實時的數(shù)據(jù)分析和綜合報告，幫助他們更全面地理解財務(wù)狀態(tài)和業(yè)務(wù)動態(tài)，從而作出更加合理和科學(xué)的決策。同時，集中式的數(shù)據(jù)管理和分析有助于發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險，為銀行執(zhí)行的長期戰(zhàn)略規(guī)劃和策略調(diào)整提供有力支持。

三、商業(yè)銀行費用報銷管理的現(xiàn)狀

（一）審批鏈條過長

在當(dāng)前的商業(yè)銀行費用報銷管理中，存在一個明顯的問題：審批鏈條過于復(fù)雜和漫長。這個審批鏈條通常包括報銷員工、部門費用管理員、部門總經(jīng)理、主管行長以及財務(wù)部等多個審批環(huán)節(jié)。報銷流程包含事前申請和事后報銷兩個階段，均需執(zhí)行同樣的審批鏈條。另外，如果報銷單據(jù)因材料不全、字跡不清、填寫錯誤等原因被退回修改，報銷人員必須再次將修改后的單據(jù)通過相同的審批程序，進行重復(fù)審批。這種繁瑣且重復(fù)的審批流程，不僅降低了報銷效率，也增加了審批鏈條中各環(huán)節(jié)審批人員的工作負擔(dān)，影響了銀行整體的財務(wù)管理效果，甚至是運營體系的效率。

（二）報銷材料不規(guī)范

在目前商業(yè)銀行的費用報銷管理中，面臨的一個主要問題是報銷材料的不規(guī)范性。這主要是因為大多數(shù)報銷文件由員工填寫，由于個人對填寫要求理解的差異，經(jīng)常出現(xiàn)填寫不準確或不完整的情況。 盡管很多商業(yè)銀行的內(nèi)部有明確的事前申請要求，但在實際操作中，為了便利，常常出現(xiàn)事后報銷時補充事前審批的現(xiàn)象。此外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)報銷材料在保存方面也存在一定的問題，存放在檔案室中的材料隨著時間的推移，字跡很可能褪色，或者由于意外損壞或者流失，這些情況不便于日后進行查閱和審計，不僅增加了財務(wù)管理的難度，還可能影響到財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。

（三）預(yù)算超支現(xiàn)象嚴重

在當(dāng)前商業(yè)銀行的日常財務(wù)批復(fù)流程中，存在一個顯著的問題：預(yù)算管理和資金支付沒有實現(xiàn)有效同步。這種情況下，銀行只有在每月結(jié)賬時才能發(fā)現(xiàn)預(yù)算的超支情況，這種滯后的發(fā)現(xiàn)方式無疑增加了財務(wù)管理的難度和復(fù)雜性。此外，銀行在預(yù)算考核上的標準過于單一，主要集中在是否超過預(yù)算額度的問題。會計部門往往只關(guān)注報銷金額是否超出了預(yù)定預(yù)算，而忽視了預(yù)算使用的效率和有效性。如果某個部門的預(yù)算沒有超支，會計部門通常會認為該部門在預(yù)算管理上表現(xiàn)良好，卻不會進一步考量是否可以通過更少的預(yù)算實現(xiàn)更多的工作。

（四）總部管控力弱化

雖然總行為全行制定了費用報銷的統(tǒng)一規(guī)定，但在實際執(zhí)行時，由于管理權(quán)限主要下放至各地分支行，這就導(dǎo)致了總行在費用報銷管理上的監(jiān)督和控制力有所不足。因此，總行通常只能在進行定期或不定期的抽查時發(fā)現(xiàn)一些問題。例如，在抽查過程中，總行可能發(fā)現(xiàn)一些分支行在酒店住宿、業(yè)務(wù)招待等方面存在超標準支出的現(xiàn)象。規(guī)定中可能明確指出員工出差時應(yīng)當(dāng)選擇標準間或經(jīng)濟型酒店，但在實際報銷中卻發(fā)現(xiàn)有員工入住超過標準的酒店。同樣，在業(yè)務(wù)招待費用方面，雖有明確的消費標準和限制，但有時會發(fā)現(xiàn)超出規(guī)定標準的報銷情況。這些情況反映出商業(yè)銀行在執(zhí)行費用報銷規(guī)定時存在的弱點，尤其是在分支行的自主管理下，總行的規(guī)定不一定都會得到嚴格的執(zhí)行。

四、財務(wù)共享背景下商業(yè)銀行費用報銷的管理措施

（一）調(diào)整財務(wù)組織架構(gòu)

在財務(wù)共享背景下，銀行需要根據(jù)自身的實際情況調(diào)整財務(wù)組織架構(gòu)。例如原本的三級財務(wù)管理結(jié)構(gòu)，即從總行到分行，再到支行，需要被簡化為更高效的兩級財務(wù)管理結(jié)構(gòu)，即總行和分行。在這一新架構(gòu)中，總行設(shè)立了一個專門的財務(wù)共享服務(wù)中心，該中心整合了原先分散在各地的財務(wù)核算人員，由總行統(tǒng)一管理。這個中心負責(zé)全行范圍內(nèi)財務(wù)審核、集中支付、財務(wù)核算、稅務(wù)管理等關(guān)鍵職能。同時，它還負責(zé)審查分支機構(gòu)報銷材料的合理性、真實性和完整性，集中支付，并生成管理層所需的財務(wù)報表，對財務(wù)數(shù)據(jù)進行深入分析。此外，該中心還應(yīng)管理全行財務(wù)人員的崗位資格、專業(yè)培訓(xùn)和績效考評等多項職能。同時，總行財務(wù)共享服務(wù)中心可以下設(shè)預(yù)算管理部、投融資管理部、庫存及流動性管理部、資產(chǎn)管理部、資金管理部、風(fēng)險與稽核管理部等部門，全面負責(zé)全行的財務(wù)資源配置、財務(wù)制度管理、資產(chǎn)負債管理、預(yù)算考評管理、投資決策管理等工作。同時，這些部門還負責(zé)制定與銀行發(fā)展戰(zhàn)略相匹配的財務(wù)目標、業(yè)務(wù)流程、財務(wù)政策，并參與銀行的戰(zhàn)略決策，評估財務(wù)狀況和經(jīng)營績效。

雖然調(diào)整后可以保留分行的財務(wù)部，但其職能和結(jié)構(gòu)也需要經(jīng)過調(diào)整。例如分行的財務(wù)部可以設(shè)有綜合統(tǒng)計崗、預(yù)算管理崗、財稅管理崗、財務(wù)審核崗和憑證管理崗。但是，不再負責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)的財務(wù)核算和付款工作，原有的核算崗和出納崗人員被轉(zhuǎn)移到其他業(yè)務(wù)崗位。分行財務(wù)部的主要職責(zé)可以設(shè)定為財務(wù)初審、紙質(zhì)憑證的保存、報表的生成、稅款申報和財務(wù)分析等。而在支行和營業(yè)點級別，可以取消財務(wù)工作崗位，進一步簡化和優(yōu)化了整個銀行的財務(wù)管理體系。

（二）推行移動審批功能

電子簽名與傳統(tǒng)的手寫簽名或蓋章具有同等法律效力，前提是使用符合國家標準的技術(shù)和設(shè)備。因此，商業(yè)銀行可以在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中引入了電子簽名功能，取消了紙質(zhì)材料的線下審批。無論是普通員工還是管理層，都可以通過電腦登錄OA系統(tǒng)，完成報銷申請、附件上傳、審批、查看進度等步驟。在電腦端登錄的技術(shù)上，可以開發(fā)移動審批技術(shù)，實現(xiàn)隨時隨地申請和審批，并支持定位手寫簽字，這樣可以進一步提高審批效率和速度，不再使用報銷材料，并減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)材料流轉(zhuǎn)所需的時間。

（三）簡化費用審批流程

商業(yè)銀行可以根據(jù)不同業(yè)務(wù)的金額和性質(zhì)，制定靈活的審批層級和額度范圍，減少不必要的審批環(huán)節(jié)。例如，金額低于200元的辦公用品采購報銷由部門費用管理員審批；金額在200元至1000元之間的辦公用品采購報銷由部門總經(jīng)理審批；金額高于1000元的辦公用品采購報銷由主管行長審批等。類似這種差異化的審批流程設(shè)計有助于在確保合規(guī)性的同時，減少審批鏈條的復(fù)雜性，提高了整個費用報銷流程的效率。

（四）加強預(yù)算執(zhí)行管控

為了強化預(yù)算管理，商業(yè)銀行可以建立一套完整的、可持續(xù)循環(huán)的資金預(yù)算框架。在具體執(zhí)行過程中，利用先進的信息技術(shù)，將預(yù)算管理系統(tǒng)與財務(wù)共享平臺整合，確保預(yù)算管理貫穿費用報銷的每個環(huán)節(jié)。銀行可以投資建設(shè)實時預(yù)算管理系統(tǒng)，將預(yù)算管理與資金支付過程實現(xiàn)有效同步。這個系統(tǒng)應(yīng)能夠自動追蹤、記錄和報告各部門的費用支出，以確保實際支出與預(yù)算的即時比對。一旦發(fā)現(xiàn)預(yù)算超支情況，系統(tǒng)應(yīng)立即觸發(fā)警報，通知相關(guān)管理人員采取必要的措施。例如某銀行開發(fā)了一款費用動支系統(tǒng)（EPO系統(tǒng)），用于實時跟蹤和更新預(yù)算的剩余額度。在這一系統(tǒng)中，各部門費用管理員和預(yù)算部門會定期上報各項基礎(chǔ)費用預(yù)算至分行，然后分行和各分支機構(gòu)對預(yù)算進行審核、匯總，并統(tǒng)一上報至總行。經(jīng)過總行董事會審批的預(yù)算額度隨后被分配至各分行和分支機構(gòu)，相應(yīng)的部門預(yù)算額度也隨之確定。EPO系統(tǒng)的核心作用在于將合規(guī)性審核與業(yè)務(wù)審核分離。只有經(jīng)過EPO系統(tǒng)預(yù)先審核通過的費用才能在系統(tǒng)中報銷。這種機制不僅有效地防止了超支現(xiàn)象和事后補事前申請的不規(guī)范行為，還為銀行的全面預(yù)算管理提供了有力的技術(shù)支持，確保了每一筆費用的合規(guī)性和透明度，為管理層提供了全面及時的費用和資金流動態(tài)監(jiān)控，增強了銀行整體的財務(wù)管理和控制能力。

（五）完善管理系統(tǒng)功能

財務(wù)管理系統(tǒng)是商業(yè)銀行用于管理和監(jiān)控財務(wù)活動的關(guān)鍵工具，它涵蓋了銀行的財務(wù)核算、預(yù)算、費用報銷、稅務(wù)管理等方面的功能。升級財務(wù)管理系統(tǒng)的主要方向包括：提高費用報銷的自動化程度、加強對預(yù)算的實時監(jiān)控和調(diào)整、提供更精確的財務(wù)數(shù)據(jù)分析能力以支持決策制定（如表2所示）。這一升級可以起到多方面的重要作用，例如提高工作效率，降低人工錯誤率，增強財務(wù)透明度，加強內(nèi)部控制，促進更科學(xué)的財務(wù)管理和戰(zhàn)略規(guī)劃等。除了完善功能之外，商業(yè)銀行的費用報銷系統(tǒng)要與內(nèi)外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)相對接，這樣才能保障財務(wù)共享模式的有效實施（如圖1所示）。

五、結(jié)語

財務(wù)共享作為一種現(xiàn)代財務(wù)管理模式，對于提高商業(yè)銀行的財務(wù)管理效率和質(zhì)量具有重要意義。在財務(wù)共享的背景下，商業(yè)銀行可以通過實施調(diào)整財務(wù)組織架構(gòu)、優(yōu)化財務(wù)報銷流程、加強預(yù)算執(zhí)行管控等措施，有效緩解審批鏈條過長、報銷材料不規(guī)范等問題，同時還能強化總部的管控力，確保財務(wù)活動的安全性和合規(guī)性，為商業(yè)銀行的持續(xù)健康發(fā)展奠定堅實的財務(wù)基礎(chǔ)。

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（作者單位：阜新銀行營口分行）